I controlli di riferimento sono una pratica standard nel settore del lavoro e forniscono ai datori di lavoro informazioni utili sui potenziali dipendenti. Imparare a condurre controlli di riferimento di alta qualità può aiutare un responsabile delle assunzioni ad assumere dipendenti eccezionali. In precedenza si credeva che parlare direttamente con il supervisore o il collega di un candidato avrebbe fornito un certo livello di comprensione delle tue potenziali prospettive di lavoro. Tuttavia, la maggior parte delle aziende effettua un controllo di riferimento per telefono, tramite domande di intervista ed e-mail. Può essere fastidioso riprodurre l'etichetta del telefono con un riferimento e le informazioni ottenute da tali brevi scambi di solito non sono impressionanti. Pertanto, il passaggio a una soluzione basata su e-mail per il controllo dei riferimenti può produrre non solo più risposte, ma anche informazioni migliori e più fruibili sul tuo futuro dipendente in un lasso di tempo più breve. Questo articolo ti guiderà su come eseguire un controllo di riferimento sull'occupazione utilizzando un modello.
Che cos'è un controllo di riferimento?
Un controllo di riferimento si verifica quando un responsabile delle assunzioni o un rappresentante delle risorse umane (HR) invia un'e-mail o chiama i precedenti datori di lavoro di un candidato per parlare della storia lavorativa del candidato. Quando si intervistano potenziali nuovi assunti, il personale delle risorse umane tende a concentrarsi sulle prestazioni passate, sull'esperienza e sulle competenze del candidato perché queste sono le più indicative del loro futuro successo nel ruolo. Questo è spesso uno degli ultimi passaggi nel processo di colloquio prima di fare un'offerta di lavoro.
Come funziona il controllo di riferimento?
Se un'azienda preferisce condurre controlli di riferimento via e-mail, il responsabile delle assunzioni può inviare domande dettagliate ai precedenti datori di lavoro del candidato per determinare se si adattano bene alla posizione. Ecco alcune delle domande più comuni trattate nelle e-mail di controllo dei riferimenti:
- Esperienza del candidato I responsabili delle assunzioni possono sondare i candidati con domande dirette sulla loro storia lavorativa rilevante. Le risposte a queste domande possono far luce sul potenziale di successo di un candidato nella posizione aperta.
- Performance dei candidati I precedenti documenti di lavoro dei candidati sono spesso un punto focale delle e-mail di controllo delle referenze dei manager. Se un candidato si è comportato all'altezza o al di sopra delle aspettative nelle posizioni precedenti, ciò potrebbe indicare come si comporterà nelle posizioni future.
- L'atteggiamento del candidato Un'altra importante qualità su cui i responsabili delle assunzioni possono indagare è l'atteggiamento dei potenziali candidati. Ad esempio, se un riferimento risponde che il candidato è sempre stato di buon umore e ha contribuito positivamente ai loro team, questo può fornire informazioni preziose sull'atteggiamento generale del candidato.
- Competenze del candidato I responsabili delle assunzioni possono anche informarsi sulle competenze specifiche di un candidato. Ciò può fornire al datore di lavoro informazioni sulla capacità del candidato di svolgere compiti di lavoro essenziali.
Cosa cercano i datori di lavoro in un controllo delle referenze?
I datori di lavoro possono chiedere referenze sulle tue prestazioni, puntualità e lavoro di squadra. Potrebbero essere chiesti anche stipendio, promozioni, azioni disciplinari e perché te ne sei andato.
Come controllare i riferimenti e-mail
Per controllare i riferimenti via e-mail, attenersi alla seguente procedura:
# 1. Richiedi informazioni di contatto.
Richiedi un elenco di referenze, inclusi e-mail, relazioni, aziende e posizioni. Anche se il riferimento non è più in quella posizione, potrebbero comunque essere in grado di fornire buone e-mail di controllo del riferimento. Assicurati che il candidato abbia referenze da più di un posto di lavoro.
#2. Crea una bozza approssimativa
Crea un'e-mail di controllo delle referenze con domande sul candidato. Puoi creare un'e-mail univoca per ogni controllo di riferimento o utilizzare un modello generico. La capacità di porre domande specifiche sulla conoscenza del candidato di un candidato è un vantaggio della scrittura di e-mail individuali. L'utilizzo di un modello di occupazione, d'altra parte, può aiutarti a risparmiare tempo durante il processo di controllo delle referenze.
#3. Inoltra l'e-mail
Al fine di tutelare i candidati e le referenze anonimato, dovresti inviare via email al destinatario i risultati del tuo controllo di riferimento. Attendere alcuni giorni lavorativi affinché il riferimento risponda. Non appena rispondono, invia un messaggio di gratitudine per la risposta.
Un controllo di riferimento significa che ho ottenuto il lavoro?
Verificare le referenze non garantisce un'offerta di lavoro. Quando si effettua una scelta di reclutamento, il panel esaminerà qualcosa di più dei semplici assegni di riferimento per determinare chi assumere.
Cosa non dovrebbero fare i datori di lavoro durante un controllo delle referenze?
Non chiedere referenze su qualsiasi motivo di discriminazione vietato ai sensi della legge sui diritti umani applicabile. Se non vorresti porre la domanda nella domanda di lavoro e nel colloquio, non farla mentre controlli le referenze.
Suggerimenti per il controllo dei riferimenti via e-mail
Di seguito sono riportati alcuni suggerimenti che possono aiutare i gestori a eseguire controlli di riferimento migliori tramite e-mail:
# 1. Dare informazioni sul candidato.
I responsabili delle assunzioni dovrebbero fornire informazioni sul candidato su cui stanno controllando i riferimenti all'inizio di un'e-mail di controllo dei riferimenti. Ciò può rendere più facile per il riferimento identificare il candidato e fornire informazioni sul background e sul carattere del candidato. È anche una buona idea specificare per quanto tempo il candidato ha lavorato per il riferimento e quale posizione ha ricoperto.
#2. Mantieni la tua etica
È fondamentale porre domande etiche sul candidato quando si esegue un controllo di riferimento via e-mail. Puoi farlo ponendo domande che rivelano la capacità del candidato di svolgere compiti di lavoro essenziali. Le interazioni rispettose tra responsabili delle assunzioni, candidati e referenze sono fondamentali per creare fiducia e prendere decisioni di assunzione eque.
#3. Fare richieste specifiche.
Come mezzo per saperne di più su un potenziale candidato, potresti voler porre loro domande dirette. Per determinare se è probabile che un candidato sia un dipendente adeguato, poni domande sulle sue competenze, esperienza e prestazioni uniche. Inoltre, è meglio porre domande su argomenti che sono direttamente correlati alla posizione per la quale il candidato si candida. Ad esempio, un manager che cerca di ricoprire una posizione di servizio clienti farebbe bene a informarsi sull'esperienza del richiedente nel trattare con i clienti in ruoli precedenti.
#4. Prendi nota della lunghezza.
Anche ridurre la lunghezza dell'e-mail che usi per controllare i riferimenti è fondamentale. E-mail più brevi possono consentire ai riferimenti di leggere e rispondere rapidamente all'e-mail. Questo può anche aiutare nell'efficienza del processo di assunzione.
Puoi essere rifiutato dopo il controllo di riferimento?
Il rifiuto può seguire un controllo di riferimento. Alcune stime collocano al 20% la percentuale di candidati respinti dopo un controllo delle referenze. I candidati che forniscono false referenze durante il processo di screening hanno maggiori probabilità di essere squalificati.
Modello di controllo di riferimento per l'occupazione
Ecco un modello di controllo dei riferimenti occupazionali per le e-mail che i responsabili delle assunzioni possono utilizzare:
Gentile [nome del precedente datore di lavoro],
Invio questa e-mail per verificare i riferimenti di [nome del candidato], che attualmente sta intervistando per [nome della posizione] presso la nostra azienda. [Nome del candidato] ha affermato che potresti fornire informazioni preziose sulla loro esperienza di lavoro nella tua organizzazione e ti ha indicato come riferimento pertinente.
Vorrei chiedere informazioni in particolare sulle capacità e l'esperienza che [nome del candidato] ha dimostrato mentre lavorava per la tua organizzazione. Credi che siano in grado di svolgere [dovere lavorativo essenziale]? Inoltre, vorrei chiedere informazioni sull'atteggiamento di [nome del candidato] mentre lavora per la tua organizzazione, poiché questa posizione richiede alle persone di mantenere una mentalità positiva anche sotto costrizione.
Per favore fatemi sapere se avete ulteriori pensieri sul fatto che [nome del candidato] sia adatto alla nostra azienda.
Grazie per il vostro tempo e la vostra considerazione nel completare questo controllo di riferimento.
Migliore,
[Il tuo nome]
Domande da porre quando si esegue un controllo di riferimento
# 1. "Per quanto tempo ha lavorato il candidato per la tua azienda?"
Questa è una domanda molto rivelatrice perché verifica l'apertura. La durata del tempo trascorso a lavorare per un precedente datore di lavoro può aiutare a ricostruire una storia. Potresti voler affrontare il problema se il richiedente ha lavorato lì solo per due mesi e il suo precedente datore di lavoro lo conferma. Tuttavia, se il candidato ha lavorato lì per molto tempo, questo potrebbe suscitare ulteriori riflessioni.
#2. "Riassumeresti questa persona?"
Questa è un'ottima domanda perché ti dice tutto ciò che devi sapere. Queste semplici domande sì/no (chiuse) possono rivelare tanto quanto richieste più approfondite. Tuttavia, richiedono chiarimenti. Quindi, mentre "sì" o "no" avvia la risposta, puoi chiedere perché per ulteriori informazioni.
"Classificare il candidato come affidabile e degno di fiducia?" "Cosa ti dà quell'impressione?"
Mostrare affidabilità e affidabilità è essenziale in qualsiasi posizione. Puoi avere un quadro più chiaro dei tratti caratteriali del candidato chiedendo esempi specifici di quando li ha fatti e non li hanno dimostrati.
#4. "Quali consideri i principali punti di forza e di debolezza dell'individuo?"
Questo è probabilmente qualcosa che è stato chiesto al candidato direttamente durante il processo di intervista. La parte migliore di questa domanda quando si raccolgono i riferimenti è confrontarli con le risposte del candidato. Ti dà anche un'idea migliore del candidato e di cosa possono offrire alla tua azienda dal punto di vista di un responsabile delle assunzioni.
Uno dei punti di forza dei candidati potrebbe essere proprio quello che l'azienda sta cercando. Tuttavia, un difetto potenzialmente più grave è che comporta troppi rischi. In entrambi i casi, ottieni le informazioni necessarie per prendere una decisione.
#5. "Quali abilità deve migliorare il candidato per raggiungere il suo pieno potenziale?"
Questa è un'ottima domanda perché rivela molto sull'intervistato. In primo luogo, ti viene data una risposta diretta alle loro carenze di abilità. Tuttavia, puoi anche determinare se questa è un'abilità necessaria per il ruolo in questione. Inoltre, impari a conoscere il "potenziale massimo" del candidato e puoi immaginare come migliorerebbero la tua azienda.
#6. "Qual è stato il risultato più grande dell'individuo mentre lavorava con te?"
Ovviamente, questo enfatizza il positivo mentre minimizza il negativo. Ma va bene. Questa è un'ottima domanda da porre se ne fai anche una varietà di altre perspicaci. Puoi conoscere il più grande successo professionale del tuo candidato ponendo questa domanda. Ad esempio, supponi di aver richiesto due riferimenti che coprono un periodo di tempo più lungo. Se c'è un cambiamento significativo tra le referenze in un breve periodo di tempo, avrai un'indicazione abbastanza buona della crescita professionale del candidato.
Domande che non dovresti mai porre quando vuoi controllare il riferimento.
Il primo e più importante requisito è che ti attieni a ciò che è appropriato per la posizione per cui ti stai candidando. Piuttosto che dirigere qualcosa di personale, dovrebbe ruotare tutto attorno al personaggio del lavoro. Andrà tutto bene se segui le domande seguenti.
# 1. "Il richiedente ha figli?" "Intendono avere più figli?"
In realtà è illegale informarsi sullo stato civile di un candidato prima di assumerlo. Ciò include se sono sposati, divorziati o single, nonché se hanno (o intendono avere) figli.
Inoltre, è inappropriato informarsi sui bisogni di assistenza all'infanzia. In questo caso, il modo migliore per evitare qualsiasi illegalità è evitare le domande sui rapporti familiari e personali, in particolare quelli che coinvolgono i bambini.
#2. "Il candidato pratica qualche religione?" "Quale religione seguono?"
Considera questo: la religione del candidato influisce sulla sua capacità di lavorare nel ruolo? Questo è, ancora una volta, illegale. Non dovresti informarti sulla religione, le festività religiose o le loro pratiche e leader della chiesa. Tuttavia, puoi chiedere se il programma del candidato è in conflitto o meno con gli orari pubblicizzati per la posizione.
#3. "Qual è l'età del richiedente?"
Quando si tratta del mondo del lavoro, porre una domanda diretta sull'età rientra nella categoria dei "non correlati". Non vuoi mostrare alcun segno di discriminazione in base all'età. Ma se l'età del candidato è un problema perché il lavoro richiede loro di gestire o lavorare con l'alcol, potresti porre la domanda: "Puoi fornire una prova della tua età?"
La natura del ruolo in questo scenario richiede una fascia di età specifica, quindi soddisfa il nostro "è rilevante?" regola. Tuttavia, dovresti comunque cercare di evitare di porre alle persone domande dirette sulla loro età, etnia, nazionalità, religione, orientamento sessuale, ecc.
Il controllo dei riferimenti è l'ultimo passaggio?
Un controllo delle referenze è spesso l'ultimo passaggio eseguito da un responsabile delle assunzioni o da un reclutatore prima di presentare un'offerta di lavoro a un candidato.
Conclusione
Condurre un controllo di riferimento al telefono si è rivelato un'esperienza più snervante rispetto alle e-mail e le informazioni raccolte da tali brevi scambi sono in genere insignificanti. Tuttavia, se desideri informazioni più specifiche sul tuo potenziale dipendente, il passaggio alle e-mail può comportare non solo più risposte, ma anche approfondimenti migliori e più fruibili sui tuoi potenziali dipendenti in meno tempo. Mentre lo fai, rendi le tue domande dirette e semplici.
Riferimento Controlla le domande frequenti
Come viene eseguito un controllo di riferimento?
Un controllo delle referenze viene in genere condotto tramite un lungo colloquio telefonico o tramite un modello di email di lavoro. Durante questo processo, i reclutatori o i responsabili delle assunzioni possono passare ore a controllare referenze e dati.
Il controllo delle referenze significa un'offerta di lavoro?
Secondo Foss, un controllo di riferimento generalmente implica che un responsabile delle assunzioni sta per estendere un'offerta a un candidato e desidera una conferma finale che tu sia la persona giusta per la sua squadra.
Quanto tempo richiede un controllo di riferimento?
L'assegno di riferimento di ogni individuo richiede in media da tre a dieci giorni lavorativi. Se sei il miglior candidato, dovresti avere notizie dal datore di lavoro entro tre o dieci giorni. Ci vorrà più tempo per rispondere al datore di lavoro se sei una seconda o terza scelta per la posizione.
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