Mentre le aziende cercano modi per ridurre i costi, aumentare la produttività e migliorare la qualità dei loro prodotti e servizi, l'automazione dei processi aziendali (BPA) ha guadagnato popolarità negli ultimi anni. Analizzeremo cos'è l'automazione dei processi aziendali, perché è utile e come utilizzarla nella tua azienda in questo blog. Poiché consente alle aziende di tutte le dimensioni di semplificare le operazioni, aumentare la produttività e ridurre i costi, l'automazione dei processi aziendali è diventata essenziale. Inoltre, un'organizzazione può trarre grandi vantaggi dall'automazione dei processi aziendali, che può aumentare la produttività, ridurre i costi, migliorare la garanzia della qualità e aumentare l'agilità. Le esigenze, le finanze e il know-how tecnico della tua azienda giocheranno tutti un ruolo nell'aiutarti a selezionare il miglior software di automazione dei processi aziendali.
Automazione aziendale
Un'azienda utilizza un processo aziendale, che è una raccolta di compiti o attività correlate, per svolgere un particolare compito o obiettivo. È una serie di azioni ben organizzata e reiterabile che accetta input, genera output e spesso coinvolge diversi stakeholder, inclusi partner, fornitori, clienti e dipendenti. I processi aziendali vengono creati per assistere un'organizzazione nel raggiungimento dei propri scopi e obiettivi in modo metodico ed efficace.
L'uso di tecnologie all'avanguardia per automatizzare le operazioni aziendali di routine è noto come automazione dei processi aziendali (BPA). L'immissione di dati, la creazione di report, la pianificazione e la comunicazione sono alcuni esempi di queste attività. Il BPA cerca di aumentare la produttività, tagliare le spese e aumentare il livello di beni e servizi.
L'utilizzo del software per ridurre e migliorare lo sforzo umano all'interno di un particolare processo aziendale è noto come automazione dei processi aziendali. L'obiettivo principale di BPA è automatizzare il maggior numero possibile di componenti di processo poiché ogni processo è costituito da una varietà di attività e flussi di lavoro.
Inoltre, il processo di automazione comporta la determinazione di quali attività possono essere automatizzate e la creazione di un flusso di lavoro che può essere eseguito da un programma per computer o da una rete di sistemi connessi. Dopo che il flusso di lavoro è stato creato, viene testato, ulteriormente messo in uso e il personale viene istruito su come utilizzare il nuovo sistema.
Il BPA può essere trovato in una varietà di aree, tra cui gestione, immissione dati, servizio clienti, processi delle risorse umane, marketing e vendite.
Processi comunemente automatizzati
- Notifiche push così come e-mail
- Supporto dell'helpdesk
- Creazione di casi studio per i clienti
- Raccolta e spostamento dei dati
- Backup e ripristino
- Richiesta permessi dipendenti
- Procurement
- Operazioni di call center
- Gli ordini di vendita
- Tenere traccia degli orari e delle presenze
- Libro paga
- fatturazione
- Collezioni
- Lanci di prodotto
- Cura del piombo
Tipi di automazione dei processi aziendali (BPA)
#1. Automazione dei processi robotici (RPA)
RPA è un tipo di automazione dei processi aziendali che automatizza le attività ripetitive basate su regole utilizzando robot software o bot. Questi bot possono essere programmati per svolgere una varietà di attività, tra cui l'inserimento dei dati, l'elaborazione delle fatture e l'evasione degli ordini. L'RPA può aumentare la produttività riducendo gli errori e migliorando la precisione per le aziende. I bot RPA possono anche essere configurati per funzionare continuamente, il che consente alle aziende di elaborare in modo rapido ed efficace enormi quantità di dati.
#2. Gestione dei processi aziendali (BPM)
La modellazione, l'analisi e l'ottimizzazione dei processi aziendali utilizzando strumenti software è un componente dell'automazione dei processi aziendali o BPM. Il BPM può aiutare ulteriormente le aziende a individuare inefficienze operative, colli di bottiglia e potenziali aree di miglioramento. Il BPM può aiutare le aziende a semplificare le proprie operazioni, ridurre gli errori e aumentare la produttività.
#3. Intelligenza Artificiale (AI) e Machine Learning (ML)
L'elaborazione del linguaggio naturale, l'analisi del sentiment e l'analisi predittiva sono esempi di attività complesse che possono essere automatizzate utilizzando AI e ML. Le aziende possono migliorare la loro efficienza, le esperienze dei clienti e il processo decisionale con l'aiuto dell'intelligenza artificiale e dell'apprendimento automatico. Per il servizio clienti, le aziende possono automatizzare i chatbot in modo che i clienti possano ricevere risposte tempestive alle loro domande senza la necessità di interazione umana.
#4. Automazione dei flussi di lavoro
L'automazione del flusso di lavoro è il processo di automatizzazione dello scambio di attività e informazioni tra vari reparti o persone che utilizzano strumenti software. Questa automazione del flusso di lavoro può aiutare ulteriormente le aziende a ridurre il lavoro manuale, migliorare il lavoro di squadra e aumentare la produttività. L'automazione del flusso di lavoro, ad esempio, può essere utilizzata dalle aziende per accelerare il processo di approvazione degli ordini di acquisto e delle note spese.
Come automatizzare il processo aziendale
#1. Identificare i processi da automatizzare
Scegliere quale dei tuoi processi aziendali può essere automatizzato è il primo passo nel processo di automazione. it In sostanza, inizia esaminando i tuoi processi attuali per identificare le attività che sono ripetitive, dispendiose in termini di tempo e soggette a errori. Queste attività sono ideali per l'automazione.
#2. Definizione del flusso di lavoro
La definizione del flusso di lavoro avviene dopo aver determinato quali processi automatizzare. Ciò comporta delineare le fasi del processo e capire i suoi input, output e punti di svolta. Ciò consentirà inoltre di distinguere tra attività che possono essere automatizzate e quelle che richiedono il coinvolgimento umano.
#3. Seleziona gli strumenti corretti
Fare una scelta saggia quando si seleziona lo strumento di automazione ideale per la propria azienda è essenziale. Da semplici strumenti di automazione delle attività a sofisticati software di gestione dei processi aziendali (BPM), esiste un'ampia varietà di strumenti di automazione sul mercato. Quando selezioni lo strumento appropriato, prendi in considerazione il grado di automazione di cui hai bisogno e la complessità dei tuoi processi.
#4. Creare e costruire l'automazione
Progettare e sviluppare l'automazione è il passo successivo dopo aver selezionato gli strumenti appropriati. Per fare ciò, lo strumento deve essere configurato per automatizzare le attività designate e integrato con altri sistemi organizzativi. Inoltre, a seconda di quanto siano complicati i tuoi processi, questo passaggio potrebbe anche richiedere il coinvolgimento di un gruppo di sviluppatori.
#5. Prova e migliora
Qualsiasi progetto di automazione deve includere il test come passaggio cruciale. Dopo aver creato l'automazione, testala accuratamente per assicurarti che funzioni come previsto. In questo passaggio, potresti eseguire test su dati fittizi, scovare e correggere bug e affinare l'automazione finché non soddisfa le tue esigenze.
#6. La formazione dei dipendenti
La formazione del personale è il passo successivo dopo aver testato e migliorato l'automazione. Ciò comporta insegnare loro come utilizzare l'automazione, fornire loro documentazione e materiali di formazione e assicurarsi che ne comprendano i vantaggi.
#7. Valutazione del monitoraggio delle prestazioni
Una volta che l'automazione è a posto, controllare periodicamente e valutare le sue prestazioni. Questo vi permetterà di individuare eventuali problemi o potenziali aree di miglioramento e apportare le modifiche necessarie per garantire che l'automazione continui a soddisfare le vostre esigenze.
Benefici di automazione aziendale
# 1. Efficienza migliorata
Il BPA può contribuire alla semplificazione dei processi e abbreviare i tempi di consegna automatizzando le attività ripetitive e manuali. I risparmi sui costi possono derivare da una maggiore produttività ed efficienza come risultato di ciò.
#2. Misure di risparmio sui costi
Automatizzando processi che altrimenti richiederebbero il coinvolgimento umano, il BPA può contribuire alla riduzione dei costi. Ciò può comportare costi di manodopera ridotti, meno errori e un migliore controllo della qualità.
#3. Tempi di reazione più rapidi
I tempi di risposta possono anche essere velocizzati con l'assistenza di BPA, automatizzando le procedure di approvazione e comunicazione. Ciò può aiutare le aziende a rispondere rapidamente alle richieste dei clienti e a risolvere i problemi in tempo.
#4. Semplificazione dei processi
I processi semplificati sono uno dei meravigliosi vantaggi di un sistema di automazione dei processi. In sostanza, l'eliminazione di attività inutili e la concentrazione sono rese più semplici da una chiara responsabilità, notifiche personalizzabili, informazioni preziose e tempi di consegna più rapidi.
#5. Miglioramenti nella gestione dei dati
L'immissione, l'archiviazione e il recupero dei dati possono essere tutti automatizzati con BPA per facilitare la gestione dei dati. Prendere decisioni aziendali migliori può derivare dalla disponibilità di dati più accurati e affidabili.
#6. Una migliore distribuzione delle risorse
Automatizzando le attività di gestione delle risorse come la pianificazione e la pianificazione della capacità, BPA può anche aiutare le organizzazioni ad allocare le risorse in modo più efficiente.
#7. Uniformità operativa
Puoi contare su uno standard costante di risultati ogni volta che automatizzi un processo aziendale. Posizionando la tua attività come affidabile, la standardizzazione può aiutarti ad acquisire più clienti.
#8. Esperienza del cliente migliorata
Il BPA può migliorare l'esperienza del cliente riducendo il carico di lavoro dei rappresentanti del servizio clienti e migliorando i tempi di risposta automatizzando le attività del servizio clienti come i sistemi di ticketing e i chatbot.
Svantaggi dell'automazione aziendale
#1. Costo di implementazione
La maggior parte degli strumenti di automazione aziendale costa una tariffa di installazione una tantum e una quota di abbonamento mensile da utilizzare.
#2. Necessità di personale qualificato
L'onboarding e la formazione dei dipendenti sono necessari per assisterli nell'utilizzo dei nuovi strumenti di automazione. Pertanto, ciò potrebbe richiedere un notevole impegno di tempo e impegno.
# 3. Problemi di sicurezza
La raccolta di dati aziendali è una componente cruciale dell'automazione aziendale contemporanea. Ciò può aumentare la vulnerabilità dei tuoi dati a violazioni e attacchi dannosi, anche se promuove l'efficienza e decisioni basate sui dati. I sistemi di automazione digitale possono esporre i dati della tua azienda all'hacking e ad altri attacchi esterni se non sono adeguatamente protetti.
Esempi di automazione aziendale
#1. Risorse umane
I professionisti delle risorse umane possono risparmiare tempo e aumentare la precisione automatizzando le procedure delle risorse umane come l'assunzione, la valutazione delle prestazioni e il libro paga. Molte aziende automatizzano questi processi utilizzando strumenti BPA, quindi, dando ai professionisti delle risorse umane più tempo per lavorare su progetti più importanti.
#2. Assistenza clienti
L'automazione dei processi del servizio clienti come i sistemi di ticketing, il supporto via chat e il supporto telefonico è possibile con l'aiuto di chatbot e altri strumenti di automazione. Oltre ad accelerare i tempi di risposta, questo migliora l'esperienza del cliente.
#3. Produzione
L'automazione viene utilizzata per migliorare le procedure di produzione come l'elaborazione degli ordini, la gestione dell'inventario e il controllo di qualità. Le aziende manifatturiere possono anche aumentare la precisione, la coerenza e la produttività automatizzando questi processi.
#4. Contabilità
Le attività di contabilità che possono essere automatizzate includono la contabilità fornitori, la contabilità clienti e la rendicontazione finanziaria. Inoltre, questo può aiutare a migliorare la precisione, ridurre gli errori e risparmiare tempo. Per automatizzare questi processi, molte aziende utilizzano strumenti BPA come software di contabilità.
#5. Inserimento e gestione dei dati
L'inserimento e la gestione dei dati possono essere automatizzati attraverso l'uso di strumenti software, che riducono i requisiti di manodopera e il rischio di errore. Ciò include anche azioni come l'inserimento di ordini, l'elaborazione di fatture e la gestione dei dati dei clienti.
#6. Gestione delle scorte
Utilizzando programmi per computer che tengono traccia dei livelli delle scorte, elaborano automaticamente gli ordini e gestiscono i livelli delle scorte, la gestione dell'inventario può essere automatizzata. Ciò può anche aiutare le aziende a ridurre le scorte e l'eccesso di scorte, migliorando la produttività e la redditività.
Software per l'automazione aziendale
Il software per l'automazione dei processi aziendali (BPA) consente alle organizzazioni di automatizzare le attività manuali e ripetitive, ristrutturare i flussi di lavoro e migliorare le operazioni. Una varietà di funzionalità è offerta da questi programmi software, inclusi i costruttori di flussi di lavoro con trascinamento della selezione, l'assegnazione e il monitoraggio delle attività, i report e l'analisi in tempo reale e le integrazioni con altri programmi software.
La tecnologia utilizzata per pianificare, eseguire e tenere traccia dell'automazione dei processi è nota come software di automazione dei processi aziendali (o semplicemente software BPA). Altri nomi includono lo strumento BPA, la piattaforma BPA e la soluzione BPA.
Fattori da considerare nella scelta del software BPA
# 1. Gestione dei compiti
La delega delle attività, l'impostazione di scadenze e promemoria e il monitoraggio dei progressi in tempo reale dovrebbero essere tutti possibili con il software. Inoltre, deve inviare notifiche e avvisi per tenere tutti informati e nei tempi previsti.
#2. Analisi dei dati e reportistica
È altrettanto importante cercare un software BPA che offra un'analisi approfondita dei processi, inclusi tempi di ciclo, colli di bottiglia e conformità. Per aiutarti a trovare opportunità di miglioramento e semplificare i tuoi flussi di lavoro, il software dovrebbe consentirti di creare report e dashboard completamente personalizzabili.
#3. Supporto e formazione
Seleziona un software BPA che fornisca un'assistenza clienti completa, come materiali di formazione, manuali utente e un team di supporto specializzato. Per stare al passo con le più recenti tendenze di mercato e le migliori pratiche, il software dovrebbe anche offrire aggiornamenti frequenti e nuove funzionalità.
#4. Integrazioni
Idealmente, il tuo software BPA si integrerà con altre applicazioni che già utilizzi, come la gestione dei progetti, CRM ed ERP.
Di seguito sono riportati alcuni dei migliori software di automazione aziendale:
#1. Wrike
Uno strumento BPA chiamato Wrike fornisce funzionalità per la collaborazione, l'automazione del flusso di lavoro e la gestione dei progetti. Offre report in tempo reale, flussi di lavoro adattabili e integrazioni di sistema con diverse applicazioni.
#2. Creatore Zoho
Una piattaforma low-code chiamata Zoho Creator consente alle aziende di creare applicazioni web e mobili uniche, automatizzare i flussi di lavoro e gestire i dati.
#3. Microsoft Power Automatizza
Una piattaforma di automazione basata su cloud chiamata Microsoft Power Automate (precedentemente nota come Microsoft Flow) consente alle aziende di creare flussi di lavoro automatizzati e integrarli con altri prodotti Microsoft.
#4. Zapier
Con l'aiuto della piattaforma di automazione basata su cloud Zapier, le aziende possono semplificare i processi e connettersi ad altri software.
#5. Automazione IBM
Una piattaforma di automazione basata su cloud chiamata IBM Automation consente alle aziende di automatizzare i propri flussi di lavoro e integrarli con altre applicazioni IBM.
Quali sono i diversi tipi di automazione aziendale?
- Automazione di Processo
- Automazione dell'integrazione
- Automazione di base
- Intelligenza Artificiale
- Automazione di processo robotizzata
Quali sono le 4 fasi dell'automazione dei processi aziendali?
Ci sono quattro fasi per automatizzare i processi aziendali: analisi, implementazione, integrazione, manutenzione e supporto.
Quali sono tre esempi di automazione dei processi aziendali?
- Servizio clienti
- Data Entry
- Produzione
Perché le piccole imprese dovrebbero automatizzare?
Ciò renderà più facile registrare ogni interazione con il cliente e potrebbe migliorare il servizio clienti. Puoi creare e organizzare lead e report di vendita automatizzando il tuo CRM. Inoltre, semplifica il monitoraggio dei programmi di fidelizzazione dei clienti, delle fatture e delle valutazioni della soddisfazione dei clienti.
Quali parti di un'azienda possono essere automatizzate?
- Data Entry
- Elaborazione dell'ordine
- Servizio clienti
- Marketing
- Vendite
- Contabilità
- Produzione
- Filiera e vendita al dettaglio
- Risorse umane
Conclusione
Le aziende in una varietà di settori utilizzano l'automazione dei processi aziendali (BPA) per migliorare l'efficienza e stimolare l'espansione. Pertanto, l'automazione dei processi aziendali viene utilizzata in tutti i settori per migliorare l'efficienza, ridurre le spese e aumentare la produttività.
Pertanto, quando si seleziona il miglior software BPA, è importante tenere conto delle esigenze, delle finanze e del livello di competenza tecnica della propria azienda. Software con un generatore di flussi di lavoro intuitivo, efficaci funzionalità di gestione delle attività, report e analisi in tempo reale, integrazioni con altri strumenti software, scalabilità e supporto e formazione approfonditi sono ciò che dovresti cercare. Le aziende possono concentrarsi su attività di alto valore che stimolano la crescita e l'innovazione automatizzando attività ripetitive e dispendiose in termini di tempo.
In sintesi, trovare i processi appropriati da automatizzare, selezionare i migliori strumenti BPM e garantire che l'intera organizzazione supporti l'iniziativa di automazione sono le chiavi per un'implementazione BPA di successo. Le aziende possono utilizzare la potenza del BPA per trasformare le proprie operazioni e mantenere la competitività nel dinamico ambiente aziendale odierno mediante un'attenta pianificazione, implementazione e monitoraggio.
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Riferimenti
