Stai cercando una carriera nella gestione? Hai quello che serve per diventare un Office Manager? L'Office Manager è una posizione chiave in qualsiasi organizzazione ed è responsabile della supervisione delle operazioni quotidiane dell'ufficio. In questo articolo del blog, discuteremo la descrizione del lavoro, le qualifiche, lo stipendio, le competenze e tutto ciò che devi sapere per diventare un Office Manager.
Che cos'è un responsabile dell'ufficio?
Un Office Manager è una persona responsabile della supervisione del funzionamento efficiente di un ufficio. Ciò include la gestione del personale, l'organizzazione delle pratiche burocratiche e dei sistemi di archiviazione, la gestione delle transazioni finanziarie e la supervisione della manutenzione generale dell'ufficio. I responsabili di ufficio devono avere eccellenti capacità organizzative e comunicative e capacità di multitasking. Devono inoltre essere in grado di gestire situazioni difficili con professionalità e diplomazia.
Descrizione del lavoro di responsabile dell'ufficio
La descrizione del lavoro di un Office Manager include una varietà di compiti. La più importante è la gestione del personale. Ciò include l'assunzione, la formazione, la valutazione e la disciplina dei dipendenti. I responsabili dell'ufficio devono anche gestire le attività amministrative come l'archiviazione, la tenuta dei registri e altri documenti. Sono anche responsabili della manutenzione e delle forniture dell'ufficio.
Oltre a questi compiti, i responsabili dell'ufficio sono anche responsabili della supervisione delle transazioni finanziarie dell'ufficio. Ciò include il bilanciamento dei libri, la riconciliazione dei conti e la preparazione dei rapporti finanziari. Possono anche essere responsabili della gestione dei budget, dello sviluppo di piani finanziari e della conformità alle leggi locali e statali.
Infine, il responsabile dell'ufficio dovrebbe essere in grado di assicurare il buon funzionamento dell'ufficio e contribuire al miglioramento delle procedure aziendali e delle operazioni quotidiane.
Responsabilità
Le mansioni del responsabile dell'ufficio comprendono:
- Assistenza
- Mailing
- Materiale
- Bills
- commissioni
- Shopping
- Pianificare incontri e appuntamenti.
- Organizza il layout dell'ufficio e ordina cancelleria e attrezzature.
- Mantenere l'ufficio in buone condizioni ed effettuare le riparazioni necessarie.
- Se necessario, collaborare con le risorse umane per aggiornare e mantenere le politiche dell'ufficio.
- Organizzare le procedure e le operazioni dell'ufficio
- Coordinamento di tutte le apparecchiature per ufficio con il reparto IT
- Gestisci le discussioni sui contratti e sui prezzi con i fornitori di uffici, i fornitori di servizi e gli affitti degli uffici per assicurarti che tutte le cose vengano fatturate e pagate in tempo.
- Gestisci il budget G&A per l'ufficio e garantisci un reporting accurato e tempestivo.
- Fornire assistenza generale ai visitatori.
- Assistere nell'onboarding di nuovi dipendenti.
- Rispondere alle domande dei dipendenti su problemi di gestione dell'ufficio (ad es. cancelleria, hardware e organizzazione del viaggio)
- Comunica con i fornitori di facility management, come pulizia, catering e sicurezza.
- Pianificare attività interne o esterne come feste, celebrazioni e conferenze.
Requisito di gestione dell'ufficio
- Esperienza nella gestione dell'ufficio, amministrazione o come assistente.
- Comprensione dei compiti, dei processi e delle procedure di gestione dell'ufficio
- Eccellenti capacità di gestione del tempo, così come la capacità di multitasking e dare priorità alle attività
- Orientamento ai dettagli e capacità di problem solving
- Eccellenti capacità di scrittura e comunicazione verbale
- Ottime capacità di organizzazione e pianificazione
- Competente in Microsoft Office
- Sono richiesti processi e procedure di gestione contabile, anagrafica e amministrativa.
- Comprensione delle tecniche e delle procedure d'ufficio
- familiarità con le strategie e i processi di gestione delle risorse umane
- Comprensione dei principi aziendali e di gestione
- Conoscenza dei prodotti software per ufficio e competenze informatiche
Una sezione sulle competenze del curriculum ben scritta che evidenzi i tuoi talenti di responsabile dell'ufficio può aiutare il tuo curriculum a sconfiggere il sistema di tracciamento dei candidati (ATS), che è il primo passo per far notare la tua domanda. Usa le migliori capacità e competenze del responsabile dell'ufficio elencate di seguito per aiutarti a costruire un curriculum efficace.
Competenze del responsabile dell'ufficio
- Comunicazione
- Valutazione e analisi
- Judgment
- Risoluzione dei problemi
- Prendere una decisione
- Organizzazione e pianificazione
- Amministrazione del tempo
- Orientamento al dettaglio
- Precisione
- Delegazione
- Coaching
- iniziativa
- Integrità
- Adattabilità
- Lavoro di squadra
- Budgeting
- eventi
- Supervisione
- Creazione di standard
- Miglioramento del processo
- Gestione magazzino
- Gestione dell'approvvigionamento
- Creatività
- proattività
- Conservazione della documentazione
- accessibilità
- Competenza Microsoft Office
- Coordinazione
- Fatturazione
- Abilità interpersonali
- Motivazione
- Empatia
- Assistenza amministrativa
Qualifiche
- Esperienza dimostrata come responsabile dell'ufficio, responsabile del front office o assistente amministrativo
- Comprensione delle responsabilità, dei sistemi e dei processi dell'amministratore dell'ufficio
- Conoscenza di MS Office (MS Excel e MS Outlook, in particolare)
- Conoscenza operativa delle macchine per ufficio (es. fax e stampanti)
- Conoscenza di software di pianificazione della posta elettronica come Email Scheduler e Boomerang
- Sono richieste eccellenti capacità di gestione del tempo, nonché capacità di multitasking e definizione delle priorità del lavoro. Si richiede inoltre attenzione ai dettagli e capacità di problem solving.
- Eccellenti capacità di scrittura e comunicazione verbale
- Una mente creativa con la capacità di suggerire miglioramenti e forti capacità di organizzazione e pianificazione in un ambiente frenetico
- E' richiesto il diploma di scuola media superiore ed è preferibile esperienza come assistente amministrativo o segretaria.
Stipendio del responsabile dell'ufficio
Lo stipendio di un Office Manager dipende dalle dimensioni dell'organizzazione e dal numero di mansioni di cui è responsabile. Secondo il Bureau of Labor Statistics, lo stipendio medio annuo di un Office Manager è di $ 58,000. Questo può variare da $ 40,000 a $ 90,000 all'anno, a seconda delle dimensioni dell'organizzazione e del numero di compiti di cui sono responsabili.
Come prepararsi per il ruolo
Se sei interessato a diventare un Office Manager, ci sono diversi passaggi che puoi seguire per prepararti al ruolo. Innanzitutto, dovresti conseguire una laurea in economia aziendale o un campo correlato. Dovresti anche acquisire esperienza nella gestione dell'ufficio, nella contabilità o nei servizi finanziari.
È anche importante acquisire esperienza nel software per computer, come Microsoft Office, e avere una buona conoscenza delle transazioni finanziarie. Dovresti anche dedicare del tempo allo sviluppo delle tue capacità organizzative e comunicative. Infine, dovresti rimanere aggiornato sulle ultime tendenze nella gestione dell'ufficio ed essere pronto ad affrontare nuove sfide.
Altri titoli per Office Manager
Il titolo di Office Manager viene utilizzato per descrivere una varietà di posizioni. Alcuni di questi titoli includono amministratore di ufficio, coordinatore di ufficio, supervisore di ufficio e assistente amministrativo.
Il titolo di Office Manager è utilizzato anche per descrivere una varietà di ruoli nel mondo aziendale, come Chief Administrative Officer, Chief Operating Officer e Chief Financial Officer.
Funzioni di un capo ufficio
Le funzioni principali di un Office Manager sono di supervisionare le operazioni quotidiane dell'ufficio. Ciò include la gestione del personale, l'organizzazione delle pratiche burocratiche e dei sistemi di archiviazione, la gestione delle transazioni finanziarie e la supervisione della manutenzione generale dell'ufficio.
I Responsabili di Ufficio devono anche essere in grado di gestire situazioni difficili con professionalità e diplomazia. Devono avere eccellenti capacità organizzative e comunicative e capacità di multitasking.
Inoltre, i responsabili dell'ufficio devono essere in grado di gestire i budget, sviluppare piani finanziari e garantire la conformità alle leggi locali e statali. Devono inoltre avere una buona conoscenza delle procedure d'ufficio e la capacità di lavorare con una varietà di persone.
Cosa viene dopo un Office Manager?
Dopo essere diventato un Office Manager, ci sono diversi percorsi di carriera per l'avanzamento. Questi includono posizioni come direttore esecutivo, direttore operativo e direttore amministrativo. Queste posizioni richiedono più esperienza e di solito hanno uno stipendio più alto.
Un responsabile dell'ufficio è un amministratore?
No, un Office Manager non è un amministratore. Un amministratore è una persona responsabile della gestione delle operazioni generali di un'organizzazione. Un Office Manager, d'altra parte, è responsabile della supervisione del funzionamento efficiente di un ufficio. Ciò include la gestione del personale, l'organizzazione delle pratiche burocratiche e dei sistemi di archiviazione, la gestione delle transazioni finanziarie e la supervisione della manutenzione generale dell'ufficio.
Qual è il ruolo più difficile di un Office Manager?
Il ruolo più difficile di un Office Manager è la gestione del personale. Ciò include l'assunzione, la formazione, la valutazione e la disciplina dei dipendenti. I Responsabili di Ufficio devono anche essere in grado di gestire situazioni difficili con professionalità e diplomazia.
Qual è l'abilità più importante per un Office Manager?
L'abilità più importante per un Office Manager sono le eccellenti capacità organizzative e comunicative. Ciò include la capacità di multitasking, dare priorità alle attività e gestire situazioni difficili con diplomazia. I responsabili dell'ufficio devono anche avere una buona conoscenza delle procedure d'ufficio e la capacità di lavorare con una varietà di persone. Inoltre, devono essere competenti in software per computer, come Microsoft Office, e avere una buona conoscenza delle transazioni finanziarie.
Cos'altro si chiama un capo ufficio?
I candidati in cerca di lavoro come responsabile dell'ufficio possono anche cercare ruoli come responsabile dell'ufficio commerciale o responsabile dei servizi amministrativi. Per aiutare i potenziali candidati a individuare l'annuncio di lavoro del tuo responsabile dell'ufficio, utilizza altri titoli di lavoro.
Quali informazioni devo inserire nel mio annuncio di lavoro per un capo ufficio?
Quando crei la tua offerta di lavoro, tieni presente che dovrebbe aiutare i candidati a comprendere i requisiti del lavoro del responsabile dell'ufficio presso la tua organizzazione. Per attrarre persone adatte alla tua azienda, fornisci dettagli sui requisiti di istruzione del responsabile dell'ufficio, sui talenti necessari e sui compiti assegnati. Quando pubblichi un lavoro per manager d'ufficio, inizia aggiungendo le tue specifiche al nostro modello di descrizione del lavoro per manager d'ufficio per creare un annuncio di lavoro completo e dall'aspetto professionale.
Tipici datori di lavoro dei dirigenti d'ufficio
Un responsabile dell'ufficio può essere assunto da qualsiasi azienda con più di pochi dipendenti. Tra i principali datori di lavoro ci sono:
NHS trust, università, istituzioni finanziarie, governi locali, enti di beneficenza del governo centrale, piccole imprese e produttori sono esempi di ospedali e organizzazioni sanitarie.
Le bacheche di lavoro locali, così come i siti di lavoro regionali e nazionali, sono comunemente usati per pubblicizzare posizioni. I posti vacanti vengono pubblicati anche tramite società di collocamento.
Sui lavori di destinazione, puoi cercare lavori aziendali e manageriali, nonché ottenere CV e indicazioni per l'applicazione.
Conclusione
L'Office Manager è una posizione chiave in qualsiasi organizzazione ed è responsabile della supervisione delle operazioni quotidiane dell'ufficio. La descrizione del lavoro comprende la gestione del personale, l'organizzazione delle pratiche burocratiche e dei sistemi di archiviazione, la gestione delle transazioni finanziarie e la supervisione della manutenzione generale dell'ufficio. Le qualifiche per diventare un Office Manager variano da organizzazione a organizzazione, ma la maggior parte dei datori di lavoro richiede una laurea in economia aziendale o un campo correlato. Lo stipendio di un Office Manager dipende dalle dimensioni dell'organizzazione e dal numero di mansioni di cui è responsabile, ma lo stipendio medio annuo è di $ 58,000.
Le competenze più importanti per un Office Manager sono eccellenti capacità organizzative e comunicative, capacità di multitasking e una buona comprensione delle procedure d'ufficio e delle transazioni finanziarie. Per prepararti al ruolo, dovresti conseguire una laurea in economia aziendale o in un campo correlato e acquisire esperienza nella gestione dell'ufficio, nella contabilità o nei servizi finanziari.
Se pensi di avere le carte in regola per diventare un Office Manager, allora dovresti iniziare a prepararti per il ruolo oggi stesso. Con le giuste qualifiche, competenze ed esperienza, puoi diventare un Office Manager e una parte fondamentale di qualsiasi organizzazione.
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Riferimenti
