Quando si tratta di percorsi di carriera e dei lavori che vogliamo, è facile pensare che ci siano solo poche opzioni. Ma ci sono molti diversi tipi di lavori e ruoli là fuori, e la nostra missione è portarli alla luce e spiegare cosa comportano. Ti piace parlare con persone diverse? Vuoi aiutare una varietà di team a raggiungere i loro obiettivi? Se hai risposto sì a queste domande, la posizione di assistente d'ufficio (OA) potrebbe essere adatta a te. In questo articolo, analizzeremo le specifiche generali e la descrizione del lavoro di un assistente d'ufficio, lo stipendio coinvolto e il curriculum perfetto per il lavoro.
Che cos'è un assistente d'ufficio?
L'unica responsabilità di un assistente d'ufficio è garantire che l'ufficio funzioni nel modo più fluido ed efficiente possibile. In generale, lavorerai su compiti amministrativi, ma se avvantaggia l'ufficio nel suo insieme, potresti dire che va bene tutto.
Di conseguenza, questa è un'eccellente posizione entry-level per chiunque desideri acquisire esperienza in un ambiente d'ufficio. Imparerai i rudimenti in una varietà di aree - amministrazione, operazioni, servizio clienti e così via - e, si spera, prospererai in un ambiente frenetico, a volte impegnativo. Dopo alcuni anni di esperienza, sarai ben posizionato per avanzare alle posizioni di assistente amministrativo e assistente esecutivo.
Cosa fa un assistente generale dell'ufficio?
I compiti amministrativi sono svolti da assistenti di ufficio generali all'interno di un'organizzazione. Alcune delle loro responsabilità includono rispondere al telefono, rispondere alle e-mail, archiviare documenti e fissare appuntamenti. Possono anche essere responsabili della manutenzione delle apparecchiature per ufficio e della gestione delle forniture. Le attività finanziarie di base a cui questi professionisti possono assistere includono l'elaborazione delle fatture e le note spese.
Un assistente d'ufficio dovrebbe essere in grado di lavorare in modo efficiente sotto pressione oltre ad avere forti capacità comunicative e organizzative. Devono inoltre avere solide competenze informatiche, come Microsoft Office, nonché esperienza con attività amministrative come l'inserimento dei dati e la tenuta dei registri. È inoltre fondamentale che collaborino in modo efficace con un'ampia gamma di parti interessate, inclusi dirigenti, dipendenti e clienti.
Per chi è ideale il lavoro di assistente di ufficio?
Qualcuno con una personalità ragionevolmente sociale è più adatto per il ruolo di un assistente generale dell'ufficio. Poiché ogni giorno avrai a che fare con una vasta gamma di personalità, devi essere in grado di adattarti rapidamente e lavorare con persone di tutti i tipi. A parte le persone, devi essere preparato a tutto ea tutto. I lavori dell'ultimo minuto sono possibili, quindi devi essere in grado di lavorare al volo senza stressarti.
Se sei attento ai dettagli, organizzato e pratico, è più probabile che tu abbia successo come assistente generale dell'ufficio. Dovresti anche essere desideroso di imparare le basi, soprattutto se vuoi avanzare alla posizione di assistente amministrativo o assistente esecutivo.
Com'è una giornata tipo per un assistente d'ufficio?
La giornata di un assistente d'ufficio non è mai la stessa. Al mattino potresti rispondere al telefono e ricevere messaggi, mentre nel pomeriggio potresti smistare la posta e preparare fatture e corrispondenza.
In generale, il tipo di lavoro che riceverai varierà a seconda dell'azienda che ti assume e di quanta responsabilità vorrà darti nel tuo ruolo. Sapendo questo, diamo un'occhiata alla descrizione del lavoro di un assistente generale dell'ufficio.
Descrizione del lavoro di assistente d'ufficio
Gli assistenti d'ufficio sono formati per svolgere una varietà di compiti di segreteria e amministrativi in una varietà di contesti d'ufficio. Possono anche essere conosciuti come assistente amministrativo, impiegato d'ufficio o segretario. In generale, il loro ruolo è assistere il personale dell'altro ufficio e gestire i vari compiti necessari per mantenere l'ufficio senza intoppi.
Questa descrizione del lavoro dell'assistente di ufficio copre le qualifiche, i doveri e le responsabilità essenziali di un assistente di ufficio generale ed è semplice da adattare alla tua organizzazione quando assumi per posizioni amministrative.
#1. Compiti e responsabilità dell'assistente di ufficio
I loro compiti e responsabilità sono elencati nella descrizione del lavoro dell'assistente d'ufficio come segue:
- Ottimizzare le procedure organizzando l'ufficio e assistendo gli associati.
- Ordina e distribuisci le comunicazioni il prima possibile.
- Creare e aggiornare i record per garantire l'accuratezza e la validità delle informazioni.
- Riunioni e appuntamenti dovrebbero essere programmati e pianificati.
- Monitorare i livelli di fornitura e gestire le carenze
- Risolvi i problemi relativi all'ufficio e rispondi a richieste o dubbi
- Coordinarsi con altri dipartimenti per garantire che le politiche stabilite siano seguite.
- Mantenere relazioni affidabili con fornitori, clienti e colleghi.
- Se necessario, svolgere mansioni di receptionist.
#2. Competenze di assistente d'ufficio
Come abbiamo visto, essere un assistente d'ufficio comporta una vasta gamma di compiti. Quindi, quali sono le competenze e le soft skills richieste per avere successo in questo ruolo? Alcune delle abilità che dovrai instillare includono:
Flessibilità
In qualità di assistente d'ufficio, il tuo ruolo è relativamente flessibile e include un'ampia gamma di responsabilità. Un buon OA è un giocatore di squadra con un atteggiamento positivo che è disposto ad assumersi compiti non appena si presentano per assistere l'azienda.
In qualità di assistente generale dell'ufficio, avrai poche responsabilità. Se preferisci un elenco di responsabilità più specifico, questo potrebbe non essere il ruolo che fa per te. La gestione del tempo è un'altra abilità essenziale per gli assistenti d'ufficio che devono destreggiarsi tra i vari carichi di lavoro per gestire i problemi in tempo reale pur rispettando le scadenze per i progetti urgenti.
Abilità eccellenti di comunicazione.
La chiave del successo come OA è avere forti capacità interpersonali sia in contesti verbali che scritti. Sei la prima persona che i clienti o i potenziali assunti vedranno quando entreranno in ufficio. Mentre valutano se l'azienda è adatta a loro, le tue interazioni daranno il tono. Lo stesso vale per qualsiasi comunicazione via e-mail o telefono.
In qualità di assistente d'ufficio, sei il primo punto di contatto e la prima impressione dell'azienda. Inoltre, l'utilizzo delle capacità comunicative per costruire solide relazioni con i fornitori di apparecchiature per ufficio può aiutare la tua azienda a ricevere un servizio migliore o addirittura uno o due sconti. I datori di lavoro devono avere la certezza che ogni volta che saluti un visitatore o rispondi al telefono, ti comporterai in modo professionale.
Per poter lavorare in autonomia.
Quando assumono un assistente d'ufficio, i dirigenti cercano qualcuno che non abbia bisogno di molta supervisione e che sia a suo agio nel gestire il proprio programma e il proprio carico di lavoro. Gli assistenti d'ufficio devono essere proattivi, individuando potenziali problemi e affrontandoli da soli. Nessun capo o collega apprezzerà un OA che fa il check-in per vedere se può ordinare più caffè quando l'ufficio è quasi finito!
Le aziende vogliono un candidato che prenda l'iniziativa e sia fiducioso nella risoluzione dei problemi con vincoli di tempo e budget. Uno degli aspetti più importanti per essere un assistente d'ufficio di successo è la capacità di multitasking. Infine, sei lì per rimuovere compiti dagli elenchi di cose da fare di altri membri del team, non per aggiungerne di nuovi facendo molte domande!
Dettaglio-oriented.
Avrai bisogno di eccezionali capacità organizzative come OA. Oltre a gestire il tuo programma e l'elenco delle cose da fare, dovrai prestare molta attenzione ai dettagli. Gestirai una varietà di documenti, da importanti promemoria interni alla corrispondenza con i clienti. Il perfezionismo e il doppio controllo del tuo lavoro possono aiutarti a evitare errori imbarazzanti e potenzialmente costosi.
Tecnologicamente esperto.
Oltre all'elaborazione di testi generali e alle competenze informatiche, dovrai dimostrare la conoscenza di vari software di gestione dell'ufficio per i vari compiti d'ufficio che ti verrà richiesto di svolgere. Le organizzazioni possono utilizzare sostituzioni per molti dei programmi nella suite tradizionale di Microsoft Office man mano che la tecnologia si evolve.
#3. Istruzione e altre qualifiche
Per iniziare a lavorare sul campo, la maggior parte degli assistenti d'ufficio necessita solo di un diploma di scuola superiore o equivalente. Alcune posizioni avanzate, d'altro canto, possono richiedere molti anni di esperienza lavorativa e/o formazione specialistica.
Sebbene di solito non sia richiesto, sono disponibili numerosi certificati e corsi di laurea online in gestione dell'ufficio per gli assistenti d'ufficio che desiderano avanzare a posizioni dirigenziali. Sono disponibili anche altri corsi di laurea in settori amministrativi specifici, come i corsi di laurea in amministrazione degli studi medici.
Stipendio medio di un assistente d'ufficio
Lo stipendio di un assistente d'ufficio può variare a seconda dell'esperienza, del settore, delle dimensioni dell'organizzazione e dell'area geografica. Lo stipendio orario medio per un assistente di ufficio negli Stati Uniti è di $ 16.32 l'ora ad aprile 2023. La maggior parte degli stipendi per assistente di ufficio negli Stati Uniti attualmente varia da $ 12.98 (25 ° percentile) a $ 18.03 (75 ° percentile). La fascia salariale media per un assistente di ufficio varia in modo significativo (fino a $ 5.05), il che implica che potrebbero esserci numerose opportunità di avanzamento e aumento della retribuzione in base al livello di abilità, posizione e anni di esperienza.
Suggerimenti per scrivere un curriculum da assistente d'ufficio migliore
Per attirare rapidamente i responsabili delle assunzioni e assicurarsi la posizione di assistente generale dell'ufficio, il tuo curriculum deve distinguersi e soddisfare anche i requisiti delineati nella descrizione del lavoro. Questi suggerimenti ti aiuteranno a creare un curriculum di assistente generale dell'ufficio più forte:
#1. Evidenzia le tue competenze tecnologiche per l'ufficio
Durante l'organizzazione del curriculum dell'assistente generale dell'ufficio, è necessario evidenziare qualsiasi esperienza software che si ha con la pianificazione online, la fatturazione, la gestione dei progetti e la gestione delle relazioni con i clienti. Sottolinea la tua conoscenza di hardware come scanner, fotocopiatrici e sistemi telefonici. Sottolineando la tua conoscenza della tecnologia dell'ufficio, dimostrerai ai responsabili delle assunzioni che apporti competenze rilevanti al lavoro e che puoi apprenderne rapidamente di nuove.
#2. Quantifica la tua esperienza di assistente d'ufficio
I responsabili delle assunzioni possono comprendere meglio la portata e l'impatto del tuo lavoro se fornisci numeri e risultati specifici. Vedi se riesci a includere le risposte alle domande "Quanto?" e "Quanti?" all'interno di ogni punto elenco della sezione Esperienza. Se non si conosce il numero esatto, è possibile utilizzare il simbolo tilde () per indicare una stima o una media.
#3. Mantieni un tono schietto
È fondamentale utilizzare un linguaggio che stabilisca e mantenga un tono o una "voce" coerente in quasi tutti i testi regolari. Questa regola si applica anche ai curriculum, che richiedono un tono formale ma schietto (al contrario del tono più informale di un profilo LinkedIn e della voce entusiasta e sicura di una lettera di accompagnamento).
Usa frasi semplici e descrizioni dirette della tua esperienza per ottenere una voce schietta sul tuo curriculum di assistente generale. Ricorda questo consiglio, soprattutto quando scrivi la sezione del tuo profilo, perché potresti essere tentato (o ritieni di averne bisogno) di usare termini eccessivamente "promozionali" come "Eccezionale in" quando è preferibile un termine più diretto e schietto come "Esperto in" .
Come allineare il tuo curriculum con la descrizione del lavoro
I responsabili delle assunzioni devono vagliare un gran numero di curriculum per trovare un candidato che soddisfi i loro requisiti. Le aziende definiscono tali esigenze attraverso le descrizioni del lavoro e abbinare le tue capacità ed esperienze a quanto elencato nella descrizione del lavoro può aiutarti a distinguerti dalla massa.
Quando decidi cosa includere nel curriculum dell'assistente generale dell'ufficio, inizia con i requisiti più importanti, che di solito sono elencati per primi o menzionati più volte nelle descrizioni del lavoro. Assicurati che le competenze e gli attributi che evidenzi dimostrino al responsabile delle assunzioni come puoi soddisfare le massime priorità dell'azienda. I curriculum generici sono spesso trascurati, quindi evita di copiare e incollare e concentrati invece su risultati notevoli per attirare l'attenzione del responsabile delle assunzioni.
Quali sono i compiti di un assistente di segreteria scolastica?
In qualità di assistente dell'ufficio scolastico, gestisci compiti d'ufficio per il lato amministrativo della scuola. In questo ruolo, puoi raccogliere dati sulla partecipazione, valutare il programma per ogni evento speciale, emettere pass per i visitatori, supervisionare gli studenti e svolgere altri compiti secondo necessità.
Quali sono i tre tipi di assistenti d'ufficio?
- Supporto amministrativo.
- Impiegato per l'inserimento dei dati
- Amministratore dell'Ufficio
Di quali competenze hai bisogno per essere un assistente di ufficio?
- Competenze richieste per un assistente di ufficio
- Capacità di comunicare verbalmente.
- Abilità comunicative per iscritto.
- Conoscenza della tecnologia.
- Capacità organizzative.
- Capacità di gestione del tempo.
- Capacità di problem solving.
- Capacità di pianificazione.
- Intraprendenza.
L'assistente di ufficio è uguale all'addetto alla reception?
L'assistente dell'ufficio digiterà documenti, invierà e-mail e fax, pianificherà appuntamenti e assisterà con qualsiasi altra attività relativa all'ufficio che gli viene assegnata. In sostanza, un addetto alla reception dell'ufficio è responsabile di fornire un eccellente servizio clienti, mentre un assistente di ufficio è responsabile di fornire un eccellente supporto per l'ufficio.
L'amministratore di Office e l'Assistente di Office sono uguali?
Il ruolo di amministratore d'ufficio è quasi identico a quello di un assistente. La differenza è che avrai un set di abilità più solido e sarai in grado di assumerti facilmente responsabilità aggiuntive. Un amministratore è spesso considerato il cuore pulsante di qualsiasi ufficio.
L'assistente di ufficio è uguale al segretario?
Un assistente amministrativo ha più responsabilità di un segretario. Gli assistenti amministrativi fanno più del lavoro d'ufficio. Un assistente amministrativo, a differenza di un segretario, ha l'autorità di prendere decisioni indipendenti.
Conclusione
È fantastico se diventare un assistente d'ufficio sembra l'ideale! Sarai una parte importante di qualsiasi ufficio, assicurandoti che le attività amministrative vengano completate rapidamente e correttamente. Usa le informazioni e i suggerimenti sopra forniti a tuo vantaggio. Puoi avere la carriera dei tuoi sogni in questo modo. Grazie per aver dedicato del tempo a leggere questo!
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Riferimenti
