Le organizzazioni standard hanno permessi retribuiti (PTO) che i dipendenti possono utilizzare o scegliere di non utilizzare. A seconda del tipo di lavoro che svolgi e dell'azienda in cui lavori, puoi utilizzare il modulo o il modello della tua azienda per richiedere il tuo tempo libero. Se hai bisogno di assentarti dal lavoro per qualsiasi motivo tangibile, dovrai semplicemente richiedere e ottenere l'approvazione dal tuo datore di lavoro. La buona notizia è che la tua richiesta sarà approvata se il motivo è abbastanza tangibile. Ma poi, il tuo datore di lavoro può anche rifiutare la tua richiesta. Per evitare ciò, dai un'occhiata a questi suggerimenti comprovati su come richiedere correttamente il tuo tempo libero e ottenere l'approvazione.
Che cos'è una richiesta di permesso?
Una richiesta di permesso è formale, approvata assenza giustificata dal lavoro. In termini più semplici, è praticamente la richiesta formale di un dipendente di prendersi una pausa dal lavoro. A seconda della politica dell'organizzazione, il datore di lavoro può o meno accogliere la richiesta.
Quali sono i motivi della richiesta di permesso?
In generale, ci sono diversi motivi per cui i dipendenti richiedono permessi. I seguenti sono alcuni dei più frequenti;
- Vacanze
- Tempo personale
- Congedo di breve o lungo termine
- Maternità o paternità
- Congedo medico
- Doveri della giuria
Modulo di richiesta permessi dei dipendenti
In un'organizzazione standard, un dipendente che desidera ottenere un'assenza giustificata dalla direzione dovrebbe farlo con il modulo di richiesta di permesso. Il modulo di richiesta di permesso è un documento formale che viene utilizzato per presentare una richiesta di permesso dal lavoro. Un dipendente compila il modulo, indicando il motivo dell'assenza, e lo trasmette al dipendente. Se è vero che un lavoratore ha diritto a permessi retribuiti, il datore di lavoro può comunque insistere per respingere la richiesta. In tal caso, tuttavia, la cortesia richiede che i datori di lavoro oi responsabili delle risorse umane forniscano il loro feedback sull'approvazione o meno della richiesta il prima possibile.
Quali sono le migliori pratiche di richiesta di permesso dell'organizzazione?
Le seguenti sono le migliori pratiche per impostare la richiesta di permesso di un'organizzazione;
- Elaborare una politica che guidi le richieste di permesso nell'organizzazione.
- La politica deve fornire linee guida in cui le richieste di permessi di più dipendenti rientrano nello stesso periodo.
- Stabilire una politica standard che accolga le richieste in base a quanto sia banale la questione.
Guida su come richiedere il tuo tempo libero
Innanzitutto, devi capire che è una richiesta. Ciò significa semplicemente che il datore di lavoro è libero di concedere o meno il permesso, indipendentemente dal fatto che si tratti di ferie retribuite o meno. I seguenti sono passaggi comprovati su come richiedere il modulo orario utilizzando un modulo;
# 1. Consulta il manuale del tuo dipendente per le linee guida per i permessi
Ogni organizzazione standard ha un manuale per i dipendenti che delinea le richieste di ferie e come verranno eseguite. Non esiste una regola che obblighi le organizzazioni a rispettare il numero di giorni di ferie suggerito dagli Stati Uniti. Gli Stati Uniti approvano 10 giorni entro un anno per le ferie, e questo esclude circa 8 festività che cadono entro un anno. Se non hai mai richiesto un permesso prima d'ora, è consigliabile consultare le politiche del manuale dei dipendenti della tua azienda prima di richiedere il tuo tempo libero.
Perché è importante rivedere il manuale del dipendente della tua azienda prima di fare la tua richiesta?
La revisione della politica della tua azienda ti aiuterà a conoscere il numero di giorni che consente in determinate condizioni. Conoscerai anche le regole che guidano i permessi retribuiti (PTO) e i permessi non retribuiti all'interno dell'organizzazione. Se hai abbastanza tempo libero retribuito (PTO), puoi usarlo invece. In caso contrario, puoi richiedere un congedo non retribuito.
#2. Controlla il calendario della tua azienda
Controllare il calendario della tua azienda prima di programmare la richiesta di ferie, si applica solo a una richiesta flessibile. Se hai intenzione di andare in vacanza, va bene. Ma se è qualcosa che non può essere ritardato, dovrai andare avanti e richiedere il tuo congedo.
Perché devi controllare il calendario aziendale?
Ci sono momenti in cui il programma di un'azienda è pieno di molti progetti e attività e l'approvazione del tuo tempo libero può influire sulla produttività dell'azienda. Ecco perché devi spostarlo in un altro momento. Tuttavia, questo si applicherà solo ai permessi flessibili.
#3. Specificare l'ora del tipo
Le persone vogliono del tempo libero e fanno la richiesta per diversi motivi personali. Tuttavia, è necessario specificare il motivo del congedo nel modulo modello prima di inviarlo al datore di lavoro.
#4. Informa il tuo capo o la direzione
Sebbene sia vero che i dipendenti possono semplicemente presentare la loro richiesta di permesso, si consiglia di informare in anticipo la direzione. Questo ti aiuta a raggiungere il numero di giorni concordato e la tempistica perfetta per il tuo momento della richiesta.
#5. Fai una richiesta formale
Il modulo di richiesta deve essere consegnato al personale competente il prima possibile. Mentre alcune organizzazioni richiedono che il modulo di richiesta venga inviato di persona, altre richiedono solo un'e-mail. Scopri quale di queste opzioni risuona con la tua organizzazione e segui le sue richieste. Un'assenza giustificata è una richiesta di permesso. Ciò significa semplicemente che la direzione deve essere informata in tempo. Assicurati che la tua richiesta includa tutte le informazioni necessarie. Salva gentilmente i dati personali e vai dritto al punto.
#6. Informa alcuni dei tuoi colleghi
Ebbene, non esiste una legge che obblighi i dipendenti a informare i colleghi della loro assenza programmata dal lavoro, ma è fondamentale. Questo è fondamentalmente perché possono sostituirti quando se ne presenta la necessità. Anche per questo è molto importante costruire un sano rapporto con i colleghi.
Modello di modulo per la richiesta di ferie
Non esiste un modello perfetto per una richiesta di permesso. Come regola generale, ogni volta che il modello di richiesta di permesso deve includere alcune informazioni come il nome del dipendente, la data di presentazione del modulo di richiesta, la data del congedo e così via.
Contenuto di un modulo di richiesta di permesso
- Nome e reparto del dipendente
- Il numero di permessi richiesti
- La durata del congedo
- Motivo della richiesta di permesso
- La firma del dipendente
Esempi di richieste di permesso
Esistono diverse aziende che dispongono di un modulo di richiesta di permesso che i dipendenti utilizzano per richiedere l'approvazione. Ognuno di questi funge da modello per altre società. Nel frattempo, dai un'occhiata a questi esempi di richieste.
esempio 1
Salve [nome del manager o del supervisore],
Voglio richiedere un permesso il [data] come risultato di [motivo]. Non mi dispiacerebbe un incontro fisico con te, per spiegarne ulteriormente il motivo.
Fortunatamente, non ci sono scadenze o progetti urgenti che richiedono attenzione durante questi periodi [date di ferie]. Mi piacerebbe usare il mio tempo libero retribuito. Quindi va bene usarlo per [motivo della richiesta]? Attendo la tua risposta.
Grazie,
Adamo Marrone
esempio 1
Salve [nome del manager o del supervisore],
Ho tre giorni di ferie a disposizione e vorrei usufruirne a fine settembre. Ho perso mia nonna e il suo funerale è previsto per il 23-25 settembre. Ho guardato il programma della nostra squadra e l'ho osservato ci sono nessun impegno, progetto o attività urgente entro quelle date. Sarò disponibile via e-mail durante la mia vacanza per domande rapide. Sono disponibile a discuterne di persona, se vuoi.
Grazie,
Diana matte
Gestione delle richieste di permesso dei dipendenti
Ogni organizzazione standard deve gestire le richieste di ferie dei propri dipendenti in modo tale che nessuna delle parti ne risenta. Non l'azienda e di certo non il dipendente. Le richieste di ferie possono essere pianificate o meno, e questo significa semplicemente che dovrai gestirle in modo efficace perché sicuramente arriveranno. Ad esempio, un lavoratore potrebbe perdere qualcuno a lui caro e dovrà partecipare al funerale. A un dipendente può anche essere assegnato un incarico di giuria e la legge ti obbliga a concedere l'autorizzazione. Ciò significa semplicemente che la gestione della richiesta di permesso di un dipendente è fondamentale. Quindi, come può un'azienda gestire strategicamente le ferie dei propri dipendenti?
# 1. Redigere le regole per la richiesta di ferie
Il primo passo per gestire la richiesta di permesso del tuo dipendente è redigere le regole che disciplinano tali richieste. Il manuale dei tuoi dipendenti è incompleto senza una politica che guidi le richieste di ferie. La polizza deve coprire anche le ferie retribuite e non retribuite, nonché il numero di giorni assegnati a ciascuna categoria di motivi per i quali si ha bisogno di ferie. La tua politica deve includere anche linee guida che regolano le richieste di permessi.
Dipendenti, manager e tutti all'interno di un'azienda non dovrebbero solo essere consapevoli della tua politica, ma devono anche comprendere le linee guida che stabilisci per controllare le richieste di ferie dell'azienda. La tua polizza di ferie dovrebbe coprire quanto segue;
- Cosa succede quando molti lavoratori cercano una pausa?
- Con quanto anticipo deve essere presentata una richiesta di permesso?
- Come devono essere presentate le richieste?
- Quando non saranno approvate le richieste dei dipendenti?
- Una politica per le richieste sovrapposte
- Con quale frequenza possono essere presentate richieste di permesso?
- Considerazioni uniche per la tua azienda.
#2. Prepara il modulo o il modello per la richiesta di ferie
Il secondo suggerimento sulla gestione della richiesta di permesso di un dipendente è fornire un modulo o un modello. Come vuoi che i dipendenti richiedano il loro tempo libero? Scarabocchiare informazioni poco chiare su un pezzo di carta, lettere scritte, per telefono, per posta, comunicazioni orali e così via.
Devi definire questi standard fin dall'inizio. Ecco perché alcune aziende hanno progettato un modello di richiesta di permesso per i dipendenti.
Una delle cose che devi includere nella tua politica è come le richieste dei dipendenti arriveranno alla direzione. Se ti accontenti della posta, allora ci deve essere qualcuno che controlla spesso la posta. Se decidi che deve essere inviato in forma scritta, devi assicurarti che qualcuno sia sempre disponibile per occuparsene o riparare una casella di posta per i permessi all'interno della tua azienda. Puoi anche installare un'app che gestisce le richieste dei dipendenti. L'uso delle app offre molti vantaggi, come una maggiore notifica ai gestori in caso di sovrapposizione delle richieste e il promemoria dell'orario di riposo programmato.
#3. Avere un piano di backup
Questo ha molto a che fare con il modo in cui gestisci le richieste dei tuoi dipendenti. Ci sarà sempre una richiesta sovrapposta. Come intendi coprirlo? Cosa succede se si verifica un'emergenza all'interno dell'azienda dopo che due o tre dipendenti sono andati in assenza giustificata? Assicurati di avere un piano di riserva.
Se hai due ingegneri del software nella tua azienda, non è l'ideale concedere loro del tempo libero contemporaneamente. Lo stesso vale anche per gli altri reparti. Ci deve sempre essere qualcuno che è in grado di coprire mentre gli altri si prendono una pausa dal lavoro.
#4. Considera le esigenze della tua azienda
L'ultimo passaggio per gestire le richieste di permessi dei dipendenti consiste nel tenere sempre in considerazione le esigenze dell'azienda. Ci sarà sempre un conflitto di interessi quando si tratta di richieste di permesso. Ma poi, devi assicurarti che ci sia un equilibrio tra le esigenze dei dipendenti e le esigenze dell'azienda. Se il tempo libero di un dipendente è giustificabile, dovrai accogliere la richiesta. Tuttavia, è necessario assicurarsi che non sia a danno dell'azienda.
Suggerimenti comprovati per la richiesta di permessi
Se hai intenzione di prenderti una pausa presto e desideri che venga approvata in tempi record, dai un'occhiata a questi suggerimenti comprovati;
# 1. Invece di dire, chiedi
Cosa significa veramente? Significa semplicemente che dovrai presentare una richiesta formale anche quando sai che probabilmente avrai del tempo libero. È una richiesta e una richiesta deve essere fatta in modo appropriato. Ricorda che può rifiutare a sua discrezione.
#2. Richiesta in tempo
Mentre la Society of Human Resources indica che un'assenza giustificata deve essere segnalata 48 ore prima della giornata, ogni azienda è libera di decidere l'orario di notifica. Se la tua azienda richiede un preavviso di 14 giorni lavorativi per ogni richiesta di permesso che non sia un'emergenza, devi rispettarlo. In caso contrario, significa semplicemente che la tua richiesta verrà respinta. In genere, le richieste anticipate consentono ai manager di organizzare gli orari di lavoro mentre sei via.
#3. Dare sicurezza
Molto spesso, le richieste di permesso sono un conflitto tra gli interessi commerciali e gli interessi dei loro dipendenti. Pertanto, i dipendenti devono assicurare all'azienda di non perdere mai le proprie responsabilità non appena tornano o di intraprendere attività extra prima della data esatta. Offrirti di lavorare mentre sei via è un buon punto di partenza.
#4. Avvisate i vostri colleghi
Informa il tuo team e gli altri colleghi del tuo tempo libero, soprattutto se possono coprirti mentre sei via. Ma poi, fallo solo quando hai ricevuto l'approvazione per il tuo tempo libero.
Ho bisogno di un motivo per richiedere il permesso?
È necessario dichiarare il motivo per cui stai prendendo un congedo? No, ma dipende anche dalle politiche aziendali. La maggior parte delle aziende ha un certo numero di giorni di ferie pagati. Se non diversamente specificato, molti datori di lavoro non richiedono una giustificazione per il tempo libero.
Un lavoro può dirti che non puoi prenderti una pausa?
Hai l'autorità di accettare o rifiutare l'uso del tempo di ferie accumulato. Ma se lo fai, dovresti avere una buona ragione commerciale che puoi dimostrare. Inoltre, ciò presuppone che rifiuti in modo coerente e imparziale le richieste di ferie.
Puoi prenderti del tempo libero per motivi personali?
Hai il diritto di lasciare il lavoro per occuparti di una situazione che coinvolge una persona a tuo carico. Questo è indicato come "congedo compassionevole" a volte. Finché le tue giustificazioni sono sincere, il tuo datore di lavoro non può penalizzarti per aver preso una pausa.
Come posso assentarmi dal lavoro per stress e ansia?
Informare il dipartimento delle risorse umane del proprio datore di lavoro che si desidera prendere un congedo per stress concesso ai sensi dell'FMLA. Riceverai da loro i documenti essenziali da portare al tuo medico.
Quando devo informare il mio datore di lavoro del tempo libero?
Le informazioni dovrebbero essere diffuse non appena ciò può essere fatto in modo professionale. Il tuo candore sarà apprezzato dagli specialisti delle risorse umane e dai responsabili delle assunzioni. Sarà anche ovvio che sei consapevole dei potenziali effetti che la tua assenza dall'ufficio può avere sugli altri.
Devo dare un motivo per una giornata personale?
Non sempre è richiesta una valida giustificazione per prendersi una giornata personale. Se è passato un po' di tempo dalla tua ultima vacanza o giorno libero, a volte potresti semplicemente aver bisogno di fare una pausa per fare rifornimento.
Un capo può chiederti perché sei malato?
È lecito che un capo chieda informazioni sulla tua malattia? I datori di lavoro possono informarsi sulle assenze mediche dei propri dipendenti senza violare alcuna legge federale. Sono liberi di farti domande, ad esempio quando prevedi di ricominciare a lavorare. Inoltre, possono richiedere la documentazione del tuo disturbo, come una nota del medico.
Conclusione
La gestione delle richieste di permessi dei dipendenti è qualcosa che ogni azienda deve instillare nelle proprie sistema di gestione. Se non lo fai, potresti avere difficoltà a trattare con dipendenti sconsiderati che si approfittano dei loro datori di lavoro. Se sei un lavoratore dipendente, non esitare a richiedere permessi in caso di necessità.
Domande frequenti sulla richiesta di ferie
Puoi prenderti un giorno libero per motivi personali?
Puoi, ma questo dipende dalla tua definizione di ragione personale. Primo, non puoi prenderti una pausa senza un valido motivo. Devi indicare il motivo e poi spetta al gestore approvare la tua richiesta.
Come faccio a chiedere un congedo per stress dal lavoro?
Per richiedere un congedo per stress dal lavoro, contatta semplicemente il tuo responsabile e spiegagli la necessità di un periodo di ferie in base allo stress che hai affrontato negli ultimi tempi e ai sintomi che stai riscontrando. Non dimenticare di aggiungere un rapporto medico se ne hai uno.
C'è un unico modello per la richiesta?
Fatta eccezione per le aziende che dispongono di un modulo di richiesta di permesso, non esiste un modello per richiedere un congedo.
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