Imparare a scrivere un'e-mail formale può sembrare difficile, soprattutto se è la prima volta. Un'e-mail formale deve avere un tono professionale, ed è per questo che molte persone trovano difficile costruirne una. Tuttavia, se disponi di una guida dettagliata dettagliata, scrivere un'e-mail formale sarà un processo semplice. Di seguito è riportata una ripartizione dei passaggi necessari da seguire e tutto ciò che devi sapere mentre scrivi un'e-mail formale.
Come scrivere un'e-mail formale
Per imparare correttamente a scrivere un'e-mail formale, devi sapere esattamente di cosa si tratta. Quindi, cos'è un'e-mail formale? Un'e-mail formale è la stessa cosa di un'e-mail professionale. È scritto a persone autorevoli, organizzazioni imprenditoriali, istituzioni accademiche o persone che non conosci.
Durante la scrittura di un'e-mail formale, la scelta della lingua è una delle cose più importanti. Dal momento che non stai scrivendo a qualcuno di familiare, è assolutamente necessario usare un tono professionale. Questo mostra automaticamente un segno di rispetto. Inoltre, un'altra cosa di cui devi prendere nota è la punteggiatura, poiché contribuisce notevolmente alla struttura dell'e-mail.
Passaggi da seguire durante la scrittura di un'e-mail formale
Se vuoi imparare a scrivere correttamente un'e-mail formale, allora c'è un certo formato che devi seguire. Di seguito è riportato un elenco di guide dettagliate che è necessario seguire durante la scrittura di un'e-mail formale. Loro includono:
- Inizia con un indirizzo email professionale
- Scrivi una riga dell'oggetto
- Inizia il paragrafo con un saluto formale
- Fai una presentazione adeguata
- Il corpo
- Termina formalmente l'e-mail, con apprezzamento
#1 Inizia con un indirizzo email professionale
Prima di iniziare un'e-mail formale, dovrai confermare se l'indirizzo e-mail è professionale. Un indirizzo e-mail professionale è semplicemente un'e-mail utilizzata esclusivamente per affari. Questo è il modo in cui la maggior parte delle persone interagisce con le aziende e le organizzazioni imprenditoriali. Con l'aiuto di un indirizzo e-mail professionale, le persone sono in grado di differenziare i propri messaggi personali da quelli aziendali.
Inoltre, un'e-mail professionale contiene il nome della tua attività. Ciò rende più facile per le persone e altre aziende riconoscerti.
# 2 Scrivi una riga dell'oggetto
Prestare attenzione al contenuto della riga dell'oggetto mentre si scrive un'e-mail formale è essenziale. È la prima cosa che si vede quando una persona apre la propria casella di posta. Questo viene fatto per aiutare la persona a sapere qual è il contenuto della tua email. Una riga dell'oggetto dovrebbe indicare chiaramente lo scopo dell'e-mail. Dovrebbe essere breve e accattivante, ma allo stesso tempo non fuorviante. Non tentare di indurre un destinatario a leggere la tua e-mail, altrimenti la tua e-mail potrebbe essere redatta o non ricevere risposta.
# 3 Inizia il paragrafo con un saluto formale
Dopo aver inserito una riga dell'oggetto, il passaggio successivo consiste nell'iniziare l'e-mail con un saluto formale. Prestare attenzione al saluto è importante anche perché si rivolge direttamente alla persona a cui stai inviando l'e-mail. Alcuni esempi di saluto sono:
- I saluti
- caro
- Ciao
- Per chi è coinvolto
Molte volte, il nome dell'individuo a cui si rivolge un'e-mail non è noto. Se non si conosce il nome del destinatario, è possibile utilizzare "a chi può interessare" o "Gentile signore/ma". Inoltre, puoi rivolgerti al dipartimento o alla posizione della persona. Ad esempio: caro responsabile delle risorse umane, caro dipartimento delle risorse umane.
Tuttavia, se conosci il nome del destinatario, usa "Caro", seguito dal nome della persona. Ad esempio, Dear Professor Williams o Greetings Professor Williams (seguito dal cognome).
# 4 Fai una presentazione adeguata
Un'introduzione viene subito dopo il saluto. Quando si tratta di e-mail formali, c'è sempre bisogno di un'introduzione perché non sei conosciuto. Anche se il destinatario ti conosce, è comunque necessario che tu ti presenti.
L'introduzione inizia con la tua dichiarazione del tuo nome, seguita dal tuo scopo e rilevanza. Ad esempio, un insegnante o un conferenziere vorrà sapere se stai scrivendo come membro della classe, del dipartimento o della facoltà. Successivamente, indicare il motivo per cui si scrive.
# 5 Il corpo
Il corpo di un'e-mail formale è fondamentalmente dove spieghi in dettaglio il motivo della scrittura. L'elaborazione è essenziale, ma non dovrebbe essere esagerata. Il corpo di un'e-mail deve contenere almeno uno o due paragrafi (a seconda dello scopo dell'e-mail).
# 6 Termina formalmente l'e-mail con apprezzamento
Il modo in cui termini un'email è importante quanto il modo in cui l'hai iniziata. Dal momento che è iniziato formalmente, anche la sua fine deve essere formale. Questo è l'ultimo paragrafo ed è indicato anche come il paragrafo di chiusura.
In questo paragrafo, devi mostrare apprezzamento per il tempo speso a leggere la tua e-mail, quindi terminarla con una chiusura formale. Alcune di queste chiusure formali sono:
- Sinceramente
- Fedelmente
- Il vostro
- Con rispetto
- Best
- Saluti
Dopo aver scelto una chiusura formale, dovrebbero seguire il tuo nome e la tua firma.
Come si avvia un'e-mail formale?
Che tu stia cercando di ottenere un contratto commerciale, chiedere un aumento di stipendio o assicurarti un nuovo lavoro, imparare come avviare un'e-mail formale ti darà il sopravvento. Un'e-mail formale inizia con un indirizzo e-mail professionale. È consigliabile utilizzare un indirizzo e-mail professionale durante la scrittura di un'e-mail formale, in quanto ciò le conferisce maggiore riconoscimento e la presenta come importante. Un'e-mail professionale dovrebbe includere il tuo nome e cognome o il nome della tua attività. Ciò aumenta il valore dell'e-mail, poiché il destinatario potrebbe considerarla importante.
Dopo aver confermato l'indirizzo e-mail come professionale, la prossima cosa a cui prestare attenzione è la riga dell'oggetto. La riga dell'oggetto della tua e-mail dovrebbe indicare in grassetto il motivo per cui hai scritto l'e-mail. Ad esempio, una lettera di scuse, chiedendo un aumento di stipendio, il permesso di fare una pausa, ecc. Dovrebbe essere breve e accattivante, ma anche professionale.
Un'altra parte altrettanto importante dell'avvio di un'e-mail formale è il saluto (un saluto amichevole). Avere un saluto adeguato apre la tua e-mail e ti fa iniziare con il piede giusto. Puoi iniziare con ''a chi di competenza'', ma questo viene utilizzato solo quando non conosci il nome della persona a cui ti stai rivolgendo. Caro e ciao è anche il saluto popolare usato, seguito dal nome o dalla posizione del destinatario.
Come si avvia un paragrafo di posta elettronica formale?
Il primo paragrafo di un'e-mail formale deve includere un saluto e il nome della persona a cui ti rivolgi. Puoi usare ''Caro o ciao''. Questi sono i saluti più comuni. Inoltre, ci sono momenti in cui potresti non conoscere il nome del destinatario. In situazioni come questa, il saluto corretto da usare è ''A chi può interessare''. Il passo successivo è presentarti correttamente, affermando il tuo nome, chi sei e perché stai scrivendo.
Qual è una buona frase di apertura per un'e-mail?
Iniziare un'e-mail con una buona frase di apertura è ciò che fa andare avanti il tuo lettore, quindi è consigliabile fare attenzione nella scelta delle parole. Dopo il saluto, arriva la frase di apertura. Formalmente, una frase di apertura dovrebbe includere una corretta introduzione (indicando il tuo nome e chi sei) e il motivo per cui stai scrivendo. Informalmente, una frase di apertura includerà saluti e benessere. Ad esempio, "Spero che questa email ti trovi bene", "Spero che tu abbia passato una bella giornata", ecc. E un'introduzione che indichi il tuo nome e il motivo per cui stai scrivendo.
Come si scrive un esempio di email formale?
Il tentativo di scrivere un esempio di e-mail formale è fondamentalmente solo esercitarsi su come scrivere un'e-mail formale. Per poterlo fare, ci sono dei passaggi che devi seguire. Di seguito è riportata una guida che spiega cosa dovresti fare mentre scrivi un esempio di email formale. Sono:
- L'oggetto della tua email: dovrebbe essere breve e indicare chiaramente il motivo della tua email
- Il saluto: Caro (il nome della persona o delle persone a cui ti rivolgi) ad esempio, Caro Professor Williams, per un gruppo Cari Studenti. Se non si conosce il nome del destinatario, utilizzare ''A chi di competenza''.
- Paragrafo introduttivo: usa questo paragrafo per presentarti (indicando chi sei) e il motivo per cui stai scrivendo.
- Corpo dell'e-mail: questa parte dell'e-mail dovrebbe contenere dettagli, spiegando perché stai scrivendo.
- Paragrafo di chiusura: il paragrafo di chiusura dovrebbe terminare formalmente, ad esempio sinceramente, fedelmente, i migliori saluti, ecc.
Quali sono le cinque (5) parti di un'e-mail formale?
Prima che una persona possa imparare correttamente a scrivere un'e-mail formale, è necessario seguire una struttura e un formato particolari. Questo formato contiene i cinque (5) elementi di un'e-mail formale. Questi elementi sono:
- La riga dell'oggetto
- Saluto
- Paragrafo introduttivo
- corpo e-mail
- Paragrafo di chiusura
Questi sono i cinque elementi che compongono un'e-mail formale. Applicando questi elementi, sarai in grado di scrivere correttamente un'e-mail formale.
Come scrivere un'e-mail formale per una richiesta
Imparare a scrivere una richiesta in un'e-mail formale è essenziale per ogni individuo. Una richiesta significa chiedere qualcosa. Affinché tu possa farlo correttamente, devi attenerti a una particolare struttura. Di seguito è riportata una guida dettagliata su come scrivere un'e-mail formale per una richiesta. Loro includono:
# 1 Saluto e paragrafo introduttivo
Nel processo di scrittura di una richiesta, non puoi semplicemente saltarci dentro subito. Dovrai comunque seguire il formato di scrittura di un'e-mail formale. Come accennato in precedenza, devi iniziare con un saluto. Puoi usare ''Caro o Ciao''. Si consiglia di utilizzare caro perché suona più formale. Subito dopo il saluto, viene il nome del destinatario. Ad esempio, cara signora Smith. Se non hai il nome del destinatario usa ''A chi di competenza''.
Inoltre, il paragrafo introduttivo deve includere il tuo nome, un riferimento al legame che hai con il destinatario e il motivo per cui hai scritto. Ad esempio, caro direttore delle risorse umane, mi chiamo *****, sono uno degli scrittori neoassunti e scrivo per richiedere ****. Dichiarando tutto ciò, il destinatario sa chi sei e perché stai scrivendo.
# 2 Il corpo
Il corpo di una richiesta formale dovrebbe spiegare in dettaglio cos'è la richiesta e le ragioni per cui dovrebbe essere accolta. Occorre inoltre precisare se la richiesta è urgente o meno. Questo crea un margine di manovra per il destinatario per prendere in considerazione la concessione della tua richiesta.
# 3 Paragrafo di chiusura
Questa parte di una richiesta formale è molto importante. Nel paragrafo di chiusura, devi mostrare apprezzamento ringraziando il destinatario per aver dedicato del tempo a leggere la tua email. Dopo averlo fatto, concludi formalmente facendo uso dei migliori saluti, fedelmente, sinceramente, ecc.
Conclusione
Imparare a scrivere un'e-mail formale può sembrare difficile, soprattutto quando non si ha alcuna esperienza. Tuttavia, se ti attieni a una particolare struttura o formato, scrivere un'e-mail formale sarà molto semplice. Tutto quello che devi fare è applicare gli elementi e questo ti insegnerà come scrivere correttamente un'e-mail formale.
Articoli Correlati
GESTIONE EMAIL: Significato, Software, Strategia e Competenze
ESEMPIO DI EMAIL DI INTRODUZIONE: Il modo migliore per iniziare e terminare
EMAIL PROFESSIONALE: significato, come scriverla e suggerimenti cruciali da sapere
