In qualità di proprietario di una piccola impresa, dovresti conoscere la piattaforma QuickBooks Online e come può aiutarti a gestire tutto, dalle tasse alle buste paga. Con la Guida alla formazione online di QuickBooks, puoi anche imparare a utilizzare QuickBooks Online per gestire le tue finanze personali e le proprietà in affitto. Vediamo come puoi iniziare.
Come utilizzare QuickBooks online per la tua piccola impresa
# 1. Scopri come utilizzare la dashboard di QuickBooks Online.
Il primo passo per imparare a utilizzare QuickBooks Online per le aziende è familiarizzare con la dashboard.
Quando accedi al tuo account QuickBooks online, questa è la prima cosa che vedrai ed è da qui che puoi accedere a tutto ciò di cui avrai bisogno come utente QuickBooks. Dedica un po' di tempo a esplorare i vari menu della dashboard e a determinare dove puoi trovare tutto.
#2. Includi informazioni sulla tua azienda.
Imposta le informazioni e le preferenze della tua azienda dopo il tuo primo accesso a QuickBooks. Fai clic sull'icona a forma di ingranaggio sulla dashboard, quindi seleziona "account e impostazioni", quindi la scheda "azienda". Qui puoi inserire informazioni sulla tua azienda, ad esempio:
- Nome dell 'azienda
- Tipo di affare
- Mettersi in contatto
- Indirizzo
- Il logo dell'azienda
#3. Seleziona le tue preferenze finanziarie.
Durante l'aggiornamento delle informazioni sulla tua azienda, puoi anche modificare le tue preferenze finanziarie in questa sezione del tuo account QuickBooks Online utilizzando le schede vendite, spese e avanzate. Aggiorna i pagamenti con carta di credito, l'automazione delle fatture, i dettagli IVA e la data di fine anno della tua azienda in modo che tutte le informazioni nei rapporti siano corrette.
#4. Importa i dati della tua azienda
È semplice e veloce importare i tuoi dati aziendali nella tua app QuickBooks Online, risparmiandoti di dover ricominciare da capo. È possibile importare dati come transazioni bancarie, piani dei conti, fatture fornitori, dipendenti, budget e informazioni su clienti o fornitori.
QuickBooks Online offre diverse opzioni per l'importazione dei dati aziendali, consentendoti di selezionare quella che funziona meglio per te e la tua azienda. Tra i vari metodi disponibili ci sono:
- Fogli di calcolo MS Excel
- documenti CSV
- Il formato di file di testo proprietario di QuickBook è Intuit Interchange Format (IIF).
- File per Web Connect
#5. Personalizza il tuo piano dei conti
L'elenco delle diverse categorie utilizzate in QuickBooks per classificare il denaro per i rendiconti finanziari della tua azienda è noto come piano dei conti. QuickBooks Online ha cinque categorie predefinite: entrate, spese, attività, passività e patrimonio netto. Molte persone che utilizzano QuickBooks for business lasceranno da sole le impostazioni predefinite, ma potresti voler modificare le categorie per soddisfare i tuoi requisiti specifici. Potresti voler rinominare le categorie, o forse scoprirai che devi impostare una categoria aggiuntiva che non rientri nelle cinque già elencate.
Vai semplicemente a "Contabilità" nella dashboard e fai clic su "Piano dei conti". Scegli "Nuovo", quindi "Spese" o "Altre spese" come "Tipo di conto". Seleziona un "tipo di dettaglio", quindi inserisci il nome e la descrizione della nuova categoria di spesa.
#6. Collega la tua banca e le carte di credito.
A questo punto, puoi sincronizzare il tuo account QuickBooks Online con i tuoi conti bancari e carte di credito. Ciò significa che QuickBooks scaricherà e classificherà automaticamente le transazioni precedenti dai tuoi account, risparmiando tempo e fatica eliminando la necessità di inserire manualmente i dettagli.
Vai alla sezione "Conti bancari" della dashboard e fai clic su "Collega conto", quindi cerca la tua banca e accedi con lo stesso nome utente e password che utilizzi per l'online banking. Una volta connesso, potrai vedere tutti i conti che hai con questa banca, quindi scegli il tuo conto business e poi le transazioni che vuoi trasferire al tuo conto QuickBooks. La maggior parte delle banche mostrerà solo le transazioni degli ultimi 90 giorni, ma alcune torneranno indietro fino a 24 mesi.
QuickBooks scaricherà automaticamente le transazioni rilevanti dopo averle selezionate. Dopo che le tue transazioni sono state scaricate, dovrai solo approvare come sono state classificate.
#7. Aumenta il numero di utenti.
Puoi aggiungere altri utenti a QuickBooks per una piccola impresa, dal tuo responsabile vendite al contabile.
Puoi modificare le impostazioni per ogni utente per consentire loro di svolgere attività specifiche, ma il tuo livello di abbonamento determinerà quanti utenti puoi avere, quindi se vedi un limite di utenti, dovresti considerare l'aggiornamento al livello successivo .
Per invitare un nuovo utente, vai alle "Impostazioni" della tua dashboard e poi a "Gestisci utenti". Seleziona "Aggiungi utente" e il tipo di utente che desideri creare.
#8. Crea un sistema di buste paga.
Vai a "Impostazioni libro paga", quindi "Panoramica configurazione". Qui puoi inserire informazioni importanti per il tuo libro paga QuickBooks, come ad esempio:
- Le politiche retributive coprono tutto, dai programmi di pagamento alle politiche sulle ferie.
- La configurazione delle tasse è necessaria per garantire che i pagamenti delle tasse vengano elaborati correttamente.
- Detrazioni: aggiungi qui le eventuali detrazioni standard per tutti i dipendenti, come l'assicurazione sanitaria o i piani pensionistici.
- Preferenze: include la contabilità e la stampa degli assegni.
Dopo aver inserito queste informazioni, vai alla schermata di panoramica della configurazione e seleziona "Contabilità", quindi "Azienda e account". Selezionare l'account che verrà utilizzato per tenere traccia delle spese del personale.
Per aggiungere dipendenti al tuo libro paga, vai alla dashboard e seleziona "Dipendenti". Qui puoi inserire le informazioni dei tuoi dipendenti. Vale la pena notare che tutti i dipendenti avranno le politiche retributive e le detrazioni standard che hai già stabilito, ma puoi scegliere di aggiungerle quando aggiungi dipendenti. Sarai guidato attraverso il processo di inserimento delle loro informazioni fiscali, dettagli salariali e altre informazioni come il loro programma di pagamento, come mostrato nel video qui sotto.
#9. Collega le tue applicazioni
QuickBooks Online ti consente di accedere ai tuoi account da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento. Tuttavia, si integra anche con migliaia di app compatibili disponibili nell'App Store di QuickBooks, tutte garantite per semplificarti la vita, con l'86% dei clienti di QuickBooks che concorda sul fatto che le app fanno risparmiare loro tempo. Dalla gestione delle spese alla previsione del flusso di cassa, sono disponibili una varietà di app per aiutarti a semplificare i processi e mantenere il controllo delle tue finanze aziendali.
Puoi sfogliare le varie categorie dell'app store oppure, se sai cosa stai cercando, cerca semplicemente il nome dell'app. L'app Float è il componente aggiuntivo più popolare per la previsione del flusso di cassa operativo di QuickBooks, quindi se vuoi sapere quale sarà il tuo saldo bancario futuro, unisciti alle migliaia di utenti che stanno già risparmiando ore ogni settimana utilizzando Float.
# 10. Riconciliarsi regolarmente
QuickBooks Online ti farà risparmiare tempo e fatica, ma funzionerà correttamente solo se lo tieni aggiornato. Dovresti riconciliare i tuoi conti su base regolare (QuickBooks consiglia una volta al mese) in modo che i tuoi conti corrispondano a quelli che trovi sulla tua banca e sugli estratti conto della carta di credito. Una riconciliazione regolare garantisce che la previsione del flusso di cassa sia sempre accurata perché Float estrae informazioni in tempo reale da QuickBooks Online.
Trascorrere qualche minuto ogni giorno, settimana o mese per riconciliare i tuoi account ti farà risparmiare mal di testa in seguito. Ecco come procedere:
- Fai clic sull'icona a forma di ingranaggio nella schermata iniziale, quindi su "Riconcilia".
- Seleziona il conto bancario da riconciliare.
- Inserisci il saldo finale e la data del tuo estratto conto.
- Fare clic su "Avvia riconciliazione" per visualizzare le transazioni per il periodo di tempo specificato.
- Confronta le transazioni in QuickBooks con quelle sul tuo estratto conto.
- Spunta le transazioni appropriate in QuickBooks.
- L'importo della differenza dovrebbe essere zero, ciò significa che le transazioni corrispondono.
- Se c'è una differenza, assicurati che il numero di transazioni per entrambe le origini sia lo stesso. Se mancano delle transazioni in QuickBooks, puoi inserirle manualmente.
- Se il problema riguarda la data delle transazioni, è sufficiente fare clic su di essa e cambiarla in quella corretta dal tuo estratto conto.
- Se nessuna di queste soluzioni risolve il problema, ricontrolla l'importo di ciascuna transazione in QuickBooks.
- Fare clic sul pulsante "Termina ora".
Formazione in linea QuickBooks
Dopo aver visto come utilizzare QuickBooks Online per la tua piccola impresa, ecco alcune risorse per iniziare la formazione su QuickBooks Online:
- Introduzione a QuickBooks Pro
- QuickBooks Pro 2020 Formazione essenziale
- Tecniche avanzate di contabilità di QuickBooks
- Impara QuickBooks online da Hector Garcia, CPA
- QuickBooks online attivo e funzionante.
- 39 tutorial gratuiti di QuickBooks: impara velocemente QuickBooks
- Formazione online gratuita di QuickBooks
- Formazione QuickBooks
- Centro di apprendimento QuickBooks
- QuickBooks per manichini
La formazione online di QuickBooks è gratuita?
QuickBooks Online Certification training ed esami sono disponibili gratuitamente in QuickBooks Online Accountant per i professionisti della contabilità.
QuickBooks Online è facile da imparare?
Imparare a utilizzare QuickBooks è semplice per coloro che hanno familiarità con i concetti di contabilità e come funziona il software di contabilità, ma può essere difficile per coloro che sono tecnologicamente sfidati o non hanno conoscenze di contabilità.
Come utilizzare QuickBooks online per le finanze personali
In un unico posto, puoi facilmente tenere traccia delle tue spese, entrate e budget. Non solo, ma Quickbooks Online for Personal Finances ti consente anche di pagare le bollette in tempo, stimare le tasse e aggiornare automaticamente le tue finanze. Con l'app mobile, puoi gestire le buste paga mentre sei in viaggio, ricevere promemoria automatici via e-mail, scaricare le tue transazioni bancarie in QuickBooks e altro ancora.
Esaminiamo le funzionalità chiave di QuickBooks Online per le finanze personali elencate di seguito:
# 1. Tenere traccia delle spese
Collegando i tuoi conti bancari e carte di credito a Quickbooks, puoi facilmente tenere traccia delle tue spese. Puoi classificare ulteriormente le tue spese ed eventualmente generare rapporti finanziari per comprendere meglio le tue spese.
#2. Calcolo delle tasse
Come affermato in precedenza, Quickbooks classifica e organizza automaticamente le spese, consentendoti di tenere facilmente traccia delle spese durante tutto l'anno. Di conseguenza, non devi preoccuparti della dichiarazione dei redditi e delle detrazioni fiscali.
#3. Scansione scontrino
Puoi caricare le ricevute sull'app mobile Quickbooks e abbinare le informazioni sulla ricevuta con una transazione esistente.
# 4. Gestione del flusso di cassa
La gestione del flusso di cassa è uno degli aspetti più importanti dell'utilizzo di QuickBooks Online per gestire le finanze personali. Inserendo regolarmente i tuoi dati finanziari in QuickBooks, puoi ottenere una migliore comprensione e controllo del tuo flusso di cassa. Puoi inserire informazioni sulle transazioni passate e transazioni future anticipate come piani di investimento sistematici (SIP), pagamenti di leasing e altro, consentendo a QuickBooks di prevedere facilmente le tue spese nei mesi futuri.
#5. Pagamento via Internet
QuickBooks ti consente di accettare tutti i tipi di pagamento, inclusi bonifici bancari, carte di credito/debito e così via, con conseguenti pagamenti più rapidi. QuickBooks recupera le tue transazioni automaticamente, facendoti risparmiare tempo e denaro.
#6. Automazione delle bollette
QuickBooks Personal ti consente di gestire e pagare le bollette in un unico posto. Puoi impostare pagamenti automatici per le tue bollette per assicurarti di non perdere mai un pagamento. In caso contrario, puoi optare per i promemoria automatici del pagamento delle fatture. Utilizzando la funzionalità “Transazioni memorizzate”, puoi salvare le tue credenziali di pagamento per un checkout più veloce. Puoi anche pagare più fornitori contemporaneamente e specificare un metodo di pagamento per ciascuno di essi. Inoltre, poiché le ricevute e le fatture vengono salvate automaticamente nel cloud, non possono essere trascurate.
Come utilizzare QuickBooks online per le proprietà in affitto
Fogli di calcolo, software progettati specificamente per il settore immobiliare e software di contabilità generica come QuickBooks Online sono tutte opzioni per tenere traccia delle proprietà in affitto.
Molti investitori sono confusi su come impostare proprietà in affitto in QuickBooks Online perché il software è ben noto. Ti mostreremo un processo passo dopo passo per impostare proprietà in affitto in QuickBooks, oltre a discutere un'alternativa gratuita a QuickBooks Online.
Come si impostano proprietà in affitto in QuickBooks Online?
Poiché QuickBooks Online è un software di contabilità generale progettato per tutti i tipi di attività, ci sono diversi ostacoli che un proprietario deve superare per utilizzarlo per un'attività di proprietà in affitto.
Ecco alcuni passaggi per impostare le proprietà in affitto in QuickBooks Online:
- Crea un'azienda e chiamala come Music City LLC o Orange Drive Rental.
- Crea un piano dei conti
- Aggiungere l'immobile in locazione al piano dei conti come cespite in modo che l'ammortamento possa essere dedotto manualmente alla fine di ogni anno e il valore equo di mercato dell'immobile possa essere aggiornato.
- Includere conti correnti, risparmi, carte di credito e mutui per ogni conto bancario aziendale utilizzato per la proprietà.
- Configura la proprietà come una Classe, in genere con l'indirizzo esatto, ad esempio 1411 Orange Drive.
- Creare un cliente per l'inquilino, generalmente utilizzando il nome o i nomi sul contratto di locazione, per garantire il corretto accredito del reddito da locazione e dei depositi cauzionali.
- Crea un prodotto per il reddito da locazione, quindi crea sottoprodotti per i vari tipi di reddito da locazione raccolti, come affitto mensile, canoni di mora e tasse per animali domestici.
- Se desideri inviare una fattura a un inquilino ogni mese anziché utilizzare un servizio di pagamento dell'affitto online gratuito, imposta fatture ricorrenti per Pagamenti dell'affitto.
Aggiunta di più proprietà in affitto a QBO
Il processo per impostare più proprietà in affitto in QuickBooks Online è simile a quello descritto sopra, con alcuni passaggi aggiuntivi.
Supponiamo che un investitore possieda una casa unifamiliare in affitto (SFR) e un duplex multifamiliare di due unità. Un approccio all'utilizzo di QBO per più proprietà in affitto consiste nel creare un'azienda con più classi, mentre l'altro consiste nel creare due società separate.
QuickBooks Online è l'opzione migliore per la gestione delle proprietà in affitto?
QuickBooks Online può essere utilizzato per gestire le proprietà in affitto. Tuttavia, un investitore dovrebbe pianificare di dedicare tempo o pagare un professionista per configurare il software.
Come posso imparare da solo QuickBooks?
Puoi seguire tutorial video, partecipare a webinar o trovare tutorial QuickBooks online.
Quanto tempo ci vuole per imparare QuickBooks online?
Ci vogliono circa 2-3 settimane per imparare QuickBooks online.
Come faccio ad aggiungere e gestire i clienti in QuickBooks Online?
Per aggiungere un nuovo cliente, vai al menu "Clienti" e fai clic su "Nuovo cliente". Inserisci i dati del cliente e salva. Per gestire i clienti esistenti, vai al menu "Clienti" e seleziona "Clienti" per visualizzare un elenco di tutti i tuoi clienti. Puoi modificare o eliminare i clienti da questo elenco.
Come faccio a creare e inviare fatture in QuickBooks Online?
Per creare una nuova fattura, vai al menu "Vendite" e fai clic su "Nuova fattura". Inserisci le informazioni del cliente, aggiungi elementi pubblicitari per i prodotti o servizi fatturati e salva. Per inviare la fattura cliccare su “Invia” e selezionare l'indirizzo email a cui inviarla.
Come posso tenere traccia delle spese in QuickBooks Online?
Per tenere traccia delle spese, vai al menu "Spese" e fai clic su "Nuova spesa". Inserisci le informazioni del fornitore, aggiungi voci per i prodotti o servizi acquistati e salva. Puoi anche collegare il tuo conto bancario a QuickBooks Online per importare e classificare automaticamente le spese.
Come faccio a eseguire rapporti finanziari in QuickBooks Online?
Per eseguire rapporti finanziari, vai al menu "Rapporti" e seleziona il rapporto che desideri eseguire. Puoi personalizzare l'intervallo di date e altre opzioni per il rapporto prima di eseguirlo. È inoltre possibile salvare le impostazioni del rapporto per un utilizzo futuro.
In conclusione,
QuickBooks è il software di contabilità più utilizzato per le piccole imprese. È disponibile in una varietà di edizioni, sia online che sul tuo computer desktop. Con i passaggi descritti in questo articolo, puoi utilizzare QuickBooks Online per gestire le tue finanze personali, nonché le tue piccole imprese e proprietà in affitto. Abbiamo anche elencato alcune risorse di formazione online di QuickBooks disponibili per te.
Domande frequenti
Esiste un manuale per QuickBooks?
QuickBooks Online ha un manuale di formazione che funge da risorsa per tutti gli SWCD che utilizzano QuickBooks.
Come faccio a riconciliare in QuickBooks?
Scegli Impostazioni, quindi Riconcilia. Se questa è la tua prima riconciliazione, fai clic su "Inizia" per procedere. Selezionare l'account da riconciliare dalla selezione Account. Verifica che corrisponda a quello sulla tua dichiarazione.
Cosa significa C in QuickBooks Online?
In QuickBooks Online, C significa Azzerato,
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Riferimenti
