L'automazione dei processi aziendali è l'uso di una tecnologia avanzata per portare a termine le attività aziendali con il minor aiuto umano possibile. Ovviamente ogni proprietario di affari conosce l'importanza del BPA. Velocizza il lavoro indirizzando le informazioni alla persona giusta al momento giusto utilizzando regole e azioni definite dall'utente. Nell'ambito di una strategia di trasformazione digitale, le organizzazioni utilizzano spesso il BPA per semplificare i flussi di lavoro e rendere le loro operazioni più fluide. Dai un'occhiata a questo articolo per maggiori dettagli sull'automazione dei processi aziendali e sui migliori strumenti software con esempi.
Perché l'automazione dei processi aziendali è importante?
L'obiettivo dell'automazione dei processi aziendali non è solo quello di sostituire la carta con i PDF; mira inoltre a rendere i processi più convenienti, snelli, a prova di errore e chiari. Automatizzando i processi per migliorare l'efficienza operativa complessiva, le organizzazioni risparmiano tempo e si assicurano che vengano utilizzate le best practice.
Quali processi aziendali dovresti automatizzare?
Quasi tutti i processi aziendali possono essere migliorati in qualche modo mediante l'automazione. Quando si valutano i candidati per l'automazione dei processi, considerare le seguenti caratteristiche chiave:
- La procedura richiede coerenza in tutta l'organizzazione.
- C'è poco margine di errore in questo processo.
- La procedura può essere ripetuta.
Cosa sono gli strumenti software per l'automazione dei processi aziendali?
Le organizzazioni possono utilizzare strumenti software di automazione dei processi aziendali per automatizzare parzialmente o completamente i propri processi aziendali. Il software RPA e il software BPA sono simili. In effetti, hanno obiettivi simili. L'unica differenza è che quest'ultimo software funziona più come gli umani: manipola il software utilizzando la visione artificiale e lo screen scraping. Il software BPA, d'altra parte, automatizza i processi aziendali di un'organizzazione prima di integrarli nel software da automatizzare.
È responsabile dell'intero processo di onboarding dei dipendenti
Se hai mai lavorato in un'organizzazione, sai che l'onboarding è un processo altamente strutturato. (Invia un'e-mail alla persona A, completa i documenti B, C e D e così via.) Invece di iniziare da zero, puoi lasciare che il software di automazione dei processi aziendali ti guidi attraverso l'intero processo. Finché un processo aziendale comporta una serie di passaggi e ripetizioni prevedibili, è probabile che possa essere automatizzato.
Strumenti di automazione dei processi aziendali
L'automazione dei processi aziendali sta trasformando le operazioni organizzative, consentendo alle organizzazioni di fare di più con meno, scalando insieme alla crescita aziendale. Ecco i primi dieci strumenti di automazione dei processi aziendali per aumentare la resilienza e spingere la tua azienda a nuovi livelli.
# 1. Asana
Asana è un file gestione del progetto strumento con funzionalità sia per i dirigenti che per i lavoratori. La sua semplice interfaccia utente semplifica la gestione dei progetti incoraggiando l'utilizzo e l'interazione. Per quanto riguarda la sicurezza, Asana fornisce SSO, 2FA e permessi granulari avanzati. Asana ti consente di gestire e pianificare utilizzando modelli predefiniti, un calendario del team condiviso, un'utilità di pianificazione delle attività, l'assegnazione delle priorità alle attività e l'automazione delle attività ripetitive. Dispone inoltre di dashboard di report per approfondimenti sui progetti, condivisione di file tramite trascinamento della selezione o manuale e sezioni di commenti sotto ogni attività.
#2. ProcessoMaker
ProcessMaker è un BPM low-code intelligente e una piattaforma di automazione dei processi aziendali per le organizzazioni che richiedono scalabilità. Puoi creare rapidamente grafici e report personalizzabili utilizzando la sua funzione di ricerca filtrata. Puoi anche assegnare utenti finali specifici ai tuoi grafici e rapporti. ProcessMaker include un motore di scripting che supporta JavaScript, Java, C# e altri linguaggi. Fornisce il controllo della sintassi BPMN e la convalida degli errori di processo per controllare la sintassi. Di conseguenza, puoi migliorare la visibilità complessiva e l'orchestrazione dei processi automatizzati end-to-end. Gli utenti finali possono anche progettare e riprogettare tutti i processi automatizzati che desiderano.
#3. Batch attivo
ActiveBatch è una piattaforma senza codice per l'orchestrazione di flussi di lavoro automatizzati. La sua architettura basata sugli eventi gli consente di supportare code di messaggi, tweet, eventi di file FTP, e-mail e altre funzionalità. La pianificazione delle attività può anche essere regolata in base al giorno e all'ora lavorativi. Per gestire i ticket automatizzati, fornisce integrazioni bidirezionali con System Center Service Manager e ServiceNow. Le API possono anche essere utilizzate per connettersi a qualsiasi servizio, applicazione o server. Include anche funzionalità come la modellazione e il monitoraggio approfondito.
#4. Kiss Flow
Kissflow fornisce un approccio semplice all'automazione dei processi aziendali. È un gruppo di oltre 50 app per la gestione di cose come pagamenti a fornitori, ordini di acquisto, assunzione di nuovi dipendenti e persino rimborsi di chilometraggio. Queste app possono anche essere personalizzate dagli utenti finali. Kissflow fornisce anche moduli di acquisizione dati, rapporti di attività e sequenze di sistema. Offre l'integrazione SaaS supportata da Zapier come suite di collaborazione. Puoi anche allegare file da Dropbox e Google Docs che sono multilingue. Inoltre, non ci sono restrizioni sul numero di applicazioni che un utente può creare.
# 5. Hootsuite
Hootsuite è un noto strumento di automazione della gestione dei social media oggi sul mercato. Con oltre 150 app nell'App Discovery store di Hootsuite, dispone dell'elenco più completo di integrazioni con i social network. Ha anche un'interfaccia facile da usare per un rapido onboarding. Puoi collegare rapidamente più account, incluso YouTube. Hootsuite è un efficace strumento di gestione dei social media per le aziende che comunicano su più social network. Puoi anche utilizzare l'API di Hootsuite per personalizzare le tue integrazioni e migliorare l'interoperabilità.
#6. Campo base
Basecamp è uno strumento di collaborazione online utilizzato dalle aziende. È adattabile perché consente un'ampia gamma di integrazioni. Le funzionalità di spicco di Basecamp includono il monitoraggio di scadenze, file, attività, annunci e discussioni. Prendi in considerazione la creazione di un hub virtuale per i team aziendali, che può essere utile in un ambiente di lavoro remoto. Basecamp è l'hub sul posto di lavoro più adattabile e robusto. Sebbene possa enfatizzare la gestione del progetto, non era inteso a semplificare i progetti. Tuttavia, eccelle nella gestione delle discussioni, il che può aiutare ad accelerare i progetti.
#7. Tracker Comindware
Comindware Tracker è una piattaforma SaaS che automatizza il monitoraggio dei problemi, le comunicazioni, la gestione dei progetti, la gestione del flusso di lavoro, Gestione delle risorse umane, utilizzo delle risorse e altri processi. Ogni caratteristica può anche essere personalizzata. Comindware Tracker, ad esempio, include un Graphical Workflow Builder che consente di progettare e personalizzare i flussi di lavoro utilizzando un'interfaccia drag-and-drop. Puoi seguire gli avvisi critici su clienti, fornitori e partner per il monitoraggio dei problemi. Comindware Tracker include anche un sistema di gestione delle risorse umane (HRM) per la gestione di assunzioni, ferie, trasferimenti dei dipendenti, avvisi e licenziamenti.
#8. Scheda laser
LaserFiche è una piattaforma per la gestione automatizzata dei contenuti che funziona per ordinare il disordine digitale. Ti offre un'interfaccia semplice e facile da usare per l'instradamento e il monitoraggio dei documenti digitali ogni giorno. I flussi di lavoro e l'analisi basati sull'intelligenza artificiale consentono agli utenti finali di scansionare e organizzare i documenti in modo digitale all'interno dell'organizzazione. Include anche strumenti come moduli, report e gestione delle attività.
#9. Qui
Quu è uno strumento per automatizzare la ricerca e il marketing dei contenuti. Tuttavia, non è un clone di HootSuite. La ricerca di contenuti pertinenti per un pubblico mirato richiede invariabilmente tempo. Quu automatizza il noioso processo inviando avvisi giornalieri di contenuti di alta qualità nella tua nicchia preferita. Le notifiche contengono collegamenti a podcast, articoli, video e post di blog, tra le altre cose. Per i contenuti, ci sono tre opzioni: curato a mano, scoperta e Pod di Quu. Una volta ricevuti i tuoi contenuti giornalieri, puoi programmarli utilizzando uno strumento come HootSuite.
#10. TrackVia
TrackVia è una piattaforma di sviluppo low-code ben progettata per la gestione del flusso di lavoro. Fornisce agli utenti finali funzionalità di trascinamento della selezione basate sull'interfaccia utente per la creazione di applicazioni e l'automazione dei processi. I flussi di lavoro mobili con integrazione Zapier e dashboard reattivi sono l'obiettivo principale. Tuttavia, la personalizzazione è limitata a causa dei layout predefiniti. TrackVia potrebbe anche beneficiare di più integrazioni di app di terze parti.
Qual è la differenza tra l'automazione dei processi aziendali (BPA) e l'automazione dei processi robotici (RPA)?
BPA ha automatizzato un intero processo aziendale dall'inizio alla fine, mentre RPA ha delegato singole attività a robot software per semplificare.
Usi ed esempi degli strumenti software per l'automazione dei processi aziendali
Ecco alcuni esempi convincenti di come gli strumenti software di automazione dei processi aziendali sono stati utilizzati nel mondo degli affari.
#1. Inserimento dei dipendenti
Il reclutamento dei dipendenti è un processo lento e laborioso. Questo perché c'è una grande quantità di scartoffie coinvolte nel processo di assunzione, compresa la documentazione legale, l'apertura di conti bancari, l'organizzazione di formazione e orientamento e la compilazione di vari moduli. Questo processo di assunzione diventa incoerente, informale e sconnesso senza il software BPA, il che può anche portare a:
Questo processo di assunzione diventa incoerente, informale e sconnesso senza esempi di software di automazione dei processi aziendali, che possono persino portare a:
- Bassi livelli di soddisfazione tra i lavoratori.
- Non riuscire a completare alcuni passaggi necessari.
- Innumerevoli moduli da compilare quando si assumono nuovi dipendenti.
Automatizzando il processo di onboarding dei dipendenti, puoi garantire una transizione graduale da un'attività all'altra. È possibile mantenere aggiornati i potenziali dipendenti sul processo di assunzione grazie al software BPA.
#2. Ordini di acquisto
Gli ordini di acquisto sono un'attività quotidiana ricorrente nella maggior parte delle organizzazioni che richiede una notevole quantità di scartoffie. I dipendenti compilano un modulo e lo inviano al team acquisti. Viene creato un ordine d'acquisto e una copia viene inviata al fornitore e al team di inventario dopo che è stato esaminato e approvato dall'autorità competente. Se la richiesta viene rifiutata, ad esempio, a causa di vincoli di budget o informazioni insufficienti, l'ordine di acquisto viene restituito al team richiedente. Potrebbero sorgere diversi problemi se questo processo aziendale non è automatizzato, inclusi (ma non limitati a):
- Si sono verificati errori durante la consegna delle forniture.
- Errori nell'ordine di acquisto.
- Record che sono incompleti.
- La produttività è stata influenzata.
- L'approvazione dell'ordine di acquisto è stata ritardata.
Gli esempi di software di automazione dei processi aziendali facilitano e accelerano l'esecuzione del flusso di lavoro e migliorano anche l'accuratezza dei dati, la trasparenza e la responsabilità in un'organizzazione.
Quali sono gli obiettivi dell'automazione dei processi aziendali?
L'obiettivo principale dell'automazione dei processi è migliorare il flusso di lavoro di un'azienda. può ridurre costi, tempi e sprechi aumentando la produttività, riducendo gli errori e controllando tutti i processi aziendali in tempo reale con l'automazione.
Quali sono i vantaggi dell'automazione dei processi aziendali?
Ci sono molti risultati positivi che possono derivare dall'automazione dei processi, tra cui una maggiore soddisfazione del cliente e un vantaggio competitivo.
# 1. Risparmia denaro
Ogni anno, le organizzazioni perdono almeno il 30% dei propri ricavi a causa di processi aziendali inefficienti. In altre parole, i processi aziendali manuali comportano spesso un notevole spreco di risorse. Il passaggio dai processi aziendali manuali a quelli automatizzati consente la riduzione degli errori. Le organizzazioni possono aumentare in modo significativo margini di profitto e ridurre i costi operativi attraverso esempi di processi di automazione aziendale. Poiché gli sprechi vengono eliminati e le risorse vengono utilizzate in modo ottimale, hai più spazio per rinegoziare condizioni favorevoli e gestire i contratti in modo efficiente.
#2. Accelera la revisione e l'approvazione dei documenti
Il mantenimento manuale di dati e documenti può essere un incubo che richiede tempo, e le possibilità di commettere errori aumentano. Quando automatizzi i processi di gestione dei documenti, riduci il tempo necessario per rivedere e approvare i documenti, rendendolo più conveniente.
#3. Migliora la trasparenza
Con il software BPA, puoi tenere traccia e monitorare più processi mentre sono in esecuzione e stabilire indicatori chiave di prestazione (KPI). Questo livello di trasparenza fornisce approfondimenti sulle aree della tua organizzazione che richiedono un miglioramento critico.
#4. Aiuta nel monitoraggio dell'avanzamento dei documenti
Prendi in considerazione la possibilità di chiamare e contattare un dipendente. Quindi, via e-mail, intraprendi un avanti e indietro per chiarire alcuni dettagli. Manualmente, un tale processo può richiedere fino a una settimana o più per indirizzare le informazioni alla persona giusta al momento giusto. Il software BPA riduce il tempo di elaborazione di documenti e informazioni a poche ore. L'automazione consente inoltre di tenere traccia dell'avanzamento e dello stato dei documenti, con piena tracciabilità dei documenti inviati, aperti e firmati.
#5. Sostiene le politiche aziendali
La non conformità con le normative di settore e legali pertinenti è una mossa costosa per le aziende di tutto il mondo. La buona notizia è che gli strumenti software di automazione dei processi aziendali aiutano le aziende a rimanere conformi. Questi dati sono utili perché sono tracciabili e sotto controllo, con conseguente migliore rispetto delle normative in materia.
#6. Facilita la comunicazione
Per scoprire cosa sta succedendo con i tuoi processi aziendali, contatta un supervisore o un team leader. Anche in questo caso, è probabile un errore di comunicazione, che può portare a costosi errori. Il software di automazione dei processi aziendali aiuta a semplificare tali comunicazioni interne. Può anche aiutare nella semplificazione dei processi rivolti al cliente come le vendite e il servizio clienti. L'automazione dei processi mantiene anche tutte le comunicazioni relative ai processi all'interno del flusso di lavoro, rendendo l'esecuzione dei processi più facile e veloce.
#7. Riduce la dipendenza dai processi manuali
Secondo uno studio recente, gli impiegati trascorrono quasi due ore e mezza al giorno in attività distruttive come l'elaborazione di documenti, l'approvazione di documenti e la ricerca di informazioni. Il software di automazione dei processi aziendali può completare rapidamente attività ripetitive. L'automazione fa risparmiare denaro perché richiede meno interventi manuali. Risparmia anche tempo, che è il vantaggio principale di tutti i software BPA.
#8. Riduce le riunioni
Poiché il software BPA è in grado di gestire efficacemente tutte le attività ricorrenti banali in un'organizzazione, è possibile ridurre le riunioni per migliorare l'allocazione della forza lavoro. Ciò ti consente anche di reindirizzare l'attenzione dei tuoi dipendenti su attività che impegnano maggiormente il loro cervello nello sviluppo di strategie e nell'esecuzione di funzioni più importanti.
#9. Migliora i flussi di lavoro
L'automazione dei processi migliora la coerenza del flusso di lavoro, soprattutto nelle grandi organizzazioni con molti dipendenti e parti interessate. Ed è qui che le cose possono complicarsi un po': ognuno ha più attività da completare, metodi di archiviazione diversi, abitudini diverse e così via. Un software BPA con passaggi che si susseguono sistematicamente è una scorciatoia intelligente per migliorare il flusso di lavoro e rendere più efficace il processo aziendale.
#10. Ridurre l'errore umano
L'errore è umano, non importa quanto siano capaci i tuoi dipendenti. Gli errori si verificheranno sempre. Sono, infatti, inevitabili. Tuttavia, l'automazione dei processi aziendali consente di rilevare e correggere errori comuni sul posto di lavoro come ritardi costanti, punti di inefficienza, errori manuali e molti altri. Eliminando il rischio di questi errori (automatizzando i processi), i tuoi processi aziendali funzioneranno in modo più fluido. Ti assiste nell'evitare operazioni aziendali ridondanti. Il software BPA può anche aiutarti a prevenire errori ricorrenti nella tua attività.
Tipi di automazione dei processi
Ecco quattro diversi tipi di automazione aziendale, le loro funzioni e quando dovrebbero essere utilizzate.
#1. Marketing di automazione
Il marketing è una parte importante della gestione di un'impresa, ma può richiedere molto tempo e denaro, il che lo rende un buon candidato per l'automazione. Le aziende possono generare lead altamente qualificati pronti per il coinvolgimento delle vendite utilizzando strumenti di automazione del marketing. Questi strumenti forniscono anche un framework per i team su cui indirizzare, creare, eseguire e misurare il successo campagne di marketing, semplificando la qualificazione e la conversione dei lead.
#2. Contabilità e automazione contabile
Le aziende possono risparmiare molto tempo su conti attivi (AR), conti passivi (AP), fatturazione, riscossioni, richieste di carte di credito, backup dei dati e altri processi finanziari che devono essere gestiti su base giornaliera o settimanale automatizzando le loro funzioni di contabilità e contabilità . Possono anche automatizzare i processi principali come la contabilità, la gestione della contabilità generale (GL) e la gestione dei conti bancari. L'automazione semplifica un processo complesso rimuovendo gli elementi manuali dal file team di contabilità's e gestire il lavoro di scricchiolio dei numeri e transazionale.
#3. Automazione del processo
L'automazione dei processi aziendali (BPA) va oltre l'automazione di base incorporando l'integrazione delle applicazioni per aiutare le aziende a migliorare il valore e l'efficienza. L'automazione robotica dei processi (RPA), un sottoinsieme del BPA, si concentra sull'automazione delle attività di routine, mentre il BPA aiuta le aziende a ottenere di più dai propri investimenti nell'automazione. BPA ottiene questo risultato aggregando i dati da più fonti per creare analisi che sarebbe difficile ottenere manualmente.
Le aziende utilizzano il BPA per una varietà di scopi, tra cui:
- Inserimento automatico degli ordini
- Automazione di posta elettronica
- Elaborazione batch automatizzata
- Trasferimenti automatici di file
- Generazione e distribuzione automatizzate di report
#4. Automazione delle risorse umane
L'assunzione di nuovi dipendenti è un processo in più fasi che inizia con un annuncio di lavoro online o uno sforzo di reclutamento e termina con l'assunzione ufficiale del dipendente. Molte delle fasi di questo processo sono automatizzabili. Una risorsa umana sistema di gestione (HRMS) è uno strumento utile in questo senso. Questi sistemi automatizzano il processo di gestione dei candidati come parte di un insieme più ampio di funzionalità. Ciò si riferisce specificamente alle offerte di lavoro automatizzate inviate direttamente ai candidati, il che aiuta a far conoscere le posizioni aperte sia al mondo esterno che ai dipendenti attuali che potrebbero voler candidarsi per posizioni interne o fare segnalazioni.
Quali sono i due tipi di automazione dei processi?
In generale, ci sono due tipi principali di automazione dei processi quando si tratta di automazione energetica. Si tratta di flussi cloud, automazione dei processi digitali basata su API e automazione dei processi robotici (RPA) basata sull'interfaccia utente.
Quale paese è il migliore per RPA?
Esistono diversi paesi noti per il loro RPA avanzato. Gli esperti di robotica spesso cercano lavoro in paesi che consentono loro di condurre ricerca e sviluppo senza restrizioni e la Corea del Sud è uno dei posti migliori dove andare.
Quale è meglio SAP o RPA?
Non esiste tecnologia o strumento inferiore o superiore. Sia SAP che RPA hanno uguale importanza nel mercato. Entrambi sono diversi. In effetti, utilizzando gli strumenti RPA, SAP viene automatizzato, il che non significa che SAP sia inferiore.
L'RPA è molto richiesto?
All'interno di ogni contesto aziendale, SAP e RPA sono vitali e utili. Tuttavia, entrambi svolgono ruoli distinti indipendentemente dalla loro utilità.
FAQ
Che cos'è l'automazione dei processi aziendali?
L'automazione dei processi aziendali (BPA) è l'uso del software per automatizzare le transazioni commerciali che si ripetono ripetutamente e hanno molti passaggi.
L'automazione dei processi è una buona carriera?
Sì, devono creare applicazioni integrate in grado di accogliere e migliorare la connettività di rete. Questo è uno di quei lavori orientati alle competenze e ben pagati che possono renderti ricco rapidamente.
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Riferimenti
