La collaborazione dei dipendenti è più di una semplice parola d'ordine. Si riferisce a uno stile di lavoro che motiva i dipendenti a lavorare in modo più diligente ed efficiente al fine di completare con successo i progetti assegnati. Secondo uno studio della Stanford University, i partecipanti che hanno lavorato in modo collaborativo potrebbero rimanere con un compito il 64% più a lungo rispetto a quelli che hanno lavorato in modo indipendente. Questo metodo di gestione dei progetti e delle attività è più di una moda passeggera. È un modo di lavorare che è qui per restare. Questo articolo discute alcuni dei vantaggi e degli esempi di collaborazione sul posto di lavoro, nonché strategie specifiche per implementarla.
Cos'è la collaborazione sul posto di lavoro?
La collaborazione implica un gruppo di persone che condividono le proprie capacità e idee al fine di raggiungere un obiettivo comune. I membri della forza lavoro con prospettive, idee e competenze diverse collaborano per trovare soluzioni innovative, consentendo alle organizzazioni di risolvere i problemi in modo più efficiente. La collaborazione può avvenire in qualsiasi ambiente, indipendentemente dal fatto che i team abbiano sede in un ufficio o lavorino da remoto. L'obiettivo di un luogo di lavoro collaborativo è massimizzare le opportunità di successo implementando un'esperienza comunicativa e collaborativa in tutta l'organizzazione.
Perché la collaborazione sul posto di lavoro è così importante?
Ogni individuo ha abilità, talenti e competenze uniche. Quando tutti i membri del team lavorano insieme, possono utilizzare le loro conoscenze, abilità ed esperienza per raggiungere un obiettivo comune. I dipendenti uniscono le loro competenze per portare a termine le attività sul posto di lavoro, il che aiuta a monitorare la consegna dei progetti. Consente inoltre ai dipendenti di condividere le proprie idee mentre apprendono come gli altri pensano, lavorano e operano. Questo, a sua volta, può essere vantaggioso sia per i dipendenti che per l'organizzazione.
Tuttavia, una collaborazione efficace non è facile da ottenere. Una raccolta di lavori a distanza non costituisce necessariamente un posto di lavoro digitale efficace. Forse troppi dipendenti lavorano in remoto, i reparti della tua organizzazione sono isolati o forse la maggior parte delle riunioni è inefficace. La chiave è fornire ai dipendenti gli strumenti di collaborazione sul posto di lavoro appropriati in modo che possano collaborare efficacemente all'interno dell'organizzazione.
I vantaggi della collaborazione sul lavoro
Innovazione
Forse il vantaggio più importante della collaborazione sul posto di lavoro è l'innovazione. Quando le persone si connettono e lavorano insieme per risolvere un problema difficile, accade la magia. I team producono soluzioni più interessanti, interessanti e uniche rispetto agli individui che lavorano da soli.
Le risorse condivise del team favoriscono un ambiente che incoraggia la risoluzione dei problemi, promuove la creatività e favorisce l'innovazione.
Coinvolgimento
I dipendenti che lavorano in modo collaborativo hanno un senso più forte di scopo, proprietà, cameratismo e appartenenza rispetto a quelli che lavorano da soli. Lavorare in un gruppo rende molto più facile vedere come le tue idee e il tuo lavoro contribuiscono al successo dell'organizzazione.
Il coinvolgimento e l'appartenenza dei dipendenti sono collegati a una maggiore produttività, soddisfazione sul lavoro e fidelizzazione.
Formazione
Lavorare insieme consente ai tuoi dipendenti di attingere a una delle loro risorse di apprendimento più preziose: l'un l'altro. Poiché contribuiscono agli obiettivi del team, i nuovi dipendenti possono imparare dai professionisti esperti nel contesto.
Gli ambienti collaborativi facilitano l'onboarding fornendo un ambiente naturale di apprendimento e condivisione delle competenze. Incoraggia inoltre i dipendenti veterani a mantenere affinate le proprie capacità e cercare nuove opportunità di avanzamento.
Sei principi di collaborazione efficace
Sebbene le competenze sopra elencate possano aiutarti a collaborare in modo efficace, non si tratta solo di ciò che fai, ma anche di come lo fai. Gli stili di collaborazione variano notevolmente, quindi la mentalità con cui ti avvicini alla collaborazione può fare la differenza. Ricorda questi valori la prossima volta che dovrai collaborare con il tuo team.
EFFICIENZA
Le riunioni sono essenziali per la collaborazione, ma hanno avuto un brutto colpo nel corso degli anni. Dopotutto, chi non ha partecipato a una riunione che sembrava eccessivamente lunga o inutile? Puoi fare alcune cose per trasformare il tuo team in una macchina per la produttività.
Una strategia consiste nel tenere riunioni solo quando assolutamente necessario. La collaborazione virtuale è fantastica, ma tutti hanno sentito parlare della pandemia del video burnout. Puoi migliorare la collaborazione e l'efficienza selezionando attentamente le tue riunioni.
Un altro approccio consiste nel garantire che ogni riunione o chiamata in conferenza abbia un ordine del giorno e obiettivi chiaramente definiti per ciascun partecipante.
Infine, ricorda di assegnare gli elementi di azione a tutte le persone coinvolte nel progetto alla fine. Se hai un progetto che richiede più lavoro di squadra dai partecipanti alla riunione, perché non impostare una chat di gruppo incentrata sul progetto per tutti? L'app di videoconferenza di RingCentral, ad esempio, ti consente di fare proprio questo: non solo puoi avere riunioni virtuali, ma puoi anche creare una conversazione di gruppo per i follow-up dopo la riunione, tutto all'interno della stessa app:
Affidati ad
Le persone devono sentirsi al sicuro per fornire e ricevere feedback veramente costruttivi, essere ispirate da un obiettivo comune e avere gli strumenti e le opportunità per connettersi. Questo può accadere solo in un ambiente di fiducia in cui i dipendenti credono che i loro compagni di squadra e i leader stiano cercando i loro migliori interessi.
Empatia
Ogni membro della squadra gioca un ruolo importante. Tuttavia, la collaborazione può interrompersi quando una o più persone credono di stare peggio di tutti gli altri o che altri membri del team vogliano abbatterli. Più conosci i tuoi colleghi e capisci come lavorano e quali sfide devono affrontare, maggiori sono le tue possibilità di collaborare con successo con loro.
ottimismo
Solo perché un progetto di gruppo è fallito in passato non garantisce che fallirà di nuovo. Cerca di lasciar andare i vecchi rancori e affronta ogni situazione di lavoro di gruppo come se fosse un nuovo inizio, con un atteggiamento aperto e positivo.
Chiarezza
È insolito che tutti in una squadra siano sulla stessa pagina fin dall'inizio. È normale che le persone abbiano priorità o interessi diversi. Ecco perché è fondamentale identificare le priorità e le agende di tutti per trovare un denominatore comune che farà avanzare il progetto.
Responsabilità
Le aziende di maggior successo dispongono di sistemi e processi che consentono ai dipendenti di fare riferimento alla pianificazione e alle attività di un progetto per capire in che modo i loro contributi influiscono sul gruppo. In questo modo, se le scadenze vengono perse o qualcuno non sta facendo il proprio peso, può essere affrontato il prima possibile.
Come si dimostra la collaborazione sul posto di lavoro?
Le azioni, come molti aspetti di un ambiente di lavoro frenetico, parlano più forte delle parole. Non è sufficiente affermare che ci si aspetta che le persone collaborino. Alcune circostanze favoriscono la collaborazione e il lavoro di squadra, mentre altre minano un ambiente di lavoro creativo e cooperativo.
Ecco sei suggerimenti per migliorare la collaborazione sul posto di lavoro:
Mantieni i tuoi team piccoli
Poiché ci sono meno persone in un piccolo gruppo, ogni persona ha più opportunità di essere ascoltata. Anche i contributi individuali saranno maggiormente evidenziati. I team più piccoli rendono anche più facile per i membri del team connettersi e conoscersi.
Stabilisci obiettivi specifici.
Prepara i tuoi team al successo delineando per loro l'obiettivo finale. Anche se dai loro la massima libertà creativa possibile, ciò non significa che non trarranno beneficio dall'avere obiettivi chiari. Spiega loro quale tipo di impatto è importante (e come intendi misurarlo).
Dare loro un obiettivo comune e dire loro cosa ti aspetti in termini di tempi, budget o scopo renderà più facile per loro collaborare in modo produttivo. Mantienilo semplice: una presentazione, una proposta o un elenco di azioni è sufficiente.
Fornire numerose opportunità di partecipazione.
Tutti non imparano o pensano allo stesso modo. Offrire una varietà di modi per contribuire ai membri del team consente a tutti di contribuire in modi che sono a proprio agio. Permette a tutti di brillare nel proprio modo unico.
Le vittorie dovrebbero essere celebrate.
Mentre crei un ambiente collaborativo, ricorda di celebrare ogni fase del percorso. A seconda di come operano attualmente, questo potrebbe essere un allontanamento da ciò a cui è abituato il tuo team. Mentre la tua squadra sviluppa il muscolo della collaborazione, elogiali e riconoscili per essere usciti dalla loro zona di comfort.
Equipaggia e responsabilizza le persone.
Ascolta il feedback in tempo reale dei tuoi team e dai loro ciò di cui hanno bisogno per essere più efficaci. Possono richiedere specifici strumenti di comunicazione, risorse o input e feedback della leadership man mano che acquisiscono fiducia. Lavora il più possibile con loro. Le richieste sempre in calo smorzano l'entusiasmo per le nuove idee.
Includi tutti (ma non tutti in una volta).
I datori di lavoro dalla mentalità tradizionale esprimono spesso riserve sulla capacità dei dipendenti remoti di collaborare in modo efficace con i colleghi. Tuttavia, con così tanti strumenti di collaborazione virtuale disponibili, ciò non dovrebbe impedirti di garantire che ogni dipendente, indipendentemente dall'organizzazione del lavoro, abbia l'opportunità di collaborare.
La collaborazione può essere asincrona; incoraggiare una partecipazione più silenziosa o più deliberata può essere utile. Utilizza gli strumenti di videoconferenza e condivisione di file per connettere facilmente i team remoti. Questi spazi di lavoro online consentono ai lavoratori remoti di collaborare tra fusi orari e confini geografici.
Mantieni la sua freschezza.
La stagnazione e la routine smorzano l'innovazione. Non assegnare sempre gli stessi tipi di progetti alle stesse persone per ottenere risultati migliori. La collaborazione implica molto più della semplice delega e assegnazione dei compiti. Cerca di assegnare progetti che sono interessanti e fornisci una pausa dallo stesso vecchio, lo stesso vecchio considerando anche quali progetti (e colleghi) potrebbero trarre vantaggio da una nuova prospettiva.
Esempi di collaborazione sul posto di lavoro
Il lavoro di squadra è una strategia che si è dimostrata estremamente efficace nell'aiutare le organizzazioni di tutte le dimensioni a raggiungere un obiettivo comune. I seguenti esempi di risoluzione dei problemi nella vita reale dimostrano cosa può realizzare un team che collabora e lavora bene insieme.
— Missione lunare Apollo 11 della NASA, 1969
Lo sbarco sulla Luna nel luglio 1969 fu un "balzo da gigante per l'umanità", secondo le immortali parole dell'astronauta Neil Armstrong. Il viaggio di Armstrong, Buzz Aldrin e Michael Collins sulla luna, l'atterraggio sulla sua superficie e il ritorno sano e salvo sulla Terra ha affascinato il mondo intero.
Molte ore di lavoro e anni di ricerca hanno portato l'equipaggio a schizzare nell'oceano. Più team erano al vertice dei rispettivi campi, lavorando per ottenere il miglior risultato possibile. Secondo la NASA, circa 400,000 persone hanno lavorato al progetto di allunaggio. Molti di loro non avevano mai lavorato prima ad applicazioni aerospaziali. Tuttavia, potrebbero applicare le loro conoscenze a questo nuovo campo e collaborare strettamente con gli astronauti.
- Espansione del negozio Starbucks dei primi anni '1990
Starbucks è un noto marchio di caffè che la maggior parte delle persone conosce. Non devi andare lontano in nessuna grande città per trovare uno dei loro negozi. La linea di prodotti Starbucks è cresciuta nel tempo fino a includere colazione, pranzo e snack, oltre a una varietà di bevande calde e fredde.
Nel 1971, l'azienda ha aperto il suo primo negozio a Seattle. Secondo la cronologia dell'azienda, nel 84 era cresciuta fino a diventare una catena di 1990 negozi. L'azienda ha annunciato la sua nuova dichiarazione d'intenti all'epoca: "Ispirare e nutrire lo spirito umano: una persona, una tazza e un quartiere alla volta .”
Più o meno nello stesso periodo, Starbucks ha introdotto un piano di stock option per i dipendenti (compresi i lavoratori part-time). Tuttavia, l'azienda aveva ancora problemi con il servizio clienti e una mancanza di comunicazione tra i vari ruoli.
Howard Behar è entrato a far parte dell'azienda come Presidente nel 1995. Ha apportato modifiche al posto di lavoro per renderlo più rispondente alle esigenze dei dipendenti. Nel complesso, il servizio clienti è migliorato di conseguenza. Il signor Behar ha sostenuto che l'azienda vendesse un'esperienza piuttosto che un semplice caffè e ha incoraggiato i membri del team a collaborare con successo attorno a tale missione.
Perché le aziende stabiliscono obiettivi di collaborazione sul posto di lavoro?
Questo stile di lavoro fa sentire i dipendenti più coinvolti nel loro lavoro favorendo le relazioni interpersonali e incoraggiandoli ad avanzare nella loro carriera. Compiti che sarebbero troppo grandi e difficili da completare per una persona possono essere divisi tra più persone e completati con successo da un team.
Quali competenze sono necessarie per un'efficace collaborazione sul posto di lavoro?
Lavorare in un gruppo non è qualcosa in cui tutti sono naturalmente bravi. Sviluppare le competenze necessarie per implementare pratiche di lavoro collaborativo richiede tempo e fatica. Ricorda che ognuno ha sia punti di forza che di debolezza. Tuttavia, lavorando in gruppo, il gruppo può capitalizzare i propri punti di forza e trovare il modo di aggirare le aree che i suoi membri trovano più difficili.
Competenze trasversali come ascolto attivo, empatia, risoluzione dei problemi e responsabilità sono necessarie quando i team collaborano.
Strategie di collaborazione dei dipendenti per il posto di lavoro
Come procedi per raggiungere il tuo obiettivo di creare un ambiente collaborativo e basato sulla fiducia sul posto di lavoro, ora che ne hai visto alcuni dei vantaggi? Considera le seguenti idee di collaborazione sul posto di lavoro:
Stabilisci obiettivi chiari per il team
"Cosa ci porta qui?" è una domanda ragionevole da porre all'inizio del processo di collaborazione. Il gruppo deve capire cosa costituisce un esito positivo. Il team non ha alcuna direzione e non ha idea se sia sulla strada giusta, a meno che qualcuno non abbia prima un'idea di "quadro generale".
Incoraggia le persone ad ascoltare attivamente.
La maggior parte delle persone non si impegna nell'ascolto attivo durante le loro interazioni con gli altri. Aspettano invece il loro turno per parlare. L'ascolto attivo richiede che l'altra persona o le persone rallentino e considerino ciò che sta dicendo l'oratore. Dà anche alla persona che risponde il tempo di raccogliere i propri pensieri prima di rispondere in modo ponderato.
Fornisci ai dipendenti la tecnologia di cui hanno bisogno per una collaborazione efficace.
Lavorare in modo collaborativo dovrebbe essere qualcosa che migliora l'esperienza del dipendente piuttosto che qualcosa che viene imposto a un lavoratore. Assicurare ai dipendenti che verranno forniti gli strumenti di collaborazione necessari per completare i loro compiti in modo efficace.
Incoraggiare la responsabilità documentando i processi su cui il team ha concordato.
Può essere difficile per i membri del team ricordare tutto ciò che è stato detto e deciso durante una riunione, di persona o virtualmente. A seconda delle preferenze dei membri del team, l'utilizzo di documenti condivisi per prendere appunti o l'invio di un'e-mail di follow-up dopo una riunione per riassumere le decisioni e i passaggi successivi per il team può essere vantaggioso.
Puoi utilizzare la piattaforma intranet aziendale per diffondere informazioni sotto forma di post o articoli. La condivisione delle informazioni e la collaborazione su una piattaforma basata su cloud mantiene tutti i membri del team in pista e stabilisce una base per i progetti futuri.
Quando sorgono problemi, concentrati sulla ricerca di soluzioni.
Quando si verificano intoppi e i piani vengono interrotti (cosa che accadrà), è fondamentale concentrarsi sulla ricerca di una soluzione piuttosto che cercare di capire di chi è la colpa nel team. Alla fine, i problemi sono opportunità per tutti di imparare a fare le cose in modo diverso la volta successiva.
I dipendenti dovrebbero essere riconosciuti e premiati per i loro sforzi.
Quando un team completa un progetto, è fondamentale riconoscere in qualche modo gli sforzi dei membri. Il premio non deve essere monetario. Potrebbe essere una menzione nella newsletter aziendale, una nota di ringraziamento del CEO o un pranzo preparato da un ristorante locale.
I dipendenti dovrebbero avere una piattaforma per condividere i loro risultati attraverso il riconoscimento.
Le organizzazioni internazionali, come Imerys, stanno utilizzando le comunità per creare un centro globale di riconoscimento dei dipendenti (Life@Imerys) in cui sia i leader che i colleghi possono condividere storie di successo. L'importante è che la direzione abbia riconosciuto il duro lavoro del team, il completamento del progetto e il raggiungimento del suo obiettivo.
Considera la collaborazione sul posto di lavoro come una cosa viva e in evoluzione.
Non è sufficiente “tentare” di migliorare la collaborazione come progetto pilota. Se un'azienda lo adotta come modo di lavorare, il team di gestione e i dipendenti devono capire che è così che andranno le cose in futuro.
C'è sempre spazio per miglioramenti e modifiche nel tempo. La collaborazione sul lavoro aiuta i progetti a svolgersi in modo più fluido, mantiene i dipendenti coinvolti e garantisce che l'azienda raggiunga i propri obiettivi. Quando tutti i membri del tuo team lavorano bene insieme, i risultati parleranno da soli.
5 competenze essenziali per la collaborazione sul posto di lavoro
Se hai mai lavorato a un progetto di gruppo che non è andato come previsto, sai che incoraggiare la collaborazione sul posto di lavoro è spesso più facile a dirsi che a farsi. Forse i tuoi compagni di squadra lavorano da casa e sono difficili da raggiungere. Forse la tua organizzazione è troppo isolata, con i reparti poco disposti a condividere le informazioni.
Se hai problemi con la collaborazione sul lavoro, una delle cose migliori che puoi fare è lavorare per migliorare le tue competenze trasversali. Credici quando diciamo che padroneggiare queste cinque capacità di collaborazione renderà il lavoro in squadra molto più semplice ed efficace.
Stabilire obiettivi
Quando si lavora con un gruppo, tutti devono comprendere lo scopo e la visione del progetto e come verrà misurato il successo. La trasparenza fin dall'inizio favorisce la fiducia e garantisce che tutti si impegnino per il successo e lavorino per un obiettivo comune.
Interazione
Assicurati di avere intenzioni chiare prima di iniziare un'attività o un incarico. Fai sapere ai tuoi compagni di squadra cosa stai facendo, stabilisci scadenze realistiche per te stesso e poi rispettale.
Ricordati di comunicare se hai bisogno di apportare modifiche al piano che hai preparato. Se si verifica qualcosa di inaspettato e non sarai in grado di fornire i risultati attesi, comunica questi cambiamenti.
Ancora una volta, avere uno strumento di comunicazione all-in-one è utile qui: se il tuo team può effettuare videochiamate e scambiarsi messaggi istantanei dalla stessa app, ci sono maggiori possibilità che comunichino rapidamente quando si verifica un problema:
Ascoltare attivamente
Quando lavori a stretto contatto con gli altri, devi prestare molta attenzione alle idee, al feedback e ai consigli di ciascun membro del team e rispondere con considerazione e rispetto. Questo è il concetto di ascolto attivo.
Sebbene tu possa avere idee su come vuoi che il progetto proceda o su chi dovrebbe fare cosa, devi anche considerare le opinioni dei tuoi colleghi. Potresti non essere sempre d'accordo con il risultato, ma alla fine della giornata, devi dare la priorità ai bisogni e alle responsabilità del gruppo rispetto ai tuoi desideri.
Capacità di risoluzione dei problemi
A volte sorgono problemi e le persone commettono errori. Capita. Quando sorgono problemi, ricordatevi di analizzare la situazione in gruppo senza incolpare nessuno in particolare. Invece, concentra i tuoi sforzi sulla collaborazione per trovare soluzioni. Ciò promuove la fiducia tra i membri del team e garantisce che tutti si sentano a proprio agio nel comunicare e nell'essere trasparenti l'uno con l'altro, anche se commettono un errore.
La gestione del tempo
Quando collabori con gli altri, devi essere responsabile nei confronti di te stesso e dei membri del tuo gruppo che fanno affidamento su di te. È qui che entrano in gioco le capacità di gestione del tempo. Essere in grado di stabilire le priorità delle tue attività e programmarle di conseguenza è fondamentale per rispettare le scadenze e completare il lavoro che il tuo team si aspetta da te.
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Riferimenti
