L'ambito del progetto è una suddivisione completa di tutti gli aspetti di un progetto, inclusi tutti i compiti associati, i materiali, le scadenze e i risultati finali, nonché i confini del progetto. Le probabilità di successo aumentano quando l'obiettivo del tuo progetto è ben definito. Questo ti aiuterà a gestire le aspettative degli stakeholder e garantirà che tutte le componenti del progetto siano in linea con gli obiettivi. Ecco alcuni dettagli importanti sulla definizione dell'ambito del progetto, su come scriverlo e sull'importanza della sua gestione e dichiarazione.
Ambito del progetto
L'ambito del progetto fa parte della pianificazione di un progetto che prevede la creazione di un elenco degli obiettivi esatti del progetto, dei risultati finali, delle attività, dei costi e delle scadenze. Una dichiarazione di ambito, o termini di riferimento, è un documento che descrive i parametri di un progetto. Stabilisce le regole per il progetto, assegna a ciascun membro del team un lavoro e stabilisce le regole per la convalida e l'approvazione del lavoro finito.
La dichiarazione sull'ambito del progetto
La descrizione dell'ambito del progetto è un documento importante che delinea gli obiettivi principali del progetto e ne spiega la motivazione per l'avvio. In genere sono inclusi nelle dichiarazioni degli obiettivi del progetto.
- Lo statement of work (SoW) di un progetto è un riepilogo completo di tutto il lavoro che deve essere svolto da un team di progetto e di tutti i fattori significativi che possono avere un impatto sulla conclusione
- Risorse, problemi di approvvigionamento, tempistica e mancanza di informazioni sono alcuni dei vincoli che potrebbero limitare o danneggiare i risultati del progetto.
- Tutti gli elementi esclusi dall'ambito del progetto e dai suoi risultati finali sono noti come esclusioni dell'ambito.
- La data precisa di consegna o completamento è specificata tramite pietre miliari.
- I risultati finali del progetto, come un report, una funzionalità software, approfondimenti o analisi di processo o un bene o servizio per il cliente.
- Standard di accettazione con definizioni chiare di come verrà misurato il successo
- Approvazione finale in cui il cliente certifica che la dichiarazione di scopo è veritiera e completa e che tutti i criteri sono stati presi in considerazione firmandola.
Passaggi chiave per definire l'ambito del progetto
Il successo della gestione del progetto dipende dalla determinazione accurata dell'obiettivo di un progetto. Le procedure per definire l'ambito del progetto sono elencate di seguito.
- Creare una dichiarazione di ambito con le principali parti interessate per definire cosa è coperto. La partecipazione delle parti interessate aiuta a evitare di perdere dettagli cruciali.
- Determinare, registrare e condividere ipotesi. Le ipotesi sono i fatti alla base del progetto. Durante la fase di pianificazione di un progetto, le ipotesi devono fornire una cifra approssimativa per il prezzo e il tempo per completare l'obiettivo del progetto.
- Ottieni il consenso delle parti interessate che saranno maggiormente influenzate dalla dichiarazione sull'ambito per assicurarti che tutti siano sulla stessa pagina.
Esempio di ambito del progetto
Immaginiamo che tu sia un project manager che imposta i parametri per un progetto di content marketing. Questo è un esempio di una dichiarazione di obiettivo del progetto molto semplice.
- Introduzione. Per il sito Web dell'azienda XYZ, al fine di aumentare la consapevolezza del proprio marchio, si sta realizzando questo progetto di content marketing con l'obiettivo di scrivere un articolo.
- Parametri del progetto. La ricerca, la pianificazione dei contenuti, la stesura dell'articolo e la pubblicazione sul sito Web di XYZ sotto il blog XYZ fanno tutti parte di questo progetto. Per il mese di aprile 2020, comporterà anche la pubblicazione del pezzo sui social. Joe Smith della società ABC supervisionerà tutte le operazioni.
- Deliverable del progetto. Il risultato finale di un progetto consiste in un pezzo completo di 1,000 parole da consegnare [email protected] entro la scadenza
- Standard di accettazione per i progetti. Prima che il pezzo finale venga pubblicato, Jane della società XYZ lo valuterà e lo approverà.
- Escluso il progetto. Il pagamento per la ricerca di fornitori esterni o per i servizi appaltati non sarà utilizzato in questo progetto.
- Vincoli sul progetto. Problemi di comunicazione, modifiche dell'ambito e problemi tecnici sono alcuni esempi di vincoli.
Cos'è la gestione dell'ambito del progetto
Come parte del processo di pianificazione, la gestione dell'ambito del progetto è un metodo che aiuta a identificare e registrare un elenco di tutti gli obiettivi, i risultati finali, le scadenze ei budget del progetto. I grandi progetti subiscono spesso modifiche mentre passano attraverso la gestione del progetto.
Quando i team di progetto iniziano con un obiettivo, è più facile da gestire e apportare modifiche.
L'importanza della gestione dell'ambito del progetto
Uno dei compiti più difficili per un project manager è quello di gestire le aspettative dei clienti e delle parti interessate. inoltre, quando l'obiettivo del progetto è chiaro, i manager possono rimanere in pista e rispettare tutte le scadenze.
- Requisiti adattabili
- Cambiare il corso del progetto una volta che è già iniziato
- Rendendosi conto che il risultato non era quello previsto alla fine
- Superamento del budget discusso
- Mancanza delle scadenze del progetto
Una gestione efficace degli obiettivi del progetto offre un quadro completo delle esigenze in termini di tempo, manodopera e costi del progetto. Inoltre, fare la distinzione tra ciò che è richiesto e ciò che non lo è è utile per completare il progetto. Inoltre, l'obiettivo del progetto nella gestione del progetto crea anche i fattori di controllo del progetto per affrontare i componenti che potrebbero cambiare durante il ciclo di vita del progetto.
Processo di gestione dell'ambito del progetto
Parliamo delle sei procedure coinvolte nella determinazione precisa dell'ambito del progetto:
#1. Gestione dell'ambito di pianificazione
In primo luogo, si produce un documento del piano dell'ambito nella fase iniziale della gestione dell'ambito del progetto, che è possibile utilizzare successivamente. Il documento aiuta principalmente a stabilire, gestire, convalidare e regolare l'ambito del progetto.
#2. Requisiti di raccolta
La fase successiva consiste nel determinare le richieste e le aspettative delle parti interessate. Con interviste, sondaggi e focus group, registrerai i requisiti, gli obiettivi, i budget e i risultati del progetto.
#3. Delineare l'ambito
Inoltre, ora devi descrivere in dettaglio il prodotto o il servizio del progetto. Successivamente, avrai una dichiarazione dell'obiettivo del progetto che puoi utilizzare durante tutto il progetto.
#4. Creazione di una struttura di suddivisione del progetto
Le strutture di suddivisione del progetto coordinano e assegnano le attività del progetto ai membri del team. Include un elenco dei risultati necessari e le relative date di scadenza.
#5. Verifica dell'ambito
In questa fase, parlerai ai dirigenti del progetto e alle parti interessate dell'obiettivo e dei risultati che hai annotato. Inoltre, questo ti aiuterà a ottenere le approvazioni di cui hai bisogno. la convalida dell'obiettivo deve essere eseguita prima di iniziare il progetto per identificare tempestivamente i problemi.
#6. Gestione dell'ambito
I project manager devono assicurarsi che il progetto rimanga sempre entro i limiti dell'ambito definito dal momento in cui inizia. Se è necessario apportare modifiche, è necessario utilizzare l'appropriata procedura di controllo delle modifiche.
Quali sono i 3 aspetti dell'ambito del progetto?
#1. Definizione dell'ambito
I team di progetto sono quelli che decidono per primi l'ambito di un progetto. Inoltre, il progetto non sarà considerato di successo e completo fino a quando tutti gli elementi in ambito non saranno stati consegnati. Inoltre, poiché è possibile comprendere gli obiettivi generali e iniziare a suddividere i requisiti in componenti più gestibili per la pianificazione, la descrizione dell'ambito è utile per la pianificazione.
#2. Decomposizione del lavoro/WBS.
La scomposizione del lavoro è il prossimo componente significativo della gestione dell'ambito del progetto. Inoltre, ciò si verifica come risultato della divisione del team di progetto dei componenti dell'ambito del progetto in unità più gestibili. I pacchetti di lavoro si riferiscono a queste divisioni.
#3. Gestione dell'ambito.
Come ultimo passaggio, anche l'ambito deve essere gestito attivamente. Insieme ad altri membri del team e allo sponsor del progetto, il project manager si occupa spesso di questo. Le modifiche all'ambito vengono studiate, comprese e preparate attraverso il processo di gestione dell'ambito. Nel corso di un progetto, è tipico che l'obiettivo vari.
Quali sono le 5 parti di un piano dell'ambito del progetto?
Lo scopo del progetto, o "carne e patate" di un progetto, è una sintesi delle condizioni dell'intera impresa. Le cinque parti di un'efficace descrizione dell'ambito del progetto sono scopi, obiettivi, risultati, un piano di lavoro, costi e scadenze. Inoltre, ha delegato compiti e responsabilità.
Quali sono i sei elementi di portata?
I sei elementi di base di una buona definizione dell'ambito sono una descrizione dell'ambito del prodotto, i criteri di accettazione, i risultati finali, le esclusioni del progetto, le restrizioni e le ipotesi. Una descrizione dell'ambito ben scritta è essenziale per un progetto di successo.
Quali sono i due tipi di Project Management?
Esistono due diversi approcci di gestione del progetto:
#1. Ambito del prodotto
L'ambito di un prodotto o servizio descrive le sue caratteristiche e capacità. Questi criteri includono dimensioni, materiale e funzione. Lo scopo e l'uso sono fattori funzionali.
Il risultato effettivo, o l'offerta, è l'enfasi sulla portata del prodotto. Ecco il prodotto finale. Un "prodotto" è un servizio o un oggetto utilizzato dal cliente. È importante sottolineare che l'ambito del prodotto viene spesso considerato durante la valutazione dell'avanzamento e del risultato di un oggetto.
#2. Ambito del progetto
Tuttavia, l'ambito del progetto include gli sforzi per la fornitura di prodotti o servizi. L'ambito del progetto descrive come completare la missione. Documenta gli obiettivi, i risultati finali, le attività, i partecipanti, le scadenze e le pietre miliari del progetto.
L'ambito del progetto delinea ciò che l'ambito del piano non include, stabilendo così i confini del progetto. È possibile includere il budget o le risorse disponibili per il progetto. L'ambito del progetto può includere dettagli sulla tempistica del progetto e le assegnazioni delle attività.
Conclusione
In conclusione, avere una chiara comprensione dell'ambito del progetto è fondamentale per eseguire efficacemente il rollout di un nuovo progetto o prodotto. Inoltre, l'obiettivo è un'idea molto importante per i project manager e le organizzazioni nel loro complesso perché offre uno sguardo approfondito alle attività e alle risorse di un'azienda.
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