Le strutture organizzative convenzionali spesso includono una struttura gerarchica, con una gestione dall'alto verso il basso e ciascun dipartimento focalizzato su un argomento specializzato. Anche se questo metodo presenta dei vantaggi, può anche portare a inefficienze impreviste e a un approccio al business isolato.
Il rimedio? All'interno dell'organizzazione, team interfunzionali. Mentre la maggior parte dei dipartimenti è organizzata in base a competenze e obiettivi, i team interfunzionali sono gruppi di persone con prospettive e competenze diverse che lavorano insieme per raggiungere un obiettivo condiviso. Comprendi come lavorano i team interfunzionali e perché possono essere la risposta per qualsiasi organizzazione che cerchi di svilupparsi con agilità e velocità.
Cosa sono i team interfunzionali?
I team interfunzionali sono composti da persone provenienti da molte aree funzionali dell'azienda, come marketing, prodotto, vendite e successo dei clienti. Possono essere gruppi di lavoro in cui ogni membro fa parte sia del proprio team funzionale che del team interfunzionale, oppure possono essere la struttura centrale dell'organizzazione.
Qual è lo scopo dei team interfunzionali?
Se hai mai contattato un'azienda con una domanda semplice, come una compagnia aerea o una clinica sanitaria, e ti sei ritrovato a essere rimbalzato da un dipartimento all'altro, non più vicino alla tua soluzione dopo venti minuti rispetto a quando hai chiamato inizialmente, hai sperimentato com'è lavorare in un silo.
Questa è un'esperienza frustrante per il cliente e un'opportunità persa per la tua azienda di costruire una relazione a lungo termine. Sebbene un'organizzazione abbia diverse funzioni, ciascuno di questi dipartimenti esiste per servire il cliente, quindi dovrebbero lavorare insieme per offrire un'esperienza olistica e positiva al cliente.
Promuovendo una buona comunicazione tra i team, i team interfunzionali aiutano le aziende a mettere i propri clienti al primo posto.
Riunire persone con prospettive diverse può migliorare la risoluzione dei problemi e portare a decisioni più informate ea lungo termine. Invece di competere per le risorse, i team interfunzionali all'interno di un'organizzazione lavorano insieme per utilizzare al meglio tempo, denaro e impegno al fine di massimizzare la soddisfazione del cliente contribuendo al contempo agli obiettivi aziendali.
I vantaggi di un team interfunzionale
I team interfunzionali possono vedere il quadro più ampio abbattendo i "silos" di una tipica struttura organizzativa. Lavorando con persone che hanno prospettive, conoscenze e background diversi, il team collettivo può affrontare le difficoltà e raggiungere gli obiettivi del progetto in modo più efficiente. Possono anche anticipare gli ostacoli all'inizio del processo perché ogni dipartimento ha influenza durante tutto il processo, al contrario di un progetto che va da un dipartimento all'altro.
#1. Gli obiettivi dell'organizzazione sono portati avanti da team interfunzionali
Quando i reparti funzionano esclusivamente all'interno del loro verticale specializzato, spesso non riescono a percepire il quadro generale. Ad esempio, il team di vendita potrebbe essere interessato ad acquisire nuovi clienti, ma potrebbe trascurare i problemi umani associati a una forza lavoro sovraccarica. Il team finanziario potrebbe essere così preoccupato per i profitti da aver paura di assumersi i rischi del lancio di una nuova linea di prodotti. E il team di marketing potrebbe essere così concentrato sul lancio di un nuovo marchio o prodotto da trascurare i problemi di sviluppo del prodotto.
Riunendo persone con obiettivi quotidiani apparentemente in competizione, puoi assicurarti che gli obiettivi dell'organizzazione siano avanzati durante tutto il progetto.
#2. I team con una varietà di funzioni aumentano la produttività
Invece di un progetto che passa attraverso un reparto prima di essere trasferito al successivo, i team interfunzionali aumentano l'efficienza del completamento del progetto. Quando hai a che fare con persone di altri reparti, il team può affrontare eventuali problemi prima che diventino troppo avanti nel processo.
Ad esempio, se il reparto di sviluppo prodotto costruisce un nuovo entusiasmante prodotto solo per scoprire che il reparto vendite è preoccupato per la vendita effettiva del prodotto, il tempo del progetto andrà sprecato. Tuttavia, se il reparto vendite collabora allo sviluppo del prodotto in un team interfunzionale, eventuali problemi possono essere risolti in anticipo, riducendo il tempo perso ei costi irrecuperabili.
#3. La creatività può essere stimolata da team interfunzionali
I dipartimenti spesso perdono di vista il quadro generale diventando troppo concentrati sull'affinamento delle loro abilità particolari e sul raggiungimento dei loro obiettivi specifici. I reparti in silos potrebbero impantanarsi. I team interfunzionali possono, tuttavia, promuovere l'innovazione sia dei processi che dei prodotti unendo diverse prospettive e conoscenze. Poiché possono visualizzare le prospettive di diverse funzionalità, possono trovare soluzioni complete per soddisfare le esigenze dell'organizzazione.
Svantaggi di un team interfunzionale
I team interfunzionali hanno alcuni inconvenienti. Alcuni esperti, ad esempio, avvertono che possono ostacolare l'avanzamento professionale dei singoli membri perché sono concentrati sul raggiungimento degli obiettivi del progetto. Per evitare ciò, diverse aziende implementano termini ristretti per i membri del gruppo, con individui di altri dipartimenti che entrano ed escono dal team per evitare la stagnazione.
Un altro rischio è che i team interfunzionali possano fluttuare senza meta se un progetto è troppo ampio o scarsamente specificato. I membri del team possono essere insoddisfatti se l'organizzazione non implementa schemi di remunerazione adeguati. Questi potenziali inconvenienti, tuttavia, possono essere mitigati con un'adeguata pianificazione, come l'implementazione di un lavoro di framework agile per la gestione dei progetti.
Come formare un efficiente team interfunzionale
#1. Garantire la diversità del team
La diversità è essenziale per i team interfunzionali, ma non si limita alla competenza. Quanto più diversificato è il gruppo, tanto più efficace e produttivo sarà nel raggiungimento dei suoi obiettivi. Ciò include età, stato, background, punto di vista, sesso, razza e permanenza nell'organizzazione.
#2. Influencer compresi
È fondamentale che il team includa persone di diversi dipartimenti che sono influencer non solo all'interno dei propri dipartimenti ma anche all'interno dell'organizzazione nel suo insieme. Ad un certo punto, il team interfunzionale avrà bisogno del consenso dell'organizzazione e dei suoi vari dipartimenti, quindi è fondamentale includere persone che possano trasmettere con successo i come ei perché del lavoro del team agli altri membri dell'organizzazione.
#3. Stabilire obiettivi specifici per il team interfunzionale
Come detto in precedenza, se il progetto è troppo ampio o senza obiettivi chiari, il team potrebbe faticare. Tuttavia, se definisci obiettivi espliciti con scadenze o traguardi specificati, puoi aumentare la possibilità che il team raggiunga gli obiettivi del progetto. L'utilizzo del software di gestione dei progetti può anche aiutare il team a rimanere in pista e comunicare i progressi.
#4. Incoraggiare le gerarchie e rafforzare l'autorità del gruppo
I membri del team devono essere apprezzati all'interno dell'organizzazione affinché il team sia produttivo ed efficiente. È fondamentale stabilire la loro autorità sul progetto e sottolineare i loro obiettivi durante tutto il lavoro.
Allo stesso modo, la leadership organizzativa deve scoraggiare un approccio gerarchico all'interno del gruppo. Sebbene la diversità sia un aspetto importante di un team interfunzionale, coloro che hanno meno esperienza devono sentirsi a proprio agio nel condividere le proprie prospettive.
#5. Promuovere la risoluzione costruttiva dei conflitti.
I conflitti possono svilupparsi in qualsiasi circostanza, ma i team interfunzionali possono esserne più inclini a causa della diversità di opinioni, esperienze e competenze. Organizzando la formazione sulla risoluzione dei conflitti per tutti i membri del team e assicurando che abbiano l'opportunità di impegnarsi a livello personale, la leadership può aiutare a ridurre l'impatto dannoso dei disaccordi. Ciò può essere ottenuto avvicinando i membri del team al lavoro, attraverso esercizi di team building e incoraggiando una comunicazione produttiva.
Chi dovrebbe far parte del tuo team interfunzionale?
Dopo aver conosciuto gli obiettivi della tua squadra, puoi decidere chi dovrebbe far parte della squadra. Questi sono alcuni criteri su cui riflettere:
- Che tipo di conoscenze richiedi? Chi nella tua organizzazione ha la capacità di darlo?
- I membri del team dovrebbero avere attributi personali che li rendano preziosi contributori oltre alle loro abilità specifiche. Hanno precedenti esperienze con collaborazioni interfunzionali? Possono lavorare liberamente e formulare raccomandazioni o decisioni?
- Non trascurare gli aspetti più pratici della politica. Chi sono gli stakeholder se il tuo team è concentrato sul lancio di un progetto o sul prendere una decisione? Il tuo team dovrebbe includere rappresentanti di ciascun gruppo di stakeholder.
Selezione di un leader
Il tuo team interfunzionale non ha bisogno di un leader, ma funzionerà molto meglio se lo fa. Quindi, chi dovrebbe essere quella persona?
Il leader di un team interfunzionale deve essere in grado di dirigere le conversazioni, delegare e ritenere responsabili gli altri membri del team. Devono essere in grado di farlo anche se alcuni membri del team sono più in alto nella gerarchia aziendale. In altre parole, possono persuadere le persone a fare le cose anche se mancano di un'autorizzazione formale per farlo? Possono influenzare e persuadere gli altri?
Creazione di regole di base per un team multifunzionale
Una volta che un leader è in atto, una delle prime cose che dovrebbero fare è lavorare con il resto del team per creare regole di base su come verranno fatte le cose. Ancora una volta, questo è estremamente vantaggioso quando un team sta iniziando, ma non è mai troppo tardi per implementarlo su un team esistente.
Innanzitutto, tutti dovrebbero capire esattamente cosa ci si aspetta da loro. Ogni membro deve contribuire affinché nessuno si senta sovraccaricato.
Il tuo team richiede un'idea chiara di come ci si aspetta che tutti si comportino oltre a chiare aspettative sui contributi. I membri del team devono sentirsi a proprio agio nel parlare, anche se non sono d'accordo. I team interfunzionali si occupano di riunire persone diverse per creare risposte migliori. Eppure non puoi arrivarci finché non riesci a negoziare con successo le tue differenze.
Infine, tutti i membri del tuo team dovrebbero capire come verranno prese le decisioni. Tutti hanno un'opinione su tutto? Quando il team leader può operare da solo?
La scelta degli strumenti di comunicazione corretti è un altro passo fondamentale nella formazione di un team interfunzionale di successo. Non vi vedrete tutti i giorni, quindi utilizzerete questi strumenti frequentemente.
Inoltre, se hai persone in località interregionali, i tuoi strumenti di comunicazione saranno il mezzo chiave di collaborazione. Pensa fuori dagli schemi qui. Invece di inviare molte e-mail, forse un blog condiviso funzionerà bene per il tuo team.
Potrebbero essere necessari altri strumenti e risorse oltre ai percorsi di comunicazione. Considera le seguenti domande:
- Tutti i membri del team hanno l'hardware e il software di cui hanno bisogno per lavorare insieme?
- Hai bisogno di spazio di archiviazione fisico o virtuale per i tuoi strumenti di lavoro e materiali? Tutti i membri del team possono utilizzare questo spazio?
- Dove si svolgeranno le riunioni di persona del tuo team?
Riunioni di team interfunzionali.
Sia che tu stia formando un nuovo team interfunzionale o perfezionandone uno esistente, speriamo che questo post ti abbia dato una nuova sensazione di chiarezza e slancio. Ecco alcune cose che puoi fare per continuare a farlo:
- Tieni d'occhio lo sviluppo della tua squadra su base regolare. Questo è quando avere obiettivi ben definiti torna utile. Stai raggiungendo i tuoi obiettivi? Prova a utilizzare il monitoraggio dello stato del team per andare a fondo del problema. Per iniziare, utilizza i modelli Confluence.
- Mantieni la tua adattabilità. Cosa dovresti fare diversamente se non raggiungi i traguardi? Potrebbe anche essere necessario modificare i piani in risposta ad altri cambiamenti. Ad esempio, il CEO potrebbe modificare la tua scadenza o licenziamenti imprevisti potrebbero interessare alcuni membri del tuo team.
- Ricorda che non sei obbligato a farlo da solo. Confluence dispone di risorse per assisterti nella gestione dei problemi dei team interfunzionali, dalla definizione degli obiettivi, alle riunioni, al processo decisionale.
Conclusione
Due teste sono sempre preferibili a una. Allo stesso modo, i team interfunzionali superano ogni volta le tradizionali strutture aziendali gerarchiche. Ci auguriamo che le informazioni contenute in questo post ispirino nuove idee e mantengano le probabilità di successo a tuo favore.
- AGENTI DI CAMBIO: come identificare gli agenti di cambiamento in qualsiasi organizzazione
- COME DIVENTARE ANALISTA AZIENDALE: Come diventare analista aziendale senza esperienza (Guida 2023)
- Strategia di abilitazione alle vendite: guida semplice per costruire una strategia efficace
- COSTRUIRE TEAM IBRIDI DI SUCCESSO: come costruire team ibridi di successo
- Team virtuali: tipi, vantaggi, sfide e gestione
Riferimenti
