Le organizzazioni fanno sempre più affidamento sugli strumenti di comunicazione aziendale interna per aumentare l'efficienza e la produttività, indipendentemente da dove si trovino i lavoratori. Ciò contribuirà a semplificare la gestione IT, individuare soluzioni intuitive e ispirare il personale. Pertanto, la comunicazione è essenziale per avviare e far crescere un business di successo. La comunicazione esterna e interna coinvolge un'ampia gamma di strumenti di comunicazione aziendale. Questi strumenti aiutano a migliorare la produttività aziendale e le piattaforme di collaborazione e produttività online. Questo articolo discuterà alcuni pratici strumenti di comunicazione aziendale online per aiutarti negli affari.
Quali sono gli strumenti di base della comunicazione aziendale?
Esiste una vasta gamma di strumenti di comunicazione utilizzati sia per la comunicazione interna che esterna. Questi strumenti includono gestione delle attività, messaggistica istantanea, voce, strumenti di videoconferenza, strumenti di collaborazione sui documenti, centro di conoscenza, posta, e-mail e piattaforme online per lavorare insieme e portare a termine il lavoro. Iniziamo con alcuni fondamentali strumenti di comunicazione aziendale
# 1. Strumenti di gestione delle attività
I team dispersi o fuori sede non possono permettersi il lusso di visitare i rispettivi luoghi di lavoro per vedere a cosa stanno lavorando i colleghi o per verificare una scadenza.
Ecco perché il software di gestione delle attività è così utile. Anche se la tua organizzazione dispone dello stack tecnologico più potente, raggiungere i tuoi obiettivi sarà quasi complicato se i tuoi compiti non vengono gestiti correttamente.
È possibile utilizzare un'applicazione di gestione delle attività per creare calendari di progetto, assegnare il lavoro ai membri del team e impostare scadenze. Una volta avviato un progetto, lo strumento monitorerà l'avanzamento dei progetti e se il tuo team è puntuale; gli strumenti di gestione delle attività sono ideali anche per mantenere comunicazioni aziendali efficaci. Possono gestire le discussioni sui progetti perché ogni commento o input è memorizzato in schede o thread. Una piattaforma come Trello, ad esempio, utilizza elenchi, bacheche e timeline specializzati per mantenere le attività organizzate. Se qualcuno del tuo team ha un reclamo su un'attività o ha bisogno di modificare un programma, tutto ciò che deve fare è @menzionarti e riceverai una notifica.
#2. Messaggistica istantanea
La messaggistica istantanea è uno strumento indispensabile per i team frenetici che hanno bisogno di interagire e lavorare in tempo reale. Sebbene l'e-mail abbia lo scopo di raggiungere questo obiettivo, siamo tutti consapevoli dei suoi difetti: i messaggi vengono letti solo se il destinatario controlla continuamente la propria casella di posta.
Quando si tratta di e-mail, c'è una propensione ad aggiungere lunghezza quando spesso una semplice risposta è tutto ciò che è richiesto. Ciò potrebbe scoraggiare risposte tempestive.
Le piattaforme di chat istantanee sono perfette per i team impantanati in thread di posta elettronica superflui o che desiderano collaborare in tempo reale senza il ritardo che deriva dalle caselle di posta.
Slack è uno dei nostri strumenti di comunicazione aziendale preferiti per i team. È un servizio di messaggistica istantanea semplice e intuitivo che ti consente di connetterti con individui o gruppi in tempo reale.
I canali possono essere impostati per team separati in modo che il tuo team di progettazione non venga a conoscenza delle fatture che il dipartimento finanziario sta seguendo e sono anche un'area eccellente per aumentare l'efficienza. Invece di riunire il tuo team per lunghe riunioni mattutine, considera la funzione stand-up mattutina di Slack per ottenere una rapida panoramica di ciò che tutti stanno facendo quel giorno
Tuttavia, se utilizzi Workvivo per la tua intranet sociale, puoi integrare i servizi di messaggistica istantanea di Slack nel feed delle tue attività. Quindi, anche se il tuo staff non utilizza Slack, non perderà nessuna comunicazione essenziale!
#3. Strumenti per conferenze vocali e video
Includere strumenti di videoconferenza e telefono nella tua piattaforma tecnologica è essenziale. Il tuo team non solo può utilizzare queste tecnologie per tenere riunioni virtuali e discutere progetti, ma può anche comunicare con i clienti e trovare nuove opportunità di business.
Avviare una chat video con il tuo team è semplice come programmare un orario di incontro, fornire un collegamento e attendere che si uniscano, a seconda del servizio. Puoi ospitare riunioni, scambiare presentazioni e comunicare con i clienti da qualsiasi luogo con uno strumento come Zoom (che ha già oltre 300 milioni di utenti!).
Quando inizia la riunione, puoi collaborare con un massimo di 25 persone condividendo lo schermo e collegando i file. E se qualcuno non può partecipare alla riunione, puoi registrarla e inviargliela una volta che hai finito!
È difficile tenere traccia di tutte le tue app se ne usi molte. Fortunatamente, puoi utilizzare App Launcher in un prodotto come Workvivo per connetterti e utilizzare le app direttamente dalla dashboard. L'integrazione di Zoom con Workvivo consente al tuo team di avviare videoconferenze direttamente dalla propria intranet sociale, risparmiando tempo nel passaggio da un'applicazione all'altra.
#4. Strumenti di collaborazione sui documenti
Considera come sarebbe un posto di lavoro senza uno strumento di collaborazione sui documenti: come potrebbe un team unire le forze e collaborare a un progetto senza di loro? Esistono numerose soluzioni di collaborazione sui documenti tra cui scegliere; la parte migliore è che molti sono gratuiti. Google Workspace è uno strumento per il lavoro di squadra che consente ai team di lavorare su documenti, fogli di lavoro, presentazioni e moduli. Condividi un collegamento con un collega, commenta, suggerisci e modifica progetti in tempo reale.
#5. Centro di conoscenza
Educare i tuoi dipendenti su quanti più aspetti possibili della tua organizzazione è un modo eccellente per incoraggiarli e aumentare la loro comprensione del tuo prodotto.
Prendersi del tempo per educarli è la parte difficile. Tenere riunioni e diffondere grandi quantità di informazioni non è la strategia ideale per incoraggiarli a saperne di più sulla tua organizzazione e consentire loro di risolvere i problemi da soli
Un centro di conoscenza, a volte noto come "base", è una biblioteca in cui le aziende possono conservare politiche, manuali di formazione, wiki e altre risorse. Puoi anche fare annunci aziendali, aggiornare dichiarazioni di intenti e sviluppare obiettivi aziendali.
Tuttavia, gli strumenti di comunicazione consentono di creare una knowledge base organizzata e di aggiornare facilmente i documenti secondo necessità.
#6. Posta
Anche con le opzioni di comunicazione odierne, la posta ordinaria rimane un potente strumento commerciale. Aggiunge un tocco personale ed è spesso utilizzato per consegnare ai clienti documenti protetti, contratti e articoli acquistati. Un account usps.com o Stamps.com (negli Stati Uniti) ti consente di stampare l'affrancatura dal tuo computer ed è un modo semplice per gestire la posta da casa o dal posto di lavoro. Esistono diversi corrieri disponibili per la spedizione della posta a livello internazionale. Scopri quali sono i corrieri più affidabili nella tua regione di attività. Puoi confrontare i prezzi, le date di consegna e le opzioni di monitoraggio per trovare l'offerta migliore.
# 7. E-mail
Anche se al momento disponi di un indirizzo email personale, avere un indirizzo email aziendale ti aiuterà a comunicare con clienti, fornitori e colleghi interni. È fondamentale controllare la posta elettronica su base giornaliera. A seconda del tipo di account che hai, puoi accedere a una varietà di servizi di posta elettronica. Ad esempio, puoi tracciare le e-mail per determinati account per garantire che il destinatario le legga. Con diversi tipi di account, puoi anche ritardare l'invio di e-mail in uscita, filtrare le e-mail ricevute e impostare risposte automatiche.
Gmail, Outlook e Yahoo sono piattaforme di hosting di posta elettronica. Ce ne sono anche altri. Queste piattaforme ti forniranno il tuo indirizzo email aziendale a un costo aggiuntivo. Ad esempio, potresti pagare il prezzo per ospitare [email protected] su una delle piattaforme di posta elettronica.
#8. Google Voice e altri servizi di chiamata via Internet
Le chiamate Internet sono un metodo per effettuare chiamate telefoniche tramite Internet. Ci sono numerosi servizi di chiamata via Internet. Google Voice è l'opzione più popolare e accessibile. Google Voice include segreteria telefonica, SMS e SMS, oltre a un numero di telefono locale. Gli utenti possono inviare messaggi di testo gratuiti, modificare la propria segreteria telefonica, leggere la trascrizione del testo della propria segreteria telefonica e altro ancora. Gli utenti possono effettuare o ricevere telefonate o messaggi dal proprio computer o smartphone.
Il servizio di posta vocale di Google è ora gratuito per tutti gli utenti Gmail. Altri fornitori di servizi di chiamate via Internet includono Grasshopper, MightyCall, Nextiva, DingTone, Telzio, Freedompop, Line2, Voiceably e OnSIP. Ognuno offre un servizio a pagamento mensile con diverse caratteristiche, capacità, punti di forza e carenze.
Qual è lo strumento di comunicazione aziendale di maggior successo?
L'e-mail, probabilmente lo strumento di comunicazione aziendale più popolare, apre molte vie di comunicazione. I dipendenti possono utilizzare l'applicazione per condividere informazioni vitali, mentre manager e dirigenti possono interagire con report o dirigenti di livello superiore. Poiché la posta elettronica ha un pubblico così vasto, le aziende possono utilizzarla per rimanere in contatto con i clienti, fornire e ricevere feedback, sollecitare nuovi clienti e persino creare un canale che consenta ai clienti di contattare contatti o dirigenti in qualsiasi momento della giornata. La posta elettronica consente inoltre agli utenti di inviare e ricevere dati come allegati ai messaggi, consentendo alle aziende tecnologiche di fornire patch e aggiornamenti vitali in tempo reale.
Quali sono i 7 tipi di comunicazione aziendale?
La maggior parte delle imprese utilizza uno dei quattro tipi di comunicazione aziendale: interna (verso l'alto e verso il basso), esterna o orizzontale/laterale. Diamo un'occhiata più da vicino ai molti tipi di comunicazione aziendale.
#1. Comunicazione aziendale interna
La comunicazione aziendale interna si riferisce all'interazione tra i membri di un'organizzazione. Include modalità di comunicazione sia ufficiali che informali. La comunicazione interna si verifica quando diversi reparti inviano informazioni al personale dell'organizzazione. Una comunicazione interna efficace è fondamentale per aumentare la produttività e la soddisfazione. Esistono principalmente due tipi di comunicazione aziendale interna:
- Comunicazione interna verso l'alto: Ad esempio, supponiamo che il team delle risorse umane di un'organizzazione abbia creato un rapporto su un argomento specifico, che viene quindi consegnato al responsabile delle risorse umane. Questo è un esempio di comunicazione aziendale interna verso l'alto.
- Comunicazione interna verso il basso: Quando l'amministratore delegato di un'azienda stabilisce nuove istruzioni e le distribuisce a tutti i dipendenti. Questo è il modo in cui la comunicazione aziendale interna verso il basso avviene all'interno di un'organizzazione.
#3. Comunicazione aziendale orizzontale/laterale
La comunicazione aziendale orizzontale o laterale si riferisce alla comunicazione che avviene a livello orizzontale, cioè tra colleghi di un'organizzazione o società. Viene fatto principalmente attraverso la comunicazione scritta o parlata. Questa comunicazione aziendale si verifica quando i messaggi vengono scambiati tra un singolo dipartimento, tra reparti o tra individui con livelli di competenza comparabili.
Le informazioni comunicate tramite questo metodo sono disponibili solo per coloro dello stesso rango. La comunicazione a livelli gerarchici uguali è essenziale per raggiungere il successo funzionale e la cooperazione. Ad esempio, il responsabile del marketing di un'azienda contatta il responsabile della produzione della stessa azienda per discutere le ultime tendenze di marketing, le richieste dei prodotti e i desideri dei consumatori. Il messaggio sarà distribuito in modo appropriato attraverso un'efficace comunicazione tra i responsabili di reparto.
#4. Comunicazione aziendale esterna
La comunicazione aziendale esterna si verifica quando le informazioni su un'azienda commerciale vengono inviate a un'altra organizzazione aziendale o autorità da un'altra organizzazione al di fuori dell'ambiente aziendale. Le organizzazioni comunicano frequentemente con altre organizzazioni per espandere il proprio potenziale commerciale. A differenza di altri tipi di comunicazione aziendale, la comunicazione aziendale esterna avviene principalmente attraverso mezzi scritti o vocali.
La comunicazione aziendale esterna è classificata in due tipi: formale e informale. Lettere, relazioni, presentazioni, memorandum e altre comunicazioni aziendali esterne formali sono esempi di comunicazione aziendale esterna. Tuttavia, la comunicazione aziendale esterna informale può assumere molte forme ed è generalmente al di fuori del controllo di un'organizzazione.
Ad esempio, un'azienda può utilizzare varie forme di pubblicità, canali radio, spot sui social media, ecc., per far conoscere gli ottimi prezzi e le offerte disponibili sulla propria piattaforma web. Questo è un ottimo esempio di ciò che è noto come "comunicazione esterna".
Conclusione
È fondamentale ricordare che non tutti gli strumenti di comunicazione aziendale interna sono uguali; programmi specifici eccellono in determinati contesti, mentre altri sono meglio utilizzati da soli. Ti consigliamo di analizzare a fondo il tuo caso d'uso per questi strumenti di comunicazione aziendale e considerare quali funzionalità sono più importanti per le interazioni e le riunioni sul posto di lavoro. Imposta un requisito per lo strumento e discuti le tue possibilità con il tuo team.
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Riferimenti
