Un assistente delle risorse umane è una persona qualificata che sovrintende quotidianamente alle funzioni amministrative e delle risorse umane di un'organizzazione. Offrono supporto amministrativo all'intera forza lavoro e aiutano i responsabili delle risorse umane con attività come l'assunzione e il rintracciamento dei candidati e l'elaborazione delle buste paga. Continua a leggere per saperne di più sulla descrizione del lavoro e sullo stipendio di un assistente delle risorse umane. Godetevi il viaggio!
Cos'è l'Assistente Risorse Umane?
Un assistente delle risorse umane assiste nella gestione delle assunzioni, nell'amministrazione dei benefici e nella gestione dei record per gli altri dipendenti dell'azienda nelle aziende di medie e grandi dimensioni. Per dirla semplicemente, sono l'intermediario tra la divisione risorse umane e il resto dell'azienda. Aggiornano i record di occupazione e assicurano che i nuovi assunti abbiano accesso agli strumenti di cui hanno bisogno per avere successo nei loro ruoli. Un assistente delle risorse umane mantiene file accurati, elimina i documenti obsoleti e comunica con i lavoratori per garantire che le loro informazioni di contatto e altri documenti vitali siano aggiornati.
Cosa fa l'Assistente Risorse Umane?
Gli assistenti delle risorse umane sono responsabili di un'ampia gamma di compiti, tra cui lo screening dei candidati, l'assunzione e l'orientamento. Queste persone sono anche responsabili dello sviluppo e dell'applicazione di politiche e procedure intese a migliorare il benessere dei lavoratori. Possono essere responsabili del libro paga, dei registri dei dipendenti o solo della manutenzione generale del Divisione risorse umane.
Per una comunicazione efficiente e la risoluzione delle controversie, un assistente delle risorse umane può anche fungere da collegamento tra la divisione delle risorse umane e il personale. La pianificazione delle riunioni e la manutenzione dei file dei dipendenti sono responsabilità aggiuntive di un assistente delle risorse umane. Se vuoi far avanzare la tua carriera nelle risorse umane e avere forti capacità interpersonali e comunicative, questa è la posizione perfetta per te. Le seguenti sono cose che fa un assistente delle risorse umane:
#1. Aiuto con le attività amministrative
La manutenzione dei file, la distribuzione della posta e l'impostazione degli appuntamenti sono solo alcune delle attività che potrebbero rientrare nelle tue competenze mentre aiuti nella gestione efficiente del tuo dipartimento.
#2. Assicurati di conservare i registri dei dipendenti
La conservazione di registri interni precisi può richiedere l'uso di un database per registrare le informazioni sui dipendenti o uno strumento per le buste paga per monitorare l'orario di lavoro.
#3. Aiuto nei processi di reclutamento
La pubblicazione o l'aggiornamento di annunci di lavoro online o in periodici commerciali potrebbe aiutare la tua azienda a raggiungere i suoi obiettivi di reclutamento. I colloqui e altre comunicazioni con i candidati possono essere programmati man mano che il processo di assunzione avanza.
#4. Assistenza con i nuovi assunti
Potresti organizzare programmi di orientamento o sessioni di formazione per aiutare con il processo di onboarding. Potresti anche informarli delle risorse e dei vantaggi interni.
Job Description Assistente Risorse Umane
Di seguito è riportata la descrizione del lavoro per un assistente delle risorse umane:
- Rispondere a qualsiasi domanda o richiesta relativa alle risorse umane, sia all'interno che all'esterno dell'azienda.
- Conservare tutti i dati del personale in forma digitale ed elettronica.
- Prendi l'iniziativa nella comunicazione con le numerose parti coinvolte nel sistema dei benefici.
- Aiuta con le assunzioni trovando potenziali dipendenti, controllando le loro referenze e distribuendo contratti.
- Mantieni aggiornati gli orari della leadership delle risorse umane.
- Supervisionare la compilazione di buste paga e moduli di benefici.
- Contribuire ai processi di gestione delle prestazioni dei dipendenti.
- Organizza e tieni traccia di riunioni, interviste e programmi di eventi per le risorse umane.
- Pianificare ed eseguire seminari e workshop.
- Partecipa agli orientamenti dei dipendenti e registra gli aggiornamenti.
- Crea e invia report che descrivono in dettaglio le operazioni delle risorse umane nel loro complesso.
- Gestisci le buste paga e correggi eventuali errori.
- Finalizzare i colloqui di partenza e la documentazione di licenziamento.
- Scopri e implementa strategie HR all'avanguardia.
Qualifiche per un assistente alle risorse umane
- Laurea triennale in risorse umane o affini
- È richiesto un minimo di due anni di esperienza lavorativa come assistente alle risorse umane.
- Rischio di scontrarsi con le leggi sul lavoro e le politiche di pari opportunità.
- In grado di gestire efficacemente le operazioni e il personale delle risorse umane.
- Consapevolezza delle procedure del libro paga.
- Competenza in tutti gli aspetti delle risorse umane, comprese le migliori pratiche.
- Capacità superiore di esprimersi sia per iscritto che di persona.
- Si comporta egregiamente sotto stress e in una crisi di tempo.
- Abile nell'uso della posta elettronica, di Microsoft Office e di altre applicazioni aziendali e di comunicazione basate su computer.
- Eccezionale capacità di pianificazione e definizione delle priorità.
- Capacità di pensare in modo critico e risolvere i problemi in modo efficace.
- Attenzione attenta a ogni minimo dettaglio.
- Capacità di comprendere ed eseguire istruzioni con precisione.
Modello di descrizione del lavoro dell'assistente delle risorse umane
Abbiamo bisogno di assumere un assistente delle risorse umane con eccellenti capacità organizzative e interpersonali. Un assistente delle risorse umane deve essere in grado di svolgere più attività in modo efficace e pensare concettualmente. Devi essere affidabile, con la capacità di seguire le indicazioni con precisione, oltre a essere multitasking e adattarti a un ritmo frenetico.
L'assistente delle risorse umane ha bisogno di una forte gestione dei conflitti e capacità decisionali, nonché la conoscenza delle interazioni dei dipendenti, della gestione del personale e dell'amministrazione delle buste paga e dei benefici, per essere efficace nei loro ruoli. I candidati che eccellono in questo ruolo saranno pensatori creativi, pianificatori meticolosi e rapidi risolutori di problemi.
Competenze di un assistente alle risorse umane
Dovresti essere a tuo agio nell'usare fogli di calcolo, database e programmi di elaborazione testi per avere successo nella funzione di assistente delle risorse umane. Hai anche bisogno di "competenze trasversali" come la capacità di rimanere organizzati e concentrarti sui punti più fini. Le capacità tecniche richieste per un posto di assistente delle risorse umane includono:
# 1. Competenza informatica
Avrai bisogno di una conoscenza avanzata di Microsoft Office, in particolare Word ed Excel, per avere successo in questo ruolo di assistente delle risorse umane. Dovresti essere in grado di scrivere lettere dal suono professionale, mantenere aggiornati i registri dei dipendenti tramite software di elaborazione testi e costruire semplici calcoli e fogli di calcolo matematici e statistici. Dovresti anche essere in grado di comporre e inviare e-mail, nonché creare e presentare presentazioni utilizzando un software appropriato.
#2. Amministrazione della banca dati
Dovresti avere familiarità con l'utilizzo e l'aggiornamento dei database, poiché gli assistenti delle risorse umane sono responsabili della conservazione dei registri per dipendenti esistenti, ex collaboratori e potenziali candidati.
# 3. Organizzazione
Gli assistenti delle risorse umane sono responsabili del mantenimento di sistemi di archiviazione accurati e aggiornati, sia digitali che fisici. Farai bene in questa posizione se ti piace mantenere l'ordine e hai una conoscenza di base dei file system.
#4. Concentrati sui dettagli
Un assistente delle risorse umane generalmente si occupa dell'inserimento dei dati e gestisce enormi quantità di dati, quindi l'accuratezza è fondamentale. Devi sapere come correggere le bozze del tuo lavoro e creare una strategia di base per trovare gli errori.
#5. Capacità di esprimersi
L'assistente delle risorse umane ha bisogno di eccellenti capacità di comunicazione scritta e verbale per il suo lavoro quotidiano. Se vuoi avere successo in questa posizione, devi essere un buon ascoltatore e comunicatore.
#6. Gestione del tempo
Dovresti avere eccellenti capacità di gestione del tempo poiché un assistente delle risorse umane è spesso responsabile di destreggiarsi tra una serie di responsabilità diverse contemporaneamente. Il completamento del progetto con successo e in tempo è possibile con buone capacità di gestione del tempo.
#7. Riservatezza
Gli assistenti delle risorse umane si occupano regolarmente di informazioni sensibili. Mantenere la riservatezza dei dati sensibili è essenziale per il tuo successo nella tua posizione.
Impostazione dell'ufficio dell'assistente delle risorse umane
Gli assistenti alle risorse umane sono richiesti dalle aziende di tutti i settori, dal settore bancario e finanziario alla pubblicità e al dettaglio. Trascorrono la maggior parte del loro tempo nelle postazioni di lavoro negli uffici.
Come diventare un assistente delle risorse umane
Di seguito sono riportati i passaggi da seguire per diventare un assistente delle risorse umane:
# 1. Guadagna una laurea
Ottenere una laurea biennale, quadriennale o laureata in un campo pertinente, come l'amministrazione aziendale, è un buon punto di partenza. Una laurea può farti entrare più rapidamente nel mondo del lavoro, mentre una laurea può darti una formazione e una conoscenza più approfondite. Ottenere un master è una buona idea se vuoi lavorare nella gestione delle risorse umane in futuro.
#2. Ottieni un lavoro di livello base
Cerca lavori a livello base e dai il via alla tua vita professionale. Ti distinguerai di più se hai una laurea e puoi dimostrare competenza in aree come l'elaborazione di testi e la manutenzione dei fogli di calcolo.
#3. Acquisisci esperienza nel mondo reale
Pianifica di lavorare in uno o due ruoli di livello base per tre anni o più per acquisire l'esperienza amministrativa necessaria per molte posizioni di assistente delle risorse umane.
#4. Acquisire competenze utili
Cerca modi per migliorare le tue abilità tecniche e trasversali man mano che avanzi nella tua carriera. Potresti, ad esempio, pensare di iscriverti a un corso per affinare le tue capacità di comunicazione interpersonale.
# 5. Ottieni la certificazione
Ottenere una certificazione SHRM o HRCI è un ottimo modo per mostrare al mondo che fai sul serio. Entrambi richiedono una formazione formale dopo la scuola superiore, nonché un'esperienza professionale e il superamento di un test.
- PHR: Avrai bisogno di una laurea, due anni di esperienza nelle risorse umane e un punteggio di superamento di un esame di 150 domande per ottenere questo certificato dall'HR Certification Institute.
- SHRM-CP: Per ottenere questa credenziale, devi superare un esame di 160 domande e avere una laurea e tre anni di esperienza pertinente o una laurea e un anno di esperienza nelle risorse umane.
Stipendio dell'assistente delle risorse umane
In media, lo stipendio di un assistente delle risorse umane è di $ 45,176. Lo stipendio di un assistente alle risorse umane può essere influenzato da fattori quali anni di esperienza, livello di istruzione e geografia.
Istruzione e formazione Prerequisiti per l'Assistente Risorse Umane
Per il posto di assistente risorse umane è richiesta una laurea in risorse umane o in un campo correlato, come la gestione del personale o l'amministrazione aziendale. Le major di gestione delle risorse umane sono molto ricercate dalla maggior parte dei datori di lavoro. Un master in amministrazione aziendale (MBA) con una concentrazione nella gestione delle risorse umane può essere auspicabile se una posizione nelle risorse umane di livello superiore è in futuro.
La formazione di un assistente delle risorse umane dovrebbe includere l'uso di tutti i software e gli strumenti utilizzati dal team delle risorse umane. Se la tua organizzazione utilizza software proprietario, dai la priorità all'assunzione di persone che hanno esperienza con software simile.
Requisiti di esperienza dell'assistente delle risorse umane
Il candidato ideale per la posizione di assistente risorse umane avrà tra i tre ei cinque anni di esperienza lavorativa rilevante. Dovrebbero avere familiarità con le procedure del libro paga e le leggi sull'occupazione. La capacità di comunicare bene e lavorare bene con gli altri è fondamentale per questo ruolo. Le competenze di un assistente delle risorse umane dovrebbero includere la capacità di individuare i problemi e trovare soluzioni praticabili.
Quali qualifiche dovrebbe avere un assistente alle risorse umane?
Poiché la posizione di assistente risorse umane è di livello base, i candidati devono dimostrare forti capacità interpersonali e organizzative. L'esperienza in aree come l'immissione di dati, l'accoglienza e il supporto amministrativo è spesso indicativa del successo nel ruolo di assistente alle risorse umane. Gli assistenti delle risorse umane gestiscono una grande quantità di dati privati, quindi è importante assumere solo coloro che possono dimostrare la loro affidabilità durante il processo di candidatura. Il curriculum dovrebbe apparire professionale ed essere privo di errori per dimostrare che il richiedente è in grado di inserire dati e scrivere promemoria.
Cosa fa esattamente un assistente delle risorse umane tutto il giorno?
Gli assistenti delle risorse umane trascorrono la maggior parte del loro tempo in un ambiente d'ufficio durante il normale orario lavorativo. Sono quelli che rispondono alle e-mail e mettono in contatto i dipendenti con le persone giuste quando hanno domande. I segretari delle risorse umane scrivono e archiviano memorandum che dettagliano le modifiche alle politiche. Gli assistenti alle risorse umane hanno spesso la responsabilità di aggiornare vari database aziendali con nuovi dati. Stampano copie dei file e ricontrollano i dati inseriti. L'assistente delle risorse umane termina la giornata gestendo le esigenze di stampa, copia e spedizione del dipartimento.
Quali sono le competenze chiave per l'Assistente Risorse Umane?
- Conoscenza e competenza delle risorse umane.
- Buone capacità di presentazione.
- Multitasking.
- Capacità di leadership.
- Motivazione.
Qual è la differenza tra il personale delle risorse umane e un assistente delle risorse umane?
I compiti di un collaboratore delle risorse umane sono più complessi di quelli di un assistente delle risorse umane. Mentre quest'ultimo è il principale responsabile delle attività amministrative, il primo può essere incaricato di dirigere le politiche, condurre riunioni come i colloqui di uscita e prendere decisioni come le polizze assicurative mediche con cui andare.
A che livello è l'assistente delle risorse umane?
Poiché la posizione di Assistente risorse umane è di livello base, i candidati devono dimostrare forti capacità interpersonali e organizzative.
Come mi preparo per l'Assistente Risorse Umane?
- Una qualifica in risorse umane o un campo correlato.
- Due anni di esperienza lavorativa in un ruolo simile.
- Capacità organizzative e attenzione ai dettagli.
- Conoscenza della normativa in materia di diritto del lavoro e del diritto del lavoro.
- Comprensione generale delle pratiche del libro paga.
Come mi preparo per un colloquio con un associato delle risorse umane?
La revisione di domande campione e la ricerca di strategie di colloquio di successo è un ottimo approccio per prepararsi a un colloquio. I migliori candidati andranno oltre e esamineranno e si prepareranno per domande che riguardano in particolare la posizione per cui si stanno candidando.
Considerazioni finali
Puoi avere un impatto significativo su un'azienda intraprendendo una carriera come assistente delle risorse umane. In questo ruolo, potresti essere responsabile dello screening delle domande, dell'organizzazione dei colloqui, dell'organizzazione degli orientamenti e dell'insegnamento ai nuovi assunti. Quindi, perché non intraprendere questa carriera oggi?
Articoli Correlati
- STIPENDIO DEL RESPONSABILE DELLE RU: quanto guadagnano i responsabili delle risorse umane nel 2023?
- Coordinatore delle risorse umane: descrizione del lavoro e stipendio
- HR MANAGER: definizione, mansioni, stipendio, competenze e qualifiche
- HR ANALYTICS: Importanza, Esempi, Corsi, Lavori
- Gestione delle risorse umane: definizione e guida per le piccole imprese
Riferimenti
