Le spese aziendali possono essere un grosso spreco di risorse. Se non monitori attentamente le tue spese, potresti finire per spendere troppo e perdere denaro. In questo articolo discuteremo dell'importanza di tenere traccia delle spese aziendali e forniremo suggerimenti su come farlo in modo efficace.
Cosa sono le spese aziendali
I costi associati al funzionamento della tua azienda sono noti come spese aziendali. Le spese aziendali ordinarie e necessarie, chiamate anche detrazioni aziendali, vengono detratte dalle entrate per determinare i profitti, le perdite e il reddito imponibile. Queste spese includono il chilometraggio, le spese bancarie e le commissioni, il software e le utenze, le forniture per ufficio, la stampa, l'affrancatura e la consegna e le spese pubblicitarie e di marketing.
Quando tieni traccia delle spese della tua azienda, puoi monitorare guadagni e perdite e ricercare modelli di settore per aiutare nelle previsioni. Puoi pianificare l'uso appropriato delle finanze perché sei a conoscenza della tua situazione finanziaria.
Passaggi per il monitoraggio delle spese aziendali
Sono necessari alcuni passaggi per tenere traccia delle spese aziendali, come l'impostazione di un conto separato per le transazioni commerciali, l'integrazione del software di contabilità con gli istituti finanziari, l'archiviazione regolare delle ricevute e l'esame occasionale dei dati. Per monitorare correttamente le tue spese aziendali, attieniti alle istruzioni riportate di seguito.
#1. Crea un account aziendale
La creazione di un conto finanziario aziendale specifico per le tue attività commerciali è il primo passo per tenere traccia delle spese aziendali. Per accettare pagamenti con carta di credito dai clienti, è necessario aprire un conto di servizi commerciali, un conto corrente aziendale e un conto di risparmio aziendale. Sarebbe semplice gestire le tue finanze se avessi un conto separato per la tua attività. Avrai tutte le tue spese aziendali in un unico luogo, il che renderà semplice richiedere le detrazioni fiscali.
#2. Seleziona un programma di contabilità
La scelta di un software di contabilità in grado di automatizzare i registri aziendali e tenere traccia di ogni spesa è il passo successivo per tenere traccia delle spese aziendali. Il monitoraggio e l'organizzazione delle spese aziendali sono semplificati utilizzando il software di contabilità. Il miglior software di contabilità ha funzionalità di reporting che ti consentono di confrontare le spese della tua azienda nel tempo. Poiché per le aziende sono disponibili molte piattaforme software di contabilità gratuite, non dovrai spendere più di quanto puoi permetterti per avere registri accurati.
#3. Connetti i tuoi istituti finanziari
Collegando il tuo software di contabilità alle tue banche sarà più facile tenere traccia delle tue spese aziendali. Può classificare le tue spese e abilitare il download automatico di tutte le transazioni bancarie. Puoi anche integrare più funzionalità, semplificando la riconciliazione degli estratti conto inserendo le tue transazioni giornaliere e scaricando gli estratti conto bancari.
Inoltre, puoi eseguire operazioni finanziarie sul tuo programma senza entrare nel tuo conto bancario collegando i tuoi conti bancari con il tuo sistema contabile. Grazie a questa sincronizzazione, puoi dedicare meno tempo a tenere traccia dei tuoi costi. Inoltre, poiché non dimenticherai alcuna transazione, puoi essere certo che i tuoi registri di entrate e uscite siano accurati.
#4. Archivia le tue ricevute
Fai attenzione a archiviare le tue ricevute mentre conduci gli affari per mantenere un monitoraggio preciso della spesa. L'IRS impone di conservare tutte le ricevute cartacee e altri documenti per un minimo di tre anni. Pertanto, conserva le ricevute cartacee nelle cartelle e assicurati di annotare il motivo di ogni transazione sulle ricevute. Le cartelle possono anche essere etichettate e organizzate in base alle date o alle categorie in cui rientrano.
#5. Rivedi le tue spese aziendali
Rivedere le tue spese di tanto in tanto ti aiuterà a ottenere i migliori vantaggi dal monitoraggio delle spese aziendali. Esamina i rapporti, osserva i dati ed esegui un'analisi. Prendi nota degli schemi per osservare quanto spendi in diverse categorie e come si sommano i costi. Inoltre, correggi eventuali errori e omissioni.
Qual è il funzionamento dei tracker delle spese aziendali
Online o tramite un'app mobile, i monitor dei costi aziendali sono generalmente disponibili. Ti verrà dato accesso a un numero specifico di dipendenti quando ti unisci a un fornitore.
Sebbene le procedure di registrazione varino da prodotto a prodotto, la maggior parte dei tracker richiede dettagli finanziari e aziendali relativamente semplici. È necessario collegare il software al conto corrente aziendale o alla carta di credito aziendale per sfruttarlo al meglio. Inoltre, i membri del tuo staff avranno la possibilità di collegare i loro conti bancari personali in modo che possano ottenere il rimborso dopo la presentazione delle ricevute per le spese aziendali autorizzate.
Le aree più costose della tua spesa sono evidenziate dai tracker delle spese aziendali, che classificano le tue spese. Possono anche aiutarti a limitare le tue spese. Ad esempio, potresti aggregare tutte le spese relative all'inventario o al marketing per verificare se rimani sotto il budget per ogni elemento pubblicitario. Il mantenimento del flusso di cassa è reso più semplice da queste intuizioni.
Come devono essere conservati i libri contabili della mia piccola impresa
Devi completare i seguenti passaggi per impostare i registri contabili per la tua piccola impresa:
#1. Seleziona un programma di contabilità
La contabilità in partita singola o in partita doppia sono i due metodi utilizzati dalle aziende per tenere traccia delle transazioni finanziarie. Per la sua semplicità, la contabilità a partita singola è il metodo preferito per le piccole imprese quando iniziano per la prima volta.
La contabilità di cassa viene utilizzata nella contabilità in partita singola. Con questo metodo, tieni traccia delle entrate aziendali man mano che le ricevi e delle spese man mano che le sostieni. Questo approccio è il più semplice quando si utilizzano fogli di calcolo per la contabilità.
#2. Seleziona una tecnica di registrazione
Sia l'inserimento manuale delle transazioni che la creazione di un foglio di calcolo personalizzato sono opzioni. Tuttavia, utilizza un software di contabilità che esegue i calcoli per te per ridurre gli errori. Utilizzando il software di contabilità per piccole imprese, puoi conservare tutti i tuoi dati finanziari in modo accurato e attuale, il che renderà più facili le tue attività future.
#3. Crea un conto bancario dell'organizzazione
Avere conti bancari personali e aziendali separati è vantaggioso durante la stagione fiscale. Non devi preoccuparti di importare involontariamente il tuo abbonamento Netflix personale quando colleghi i tuoi account aziendali al tuo software di contabilità.
Assicurati di riconciliare mensilmente i tuoi libri con il tuo estratto conto bancario. Ciò comporta il confronto dei dati dei tuoi estratti conto bancari con le voci del tuo software di contabilità.
#4. Crea un modello di fattura
se lo fai online o nel tuo programma di contabilità. La maggior parte delle piccole imprese che forniscono servizi lo fanno a credito, il che comporta l'invio di una fattura quando un progetto è terminato e consente al cliente di pagare in un secondo momento.
Ogni fattura deve specificare i termini di pagamento. Ciò dovrebbe includere le informazioni di contatto, le istruzioni per il pagamento e la data di scadenza della fattura. Le informazioni sull'elaborazione dei pagamenti assicurano che nulla vada storto in seguito e che il denaro arrivi sul tuo conto nella giusta quantità.
Monitoraggio delle spese delle piccole imprese
#1. Rampa
La rampa è una piattaforma per la gestione delle carte di credito e delle spese aziendali progettata per aiutare le piccole imprese a razionalizzare l'automazione e ridurre i costi. Gestendo le carte aziendali, la gestione dei costi, i pagamenti delle fatture, la contabilità e la creazione di report, questo software di gestione delle spese 5 in 1 consente di risparmiare tempo prezioso.
La riconciliazione automatizzata semplifica la gestione della contabilità, oltre ad automatizzare il monitoraggio delle spese. Più di 100 app, incluso
- Slack
- Okta
- Xero
- Oracle Net Suite
- QuickBooks
- E Sage può essere integrato con Ramp dalle aziende.
#2. Rydoo
Rydoo aiuta il tuo personale finanziario a controllare le spese migliorando al contempo le previsioni e le analisi finanziarie. Utilizzando questa applicazione per la gestione delle finanze delle piccole imprese, puoi tenere traccia dei costi di trasporto, tenere sotto controllo le diarie e centralizzare le ricevute dei dipendenti.
#3. Circola
Puoi gestire le spese dei dipendenti e i benefit aziendali con Circula, una sofisticata piattaforma di finanza dei dipendenti. Questo programma è realizzato per fornire un'interfaccia utente semplice, aiutare nella riduzione dei costi di processo e mantenere la conformità della tua piccola impresa.
Le soluzioni AI offerte da Circula sono molto utili per automatizzare le politiche e gestire le spese. Inoltre, puoi collegarti a programmi di risorse umane e buste paga, siti Web di prenotazione di viaggi come TravelPerk e programmi ERP.
#4. Payhawk
Payhawk è un software finanziario completo che aiuta ad automatizzare e gestire i requisiti bancari e contabili. E fornisce anche tutto per le aziende di tutte le dimensioni, inclusa la gestione delle spese, il pagamento delle bollette e l'automazione della contabilità.
Inoltre, è compatibile con un'ampia gamma di programmi ERP, tra cui:
- Oracle Net Suite
- Xero
- QuickBooks
- Microsoft Dynamics
- Salvia
- Esatto
- E Datev.
#5. Costoso
Expensify è un servizio di monitoraggio dei costi che offre una serie di funzionalità gratuite, tra cui prenotazione di viaggi, carte aziendali, fatturazione, pagamenti e monitoraggio delle spese. Inoltre, la funzione distintiva di monitoraggio delle entrate e delle spese con un clic lo ha aiutato a diventare apprezzato da organizzazioni di ogni tipo, dalle ditte individuali alle aziende Fortune 500.
App per il monitoraggio delle spese aziendali
Il primo passo per utilizzare tecniche contabili più complesse, che potrebbero aiutare la crescita della tua azienda, è tenere traccia delle tue spese.
#1. Capitale personale
Assumi un gestore degli investimenti completo come Personal Capital. Tutti gli acquisti effettuati con la tua carta di credito o di debito sono monitorati e classificati. L'app genera grafici utilizzando il flusso di cassa mensile e una ripartizione delle spese mensili. Il servizio di gestione patrimoniale e il cruscotto finanziario gratuito sono due varianti.
Un'opzione di gestione degli investimenti è offerta dall'opzione di gestione patrimoniale, che funge da robo-advisor offrendo supporto dal vivo. Il dashboard finanziario gratuito offre analisi del flusso di cassa e strumenti di budget. Puoi utilizzare l'app per controllare i tuoi investimenti e pianificare il tuo pensionamento.
#2. Costoso
Si tratta di un'ottima app per creare rendiconti di spesa in mobilità ed è disponibile per smartphone iOS e Android. Expensify, che ti consente di tenere traccia delle spese e scattare manualmente le immagini delle ricevute, è un must per le persone che viaggiano spesso per lavoro. Expensify interpreta automaticamente le ricevute quando scatti una foto e le converte in spese documentate. Puoi anche classificare le tue spese, come chilometraggio, viaggio e cibo. La parte migliore è che Expensify non costa nulla per i singoli e $ 5 mensili per i team.
#3. SAP Concorre
SAP Concur è lo strumento di rendicontazione spese ideale per organizzazioni di piccole e medie dimensioni consolidate (e in espansione). Offre flussi di lavoro integrati per rimborsi dei dipendenti, invii e approvazioni, monitoraggio delle fatture, pagamenti dei fornitori, prenotazioni di viaggi e altro, oltre alla possibilità di tenere traccia delle spese. La parte migliore di SAP Concur è che puoi personalizzarlo come preferisci e ti fatturerà in modo appropriato (a seconda delle funzionalità e del numero di utenti). Un altro motivo per cui SAP Concur è un'opzione meravigliosa è che fornisce una gamma di prodotti per le piccole organizzazioni, consentendo di aggiungere più capacità in base alle esigenze. Gli utenti Concur esistenti possono scaricare gratuitamente l'app dagli app store iOS o Android.
#4. Wally
Wally è un software vibrante con un sacco di utili funzioni di monitoraggio delle spese. Questo è un software iOS che puoi utilizzare e la versione base è gratuita. Simile ad altre app per il monitoraggio delle spese, ti consente di inserire manualmente le spese e assegnare loro delle categorie o acquisire immagini dirette delle ricevute. Questa app può anche tenere traccia delle tue entrate per te e fornire proiezioni mensili dei tuoi risparmi. Infine, è una soluzione fantastica per le persone che gestiscono microimprese o trambusto secondario perché si concentra più sulla finanza personale che sulla finanza aziendale.
#5. Mvelope
Mvelopes adotta una strategia di spesa suggerita. Ti impedisce di spendere troppo e afferma di essere in grado di aiutare gli utenti a creare un budget in soli 15 minuti. Il programma funziona facendoti depositare denaro in diverse "buste" virtuali, creando un budget mensile che non ti è permesso superare. Sia Android che iOS lo supportano.
Foglio di calcolo per il monitoraggio delle spese aziendali
Un foglio di calcolo per le spese aziendali è un modello standardizzato che tiene traccia e registra le spese di un'azienda. Il "cosa", il "perché", il "chi" e il "come" dell'utilizzo dei fondi aziendali sono trattati in modo specifico, ad esempio:
- Per cosa sono stati spesi i soldi?
- Perché è stato esaurito?
- Chi li ha spesi?
- Qual è stato il costo?
Alcuni di questi fogli di calcolo tengono traccia di particolari spese aziendali, mentre altri forniscono una panoramica rapida e di alto livello delle spese passate. Ad esempio, un foglio di calcolo per tenere traccia dei costi relativi ai viaggi, come l'alloggio e il cibo. I totali delle tue spese mensili possono essere visualizzati in un foglio di calcolo per le spese.
Utilizzare un foglio di calcolo Excel per la spesa aziendale
Esaminiamo alcuni dei principali vantaggi di tenere traccia delle spese aziendali con un foglio di calcolo di Microsoft Excel.
#1. Le tue decisioni finanziarie saranno più intelligenti
Fare giudizi finanziari più intelligenti è possibile quando si è più consapevoli delle spese della propria azienda. Un passaggio cruciale è condensare i dati sulle spese in un foglio di calcolo comprensibile. Ad esempio, immagina di gestire una panetteria e stai cercando di decidere se l'acquisto dei tuoi prodotti a livello locale è conveniente.
#2. Tempo e denaro saranno risparmiati
Quando utilizzi un foglio di calcolo standardizzato per tenere traccia delle tue spese, puoi risparmiare tempo calcolando totali e medie utilizzando formule integrate. Di conseguenza, potresti concentrarti sui tuoi obiettivi finanziari piuttosto che fare i conti.
#3. È più semplice identificare spese irregolari o fraudolente
Puoi identificare strani cambiamenti tenendo traccia delle tue spese. Un foglio di calcolo delle spese, ad esempio, rende più semplice vedere i cambiamenti nella spesa, ad esempio se in genere spendi $ 100 al mese in forniture per ufficio ma invece spendi $ 500 il mese successivo. Individuare tempestivamente queste "bandiere rosse" rende possibile rilevare e indagare su spese fraudolente o illegali.
In che modo le piccole imprese tengono traccia delle spese?
Fai attenzione a archiviare le tue ricevute mentre conduci gli affari per mantenere un monitoraggio preciso della spesa. L'IRS impone di conservare tutte le ricevute cartacee e altri documenti per un minimo di tre anni.
Qual è il modo migliore per tenere traccia delle spese per un'azienda?
- Apri un conto aziendale
- Scegli un programma di contabilità.
- Connetti i tuoi istituti finanziari
- Archivia le tue ricevute
- Rivedi le tue spese aziendali
Come posso tenere traccia automaticamente delle spese aziendali?
I modi per tenere traccia delle spese aziendali sono i seguenti:
- Aprire un conto bancario aziendale.
- Seleziona un sistema di contabilità adatto.
- Selezionare la contabilità per competenza o per cassa.
- Unisciti agli istituti finanziari.
- Inizia a gestire correttamente le ricevute.
- Registra rapidamente tutte le spese.
- Pensa all'utilizzo di un software di budgeting.
Come faccio a tenere traccia delle spese Lavoratore autonomo?
Un registro del lavoro autonomo, a volte noto come "registro fiscale", è un termine di fantasia per indicare dove registri tutti i guadagni e le spese della tua attività. È possibile registrare le informazioni in un libro mastro scritto a mano, un foglio di calcolo online o un software di contabilità.
Perché dovrei tenere traccia delle spese?
L'obiettivo di base del monitoraggio delle spese è trovare ed eliminare modelli di spesa inefficienti nella tua vita finanziaria. Inoltre, mantenere il controllo sulle tue finanze e incoraggiare migliori pratiche finanziarie come il risparmio e gli investimenti deriverà dal tenere costantemente traccia dei tuoi costi.
Conclusione
Tenere traccia delle tue spese aziendali ti aiuterà a capire la tua situazione finanziaria. Pertanto, intraprendere le azioni appropriate per garantire che una spesa non venga trascurata. Prendere decisioni finanziarie più intelligenti e qualificarsi per agevolazioni fiscali e altri aiuti finanziari aziendali sono tutti resi possibili mantenendo un registro delle spese organizzato.
Articoli Correlati
- RICEVUTE SPESE: cos'è, come realizzarle e le migliori app
- Gestione delle spese: definizione e 13 migliori software di gestione delle spese
- DICHIARAZIONE FINANZIARIA PERSONALE: significato, importanza ed esempi
- CATEGORIE DI SPESA AZIENDALE: Le migliori categorie di spesa aziendale del 2023 da considerare
- LEGGI LE RICEVUTE: significato, guida per spegnerlo, Gmail, Whatsapp e iPhone
- STRUMENTI DI GESTIONE DELLE SPESE: Guida passo passo e migliori strumenti da utilizzare
Riferimenti
