Nel mondo degli affari e oltre, la posta elettronica è un metodo comune di comunicazione scritta. Diverse aziende lo hanno adottato come mezzo per comunicare con le persone all'interno del loro mercato di riferimento. Per quanto sia uno strumento strategico utilizzato per entrare in contatto con potenziali clienti e clienti, deve essere amichevole, chiaro e conciso. Questo è il segno distintivo di un'e-mail professionale. Potrebbe volerci del tempo per padroneggiare l'arte di scrivere un'e-mail professionale che soddisfi tutti questi standard. Questo articolo esaminerà l'importanza di sapere come scrivere un'e-mail professionale, i passaggi necessari per farlo, alcuni esempi di e-mail, firme di posta e alcune risposte alle domande frequenti sull'utilizzo della posta elettronica per scopi commerciali.
Che cos'è un indirizzo email professionale?
Abbiamo tutti i nostri account di posta elettronica e conduciamo tutti i nostri affari tramite posta elettronica perché Internet e il cloud lo hanno reso necessario. I nostri indirizzi e-mail sono diventati anche gli hub attorno ai quali ruotano gli altri nostri profili e account online (sia personali che professionali). Pertanto, dobbiamo avere account e-mail separati o, per lo meno, indirizzi e-mail per la corrispondenza privata e commerciale. Il nostro indirizzo e-mail aziendale deve essere utilizzato esclusivamente per la corrispondenza commerciale e per il mantenimento di rapporti professionali adeguati.
Quando si comunica con clienti, clienti, fornitori e altri contatti commerciali, è meglio utilizzare un indirizzo e-mail "aziendale" ufficiale. La professionalità in un indirizzo e-mail può essere raggiunta solo includendo il nome di dominio registrato dell'azienda. Nel mondo degli affari, è prassi comune utilizzare un indirizzo e-mail basato su un dominio personale per la corrispondenza ufficiale. Per riformulare, se il nome della tua azienda fa parte del tuo indirizzo email (tramite un nome di dominio), allora hai un indirizzo email professionale.
Quali sono i vantaggi di un indirizzo email professionale?
I provider di servizi di posta elettronica più diffusi utilizzano spesso domini generici, quindi quando ti registri per un account, puoi assegnare al tuo indirizzo e-mail un nome accattivante o un'abbreviazione. Tuttavia, tu e i tuoi dipendenti non dovreste utilizzare un indirizzo e-mail personale per la corrispondenza commerciale ufficiale. Oltre ad avere un indirizzo e-mail aziendale, l'uso di un'etichetta e-mail corretta può aiutarti a sembrare più professionale e attirare più attenzione sulla tua azienda o sul tuo prodotto.
Assicurati che il tuo indirizzo email sia professionale e basato sul tuo dominio. I vantaggi dell'utilizzo di un indirizzo e-mail aziendale sono i seguenti:
- Branding
- Sviluppa la fiducia
- Autenticità
- Affidabilità
- Semplicità di ricordo
- migliore consegna e in piedi
Come scrivere un'e-mail professionale
Sebbene sia facile scrivere e inviare e-mail casuali alle persone, non possiamo dire lo stesso per qualsiasi e-mail professionale. Deve seguire determinate regole o linee guida che esprimono cordialità, chiarezza e professionalità messe insieme. Se vuoi che le tue e-mail in inglese sembrino raffinate e professionali, devi scrivere con i seguenti passaggi;
#1. Inizia con un saluto
Usa sempre un saluto come "Cara Lillian" quando inizi un'e-mail. Usa il cognome del lettore (come in "Cara signora Price") se il tuo rapporto con lui è più formale. Puoi semplicemente dire "Ciao Kelly", se il tuo rapporto con lei è a un livello più informale. Puoi indirizzare una lettera "A chi di competenza" o "Gentile signore/signora" se non conosci il nome del destinatario.
#2. Ringrazia il destinatario
Le risposte alle domande dei clienti dovrebbero sempre iniziare con un ringraziamento. Ad esempio, "Grazie per aver contattato ABC Business" può essere utilizzato in risposta a una domanda sulla tua attività. Ogni volta che ricevi un'e-mail di risposta, assicurati di dire qualcosa come "Grazie per la tua pronta risposta" o "Grazie per avermi risposto". Dire grazie a un lettore non è solo educato, mette il lettore a suo agio.
#3. Indica il tuo scopo
Se sei tu quello che avvia lo scambio di e-mail, una nota di ringraziamento potrebbe essere fuori questione. L'approccio corretto è iniziare spiegando perché stai scrivendo. Parole e frasi come “Sto scrivendo per chiedere informazioni su…” o “Sto scrivendo su…” ne sono un esempio.
Spiega perché stai scrivendo subito l'e-mail e poi scendi al nocciolo del messaggio. Mantieni le tue frasi brevi e semplici in modo che i destinatari delle e-mail possano scorrerle rapidamente e ottenere le informazioni di cui hanno bisogno. Per mantenere un profilo professionale per te e la tua attività, devi prestare molta attenzione a dettagli come lingua, ortografia e punteggiatura.
#4. Aggiungi le tue osservazioni di chiusura
È cortese aggiungere alcune note di chiusura e un ringraziamento finale a un'e-mail prima di inviarla. Apprezzo il tuo tempo e il tuo impegno e ti preghiamo di contattarci in caso di domande o problemi.
#5. Termina con una chiusura
Il passaggio finale è firmare con un finale adatto e il tuo nome. Le espressioni "i migliori saluti", "sinceramente" e "grazie" hanno tutte un tono professionale. Non disconnetterti con frasi come "Auguri" o "Saluti" a meno che tu non sia abbastanza vicino al lettore. E prima di premere "invia", dai un'ultima occhiata alla tua email per assicurarti che sia impeccabile.
Firma e-mail professionale
Le firme e-mail sono biglietti da visita digitali e dovrebbero essere utilizzate solo da professionisti. In genere sono inclusi il nome completo, le informazioni sull'azienda e le informazioni di contatto.
Oltre al testo e ai collegamenti, gli operatori di marketing e gli uomini d'affari che inviano e-mail potrebbero includere fotografie, loghi e componenti interattivi.
Cosa dovrebbe includere una firma e-mail professionale
Le conoscenze acquisite da questa sezione ti permetteranno di creare una firma e-mail professionale che stupirà i tuoi colleghi e si distinguerà dalla massa.
Ci sono 5 parti principali in una firma e-mail professionale (e alcuni extra). Il resto del saggio si concentrerà sull'insegnarti come implementare correttamente ogni sezione.
#1. Come presentare i tuoi dati personali e aziendali
In un momento in cui pulsanti e banner sono comuni, può essere allettante inserire ogni dettaglio della tua vita professionale nella firma della tua email. Eppure la brevità è una virtù quando si cerca l'impatto. A causa del piccolo spazio disponibile per le firme e-mail, tutto ciò che è extra è solo rumore extra.
#2. Come presentare le informazioni di contatto
L'inclusione delle informazioni di contatto faciliterà la comunicazione con le parti interessate. Più modi ci sono per contattarti, meno ovvio diventa il migliore. Di conseguenza, le persone sono meno inclini a portare a termine.
#3. Crea una firma e-mail professionale con un'immagine e un logo personali
Mentre le persone leggono le tue e-mail, l'ultimo oggetto che vedono è probabilmente il blocco della tua firma.
Quando qualcuno riceve un'e-mail da te, è molto probabile che ricordi la tua foto e il tuo logo. Tuttavia, ci sono molti più casi di cattivo uso dell'immagine che quelli eccellenti. Non capiamo perché a così tante persone vada bene una prima impressione scadente. Aggiungere una firma elegante, funzionale ed esteticamente gradevole alla tua e-mail in uscita non è così facile come potrebbe sembrare.
Aggiungere un logo alla tua firma e-mail potrebbe sembrare facile, ma se l'hai mai provato da solo, sai che non è così. L'utilizzo di un editor di firme e-mail non è una soluzione permanente. Richiede ancora l'installazione del codice nel file HTML utilizzato dal client di posta elettronica.
#4. Usa un invito all'azione (CTA) per trasformare la tua firma e-mail in un canale di marketing
Il nostro studio più recente sugli utenti ha mostrato che l'e-mail signature marketing (ESM) è utilizzato nel 77% delle firme e-mail aziendali e nel 67% delle firme e-mail personali. Un modo comune per farlo è includere un invito all'azione (CTA) nella firma dell'e-mail.
Come si definisce un "invito all'azione"? Per dirla semplicemente, è una chiamata aperta ai potenziali clienti per accettare un'offerta. In realtà, dovresti incorporare un invito all'azione nella tua firma e-mail.
5. Promuovi il tuo lavoro a un pubblico più ampio includendo pulsanti di condivisione
Ti ho detto in questo articolo di essere parsimonioso con le informazioni che dai. Tuttavia, quando si tratta di pulsanti di condivisione sui social media, sentiti libero di fare di tutto.
Poiché le icone dei social media sono così piccole e compatte, puoi andare all-in e utilizzarle tutte, e sembreranno più belle e complete (a differenza di prima, questa volta "more is more").
Se sono importanti per la tua carriera, dovresti inserire collegamenti attivi ai siti di social media nella tua firma e-mail.
Non dovresti aggiungere profili di social media vecchi, inattivi o che non aiutano la tua causa in nessun altro modo.
Come terminare un'e-mail professionale
Il modo in cui concludi un'e-mail professionale è importante quanto il modo in cui inizi. Sì, hai sentito bene. Devi terminare la tua e-mail in modo professionale ma amichevole. A seconda del contesto, potresti voler aggiungere più o diverse informazioni alla tua firma e-mail. Tuttavia, più non conosci il destinatario, più informazioni dovresti fornire nella tua e-mail. Ad ogni modo, i componenti standard di una firma e-mail aziendale sono i seguenti:
#1. Linea di chiusura
Quando si legge un'e-mail, può essere inquietante passare direttamente dall'argomento principale alla conclusione. Ciò è particolarmente vero se l'e-mail è lunga. Un'ultima frase di ringraziamento o di auguri può aiutare a facilitare questo passaggio. Secondo Girson, l'ultima riga di un'e-mail viene in genere letta anche se il lettore la sta solo sfogliando, quindi sfrutta questa opportunità per includere un invito all'azione o per ricordare al lettore ciò di cui hai bisogno da loro.
#2. Chiusura (o firma)
Quello che metti qui precede il tuo nome e appare in grassetto. Prendi in considerazione l'uso di espressioni come "Cordiali saluti", "Cordiali", "Grazie" o "Buon fine settimana!" Dovresti utilizzare una chiusura formale per la tua e-mail a meno che tu non sia vicino al destinatario o tu abbia già scambiato molte e-mail con loro in un breve periodo di tempo.
#3. Nome
È consigliabile utilizzare il proprio nome completo (nome e cognome o qualsiasi altra cosa si usi comunemente) o il proprio nome seguito da una firma e-mail predefinita che includa il proprio nome completo se si tratta della prima e-mail che si invia a qualcuno. Il nome di una persona di solito è sufficiente quando si parla con qualcuno che già conosce.
#4. Pronomi
Questo dipende interamente da te e dal tuo livello di comfort, soprattutto se hai un'identità LGBTQ. Tuttavia, gli alleati dovrebbero tenere presente che il loro uso dei pronomi contribuisce alla normalizzazione della pratica e alla creazione di uno spazio sicuro per le persone trans e non binarie.
#5. Titolo e azienda
A seconda di chi stai scrivendo e di cosa stai parlando, uno di questi potrebbe essere un buon modo per terminare la tua email. L'inclusione di entrambi indica al mittente cosa fai e dove lavori se stai inviando un'e-mail a una persona al di fuori della tua organizzazione. Il fatto che lavori per una determinata azienda si presume quando invii un'e-mail a un collega (specialmente da un indirizzo e-mail aziendale), quindi puoi ometterlo; tuttavia, se non hai mai lavorato con questa persona prima, menzionare la tua posizione potrebbe essere utile. La maggior parte delle volte, non dovresti parlare di dove lavori ora quando cerchi un nuovo lavoro. Dal momento che stai tentando di dimetterti dalla tua posizione attuale, il destinatario della tua e-mail potrebbe pensare che stai comunicando in orario lavorativo anche se non lo sei.
#6. Informazioni di contatto
Sebbene il destinatario della tua e-mail abbia già il tuo indirizzo, potresti voler fornire ulteriori informazioni di contatto, come un numero di lavoro o di cellulare, nel caso in cui abbiano bisogno di mettersi in contatto con te. Per essere chiari, includi le informazioni di contatto solo se sei disposto a essere raggiunto attraverso quel canale.
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Riferimenti
