Gli assistenti amministrativi assistono manager, altri lavoratori e visitatori svolgendo un'ampia gamma di responsabilità per garantire il buon funzionamento dell'ufficio e il successo di tutti i contatti tra l'azienda e le parti interessate esterne. Questo articolo spiega i compiti, le competenze e lo stipendio di un assistente amministrativo. Fornisce anche alcuni suggerimenti sull'aspetto delle domande del colloquio dell'assistente amministratore, in modo che tu possa sapere come prepararti per un colloquio del genere. Leggi insieme!
Chi è un assistente amministrativo?
Un professionista amministrativo ha bisogno del supporto di un assistente amministrativo per mantenersi organizzato e finire le faccende che liberano il loro tempo per gestire compiti più complicati. Sono responsabili dell'organizzazione delle riunioni per gli amministratori, dell'accoglienza dei visitatori e della redazione dei documenti per loro conto. Ecco alcune cose che ci si aspetta da un assistente amministrativo:
- Gestione delle richieste e richieste amministrative dei top manager
- Prendere e mantenere gli appuntamenti utilizzando il software amministrativo
- Organizzazione di riunioni e registrazione di verbali accurati
Descrizione del lavoro dell'assistente amministrativo
Abbiamo bisogno di qualcuno che possa destreggiarsi tra più attività contemporaneamente mantenendo un'energia positiva e forti capacità di comunicazione. I candidati devono essere in grado di gestire le attività d'ufficio, fornire assistenza cortese e professionale per telefono, posta ed e-mail, effettuare prenotazioni o organizzare viaggi ed essere una piacevole presenza sul posto di lavoro per la direzione e tutti i visitatori.
I candidati devono essere corretti pur essendo gentili, professionali e attenti per avere successo come assistente amministrativo. Dovrebbero essere sempre preparati, reattivi e pronti ad affrontare qualsiasi difficoltà a testa alta. Un assistente amministrativo competente avrà forti capacità comunicative scritte e orali. Innanzitutto, un buon assistente amministrativo si preoccupa dei bisogni degli altri.
Compiti di assistente amministrativo
Le principali responsabilità e compiti di un assistente amministrativo si concentrano sull'aiutare altre persone. Anche all'interno dello stesso impiego, le loro responsabilità possono cambiare notevolmente di giorno in giorno. Potrebbero svolgere diversi lavori in un dato giorno, come:
- Ricevere e instradare le telefonate
- Fare piani e appuntamenti.
- Pianifica le riunioni e registra verbali accurati
- Invia e-mail, appunti, lettere, fax, moduli e comunicazioni.
- Aiuto nella creazione di rapporti che devono essere regolarmente dovuti
- Creare e mantenere un file system
- Rivedere e rispettare le regole e i regolamenti dell'ufficio.
- Effettua un ordine per forniture per ufficio e cerca nuovi fornitori e tratta
- Manutenzione delle liste dei contatti
- Effettuare prenotazioni di viaggio.
- Riconciliare e inviare rapporti di spesa
- Fornire ai visitatori assistenza generale
- Servire come punto di contatto per i clienti, sia interni che esterni.
- Gestisci le richieste e le richieste dei top manager coordinandoti con gli assistenti amministrativi esecutivi e senior.
Competenze dell'assistente amministrativo
A un assistente amministrativo è richiesta un'ampia gamma di abilità e certificazioni in modo che possa svolgere le sue numerose responsabilità. Pur essendo un ruolo di supporto, l'assistente amministrativo deve essere in grado di comunicare in modo efficace e prendere decisioni valide. Ogni assistente amministrativo dovrebbe avere le seguenti abilità uniche tra le altre:
# 1. Comunicazione scritta
Quasi ogni professione richiede forti capacità comunicative. Queste abilità coprono tutto, dall'invio di e-mail alla creazione di post sui social media specifici dell'azienda. Mentre si scrivono lettere, discorsi o appunti per un dirigente, avere forti capacità di comunicazione scritta aiuta ad aumentare la qualità della corrispondenza dell'ufficio. Scrivere e-mail e messaggi di lavoro, tra gli altri formati, richiede una buona grammatica e un tono professionale, come esempi di capacità di comunicazione scritta.
# 2. Comunicazione verbale
Gli assistenti amministrativi possono fornire supporto per un ufficio completo e dovrebbero essere in grado di comunicare quotidianamente con colleghi e dirigenti. Mentre si parla con i clienti, si partecipa a riunioni o si ha un telefono o chat di persona, le capacità verbali tornano utili. Esempi di capacità di comunicazione verbale includono prestare attenzione, reagire in modo efficace e utilizzare il tono appropriato per la circostanza.
# 3. Organizzazione
Avere buone capacità organizzative è essenziale per gli assistenti d'ufficio. Gli assistenti amministrativi gestiscono spesso molte responsabilità e informazioni contemporaneamente. Gli assistenti amministrativi di supporto diretto per i dirigenti dovrebbero essere in grado di gestire anche i loro calendari. La capacità di organizzare e individuare i file in modo rapido ed efficiente è un must per molte posizioni di assistente amministrativo, indipendentemente dal fatto che i dati siano archiviati in un archivio fisico o su un computer.
# 4. Gestione del tempo
Essere puntuali e organizzare il tuo tempo in modo da poter portare a termine i compiti che ti sono stati assegnati sono entrambi esempi di gestione del tempo. Gli assistenti amministrativi hanno spesso lunghe liste di cose da fare, quindi devono essere bravi gestori del tempo se vogliono fare il loro lavoro entro la scadenza. Gli esperti di gestione del tempo arrivano puntuali, rispettano le scadenze, riorganizzano le priorità quando sorgono problemi imprevisti e programmano le loro giornate in modo che siano produttive.
#5. Attenzione ai dettagli
Se presti molta attenzione ai dettagli, potresti trovare firme perse, completare le attività nei tempi previsti e creare comunicazioni aziendali prive di errori. Quando si comunica in ufficio, gli indirizzi e-mail e altri dettagli devono essere considerati attentamente. Gli assistenti amministrativi dovrebbero essere in grado di inserire ripetutamente i dati corretti durante l'esecuzione delle attività di immissione dei dati. L'attenzione ai dettagli può essere utilizzata da un assistente amministrativo durante l'esame di lettere, la redazione di rapporti e lo svolgimento di compiti regolari.
#6. Risoluzione dei problemi
La capacità di risolvere i problemi è molto utile quando i piani cambiano o si presentano nuove difficoltà. È probabile che un assistente amministrativo impegnato incontri difficoltà impreviste. Possono facilmente risolvere le sfide se hanno capacità di pensiero rapide, adattabili e creative. Un risolutore di problemi intelligente è anche disposto a sollecitare assistenza e lavorare insieme ai compagni di squadra per trovare soluzioni ai problemi. La risoluzione dei problemi è notevolmente aiutata dalla discussione, dal compromesso e dalla resilienza.
#7. Tecnologia
Qualcuno il cui principale mezzo di produzione è il computer dovrebbe avere una certa base nei principi e nella pratica tecnologica. Le suite per ufficio come Microsoft Office, che includono elaboratori di testi, fogli di calcolo e strumenti per la pubblicazione, dovrebbero essere familiari agli assistenti amministrativi. Inoltre, possono essere tenuti a trasmettere fax, scansionare documenti o inserire dati in un sistema CRM. Conoscere i sistemi operativi, i software e i browser ti aiuterà ad avere successo come assistente amministrativo in ufficio.
#8. Indipendenza
La capacità di lavorare in modo indipendente è un altro nome per questa abilità. Dovresti essere in grado di digerire le informazioni, aderire alle indicazioni e finire i lavori con poca supervisione. Essere autosufficienti è una risorsa per gli assistenti amministrativi perché spesso fungono da unico personale di supporto in un ufficio.
Requisiti dell'assistente amministrativo
Di seguito sono riportati i requisiti dell'assistente amministrativo che puoi controllare per vedere se sei adatto per il posto di assistente amministrativo:
- Possedere una laurea in un campo simile.
- Pregressa esperienza manageriale.
- Buone capacità di dattilografia e informatiche.
- Presta molta attenzione ai dettagli.
- Potrebbe essere necessario o preferibile essere bilingue.
- Aspira ad essere proattivo e aiuta le persone a divertirsi.
Stipendio dell'assistente amministrativo
Man mano che la propria carriera avanza, un assistente amministrativo può guadagnarsi da vivere comodamente. Sebbene la paga iniziale per un nuovo assistente amministrativo a livello di segretario possa essere di soli $ 7.25 l'ora, la paga oraria di un assistente amministrativo negli Stati Uniti è in genere di circa $ 15.42. Gli assistenti amministrativi esecutivi che hanno una vasta formazione ed esperienza possono guadagnare fino a $ 30.25 l'ora.
Domande sull'intervista dell'assistente amministrativo
Un eccellente assistente amministrativo può essere assunto solo se il responsabile delle assunzioni è a conoscenza e può riconoscere nei potenziali candidati le conoscenze, l'esperienza e i tratti caratteriali richiesti. Sembra abbastanza facile. Tuttavia, come vi dirà qualsiasi responsabile delle risorse umane, è molto più difficile di quanto sembri. Il colloquio di lavoro è il metodo più efficace per completare la seconda componente dell'equazione, ovvero la valutazione del candidato. Le domande del colloquio per gli assistenti amministrativi dovrebbero riflettere la natura sfaccettata della posizione e l'importanza attribuita alle abilità sia hard che soft per soddisfare le esigenze dell'organizzazione. Ecco alcune domande del colloquio dell'assistente amministrativo che puoi verificare:
#1. Intervista all'assistente amministrativo Domande sulla cultura del posto di lavoro
Assumere persone che si adatteranno alla tua cultura aziendale richiede competenza. Assicurati di esprimere chiaramente la cultura della tua organizzazione e fai domande che riveleranno se un potenziale cliente è interessato a lavorare in un ambiente simile al tuo.
- Cosa immagini quando pensi alla nostra azienda? Desideri lavorare qui, perché?
- Perché vuoi lavorare nell'amministrazione?
- Quali potenziali vantaggi vedi per un assistente amministrativo all'interno di un'organizzazione?
- Quale tipo di lavoro ritieni più favorevole al tuo successo?
- Perché hai deciso di smettere di lavorare come assistente amministrativo nella tua precedente azienda?
#2. Esame di competenze ed esperienze specifiche
Probabilmente non stai cercando segretarie e receptionist che non fanno altro che digitare e rispondere al telefono come facevano i loro antenati. Prenditi del tempo per considerare le capacità tecniche richieste in un assistente amministrativo, come la competenza con l'elaborazione di testi ed Excel, se stai cercando esperienza in un particolare settore e se le capacità di pianificazione, comunicazione, acquisto o servizio clienti sarebbero vantaggiose in questa posizione.
- Perché pensi che saresti un buon assistente amministrativo e perché pensi che saresti adatto per questa specifica posizione?
- Quali abilità uniche possiedi che possono aiutarti ad avere successo nella tua attività?
- Quanto sei sicuro della tua capacità di utilizzare (questa applicazione)?
- Fornisci esempi del tuo utilizzo dell'applicazione per motivi di lavoro. Quali funzionalità all'avanguardia conosci?
- Quale pensi sia stato il tuo più grande successo professionale fino ad oggi? Qual è stato il tuo più grande errore commerciale?
#3. Riflessioni su relazioni e personalità
Mentre lavorano per aiutare te e il resto del team, gli assistenti amministrativi possono incontrare un'ampia varietà di personalità e richieste contrastanti. Apprezzi trovare qualcuno che sia rilassato o qualcuno che sia più assertivo? Rispettoso? Risoluzione dei problemi? Diplomatico? Fai domande per accertare se il candidato possiede le qualità che stai cercando in un dipendente.
- Che tipo di manager incoraggia le tue migliori prestazioni?
- Potresti fornire un esempio di critiche utili che hai ricevuto da un manager? Quali modifiche, se ce ne sono state, hai apportato in risposta a quella critica?
- Hai mai inviato una segnalazione a più supervisori contemporaneamente? In tal caso, come hai bilanciato le priorità di tutti?
- Ti dispiacerebbe condividere con me un caso di conflitto che hai affrontato come assistente amministrativo?
- Chi è stato il collega più difficile con cui hai avuto a che fare? Quali azioni hai intrapreso in quella relazione?
#4. Approfondimento sugli stili di lavoro
I manager spesso non conoscono lo stile di lavoro di un candidato fino a quando non inizia a lavorare per lui, ma è comunque importante scoprire come prendono la direzione, come comunicano, come amano organizzare le loro giornate e se sono o meno adattabili, affidabile, efficiente, bravo nel multitasking, ecc.
- Potresti descrivere una giornata tipo nella tua posizione attuale o precedente?
- Hai mai inviato una segnalazione a più supervisori contemporaneamente? In tal caso, come hai bilanciato le priorità di tutti?
- Quando hai un grande progetto da gestire, cosa fai prima? In che modo lo organizzeresti?
- Potresti spiegare un progetto difficile a cui hai lavorato in passato e come l'hai affrontato?
- Sostituiresti o cambieresti strumenti, attrezzature o pratiche nel tuo lavoro più recente o attuale? Quali modifiche, se del caso, faresti e perché?
Cosa rende un buon assistente amministrativo
Un assistente amministrativo competente avrà una voce chiara e piacevole e un comportamento amichevole quando saluta i chiamanti. Sia che conversino al telefono o in privato con clienti o colleghi, sono cortesi e utilizzano una buona grammatica.
Con chi lavora l'assistente amministrativo?
Se un assistente amministrativo non riporta direttamente al CEO o a un altro dirigente, di solito riferisce a un amministratore delegato. Nelle piccole imprese, la maggior parte degli assistenti amministrativi serve tutto il personale dell'ufficio, nonché i dirigenti e gli impiegati dei vari dipartimenti.
Requisiti di istruzione e formazione dell'assistente amministrativo
Un assistente amministrativo dovrebbe avere almeno un diploma di scuola superiore o un diploma di equivalenza generale. La formazione in queste aree può essere offerta anche tramite agenzie interinali. Corsi di elaborazione testi e operazioni generali d'ufficio sono disponibili presso le scuole professionali e le università della comunità e possono essere molto utili per gli studenti appena usciti dalle scuole superiori. Un diploma di laurea rende gli assistenti amministrativi più commerciabili perché dimostra che hanno ricevuto un'istruzione a tutto tondo che include corsi di scrittura e matematica.
L'assistente amministrativo è una posizione elevata?
Ci sono un gran numero di posizioni amministrative di rango superiore rispetto a quell'assistente amministrativo. Gli assistenti esecutivi e, in alcune situazioni, gli assistenti personali sono due tipi di posizioni di assistente che si trovano sopra gli assistenti amministrativi sul totem.
Quali sono le 3 competenze richieste da un assistente amministrativo?
Ecco le 3 competenze richieste da un assistente amministrativo:
- Comunicazione scritta.
- Comunicazione verbale.
- Organizzazione.
Qual è un altro nome per un assistente amministrativo?
Amministratore di ufficio, coordinatore del programma, associato di ufficio, assistente di programma, specialista del servizio clienti, receptionist, rappresentante del servizio clienti e venditore sono occupazioni e titoli di lavoro paragonabili a quelli di un assistente amministrativo.
Quali sono i 4 tipi di amministratori?
Ecco i 4 tipi di amministratori:
- Amministratori di rete.
- Amministratori di database.
- Amministratori server/Web.
- Amministratori di sistemi di sicurezza.
Considerazioni finali
Il lavoro di un assistente amministrativo è principalmente di supporto. Sono responsabili dell'organizzazione e della condivisione delle informazioni con i loro colleghi, oltre a rispondere alle telefonate e svolgere altre attività amministrative. È un lavoro molto redditizio, quindi perché non farlo?
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Riferimenti
