Quando un dipendente decide di lasciare la tua azienda, è importante concedergli un colloquio di uscita. Se riesci a capire perché se ne stanno andando, sarai in una posizione molto migliore per convincere gli altri a restare. È possibile utilizzare un modello di colloquio di uscita per garantire che il processo del colloquio di uscita sia coerente e che i dipendenti forniscano informazioni preziose quando lasciano l'azienda. Tuttavia, un colloquio di uscita non sarà necessario se non disponi di una squadra adeguata. Uno svantaggio di un colloquio di uscita è che rischi di offuscare la tua reputazione professionale quando te ne vai, poiché altri impareranno senza dubbio dalle tue critiche ai tuoi dipendenti e all'azienda. Quindi, in questo articolo, esamineremo come condurre un buon colloquio di uscita come datore di lavoro, oltre ad alcune eccellenti domande del colloquio di uscita.
Che cos'è un colloquio di uscita dai dipendenti?
Un colloquio di uscita viene condotto prima che un dipendente lasci un'azienda per acquisire un'idea e una comprensione di ciò che un'organizzazione può migliorare al fine di trattenere i suoi migliori talenti. È una parte importante del processo complessivo del colloquio di uscita e di solito è ospitato in qualche modo dalle risorse umane.
Durante un colloquio di uscita, le risorse umane possono porre al dipendente domande come "Perché se ne vanno?" Cosa pensavano dell'azienda e avevano qualche idea su come migliorare le cose? Idealmente, la discussione si basa su un questionario strutturato, che esamineremo più avanti in questo articolo.
I colloqui di uscita sono una buona idea?
Interviste di uscita dettagliate possono fornire input perspicaci su tutti e tre i fronti. Possono aumentare il coinvolgimento e la fidelizzazione dei dipendenti rivelando successi e fallimenti organizzativi.
Perché i datori di lavoro fanno un colloquio di uscita?
I colloqui di uscita hanno tre scopi principali: aiutare l'azienda a migliorare, garantire che i dipendenti se ne vadano soddisfatti e, in alcuni casi, convincere le persone a rimanere in nuove condizioni.
Come condurre un colloquio di uscita
Ecco alcune delle linee guida più importanti da seguire e delle domande di esempio da porre in un colloquio di uscita.
#1. Condurre un colloquio di uscita prima che un dipendente se ne vada
Dovresti condurre un colloquio di uscita con tutti coloro che lasciano la tua azienda. Alcuni praticanti ti diranno che dovresti dirigerli solo con i tuoi artisti più famosi (quelli che vuoi davvero mantenere) e non preoccuparti dei "produttori di guai".
Indicare che solo alcuni dipartimenti dovrebbero condurre un colloquio di uscita invia il messaggio sbagliato sul valore della pratica nel suo insieme. Comunica al resto dell'azienda che vale la pena considerare solo le opinioni di alcune persone. Lo scopo dei colloqui di uscita è darti un quadro chiaro di tutto ciò che accade nella tua azienda, non solo delle opinioni di poche persone.
Se ignori i punti di vista di coloro che causano problemi, avrai un enorme divario nella tua comprensione di come riparare il sistema. In primo luogo, non imparerai perché questo dipendente è diventato un "guastafeste"; forse c'è un problema con il modo in cui viene gestita la posizione che rende difficile il successo delle persone. Non lo saprai mai se non lo chiedi.
#2. Sii puntuale.
Un colloquio di uscita è meglio condotto l'ultimo giorno dell'abbandono o nei giorni immediatamente successivi alla partenza. Non saranno così liberi con i loro pensieri prima di questo.
Avere una certa “distanza mentale” dal ruolo, anche se si tratta solo di pochi giorni, può essere molto utile. Fornisce a chi abbandona un punto di vista dal quale può valutare le proprie esperienze in modo più critico piuttosto che emotivo.
Tuttavia, se lo lasci per più di una settimana, inizieranno a sentirsi disimpegnati dall'attività, soprattutto se hanno già iniziato in un nuovo ruolo. Potresti notare che il loro feedback diventa più generale o meno diretto.
#3. Mantenere la trasparenza.
Condividi sempre gli argomenti che vuoi trattare in anticipo. Fai un elenco delle domande che vuoi porre o degli argomenti di cui vuoi discutere, quindi invialo in anticipo a chi ha abbandonato via e-mail.
Questo non solo aiuta a metterli a proprio agio, ma aumenta anche la probabilità che rispondano con risposte ponderate e ben sviluppate. Dà loro alcuni giorni per riflettere sulle loro esperienze e fornire un feedback ponderato, piuttosto che doverlo fare sul posto.
#4. Mantieni un'atmosfera amichevole.
I colloqui di uscita dovrebbero essere il più casuali possibile. Puoi fare ogni sforzo per tenerli in un posto diverso dall'ufficio, come un bar vicino. Questo aiuta a rafforzare l'idea che si tratti di una conversazione amichevole e bidirezionale tra ex colleghi piuttosto che di una procedura disciplinare. Se conduci il colloquio di uscita al lavoro, inevitabilmente sembrerà che siano al lavoro.
#5. Mantenere una stretta connessione individuale.
Un intervistatore è sempre sufficiente. Non vuoi che si sentano come se la compagnia si stesse alleando su di loro, quindi lascia che chi abbandona scelga chi conduce il colloquio il più possibile. Se i due vanno d'accordo, riceverai un feedback molto più onesto (e quindi più prezioso).
È meglio se la persona che conduce il colloquio di uscita non è la persona che supervisionerà direttamente il dipendente in partenza. Ci sono diverse ragioni per questo. Per cominciare, incoraggia chi ha abbandonato a essere più sincero nel feedback. Questa è la tua occasione per scoprire se questo è vero per la tua azienda.
Inoltre, sposta automaticamente quel feedback su un livello nella gerarchia aziendale, rendendo più probabile che facciano qualcosa al riguardo.
#6. Dovresti ascoltare più di quanto parli.
Come intervistatore, non sentirti obbligato a rispondere al feedback; non è questo lo scopo di questo processo. Non sei lì per difendere l'azienda o giustificare le tue stesse decisioni, ma per imparare tutto ciò che puoi al riguardo.
Questa potrebbe essere un'esperienza molto difficile, soprattutto se sei il fondatore. Tuttavia, tieni a cuore il fatto che anche il feedback più schiacciante può essere utilizzato per migliorare la tua azienda.
I colloqui di uscita possono essere estremamente difficili, soprattutto se sei il proprietario dell'azienda. È una conversazione in cui qualcuno ha la completa libertà di criticare te e la tua azienda. Può sembrare di essere preso a calci mentre sei a terra. Ma il trucco è ingoiare il tuo orgoglio e lasciare che parlino da soli.
#7. Guida piuttosto che dominare una conversazione.
In qualità di intervistatore, potresti essere tentato di indirizzare la conversazione verso argomenti di cui sei ansioso di discutere. Ciò è particolarmente vero per i fondatori, che spesso si preoccupano profondamente dell'azienda che hanno costruito e hanno opinioni forti su come dovrebbe essere gestita.
Tuttavia, prendere il controllo di questa conversazione è un errore. Guidalo agli argomenti che ritieni rilevanti, ma l'obiettivo è ascoltare ciò che ha da dire chi ha abbandonato, quindi lascia che porti il colloquio dove vuole.
Assicurati che le note del colloquio di uscita siano condivise con l'intera leadership dell'azienda, non solo con il team diretto di chi abbandona. Ciò garantisce che i leader aziendali abbiano una conoscenza approfondita delle prestazioni di ogni aspetto dell'azienda.
#9. Implementa i risultati
Tutto fino a questo punto è stato semplice. Ora devi mettere in pratica le tue nuove conoscenze. Se hai condotto correttamente il colloquio di uscita, potresti aver sentito storie di membri del team che non fanno il loro peso o manager che non supportano il loro personale. Potrebbe essere difficile da ascoltare, ma se sei seriamente intenzionato a migliorare il modo in cui viene gestita la tua attività, devi impegnarti ad apportare le modifiche necessarie.
Cosa non dovresti dire in un colloquio di uscita?
Dovresti evitare commenti irrispettosi durante il colloquio di uscita, non criticare precedenti colleghi o supervisori. Rispetta i sentimenti degli altri e usa un linguaggio accettabile. Il tuo feedback onesto è accettabile, ma non se offende.
Quale percentuale di aziende esce dai colloqui?
La ricerca mostra che il 30-35% delle persone che ottengono interviste di uscita cartacee le compila, ma quel numero è più alto per le persone che ottengono interviste di uscita online.
Tipi di modelli di intervista di uscita
Esistono due modi per utilizzare i modelli di colloquio di uscita. Un metodo prevede di porre verbalmente le domande del colloquio di uscita, mentre l'altro prevede un modulo scritto che il dipendente deve compilare. Puoi anche combinare questi due approcci chiedendo ai dipendenti di compilare un modulo e quindi discutere le loro risposte in un colloquio. Qualsiasi modello di colloquio di uscita dovrebbe includere questi cinque tipi di domande.
- Motivi per lasciare un lavoro
- Circostanze di lavoro
- Cultura del lavoro
- Ambiente di lavoro
- Tecnologia
Di seguito sono riportate le descrizioni di entrambi gli approcci, oltre ad alcune domande di esempio che puoi includere nel modello del colloquio di uscita che crei alla fine per la tua organizzazione:
# 1. Modello per le domande del colloquio di uscita
Le risorse umane utilizzano un modello di domanda per il colloquio di uscita durante un colloquio faccia a faccia con il dipendente in partenza. Consiste in domande aperte che possono innescare una conversazione.
Perché hai iniziato a cercare un nuovo lavoro e alla fine hai deciso di lasciare quello attuale? Potrebbero esserci diversi motivi per cui stanno cercando un nuovo lavoro e perché stanno partendo. Forse sono stati attirati via da un'offerta più promettente di un concorrente, o desideravano un pendolarismo più gestibile, una retribuzione più alta o un cambio di ritmo nelle loro carriere. Tuttavia, potrebbero esserci cause alla base, come la discriminazione o un ambiente di lavoro tossico.
Potresti notare temi comuni di preoccupazioni legittime mentre raccogli dati da più persone nel tempo. Queste informazioni possono aiutare l'organizzazione a identificare le aree in cui ha bisogno di crescere come datore di lavoro.
#2. Esci dal modello di modulo di intervista
Un questionario viene compilato dal dipendente in un modello di modulo di colloquio di uscita. Le tue domande riceveranno risposta utilizzando una scala di valutazione e/o una serie di opzioni a scelta multipla. Può contenere anche domande a risposta aperta. Questo metodo genera dati che sono più facilmente misurabili e quantificabili rispetto a un modello di colloquio di uscita.
#3. Domande a scelta multipla/scala di valutazione
I sondaggi che utilizzano una scala di valutazione o un numero prestabilito di opzioni di risposta sono essenzialmente chiusi e cercano risposte a domande con un determinato numero di possibili risposte. I partecipanti valutano il loro accordo con le affermazioni o forniscono le loro opinioni facendo clic su un numero. Potrebbe esserci anche una sezione in cui gli intervistati possono elaborare le proprie risposte con parole proprie.
#4. Modello ibrido chiuso/aperto
Puoi anche utilizzare un modello per un modulo di colloquio di uscita che includa domande sia a risposta chiusa che a risposta aperta. Ti consente di utilizzare il formato migliore per raccogliere il tipo specifico di commento che stai cercando.
Dovrei essere brutalmente onesto nel mio colloquio di uscita?
Non mentire mai in un colloquio di uscita. Tuttavia, fai attenzione a non bruciare i ponti. Non sai mai quando ti imbatterai in un precedente collega.
Come si fa a inchiodare un colloquio di uscita?
Comunica cosa ti è piaciuto del lavoro lì e cosa fanno bene. Il tuo datore di lavoro probabilmente vedrà le tue opinioni ed esperienze come più corrette, oneste e accurate se condividi feedback sia positivi che negativi.
Vantaggi dell'intervista di uscita
- Ti consente di sapere perché una persona sta lasciando la tua azienda.
- I colloqui di uscita sono una misura a basso costo perché l'azienda dispone già di un team delle risorse umane per condurre il colloquio di uscita, facendo risparmiare tempo e denaro all'azienda.
- Un colloquio di uscita favorisce la buona volontà per eventuali transazioni future. Lascia la porta aperta a future opportunità per tornare in azienda.
- Beneficia l'organizzazione migliorando la linea di fondo del rendiconto finanziario. Questo perché la riduzione del turnover dei dipendenti riduce la necessità per l'azienda di investire nel reclutamento, nello screening e nella formazione di nuovi dipendenti.
- Potresti imbatterti in persone che stai lasciando nel mondo professionale. È fondamentale lasciare una nota positiva e mantenere una relazione amichevole in modo da non sentirti a disagio se li incontrerai di nuovo in futuro.
- Condividere il tuo feedback onesto aiuterà l'azienda a crescere e svilupparsi, beneficiando anche i tuoi colleghi di lavoro.
- Serve come fonte di feedback che fornisce un quadro accurato dal punto di vista del dipendente.
- Può aiutare l'organizzazione a identificare problemi gravi come violenza, discriminazione e molestie.
- Fornisce informazioni sui requisiti di formazione, sull'inserimento e sulle politiche di reclutamento.
- Con l'aiuto delle informazioni provenienti da un colloquio di uscita, l'organizzazione può valutare la cultura e l'ambiente nel suo spazio.
- Quando un dipendente può finalmente discutere di eventuali questioni in sospeso con i suoi superiori in modo aperto e diretto, fornisce un gradito senso di chiusura.
Svantaggi dell'intervista di uscita
- Se il dipendente teme di bruciare ponti, il processo potrebbe essere una perdita di tempo.
- Quando un dipendente sa che la sua partenza è imminente, potrebbe sentirsi costretto a parlare liberamente delle sue esperienze. Quando devi affrontare la compagnia dall'altra parte del tavolo, questo può portare a rimpianti e problemi.
- Partire in cattivi rapporti è più probabile che sistemare le cose durante un colloquio di uscita.
- Se un dipendente in uscita ha forti sentimenti negativi, il colloquio di uscita può rapidamente trasformarsi in un campo di battaglia con molte parole accese.
- Un colloquio di uscita è solo una formalità che può rivelarsi costosa e inutile per l'azienda senza un buon team per la valutazione successiva e le misure correttive.
Conclusione
Spero che questa informazione su come fare un buon colloquio di uscita come datore di lavoro e alcune ottime domande per i colloqui di uscita ti siano state utili.
Esci dalle domande frequenti sull'intervista
Cosa succede nel colloquio di uscita?
Un colloquio di uscita è una discussione tra un'azienda e un dipendente che ha scelto di lasciare l'azienda.
Cosa dovresti dire nel colloquio di uscita?
Condividi i tuoi pensieri sull'azienda e su ciò che fa bene sottolineando le tue esperienze positive lì. Il tuo datore di lavoro probabilmente considererà i tuoi commenti e le tue esperienze più equi, onesti e accurati se fornisci un mix di feedback positivi e negativi.
Posso rifiutare un colloquio di uscita?
Se scegli di rifiutare un colloquio di uscita, molto probabilmente sarai al sicuro. Tuttavia, prima di decidere se partecipare o meno a un colloquio di uscita, valuta se ci saranno dei vantaggi per te.
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Riferimenti
