Gli assistenti esecutivi gestiscono un ruolo critico in un'azienda assistendo i dirigenti chiave dell'azienda con la pianificazione, l'organizzazione e le attività amministrative. Per risultati efficaci, ci sono alcune responsabilità e doveri quotidiani che la maggior parte degli assistenti amministrativi esecutivi deve svolgere. Quindi, per aiutarti a iniziare, continua a leggere per sapere cos'è un assistente amministrativo esecutivo, domande per il colloquio per loro, il loro stipendio e suggerimenti per scrivere un curriculum efficace.
Assistente amministrativo esecutivo: panoramica
Un assistente amministrativo esecutivo è un professionista qualificato che fornisce supporto amministrativo a dirigenti e alti dirigenti. Gestiscono varie attività, come la gestione degli orari, la gestione della corrispondenza, l'organizzazione di riunioni, il mantenimento di registri, ecc. Questi dipendenti sono anche noti come segretari esecutivi o assistenti esecutivi in diversi ambienti di lavoro. In genere, un assistente esecutivo è un amministratore e organizzatore esperto in grado di svolgere più attività e delegare, al fine di garantire il raggiungimento delle funzioni quotidiane di base dell'organizzazione.
Come posso diventare un assistente amministrativo esecutivo?
Per diventare un assistente amministrativo esecutivo, inizia deliberando sui tuoi obiettivi di carriera, sul tipo di aziende che vorresti e sui settori che ti interessano. Ecco alcuni passi da seguire:
#1. Acquisisci istruzione
Un assistente amministrativo entry-level di solito ha bisogno di un diploma di scuola superiore per iniziare la sua carriera. Pertanto, si suggerisce di fare almeno un ulteriore passo avanti e ottenere una laurea in settori come l'amministrazione aziendale. Questo perché ottenere un lavoro basato su precedenti esperienze lavorative non è inaudito, ma questo si basa molto sul tuo potenziale datore di lavoro.
#2. Ottieni la certificazione
Ci sono diversi corsi là fuori che daranno a chiunque cerchi di diventare un assistente esecutivo una spinta rispetto alla concorrenza, il che a sua volta aiuta a mostrare le tue competenze e ad aumentare il tuo potenziale di guadagno. Questi sono normalmente focalizzati su aspetti specifici del lavoro come:
- Certified Administrative Professional: questo è un corso sponsorizzato dall'International Association of Administrative Professionals.
- L'Advanced Certificate for the Executive Assistant: è un programma di formazione intensivo di cinque giorni accreditato a livello internazionale da Qualifi, un ente ufficiale di certificazione regolamentato dal governo del Regno Unito.
#3. Formazione ed esperienza
La giusta istruzione e certificazione forniscono una solida base per iniziare la tua carriera, ma non c'è niente come la preziosa esperienza che otterrai una volta che sarai al lavoro. Quindi, quando fai domanda per posizioni di livello base, assicurati di mappare quelle che forniscono la formazione di cui avrai bisogno nelle prime settimane o mesi. Puoi anche iniziare come assistente d'ufficio, o segretario, per passare a una posizione di assistente esecutivo.
#4. Acquisire abilità
Le aziende che stanno assumendo considerano i propri punti di forza e di debolezza al fine di garantire che il candidato sia adatto all'organizzazione. Al fine di facilitare il buon funzionamento del team esecutivo, le capacità e le competenze dell'assistente esecutivo devono essere notevolmente affinate. Alcune delle più importanti abilità di assistente amministrativo esecutivo includono:
- Eccellenti capacità interpersonali con la capacità di gestire i sensibili
- Abilità nella gestione del tempo
- Abilità di leadership
- Problem-solving e decision making
- Proattività e auto-direzione
- Ottime capacità di comunicazione verbale e scritta
- Eccellenti capacità organizzative e attenzione ai dettagli
- Competenza con Microsoft Office Suite o software correlato, livello avanzato in Outlook
#5. Candidati per posti di lavoro
Quando sei pronto per candidarti per lavori di assistente esecutivo, registrati su siti di carriera come LinkedIn, Glassdoor e Indeed per ricevere notifiche sulle nuove offerte di lavoro. Leggi attentamente la descrizione del lavoro di ogni assistente esecutivo per avere un'idea di ciò che i datori di lavoro stanno cercando e delle qualifiche di cui avrai bisogno. Inoltre, preparati per le prossime domande del colloquio ricercando le aziende e riflettendo sulla tua esperienza.
Mansioni di assistente amministrativo esecutivo
I compiti dell'assistente amministrativo esecutivo differiscono in diversi contesti occupazionali e anche le loro responsabilità lavorative sono diverse a seconda delle esigenze e delle politiche specifiche del datore di lavoro. Tuttavia, in generale, questi lavoratori svolgono molte delle stesse funzioni quotidiane sul posto di lavoro di segretarie, assistenti personali e assistenti amministrativi.
Compiti dell'assistente amministrativo esecutivo: esempi
Una giornata nel ruolo di assistente amministrativo esecutivo comporta in genere una serie di compiti come la pianificazione, la scrittura, l'interazione con gli altri e la tenuta dei registri. A seconda delle esigenze dell'azienda e del dirigente, i tuoi compiti includeranno probabilmente, ma non sono limitati a:
- Componi la corrispondenza scritta e mantieni archivi elettronici e cartacei.
- Facilitare le attività quotidiane dell'ufficio, tra cui lo smistamento della posta, rispondere al telefono, fare copie, coordinare le esigenze degli appuntamenti e mantenere i calendari del personale.
- Supportare la gestione con progetti speciali, inclusa la raccolta di dati, il coordinamento della logistica del progetto e il monitoraggio delle tempistiche del progetto.
- Mantenere la riservatezza delle informazioni controverse, privilegiate e sensibili per garantire la fiducia dei clienti e l'integrità operativa.
- Crea presentazioni e documenti utilizzando software di desktop publishing e grafica digitale.
- Accogliere ospiti, clienti e funzionari salutandoli, di persona o al telefono; rispondere o indirizzare le richieste fornendo al contempo un servizio clienti esemplare.
- Mantenere le conoscenze professionali e tecniche frequentando laboratori didattici
- Agire come punto di contatto tra i dirigenti e i clienti interni/esterni
- Svolgi i compiti di ricevere chiamate, ricevere messaggi e instradare la corrispondenza
- Gestire le richieste e le query in modo appropriato
- Mantenere il diario, organizzare riunioni e appuntamenti e fornire promemoria
- Organizza il viaggio
- Prendi dettatura e minuti e inserisci accuratamente i dati
- Assistere nelle attività e nei processi del PMO, tra cui la pianificazione del progetto, l'assunzione, l'assegnazione delle priorità, l'avvio, l'esecuzione e la formazione; nonché nel promuovere la collaborazione degli utenti finali e delle principali parti interessate.
Quali competenze sono necessarie per un assistente esecutivo?
In questo ruolo, l'organizzazione è un'abilità essenziale, considerando che dovrai archiviare documenti, classificare le e-mail e filtrare le telefonate. Di conseguenza, i datori di lavoro cercano spesso candidati in grado di gestire un grande carico di lavoro di compiti e progetti diversi. Se hai una naturale capacità di multitasking, presta attenzione ai dettagli e dai la priorità agli incarichi, un ruolo come assistente esecutivo potrebbe essere la soluzione migliore per te.
Stipendio Assistente amministrativo esecutivo
Lo stipendio medio dell'assistente amministrativo esecutivo a Los Angeles, CA è di $ 75,687 a giugno 2023, ma l'intervallo in genere è compreso tra $ 66,855 e $ 85,417. Gli intervalli di stipendio possono variare ampiamente a seconda di molti fattori importanti.
Fattori che influenzano lo stipendio dell'assistente amministrativo esecutivo
Questi fattori di seguito determinano e influenzano anche lo stipendio di un assistente amministrativo esecutivo,
- Istruzione
- Certificazioni
- abilità
- Numero di anni
- Dove
- Experience
Stipendio Assistente amministrativo esecutivo: lavori di assistente amministrativo ad alta retribuzione
Di seguito sono riportati i lavori ben pagati con buoni stipendi,
- Analista di ricerca azionaria.
- Analista Amministrativo
- Amministratore aziendale
- Amministratore aziendale
- Assistente amministrativo senior
- Amministratore del supporto alle imprese
- Coordinatore Amministrativo
Domande di intervista per l'assistente amministrativo esecutivo
Le domande del colloquio dell'assistente amministrativo esecutivo sono domande che un intervistatore può porre a un candidato durante un colloquio. Per prepararti, usa questo elenco per prepararti a un colloquio di lavoro, anche se le domande esatte variano. Questo perché i responsabili del reclutamento utilizzano le domande del colloquio per progettare un processo migliore per trovare la soluzione migliore per lavorare con loro.
Domande di intervista per l'assistente amministrativo esecutivo: esempi
Se hai un colloquio con l'assistente esecutivo in arrivo, è una buona idea pianificare e mettere in pratica le tue risposte per assicurarti di fare una buona impressione sui potenziali datori di lavoro. Pertanto, comprendere le domande comuni che probabilmente ti verranno poste durante il colloquio ti aiuta a prepararti. Ecco alcune domande comuni che potrebbero esserti poste durante un colloquio con un assistente amministrativo esecutivo,
- Parlami di te
- Perché stai pensando di lasciare la tua posizione attuale?
- Qual è un risultato di cui sei orgoglioso?
- Parlami di un errore che hai fatto al lavoro. Come l'hai risolto?
- Descrivi la tua esperienza con la prenotazione di viaggi internazionali e nazionali.
- Perché vuoi essere un assistente esecutivo?
- Come assegni la priorità alle attività nella tua tipica giornata lavorativa come assistente esecutivo?
- Come giudicheresti la tua competenza informatica?
- Come gestisci le personalità difficili al lavoro?
- Hai supervisionato altri membri del personale dell'ufficio prima?
- Parla di qualsiasi esperienza lavorativa che hai che è rilevante per questo ruolo.
- Descrivi la tua tipica giornata lavorativa come assistente esecutivo. Come dai la priorità ai tuoi compiti?
- Qual è la tua esperienza con Microsoft Excel/Word/Powerpoint/Zoom?
- Come gestiresti diversi incarichi importanti da più manager che devono essere completati entro la fine della giornata?
- Quali sono i tuoi obiettivi di carriera nei prossimi cinque anni?
Cosa porta un assistente amministrativo esecutivo a un'azienda?
Riuniscono persone e progetti, allineando tutti a lavorare verso gli stessi obiettivi e, infine, raggiungerli più rapidamente.
Curriculum vitae dell'assistente amministrativo esecutivo
Un obiettivo di curriculum è un piccolo paragrafo nella parte superiore del tuo curriculum che spiega le tue credenziali per un lavoro. Se stai facendo domanda per posizioni di assistente esecutivo, devi discutere le tue capacità, esperienza lavorativa e aspirazioni per il ruolo che stai cercando. Inoltre, imparare a creare un curriculum professionale impressionante può consentirti di comunicare le tue qualifiche e renderlo memorabile per i potenziali datori di lavoro.
Curriculum dell'assistente amministrativo esecutivo: cose da includere
Ecco i dettagli che puoi includere nel tuo curriculum obiettivo per un curriculum di assistente amministrativo esecutivo:
#1. La tua esperienza sul campo
L'obiettivo del tuo curriculum di assistente amministrativo esecutivo è un'opportunità per mostrare la tua esperienza di lavoro nell'amministrazione. Può essere utile quantificare la tua storia lavorativa. Ad esempio, puoi scrivere che hai "cinque anni di esperienza" come professionista. Inoltre, considera di riassumere la tua storia lavorativa per mostrare ulteriormente la tua compatibilità con il lavoro.
#2. Aggiungi le tue abilità
Le tue capacità mostrano al responsabile delle assunzioni che puoi gestire le responsabilità lavorative di un assistente esecutivo. Quindi, seleziona soft e hard skills che si applicano all'amministrazione e alla cultura aziendale del potenziale datore di lavoro.
#3. I tuoi successi
Puoi impressionare il responsabile delle assunzioni, convincendolo a prestare maggiore attenzione alle sezioni successive del tuo curriculum. Includi riconoscimenti, premi e risultati positivi che hai ottenuto come assistente esecutivo o in un ruolo simile. Inoltre, considera di visualizzarli in anteprima nella seconda o terza frase del tuo obiettivo dopo esserti presentato correttamente.
#4. Includere aspirazioni di carriera
Includi aspirazioni in linea con l'azienda. Ad esempio, se la tua ricerca ti dice che i leader aziendali vogliono espandersi in nuovi mercati, allora puoi discutere di come le tue capacità amministrative competenti possono aiutare l'azienda a compiere questa transizione. Inoltre, parla dei tuoi obiettivi nella seconda o terza frase.
#5. Informazioni sul datore di lavoro
Aggiungi il nome dell'azienda a cui ti stai candidando e il titolo della posizione che stai cercando. I dettagli del datore di lavoro possono anche indicare che il resto del tuo curriculum è rilevante per il ruolo specifico. Tuttavia, se il potenziale datore di lavoro è una grande organizzazione, potrebbe essere utile specificare il nome del dipartimento o della divisione in cui si desidera svolgere compiti amministrativi. Assicurati di rappresentare il titolo del lavoro nello stesso modo in cui lo fa il datore di lavoro sulla descrizione del lavoro.
Curriculum dell'assistente amministrativo esecutivo: suggerimenti per scrivere un curriculum efficace
Per ulteriori informazioni sulla creazione di un obiettivo di curriculum per assistente esecutivo, consulta i seguenti suggerimenti:
#1. Cambia il tuo curriculum per ogni lavoro che cerchi
Durante la tua ricerca di lavoro, puoi candidarti a più posizioni di assistente esecutivo. Ma ricorda di modificare i dettagli del tuo curriculum in modo che corrispondano al lavoro per cui ti stai candidando e usa la descrizione del lavoro per personalizzare le tue parole per il datore di lavoro.
# 2. Correggi
È fondamentale per te rileggere l'obiettivo del tuo curriculum prima di consegnare il documento. Questo viene fatto leggendo le tue parole ad alta voce per aiutarti a identificare e risolvere errori di ortografia e grammaticali, e anche sapere se la tua scelta del vocabolario è coinvolgente.
#3. Chiedi a qualcuno di rivedere
Ottenere feedback sul tuo curriculum obiettivo ti aiuta a migliorarlo. Chiedi a qualcuno che conosci, come un ex collega o supervisore, di leggere le tue parole e decidere se hai mostrato le tue credenziali in modo efficace.
Qual è la differenza tra un assistente esecutivo e un assistente amministrativo?
Un assistente amministrativo è responsabile dell'esecuzione di un'ampia gamma di compiti amministrativi sul posto di lavoro, mentre un assistente esecutivo svolge compiti amministrativi più complessi e avanzati, in genere per alti dirigenti e altri vertici di un'organizzazione.
Riferimenti
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