La gestione dell'ufficio è un grande lavoro con molte parti interessate. Non si tratta solo di distribuire forniture per ufficio e svolgere altre responsabilità amministrative; si tratta di garantire che il tuo ufficio moderno e tutti i suoi membri funzionino bene insieme. Questa guida esaminerà la gestione dell'ufficio così come viene praticata dagli attuali responsabili dell'ufficio. Esamineremo le esigenze del lavoro di gestione dell'ufficio, le competenze necessarie per avere successo, come sta cambiando il ruolo e come puoi prosperare in questo campo.
Che cos'è la gestione dell'ufficio?
La gestione dell'ufficio è un lavoro che si concentra sull'aumento della produttività, dell'efficienza e delle condizioni di lavoro dell'ufficio. Può comportare un'ampia gamma di responsabilità, come la gestione di un posto di lavoro moderno, la gestione delle apparecchiature per ufficio, la creazione di un ambiente d'ufficio accogliente, la gestione del budget dell'ufficio, l'accoglienza di visitatori e nuovi dipendenti nell'area di lavoro, l'organizzazione di attività in ufficio e di eventi fuori sede per il personale d'ufficio, pianificazione e prenotazione dei viaggi del personale, gestione delle comunicazioni interne, acquisto di mobili per ufficio e altro ancora.
Capo ufficio è un titolo di lavoro specifico le cui mansioni variano ampiamente in base al settore, alle dimensioni dell'organizzazione e alla composizione di altre divisioni. Che tu lavori per un'azienda grande o piccola, l'amministrazione dell'ufficio sarà molto diversa.
Esistono diversi titoli possibili per il ruolo, tra cui:
- Responsabile del posto di lavoro
- Capo delle operazioni dell'ufficio
- Facility Manager
- direttore amministrativo
Tipi di lavori di gestione dell'ufficio
Esistono molti tipi diversi di lavori di gestione dell'ufficio, ma le responsabilità principali di questi manager sono relativamente simili. I responsabili degli uffici a volte possono assumere, licenziare, addestrare e promuovere il personale oltre a supervisionare il funzionamento efficiente dell'amministrazione di un'azienda e garantire che vengano fornite le forniture necessarie e che le apparecchiature per ufficio siano in buono stato.
#1. Gestione dell'ufficio aziendale
I manager di ogni filiale di una società sono inclusi nei lavori di gestione degli uffici aziendali. Poiché il direttore distrettuale (di solito di stanza presso la sede centrale) supervisiona tutti gli altri direttori di filiale, gli spostamenti tra le filiali dell'azienda sono spesso un elemento importante del lavoro. I responsabili degli uffici aziendali elaborano anche nuovi modelli organizzativi per le risorse umane e le attività di marketing.
#2. Gestione studio medico
La gestione dello studio medico richiede una conoscenza approfondita dell'anatomia, delle operazioni di laboratorio e delle leggi sanitarie. I dirigenti di questo studio medico di solito lavorano negli studi medici e supervisionano tutti gli assistenti medici. Anche la riservatezza del paziente e l'appropriato smaltimento dei rifiuti sanitari sono obblighi fondamentali.
#3. Gestione Ufficio Legale
I ruoli di gestione dell'ufficio legale richiedono una conoscenza effettiva della legge e un'approfondita comprensione delle procedure legali. I responsabili dello studio legale sono responsabili degli assistenti amministrativi legali di un'azienda, della gestione delle buste paga e del dipartimento delle risorse umane.
#4. Gestione dell'ufficio virtuale
Invece di lavorare a tempo pieno per un'azienda, i gestori di uffici virtuali a volte lavorano part-time per più piccole aziende. Questo perché le piccole imprese spesso esternalizzano i lavori di gestione degli uffici virtuali. I lavori remoti di tutti i tipi sono in aumento, quindi i gestori di uffici virtuali sono un'alternativa allettante per le piccole imprese in lento sviluppo che non richiedono ancora un responsabile dell'ufficio in loco.
Elementi di gestione dell'ufficio
I pilastri di una struttura sono elementi della gestione dell'ufficio. Se il pilastro è robusto, deve esserlo anche l'edificio. Di conseguenza, gli aspetti della gestione dell'ufficio sono cruciali per il funzionamento efficiente dell'ufficio. I principi fondamentali della gestione dell'ufficio sono i seguenti.
#1. Personale
Il lavoro d'ufficio è in realtà svolto da persone d'ufficio. In una piccola impresa, il capo ufficio è solitamente incaricato di selezionare e collocare gli impiegati. Il personale è gestito dal dipartimento di gestione delle risorse umane nelle principali società.
In ogni circostanza, il lavoro d'ufficio deve essere completato distribuendo il lavoro a ciascun dipendente in base alla sua efficienza, indirizzando il personale a completare il lavoro con l'ausilio delle risorse dell'ufficio entro un periodo di tempo stabilito e controllando le azioni del personale dell'ufficio. Tutti questi compiti devono essere eseguiti dal responsabile dell'ufficio.
#2. Significa
Gli strumenti utilizzati in ufficio sono indicati come mezzi. Matite, gomme, carta, inchiostro, moduli per ufficio, macchine da scrivere, computer, stampanti, calcolatrici e oggetti simili sono esempi di mezzi. In un ufficio sono stati forniti strumenti adeguati e vengono utilizzati nel modo più efficiente ed economico per raggiungere gli obiettivi.
#3. Ambiente
L'ambiente di un ufficio è determinato dalla natura dell'attività. Le numerose attività d'ufficio devono essere completate in un'atmosfera o in un ambiente specifici. Viene stabilito e mantenuto un ambiente di lavoro per garantire che il lavoro d'ufficio si svolga senza intoppi. Il ruolo e il compito di un responsabile dell'ufficio è creare un'atmosfera adatta implementando numerose politiche e pratiche.
# 4. Scopo
Gli impiegati devono essere consapevoli dell'obiettivo per il quale viene svolto un determinato compito, nonché dell'impatto di tale lavoro sulle prestazioni degli altri. Lo scopo viene insegnato al personale dell'ufficio dal responsabile dell'ufficio. In caso contrario, lo svolgimento del lavoro d'ufficio non si tradurrà nell'uso più efficiente ed economico delle risorse dell'ufficio pur raggiungendo gli obiettivi.
Principali funzioni di gestione dell'ufficio
Alcuni dei compiti che un personale di gestione dell'ufficio dovrebbe svolgere sono i seguenti:
# 1. Pianificazione
La creazione di una struttura dei compiti necessari per soddisfare gli obiettivi della tua azienda è una funzione critica della gestione dell'ufficio. Quando comprendi completamente gli obiettivi a breve e lungo termine della tua azienda, puoi pianificare il tuo approccio per raggiungerli. Il primo passo verso operazioni e controlli efficienti è la pianificazione dettagliata e l'organizzazione delle riunioni.
#2. Organizzare le risorse
L'organizzazione delle risorse va di pari passo con il raggiungimento degli obiettivi aziendali attraverso la pianificazione. Materiali, personale e supporto finanziario sono esempi di queste risorse. Dopo la pianificazione, la fase successiva per i responsabili dell'ufficio è la delega del lavoro, che include la determinazione dei materiali necessari e la distribuzione di tali materiali alle persone appropriate. I più grandi responsabili d'ufficio coordinano continuamente il lavoro per mantenere queste risorse in movimento verso obiettivi prestabiliti.
#3. Personale
Il personale è un'altra funzione importante del responsabile dell'ufficio. I responsabili degli uffici esecutivi dirigono o collaborano con le risorse umane su tutti gli aspetti del personale, del reclutamento, della retribuzione, della promozione e del pensionamento dei dirigenti subordinati.
#4. Comunicazione
La gestione dell'ufficio richiede una comunicazione efficace, che è un requisito per ogni azienda ben funzionante. Se un responsabile d'ufficio non è in grado di comunicare efficacemente ai propri dipendenti le esigenze dell'azienda, la massima efficienza sarà impossibile. È necessaria una sala riunioni specifica per le riunioni settimanali di un team?
Hanno la tecnologia necessaria in quell'area? Ricorda che una comunicazione eccellente è bidirezionale. Se questo responsabile dell'ufficio non è in grado di descrivere le esigenze della tua azienda, è possibile che questo responsabile dell'ufficio non sia adatto alla tua organizzazione.
#5. Lavorare con l'IT
Sul posto di lavoro, i responsabili degli uffici moderni fanno molto affidamento sulla tecnologia. Possono utilizzare il software nei loro ruoli quotidiani e anche assistere nella gestione del software e della tecnologia per i dipendenti. Forse la tua organizzazione utilizza un software di gestione delle strutture digitali.
I responsabili degli uffici devono essere formati su tutte le apparecchiature di videoconferenza e le connessioni Wi-Fi per dipendenti e ospiti, oltre a collaborare con il reparto IT per garantire che tutte le sale riunioni funzionino senza problemi.
#6. Motivazione
La motivazione, un aspetto molto complesso della gestione dell'ufficio, si presenta in due varietà. Esistono due tipi di motivazione: motivazione interna e motivazione esterna. Quando il tuo staff è automotivato, il lavoro del responsabile dell'ufficio diventa più facile. Quando non lo sono, è compito della direzione dell'ufficio motivarli dall'esterno.
Questo incentivo dovrebbe soddisfare le esigenze della forza lavoro pur essendo competitivo, produttivo e onnicomprensivo. Quando la motivazione esterna fa tutto questo, è più probabile che i tuoi impiegati migliorino le loro prestazioni.
Competenze del responsabile dell'ufficio
Soprattutto, le competenze trasversali sono essenziali per un capo ufficio competente. I responsabili degli uffici fungono spesso da collegamento tra diversi reparti, sia che si tratti di comunicazione tra la dirigenza superiore e il personale, le risorse umane e i dipendenti, o l'azienda e altri lavoratori nell'edificio, come il personale delle pulizie.
Questo non significa che le competenze tecniche siano irrilevanti; possono sicuramente offrire valore. Le conoscenze tecniche e l'istruzione, come la capacità di utilizzare il software o la consapevolezza delle normative sul lavoro, stanno diventando sempre più importanti man mano che il ruolo del responsabile dell'ufficio si evolve.
Detto questo, le seguenti sono le competenze trasversali e i compiti principali su cui un responsabile dell'ufficio dovrebbe concentrarsi:
- Organizzativo e capacità di gestione del tempo sono essenziali, in quanto il numero e la varietà delle richieste sulla funzione fanno sì che solo i dirigenti d'ufficio più organizzati possano svolgere bene.
- Icapacità interpersonali e di leadership, che consentirà loro di mantenere il personale felice, fare una buona prima impressione con i visitatori e disinnescare le discussioni difficili del team. Dovrai inoltre collaborare con una varietà di dipartimenti, come personale amministrativo, lavori di segreteria, team finanziari, risorse umane e altri.
- Abilità comunicative sono necessari in modo che i membri del team capiscano cosa si sta preparando per il futuro dell'alta dirigenza e cosa si aspettano dal personale. Ciò richiederà quasi certamente l'uso di PowerPoint.
- Capacità di negoziazione sono tenuti a migliorare eventuali accordi che l'organizzazione può avere con fonti esterne. Ad esempio, se stai spostando edifici per uffici, dovrai essere in grado di negoziare e prendere decisioni per garantire l'affare migliore per la tua azienda.
Come diventare un responsabile dell'ufficio
La gestione dell'ufficio è un campo vasto che comprende molte attività diverse. A causa della natura del lavoro svolto in quel settore, le esigenze degli uffici possono essere diverse. Considera i tuoi interessi, esperienze e talenti particolari quando cerchi una posizione di dirigente d'ufficio.
Se ti piace organizzare e mantenere le cose in ordine, potresti trovare un ruolo di gestione dell'ufficio più amministrativo una carriera gratificante. Ecco alcune azioni che potresti intraprendere per far progredire la tua carriera come responsabile dell'ufficio:
#1. Perseguire i relativi titoli di studio
Potresti voler esplorare il conseguimento di particolari diplomi o diplomi per aiutarti nel tuo percorso per diventare un responsabile dell'ufficio come parte del determinare se la gestione dell'ufficio fa per te.
I responsabili degli uffici in genere sono in possesso di una laurea in gestione aziendale o di altri certificati relativi alle imprese dei politecnici, che forniscono loro capacità comunicative e organizzative essenziali. Queste credenziali professionali servono come base per l'esperienza in materia che possiede la maggior parte dei dirigenti d'ufficio.
#2. Sviluppa buone connessioni e reti professionali
Incontrare nuove persone in occasione di eventi di networking e altri incontri sul posto di lavoro ti aiuterà a realizzare la tua ambizione di diventare un responsabile dell'ufficio. Attraverso tali incontri, potresti incontrare un responsabile delle assunzioni di un'azienda con una posizione di responsabile dell'ufficio aperto. In alternativa, puoi incontrare un cacciatore di teste che può metterti in contatto con il tuo prossimo lavoro.
#3. Iscriviti ai corsi
Se vuoi essere un capo ufficio, considera se il tuo attuale set di abilità corrisponde al set di abilità di un capo ufficio. Per apprendere le capacità di un responsabile d'ufficio, potresti prendere lezioni o conseguire certificazioni per migliorare la tua idoneità alla professione.
Investire tempo e impegno in te stesso ti consente di ottenere i vantaggi a lungo termine del miglioramento personale. Un datore di lavoro può preferire un candidato che si sforza continuamente di migliorare rispetto a qualcuno le cui capacità sono stagnanti.
#4. Fai uno stage
Potresti provare a fare tirocini simili nel tuo tempo libero per aiutarti a diventare un responsabile dell'ufficio. Prima di entrare nel mondo del lavoro, potresti acquisire esperienza diretta osservando come lavora un responsabile d'ufficio, le attività e le responsabilità di un responsabile d'ufficio e stabilendo contatti potenzialmente preziosi.
Se fai bene durante il tuo tirocinio, il datore di lavoro potrebbe persino offrirti una carriera a tempo pieno una volta che ti sei laureato.
Quali sono le 5 funzioni della gestione dell'ufficio?
L'abilità di gestire il processo di pianificazione, organizzazione, personale, comunicazione, controllo, coordinamento e motivazione di un gruppo, in particolare in un ambiente lavorativo, è nota come gestione dell'ufficio.
Qual è lo scopo principale della gestione dell'ufficio?
La gestione dell'ufficio a tutti i livelli è essenziale per mantenere un flusso costante di informazioni tra i reparti e il personale. Questo viene fatto per garantire che l'organizzazione funzioni senza intoppi e che le operazioni aziendali funzionino bene.
Quali sono le 7 funzioni principali della gestione dell'ufficio?
Al fine di raggiungere gli obiettivi dell'organizzazione, svolge diverse responsabilità come la pianificazione, l'organizzazione, il personale, la direzione, il coordinamento e il controllo. La road map futura dell'ufficio è definita dalla direzione. Prende decisioni a lungo termine sull'attività dell'ufficio.
Quali sono i tre tipi di ufficio?
Tra le varie tipologie di ufficio troviamo:
- Ufficio privato.
- Scrivania in collaborazione.
- Ufficio virtuale.
Qual è il corso migliore per la gestione dell'ufficio?
Una laurea in economia, gestione aziendale o amministrazione aziendale è un'area di studio che potrebbe prepararti al meglio per un lavoro nella gestione dell'ufficio. Queste major ti insegneranno come gestire il denaro, aumentare la produzione e, in generale, portare un ufficio al successo.
Conclusione
Ogni giorno, i responsabili degli uffici sono tra le uniche persone che contattano dipendenti di ogni livello, sia digitalmente che di persona. L'importanza del ruolo di responsabile dell'ufficio crescerà man mano che le culture dell'ufficio in tutto il mondo continueranno ad espandersi e ad alterarsi.
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Riferimenti
