Acquistare oggetti comodamente da casa, dall'ufficio o in qualsiasi luogo è ora più facile, migliore e senza stress con un ordine funzionale al flusso di cassa. Tutto quello che devi fare è andare su Amazon o sul sito online da cui desideri acquistare, effettuare un ordine, compilare le informazioni necessarie e attendere la consegna in tempi record. L'elaborazione dell'ordine in contanti, SAP ERP e altri software lo rendono relativamente facile. Il flusso dell'ordine in contanti non si limita a garantire che un cliente ottenga ciò che desidera in tempo; migliora anche l'efficacia di un'azienda dalla registrazione delle transazioni alla registrazione dei conti e alla notifica all'ufficio di rifornire le scorte. Ehi, l'ordine di incassare è qualcosa che ti piacerebbe capire come funziona. E questa è una panoramica del processo OTC e di come funziona.
Qual è l'ordine in contanti?
Il processo order-to-cash è il flusso di attività da quando un cliente ordina un prodotto o servizio fino alla consegna degli articoli. Include tutti i passaggi dal momento in cui un cliente effettua un ordine per beni o servizi fino a quando il cliente riceve l'articolo e anche l'azienda riceve il pagamento. In genere, descrive in dettaglio ogni attività, dagli ordini di vendita ai pagamenti dei clienti, anche fino al ritiro dell'articolo e al modo in cui la tua azienda gestisce la transazione. Questo perché il ciclo dell'ordine per incassare riguarda il modo in cui la tua azienda riceve, elabora, gestisce ed evade gli ordini dei clienti.
Ciò può includere l'emissione di fatture, la spedizione, la riscossione del pagamento e il reporting dell'intera transazione. Inoltre, ci sono limiti all'impatto di OTC sulle aziende. Questo perché ha una grande influenza sul business e rafforza la relazione tra te e il tuo cliente se massimizzata. Eventuali inefficienze tra il momento in cui un cliente ordina il tuo prodotto o servizio e il momento della consegna porteranno alla fine a un risultato negativo per la tua attività.
Motivi per cui le aziende massimizzano il flusso di elaborazione dell'ordine in contanti
L'ordine per il flusso di cassa è un inventario finanziario chiave che ogni azienda online deve integrare nel proprio sistema di gestione. A parte il fatto che è un sistema progettato per funzionare con la massima precisione, è super veloce, memorizza i dati e trasferisce i record all'istante, tra gli altri vantaggi. In genere, le merci vengono spedite successivamente quando l'ordine viene registrato nel registro vendite. Registra ogni transazione nelle registrazioni contabili corrette. Infine, nella filiera, il riordino automatico tramite il Sistema ERP viene attivato per garantire che l'inventario venga riempito per le vendite future.
Guida completa su Order to Cash Process Flow
Di seguito sono riportate le guide dettagliate su come dovrebbe essere efficace un flusso di elaborazione degli ordini per incassare.
1. Ricezione e gestione degli ordini
Una volta che un cliente ordina beni o servizi dalla tua organizzazione, il ciclo oi flussi del processo cash-to-order iniziano immediatamente. È fondamentale disporre di un buon sistema di gestione degli ordini (OMS) per evitare ritardi nell'invio degli ordini dei clienti. Sai, reinserire un ordine potrebbe non essere qualcosa che un cliente vorrà affrontare spesso. In genere, i clienti possono effettuare i propri ordini tramite e-commerce, vendita diretta o altri mezzi possibili. Una volta fatto ciò, il sistema di elaborazione degli ordini controlla le scorte dopo l'invio dell'ordine per garantire che i prodotti possano essere spediti all'ubicazione designata dal cliente.
Il sistema di gestione degli ordini è progettato per inviare notifiche a te o al tuo team immediatamente dopo l'ordine. È l'ideale per capire queste cose in anticipo. Come mai? Questo perché la tua azienda potrebbe avere molti problemi se il tuo sistema di gestione degli ordini non funziona correttamente. Immagina un cliente che reinserisce spesso un ordine, chiama per ritardi nella spedizione o riceve il prodotto sbagliato. Arr! Nessuno lo vuole. Per evitare ciò, il tuo OMS stima un periodo di consegna immediatamente dopo aver verificato le informazioni sui clienti.
#2. Gestisci credito e pagamento
A seconda del metodo di pagamento scelto dal cliente e anche per verificare se l'ordine è stato approvato in base alle condizioni di credito esistenti, verrà verificata la linea di credito del cliente. Subito prima, la maggior parte del B2B avviene a credito. Con ciò, c'è abbastanza tempo per creare, ricevere e pagare una fattura senza ritardare l'evasione dell'ordine. Valutare attentamente il credito nel tempo, riduce notevolmente i rischi di pagamento. L'OMS aiuta in questo passaggio. Pertanto, quando un consumatore effettua un ordine, il sistema invierà automaticamente il pagamento tramite un processo di approvazione. Se e quando il pagamento viene approvato, il sistema lo accetterà o lo rifiuterà e quindi procederà all'evasione. Tuttavia, questo è per i clienti esistenti. I nuovi clienti dovranno accettare o rifiutare la transazione.
#3. Prepararsi per la spedizione
In questa fase del processo cash-to-order, viene eseguita la preparazione per spedire l'ordine di un cliente, che si tratti di beni o servizi. Se disponi di un sistema efficace, gli ordini saranno direttamente collegati al tuo software di ordinazione. Ciò significa che i responsabili del magazzino in cui sono immagazzinate le merci riceveranno le informazioni sull'ordine e le prepareranno proprio come richiesto dal cliente. Devi assicurarti di aver spedito la merce in tempo per evitare ritardi o un cliente che chiama per informarti che non ha ricevuto il prodotto come promesso. Indipendentemente dal metodo che utilizzi, assicurati che il tuo pacco sia preparato per la spedizione utilizzando i tuoi dati di evasione. Ciò garantirà che l'articolo corretto venga inviato alla posizione del cliente.
#4. Generazione fattura e creditori
A seconda del sistema di pagamento adottato, la procedura di contabilità clienti inizia al momento della vendita e della spedizione dei prodotti. Se adotti un sistema che consente ai clienti di pagare una volta effettuato l'ordine, non lo farai. Ma se i tuoi clienti completano il pagamento dell'ordine subito dopo che la consegna è stata effettuata, devi stabilire un sistema funzionale che genererà una fattura, la consegnerà, ne terrà traccia e la riconcili con il tuo libro mastro.
Una fattura cliente è un documento che elenca le cose che sono state acquistate e il prezzo a cui sono state vendute al cliente. Una fattura includerà quindi tutte le informazioni pertinenti, come gli articoli acquistati, le informazioni di pagamento, la data dell'ordine e l'indirizzo postale. La fatturazione è un altro passaggio cruciale nel processo di order to cash. Sbagliare può spegnere un cliente. Immagina di ordinare beni del valore di $ 250 e ricevere una fattura di $ 2500. Allarmante vero? Puoi ottenere un software di fatturazione che ti aiuti a risolvere il problema. Uno dei modi migliori per evitare discrepanze è creare una fattura per ogni ordine effettuato.
#5. Ricezione del pagamento
Il metodo di pagamento accettato dalla tua attività deve essere chiaramente indicato al momento dell'acquisto e anche sulla fattura. Quando un cliente effettua un ordine, viene generato un numero di ordine di acquisto. Un numero di ordine di acquisto è un riferimento di tracciabilità comune che garantisce che ogni pagamento sia correttamente collegato all'ordine appropriato. Inoltre, viene utilizzato anche per monitorare e compensare i pagamenti.
Nella maggior parte dei casi, i clienti pagano online utilizzando bonifici bancari o più opzioni di pagamento, come trasferimenti di fondi elettronici, pagamenti con carta di credito o di debito. Sebbene tu possa fornire ai clienti la possibilità di spedire un assegno o un vaglia postale, ciò può causare ritardi. L'invio di un assegno o di un vaglia postale è un altro mezzo di pagamento in cui i clienti effettuano il pagamento e questi vengono successivamente riscossi. Puoi essere pagato più velocemente se rendi più facile per i tuoi clienti pagare online.
Creare un sistema di pagamento facile e super veloce ti dà un vantaggio. Pertanto, imposta i tuoi sistemi di gestione degli ordini e fatturazione per automatizzare questa parte del ciclo. Infine, chiedi al personale del tuo account crediti di contattare i clienti in caso di problemi con la riscossione dei pagamenti. I problemi con il pagamento includono quanto segue: pagamento ritardato, mancato pagamento completo a causa di un errore verificatosi dopo la fatturazione e così via. Ci sono pochi casi di saldi non pagati in sospeso, ma questi vengono cancellati come crediti inesigibili o riferiti a un'agenzia di recupero crediti di terze parti.
#6. Gestione dei dati e analisi e report
Se alla fine la tua azienda riuscirà a scalare attraverso questo processo, devi dare la priorità rapporti e analisi dei dati. Assicurati di includere il sistema di pianificazione delle risorse aziendali SAP nel tuo ordine per elaborare l'inventario per un'efficace gestione dei dati. Il sistema SAP Enterprise Resource Planning (ERP) ti aiuta a collaborare tra i sistemi per identificare i livelli delle scorte, evadere gli ordini e attivare i riordini.
Come funziona?
Un business order to cash process SAP Enterprise Resource Planning System (ERP) è progettato in modo tale che, una volta completati gli ordini, il sistema di fatturazione deve accettare un trigger per generare una fattura. Il sistema recupera quindi i dati relativi all'ordine, verifica i limiti di credito del cliente e le condizioni di pagamento concordate, quindi genera e consegna una fattura al contatto corretto.
Inoltre, per garantire che i pagamenti vengano riconciliati con l'ordine corretto, il meccanismo di riscossione dei pagamenti deve essere ricollegato al registro degli acquisti. Inoltre, questi passaggi sono tutti automatizzati nel processo di order to cash per aumentare l'efficienza e la precisione. Sarai anche in grado di assicurarti di riempire e spedire accuratamente gli ordini in tempo per i tuoi consumatori, aumentando allo stesso tempo i tuoi ricavi.
Da ordine a cassa Elaborazione SAP
Il processo SAP Order to Cash è un mezzo per creare un ordine cliente per un cliente e soddisfare tali ordini tramite consegna. Anche se ricevi i tuoi contanti tra l'ordine e la consegna. Prima che un cliente effettui un ordine, alcune cose devono essere a posto. Questi includono un sistema automatizzato di registrazione e dati, un'area di vendita, un sistema di pagamento e così via.
SAP ha una pratica funzionalità che replica i dati dai documenti di prevendita agli ordini di vendita. Con ciò, i dettagli dei clienti vengono archiviati nell'inventario ERP. Cosa implica? Significa che non sarà necessario che un cliente reinserisca le stesse informazioni nel sistema SAP ERP ogni volta che desidera effettuare un ordine. Questo a sua volta accelera le operazioni di vendita di un'azienda.
Fasi dell'Ordine di Cash Process SAP
In generale, ci sono quattro fasi principali delle attività che si svolgono in un tipico processo SAP order-to-cash.
- Attività di prevendita
- Elaborazione dell'ordine
- Spedizione
- Fatturazione
Processo SAP OTC: attività di prevendita
Le attività di prevendita si verificano prima del completamento di una transazione di vendita. Questo lo rende il primo passo nel processo SAP ERP. Le seguenti procedure e documenti fanno parte delle attività di prevendita SAP Order to Cash Process.
# 1. Inchiesta
Il primo passo nelle attività di prevendita è un'indagine. Qui, un cliente chiede informazioni sul prezzo e sul servizio del prodotto. Un numero di richiesta viene generato una volta che un cliente invia una richiesta. In genere, VA11 è il codice transazione utilizzato per creare una richiesta. Anche se il processo SAP inizia con una richiesta, questo processo non ha alcun impatto sui conti di contabilità generale. Pertanto, non genera registrazioni contabili. La richiesta di un prodotto o servizio nell'inventario SAP non vincola il cliente a effettuare un ordine. Tuttavia, le informazioni possono essere salvate come documento in SAP.
#2. Quotazione
Un preventivo è un documento che delinea l'offerta di un'azienda ai clienti. È più come un preventivo. Il documento di offerta include prodotti, prezzi e altre informazioni come colori e taglie nel caso di scarpe. Un cliente può generare un preventivo di prodotto o servizio anche senza avere il numero di riferimento della richiesta. Inoltre, il codice transazione VA21 genera un'offerta.
#3. Crea contratto
Un contratto è un accordo scritto tra una società e un cliente per fornire prodotti o servizi per un determinato periodo e in circostanze specifiche.
#4. Accordo di programmazione
Un accordo di programmazione è un accordo legale tra una società e un cliente per offrire articoli o servizi con importi e date di consegna. Il sistema automatizzato SAP ERP effettua un controllo incrociato delle informazioni del cliente e fissa una possibile data di consegna in base alle informazioni fornite.
Processo SAP OTC: processo di ordinazione
Sotto il processo di ordinazione, abbiamo l'ordine di vendita. L'ordine cliente entra in gioco immediatamente dopo che un cliente effettua un ordine per prodotti o servizi.
# 1. Ordine di vendita
Un ordine cliente è un documento che registra la richiesta di un cliente per beni o servizi. Se la tua azienda include i passaggi di richiesta e offerta, l'ordine cliente viene visualizzato in seguito. Il codice transazione che genera un ordine cliente è VA01. Una caratteristica fondamentale del sistema SAP order-to-cash è che un ordine cliente può essere effettuato senza un riferimento all'offerta. In genere, il documento dell'ordine cliente contiene un'ampia gamma di informazioni. Questi includono quanto segue;
- Informazioni sui prezzi
- Informazioni di fatturazione: include i termini di pagamento e la gestione del rischio.
- Informazioni su prodotti e/o servizi
- Informazioni sulla consegna: include la data e la quantità di beni e/o servizi.
- Informazioni sulla spedizione. Ciò include il percorso di spedizione.
Processo SAP OTC: spedizione
La spedizione nel processo SAP order to cash riguarda la consegna di merci e/o servizi all'indirizzo del cliente.
Affinché la consegna avvenga, è necessario il documento di consegna in uscita SAP. Il documento di consegna in uscita SAP è un documento che consente di spedire gli articoli a un cliente specifico. Questo documento è molto utile per svolgere le varie attività in linea con la spedizione. Il codice transazione per la spedizione o la consegna dell'ordine SAP ERP al processo di cassa è VL01. Un tipico documento di consegna in uscita include quanto segue;
- Imballaggio
- Prelievo e Conferma. Questo è in realtà per verificare un ordine di trasferimento.
- Trasporto e consegna (Documento di spedizione)
- Post Emissione Merci IGP
Processo SAP OTC: fatturazione
La fatturazione è l'ultima fase delle attività di prevendita. Prevede anche l'utilizzo del documento di fatturazione. Un documento di fatturazione funge da base per la creazione di fatture cliente. In genere, ci sono due modi per fatturare e ricevere il pagamento dai clienti. Il primo è inviare la fattura con i beni e servizi. In questo modo, i clienti pagano dopo aver ricevuto la merce. È il modo più comune nell'elaborazione degli ordini SAP per incassare.
Il secondo è integrare un sistema di pagamento prima del sistema di consegna. In questo modo, le persone pagano in anticipo, non appena effettuano un ordine. Il processo SAP ERP order to cash consente all'automazione delle fatture di contabilizzare automaticamente i movimenti. Non appena SAP ERP rileva il pagamento di un cliente, addebita il conto del cliente, il conto di cassa del credito e l'imposta sul credito. Inoltre, il codice transazione per la fatturazione è VF01. Il documento di fatturazione effettua le seguenti operazioni;
- Crea fatture
- Crea anche note di credito e di debito.
- Annulla eventuali documenti di fatturazione che sono già stati preparati.
- Registra automaticamente nel conto CoGe con l'integrazione SAP
Processo SAP OTC: tra la consegna OTC e la fase di fatturazione
La consegna e la fatturazione sono entrambe fasi dell'ordine per l'elaborazione in contanti. Tuttavia, c'è un'attività chiave che si svolge tra la consegna e la fatturazione dell'ordine di un cliente. Questo è l'IGP con uscita merci.
Che cos'è l'IGP per l'emissione di merci postali?
Quando un cliente effettua un ordine, riceve gli articoli a portata di mano. Vi siete mai chiesti da dove vengono gli dei? Già, il magazzino. L'uscita merci posta è la fase OTC in cui le merci vengono prelevate dal magazzino, imballate e spedite all'indirizzo di spedizione specificato dal cliente. Il personale del magazzino è estremamente attento a non sbagliare un ordine. Pertanto, fa un buon uso delle informazioni inviate dall'effettuazione dell'ordine. Ha anche registrazioni contabili in cui viene addebitato l'inventario mentre viene accreditato il costo delle merci vendute.
I vantaggi di SAP ERP e la gestione degli ordini per il processo di cassa
L'utilizzo di software di automazione per il processo dall'ordine al pagamento ha molti vantaggi. Questi includono quanto segue;
# 1. Risparmia tempo
Hai mai pensato che si potesse ottenere di più e anche questo nel tempo? Bene, questo è ciò che SAP ERP e l'automazione dei processi cash-to-order tendono a ottenere. Immagina la generazione di fatture, la fatturazione, scritture contabili, spedizione e follow-up del pagamento effettuato da persone e quindi confrontarlo con un sistema di automazione che lo elabora all'istante. Un altro modo in cui l'automazione dei processi cash-to-order SAP ERP e OM consente di risparmiare tempo è impedire il rientro. Memorizza automaticamente le informazioni sui clienti. Quindi un cliente esistente che desidera effettuare un altro ordine ha già le sue informazioni nel sistema.
#2. Semplicemente ripubblica e verifica
Il processo SAP ERP e OM cash to order registra e archivia tutte le informazioni e le transazioni dei clienti. Di conseguenza, è molto facile valutare e analizzare questi record.
#3. Migliora il flusso di cassa
Ogni azienda ha un obiettivo comune: aumentare il flusso di cassa e il profitto. L'automazione dei processi SAP ERP e OM cash-to-order per ridurre i tempi e aumentare l'efficienza ha un risultato. Costo-efficacia e incrementi flusso di cassa.
#4. Riduce i costi
Il costo che deriverà dal pagamento del personale per la gestione del posizionamento degli ordini, lo smistamento degli ordini, la registrazione delle transazioni e altre attività non aumenterà. Immagina di pagare per gestire gli ordini telefonici e il resto delle attività che si svolgono nell'elaborazione dell'ordine in contanti.
#5. Ottieni visibilità in tempo reale
In genere, il processo di automazione del cash-to-order SAP ERP e OM è un software che tiene traccia delle transazioni e gestisce anche le informazioni. Questo dà luogo ad una visibilità in tempo reale.
#6. Risulta in precisione
L'automazione dei processi SAP ERP e OM cash-to-order porta a una maggiore precisione nei record. Il sistema non dà spazio per errori di omissione o commissione, che sono più comuni con la conservazione dei registri umani. I dati passano semplicemente da una fase dell'ordine al processo di cassa con facilità, velocità e precisione.
#7. Migliora l'esperienza dei clienti
Il processo di automazione del cash-to-order SAP ERP e OM migliora l'uniformità dei processi, l'affidabilità dell'adempimento, la percezione del marchio e la semplicità dei pagamenti, tutti fattori che promuovono le relazioni con i clienti.
Massimizzazione dell'ordine in contanti
Le aziende che investono nel loro processo OTC registrano grandi ritorni sul loro investimento. Massimizzare il processo porta a efficienza ed efficacia. Fa risparmiare tempo, riduce notevolmente gli errori ed è conveniente a lungo termine. Alcune aziende integrano tecnologie come SAP e gestione degli ordini, servizi di consulenza e servizi finanziari per fornire risultati ottimali. Pertanto l'integrazione di software come il programma SAP ERP è più efficace dell'uso della carta e delle operazioni manuali.
SAP Order to Cash Process e gestione degli ordini
La gestione degli ordini è un processo amministrativo che fa parte dell'integrazione SAP. La combinazione della gestione degli ordini e del processo SAP cash-to-order si traduce in un ciclo di vendita più rapido, una gestione più semplice degli articoli e un'elaborazione degli ordini più rapida.
Caratteristiche principali di The Order Management e SAP Order to Cash Process
La caratteristica fondamentale del software di automazione è che automatizza l'elaborazione degli ordini e integra i dati da molti moduli in modo fluido. Inoltre, include il database principale del cliente, resi e rimborsi, informazioni di fatturazione, informazioni sulla spedizione, termini di pagamento, condizioni di pagamento e altre informazioni pertinenti.
Cosa sono O2C e P2P?
In generale, la procedura utilizzata da un'azienda per effettuare acquisti dai fornitori è nota come "Procure to Pay" o P2P. Order to Cash, o O2C, è il processo per ottenere il pagamento di beni o servizi forniti. È l'altra faccia della medaglia.
Cos'è il ciclo di vita di O2C?
Il ciclo order-to-cash, spesso noto come O2C o OTC, descrive come la tua azienda riceve, gestisce, gestisce e completa gli ordini dei consumatori. Ciò comporta la gestione di ogni fase della transazione, dalla spedizione della merce alla riscossione del pagamento, alla generazione delle fatture, alla rendicontazione dell'intera transazione.
Cosa sono P2P e O2C in SAP?
I processi aziendali Order to Cash (O2C) e Procure to Pay (P2P), che si completano a vicenda, vengono eseguiti quasi esattamente allo stesso modo. L'intero processo di ordinazione e di evasione dei clienti è coperto dal processo O2C, mentre la funzione P2P si occupa del ciclo di approvvigionamento di un'azienda.
Cos'è il KPI per incassare?
Analizza il costo complessivo dell'ordine per incassare il flusso di valore o il costo complessivo dei processi separati che compongono il flusso di valore. Dai un'occhiata preliminare al costo del processo diviso per le entrate o un altro normalizzatore utilizzando il set bilanciato di KPI da monitorare.
Cosa sono P2P e P2R?
Determinare se eseguire l'intero processo Procure to Pay (P2P) o un'implementazione parziale, come Procure to Receipt, è una decisione che le aziende devono prendere spesso (P2R).
Cos'è il ciclo R2R in SAP?
Record to report (R2R) è il processo di raccolta, analisi e presentazione di dati finanziari precisi. R2R offre al management e ad altri stakeholder un feedback sulle prestazioni dell'organizzazione da un punto di vista strategico, finanziario e operativo.
Come controllare O2C?
Un processo O2C standard include l'accettazione degli ordini dei clienti, la concessione o l'autorizzazione del credito, l'evasione degli ordini, l'emissione di fatture e l'accettazione dei pagamenti dai clienti. Include anche il monitoraggio dei crediti e la loro riconciliazione con i documenti bancari.
Conclusione
Incorporando l'inventario ERP come il LINFA l'ordine di incassare il processo nel tuo sistema di gestione aziendale non è solo conveniente ma anche efficiente. Pertanto, è un modello di business che ogni business online deve adottare.
Domande frequenti sull'ordine in contanti
Qual è il ciclo dall'ordine al pagamento?
Ci sono momenti in cui un'azienda può offrire sconti su alcuni beni o servizi. Quando ciò accade, il cliente ama ricevere tali offerte effettuando il pagamento fino a esaurimento dell'ordine. Questo è ciò che riguarda il ciclo dall'ordine al pagamento o il flusso di elaborazione.
Cos'è P2P?
P2P è l'acronimo di Procure to Pay. È un termine usato per descrivere il processo che un'azienda subirà mentre effettua acquisti dai fornitori.
Qual è il significato di O2C per le aziende?
Tutti amano tutto ciò che fa risparmiare tempo e produce più risultati. Questo è uno dei significati chiave del processo order-to-cash. Se un'azienda può vendere rapidamente il suo prodotto, ci sarà un flusso di cassa. Quindi l'ordine di incassare il processo rende un'azienda efficace ed efficiente.
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