La contabilità di cassa e per competenza presenta vantaggi e svantaggi, ma una volta scelto un metodo contabile, è fondamentale utilizzarlo in modo coerente. Quindi, come si determina quale metodo contabile è il migliore per la propria azienda? Se sarai vincolato dal metodo contabile che scegli, dovresti prendere la migliore decisione possibile. Questa guida fornisce una panoramica di ciascun metodo di contabilità di cassa, le differenze tra contabilità di cassa e contabilità per competenza e un esempio di contabilità di cassa.
Che cos'è la contabilità di cassa (CA)?
La contabilità di cassa è un metodo di contabilità in cui le ricevute di pagamento sono registrate nel periodo in cui sono ricevute e le spese sono registrate nel periodo in cui sono pagate. In altre parole, quando si ricevono o si pagano contanti, si registrano i ricavi e le spese.
La contabilità di cassa, nota anche come contabilità di cassa, differisce dalla contabilità per competenza in quanto rileva il reddito quando si ottengono ricavi e registra le spese quando vengono sostenute passività, indipendentemente da quando vengono ricevuti o pagati contanti.
Chi utilizza la contabilità in contanti?
La contabilità in contanti è utilizzata da molti professionisti autonomi e proprietari di piccole imprese. Per quale motivo? È il metodo di contabilità più elementare. La contabilità in contanti fornisce anche una rapida istantanea di quanti soldi l'azienda ha a disposizione. Questa è una metrica fondamentale per qualsiasi azienda.
Mentre la contabilità di cassa è appropriata per molte imprese più piccole e giovani, non lo è per tutte. La maggior parte delle piccole imprese che gestiscono l'inventario devono utilizzare la contabilità per competenza per tenere traccia delle variazioni di inventario. La maggior parte delle aziende che forniscono credito dovrà anche utilizzare la contabilità per competenza.
Esempio di contabilità di cassa
Supponiamo che l'azienda A riceva 10,000 dollari dalla vendita di dieci computer all'azienda B il 2 novembre e registri la vendita come avvenuta il 2 novembre. Il fatto che l'azienda B abbia ordinato i computer il 5 ottobre non viene preso in considerazione perché non li ha pagati finché consegnato il 2 novembre
Al contrario, in base alla contabilità per competenza, la società A avrebbe registrato la vendita di $ 10,000 il 5 ottobre, anche se nessun contante era passato di mano.
Allo stesso modo, nella contabilità di cassa, le spese sono registrate quando vengono pagate piuttosto che quando sono sostenute. In CA, se la società C assume la società D per la disinfestazione il 15 gennaio ma non paga la fattura per il servizio completato fino al 15 febbraio, la spesa non viene rilevata fino al 15 febbraio. Tuttavia, in base alla contabilità per competenza, la spesa sarebbe registrata in i libri il 15 gennaio, data in cui è stato sostenuto.
Vantaggi e svantaggi della contabilità in contanti
Diversi metodi contabili si rivolgono a diverse aziende per motivi diversi. Quindi, ecco i vantaggi e gli svantaggi del metodo contabile:
Vantaggi
La contabilità in contanti presenta numerosi vantaggi per le piccole imprese.
#1. La semplicità d'uso:
CA è famoso per la sua facilità d'uso, che lo rende ideale per le piccole imprese e gli imprenditori individuali che possono gestire la propria contabilità con solo penna e taccuino.
#2. Proiezioni del flusso di cassa migliorate:
Poiché l'intero sistema di rendicontazione contabile e finanziaria è basato sul flusso di cassa, CA può fornire un quadro più preciso. I sistemi complessi basati sulla competenza spesso perdono questa chiarezza.
#3. Prestazioni fiscali:
Puoi approfittare di significative agevolazioni fiscali cronometrando le tue transazioni se registri le entrate e le spese aziendali solo quando i contanti cambiano di mano. Accelera le spese o rallenta le entrate per ridurre temporaneamente le tue passività fiscali.
Svantaggi
CA presenta alcuni evidenti inconvenienti che la rendono inadatta a determinate attività.
#1. Segnalazioni imprecise e fuorvianti:
Un imprenditore può mostrare un profitto non pagando le bollette per un po' di tempo, anche se tali spese sono state sostenute. Ciò rende il sistema vulnerabile agli abusi e rende preferibile il monitoraggio personale rispetto a una valutazione da parte di un investitore o di una banca.
#2. Controllo dell'inventario:
L'inventario è considerato una spesa in CA. Non è considerato un bene finché non viene venduto per contanti. Ciò può distorcere le tue cifre, in particolare per le aziende con capitale investito in scorte o per quelle che detengono scorte per lunghi periodi. Con alcune eccezioni, l'IRS vieta alle aziende che mantengono le scorte di utilizzare il metodo di contabilità in contanti.
Contabilità in contanti e contabilità per competenza
La distinzione principale tra contabilità per competenza e per cassa è la tempistica di riconoscimento delle entrate e delle spese. Il metodo di cassa rileva immediatamente entrate e spese, mentre il metodo di competenza si concentra su entrate e spese previste.
Contabilità per competenza
I ricavi sono contabilizzati quando sono guadagnati con questo metodo. Contrariamente al metodo della contabilità di cassa, il metodo della competenza registra i ricavi quando un prodotto o servizio viene consegnato a un cliente con l'aspettativa di un pagamento futuro. In altre parole, il denaro viene contabilizzato prima di riceverlo. Analogamente, i costi per beni e servizi sono registrati prima del pagamento in contanti.
Contabilità in contanti
I ricavi sono rilevati a conto economico solo quando vengono ricevuti contanti secondo tale metodo. Le spese vengono registrate solo al momento del pagamento in contanti. Le piccole imprese o gli individui in genere utilizzano il contante come metodo di pagamento.
Distinzione importante
La distinzione tra contabilità di cassa e contabilità per competenza è nella base su cui le vendite e gli acquisti sono registrati nei tuoi conti. CA registra le entrate e le spese solo quando il denaro viene scambiato, mentre la contabilità per competenza registra le entrate quando vengono guadagnate e le spese quando vengono fatturate (ma non pagate).
Esamineremo entrambi i metodi in modo approfondito e vedremo come influenzano la tua attività.
#1. Metodo di competenza
Il metodo della competenza registra i crediti ei debiti contabili e, di conseguenza, può fornire un quadro più accurato della redditività di un'azienda, in particolare nel tempo.
Ad esempio, le vendite di una società nel trimestre corrente potrebbero non essere registrate utilizzando il metodo di cassa. Le entrate sono previste per il trimestre successivo. Un investitore può ritenere che la società non sia redditizia quando, in realtà, è redditizia.
Il metodo di competenza non tiene conto del flusso di cassa. Una società può sembrare redditizia a lungo termine, ma potrebbe avere una significativa carenza di liquidità nel breve termine.
Un altro svantaggio del metodo per competenza è che può essere più difficile da utilizzare perché richiede la contabilizzazione di voci come entrate non guadagnate e risconti attivi. Può anche richiedere l'assunzione di personale aggiuntivo.
Il metodo di competenza è in genere richiesto per le società che presentano rendiconti finanziari sottoposti a revisione ed è accettato in base ai principi contabili generalmente accettati (GAAP) (FASB) del Financial Accounting Standards Board.
#2. Metodo di base in contanti
Il principale vantaggio del metodo in contanti è la sua semplicità: tiene conto solo del denaro pagato o ricevuto. È anche più semplice tenere traccia del flusso di cassa di un'azienda. È vantaggioso per le ditte individuali e le piccole imprese perché è improbabile che richieda l'assunzione di personale aggiuntivo (e quindi costi aggiuntivi).
Tuttavia, il metodo della base di cassa può sopravvalutare la salute di un'azienda ricca di liquidità. Questo perché non registra debiti che potrebbero superare la liquidità della società e il flusso di entrate correnti.
Di conseguenza, un investitore può concludere che la società è redditizia quando, in realtà, la società sta attraversando difficoltà finanziarie. GAAP non consente il metodo di cassa.
Esempio di contabilità per competenza e contabilità in contanti
Supponi di possedere un'azienda che vende macchinari. Con il metodo in contanti, se vendi $ 5,000 in macchinari, l'importo non viene registrato nei libri fino a quando il cliente non ti consegna il denaro o non ricevi l'assegno.
I $ 5,000 vengono registrati come entrate il giorno in cui è stata effettuata la vendita con il metodo di competenza, anche se potresti ricevere il denaro alcuni giorni, settimane o addirittura mesi dopo.
Lo stesso vale per le spese. Con il metodo in contanti, se la società riceve una bolletta elettrica di $ 1,700, l'importo non viene registrato fino al pagamento della bolletta. I $ 1,700, invece, vengono registrati come spesa il giorno in cui la società riceve la fattura secondo il metodo della competenza.
Chi utilizza la contabilità di cassa?
I due metodi di rendicontazione finanziaria sono la contabilità per cassa e la contabilità per competenza. CA viene utilizzato da privati, piccole imprese e ditte individuali per registrare entrate e spese quando vengono scambiati denaro. La contabilità per competenza sostiene che i crediti ei debiti esistono anche quando non si verifica alcuna transazione monetaria.
Quali sono esempi di conti di cassa?
Un'azienda fattura a un cliente $ 10,000 il 15 ottobre per i servizi resi e riceve il pagamento il 15 novembre. La data di ricezione in contanti, che è il 15 novembre, viene utilizzata per registrare una vendita. Allo stesso modo, il 10 luglio, la società riceve una fattura di $ 500 da un fornitore e paga il conto il 10 agosto.
Configura il software di contabilità corretto per la tua azienda.
Sebbene il metodo di contabilità di cassa sia più semplice, potrebbe limitare la tua capacità di prendere decisioni aziendali più predittive. Man mano che la tua azienda cresce, potresti dover prendere in considerazione il passaggio dalla liquidità alla competenza. Prima di apportare modifiche, valuta i vantaggi e gli svantaggi di ciascun metodo tenendo presente la tua attività specifica. Ricorda che il software di contabilità online può aiutarti a stabilire il tuo metodo di contabilità preferito.
Alcune aziende possono utilizzare solo la contabilità di cassa
Il metodo di contabilità per competenza è richiesto per le società quotate in borsa. Tuttavia, la maggior parte delle piccole imprese può tenere i propri libri in contanti o in contabilità per competenza. Se una società è una delle seguenti, l'Internal Revenue Service (IRS) può obbligarla a utilizzare il metodo di competenza a fini fiscali:
Una società, escluse le società S, o una partnership con una società come partner, escluse le società S, con entrate lorde annue medie superiori a $ 25,000,000 per i tre anni fiscali precedenti dopo l'indicizzazione per l'inflazione.
Un paradiso fiscale
A meno che non sia richiesto di utilizzare la contabilità per competenza, la tua azienda molto probabilmente utilizza la contabilità di cassa.
Domande frequenti
Come si calcola la contabilità di cassa?
Somma tutti questi importi l'ultimo giorno di un periodo contabile per calcolare la quantità di denaro che la tua azienda ha alla fine di quel periodo. Se si dispone di valuta estera, gli importi devono essere convertiti in dollari USA a partire dalla data dell'estratto conto.
Perché i contanti sono importanti in contabilità?
La linfa vitale di un'azienda è il denaro; deve generare abbastanza denaro dalle sue operazioni per coprire le sue spese, pur rimanendo abbastanza per ripagare gli investitori e far crescere il business. Mentre i guadagni di un'azienda possono essere manipolati, il suo flusso di cassa fornisce informazioni sulla sua vera salute.
Il contante è un'attività o una passività?
In poche parole, il contante è un'attività corrente e la prima voce nel bilancio di un'azienda. La liquidità è l'attività più liquida e può essere facilmente utilizzata per acquistare altre attività.
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Riferimenti
