Migliorare i livelli di produttività dei dipendenti in un'organizzazione dovrebbe essere nell'elenco di tutti i manager e uno dei molteplici modi per raggiungere questo obiettivo è praticare la gestione delle assenze.
L'introduzione di un efficiente sistema di gestione delle assenze per frenare l'assenteismo andrà a vantaggio dell'organizzazione, soprattutto se i datori di lavoro stabiliscono la loro politica di gestione delle assenze per sostenere i dipendenti a prendere tempo dal lavoro quando la loro salute lo richiede e consentire loro di tornare quando possono.
Quindi, cos'altro comporta la gestione delle assenze? Esploriamo la gestione delle assenze, le sue politiche, vantaggi e sistemi.
Che cos'è la gestione delle assenze?
La gestione delle assenze è una parte vitale della produttività di una forza lavoro. I datori di lavoro utilizzano politiche, procedure o programmi per ridurre le assenze dei dipendenti, impedire ai lavoratori di intralciarsi a vicenda e aumentare la produttività dei dipendenti.
Inoltre, comporta il raggiungimento di un equilibrio tra il sostegno ai lavoratori che si assentano dal lavoro a causa di malattia, infortunio o situazioni inevitabili e la penalizzazione di coloro le cui assenze sono sospette o eccessive.
Che cos'è la politica di gestione delle assenze?
Le aziende dovrebbero avere politiche chiare che comunichino ai dipendenti i loro diritti e doveri quando non sono al lavoro. Questa politica dovrebbe anche supportare gli obiettivi aziendali e la cultura dell'azienda.
I datori di lavoro sono tenuti per legge a informare i propri lavoratori di qualsiasi regola sull'essere malati o feriti e sull'impossibilità di lavorare, comprese le regole sulla retribuzione per malattia.
La politica dovrebbe includere quanto segue:
- Specifiche sulle condizioni della retribuzione contrattuale per malattia e su come si collegano alla retribuzione legale per malattia.
- Chi e quando i dipendenti devono contattare se non possono presentarsi al lavoro.
- Le scadenze per la compilazione del modulo di autocertificazione da parte dei dipendenti.
- Informazioni su quando i dipendenti devono presentare la lettera di idoneità del proprio medico.
- Quanti sistemi di revisione o trigger point il datore di lavoro può utilizzare al lavoro
- Un colloquio di ritorno al lavoro.
- Informazioni ai dipendenti su quali cambiamenti potrebbero essere necessari per aiutarli a tornare al lavoro il prima possibile.
Quali sono le componenti della gestione delle assenze?
La gestione delle assenze è fondamentale per la gestione delle risorse umane di un'organizzazione, concentrandosi sulla riduzione dell'assenteismo dei dipendenti, evitando interruzioni della forza lavoro e massimizzando la produttività.
I componenti e le migliori pratiche coinvolte nella gestione efficace delle assenze sono:
#1. Politica di assenza
Una politica di assenza ben definita è essenziale per chiarire le aspettative dei datori di lavoro e dei dipendenti in merito al tempo libero dal lavoro.
La politica dovrebbe includere i tipi di assenze consentite, il metodo per richiedere il permesso, il processo di approvazione e le azioni disciplinari per frequenti assenze ingiustificate o ritardi.
#2. Comunicazione
La comunicazione frequente con i dipendenti sulle politiche di gestione delle assenze aiuta a gestire le assenze dei dipendenti in modo più efficace.
Condividere le politiche di richiesta di ferie durante l'inserimento dei dipendenti e rafforzare regolarmente le linee guida può creare consapevolezza e ridurre al minimo l'assenteismo.
#3. Formazione Manageriale
Educare i manager sulle politiche aziendali e sui regolamenti federali e statali consente loro di affrontare le richieste di congedo dei dipendenti in modo coerente e accurato.
Questa formazione dovrebbe includere i requisiti di conformità e gli obblighi di conservazione dei registri.
#4. Funzionalità di tracciamento migliorate
L'utilizzo di un software di gestione delle assenze o di una soluzione per le risorse umane in outsourcing integrata con il libro paga può aiutare a tenere traccia delle richieste di congedo dei dipendenti in modo più efficiente rispetto ai processi manuali.
Il software di gestione della forza lavoro può anche gestire le richieste di ferie dei dipendenti, tenere traccia delle tendenze delle presenze e consentire interventi tempestivi.
#5. Strumenti self-service
Fornire ai dipendenti strumenti self-service per richiedere le ferie, visualizzare il loro calendario delle ferie, controllare la protezione del lavoro e gestire le loro ferie attuali può supportare gli sforzi di conformità e migliorare l'esperienza dei dipendenti
#6. Iniziative per il benessere
L'implementazione di programmi di benessere, servizi medici interni e ambienti di lavoro flessibili può aiutare a ridurre l'assenteismo e migliorare il coinvolgimento dei dipendenti, la produttività e l'equilibrio tra lavoro e vita privata.
Implementando questi componenti, le organizzazioni possono gestire meglio la propria forza lavoro, migliorare l'esperienza dei dipendenti e mantenere la conformità alle normative pertinenti.
Qual è l'obiettivo della gestione delle assenze?
L'obiettivo della gestione delle assenze è governare l'assenteismo dei dipendenti all'interno di un'organizzazione, supportare la conformità alle leggi federali e statali sul congedo e mantenere un ambiente di lavoro produttivo ed efficiente garantendo al contempo il benessere dei dipendenti.
I manager devono impostare un sistema di gestione delle assenze che funzioni bene e sia facile da usare per ridurre l'assenteismo e impedire che accada il più possibile.
Per raggiungere questo obiettivo, la gestione delle assenze prevede quanto segue:
- Creare politiche e procedure chiare e ben comunicate
- Fornire formazione manageriale per aiutare i manager ad affrontare il congedo dei dipendenti
- Migliora le capacità di tracciamento attraverso il software per semplificare la raccolta e l'analisi dei dati.
- Implementa strumenti self-service che consentono ai dipendenti di gestire e tenere traccia delle loro assenze.
- Incoraggiare la comunicazione tra manager e dipendenti.
- Traccia e monitora regolarmente le assenze, effettua i controlli e affronta eventuali problemi sottostanti che contribuiscono alle assenze dei dipendenti.
Quali sono i vantaggi della gestione delle assenze?
La gestione delle assenze dei dipendenti è fondamentale per le organizzazioni per mantenere la produttività, garantire operazioni regolari e supportare il benessere dei dipendenti.
Alcuni dei vantaggi della gestione delle assenze includono quanto segue:
#1. Assenteismo ridotto
Politiche e procedure efficaci per la gestione delle assenze possono aiutare a ridurre le assenze non autorizzate e non pianificate, garantendo una migliore pianificazione della forza lavoro e riducendo al minimo le interruzioni delle operazioni quotidiane.
#2. Miglioramento del morale e dell'impegno dei dipendenti
Quando le organizzazioni supportano e apprezzano i propri dipendenti, è più probabile che si impegnino e si impegnino nel loro lavoro e probabilmente non prenderanno congedi non programmati.
#3. Migliore gestione del carico di lavoro
La gestione proattiva delle assenze consente una migliore pianificazione e distribuzione dei carichi di lavoro tra i membri del team, riducendo il rischio di esaurimento e mantenendo i livelli di produttività.
#4. Conformità avanzata
Una gestione efficace delle assenze può aiutare le organizzazioni a rispettare i requisiti legali e normativi, come il Family and Medical Leave Act (FMLA) negli Stati Uniti.
#5. Risparmi
Riducendo l'assenteismo e migliorando la produttività, le organizzazioni possono risparmiare sui costi associati alle assenze dei dipendenti, come la perdita di produttività, la retribuzione degli straordinari e il personale temporaneo.
#6. Processi semplificati
Un sistema di gestione delle assenze può aiutare ad automatizzare e semplificare i processi relativi alle assenze, risparmiando tempo e riducendo gli oneri amministrativi per i team delle risorse umane.
#7. Processo decisionale basato sui dati
Il software di gestione delle assenze può fornire dati preziosi e approfondimenti sulle tendenze e sui modelli di assenza, consentendo alle organizzazioni di prendere decisioni informate, identificare potenziali problemi e sviluppare strategie per affrontarli.
Tipi di sistemi di gestione delle assenze
- Gestione delle assenze educative in prima linea (AESOP)
- Gestione principale delle assenze
- Gestione delle assenze della matrice
Che cos'è la gestione delle assenze nell'istruzione in prima linea?
Frontline Education Absence Management, che si chiamava AESOP, è il miglior sistema automatizzato per la gestione delle assenze e la ricerca di insegnanti supplenti negli Stati Uniti. Lo usano oltre 4,000 distretti scolastici.
Inoltre, in quanto software come servizio (SaaS), Aesop non richiede hardware, software o linee telefoniche all'interno del distretto per la gestione delle assenze. Invece, tutti i dipendenti possono accedere al servizio tramite telefono o Internet sempre e ovunque.
Frontline Education Absence Management (precedentemente AESOP) raccoglie molti dati che possono essere utilizzati per gestire meglio le assenze dei dipendenti e consente di risparmiare molto tempo sulle chiamate secondarie manuali. Inoltre, Aesop riduce il tempo impiegato per l'inserimento dei dati integrandosi con altri programmi.
Frontline Education Absence Management (precedentemente AESOP) fornisce:
- Trovare sostituti qualificati
- Identificare le tendenze per migliorare la partecipazione dei dipendenti
- Facile integrazione dei dati con altri fornitori di software
- Gestione della programmazione sostitutiva
Frontline Absence Management (AESOP) offre anche un'app mobile con varie funzionalità per amministratori, sostituti e dipendenti.
Come faccio a creare un'assenza in prima linea?
Per creare un'assenza su Frontline, puoi utilizzare l'app mobile Frontline, disponibile per i clienti Frontline Absence & Time che utilizzano la funzionalità avanzata della piattaforma Frontline Insights.
Ecco una guida dettagliata su come creare un'assenza utilizzando l'app mobile:
Puoi creare una nuova assenza tramite una delle due opzioni all'interno dell'app. Clicca su “Assenze Oggi” in home page, accedi al menu e seleziona l'opzione “Assenze”. Da questa pagina, premi il pulsante “+”.
#2. Passi di creazione dell'assenza
Questa selezione apre il passaggio 2 del processo di creazione dell'assenza. Da qui, selezionerai un motivo di assenza e quindi premi la freccia nell'angolo in basso a destra per procedere.
# 3. Data
Seleziona una data (o un intervallo di date) dal calendario e premi la freccia in basso a destra per procedere.
#4. Durata
Scegli da un elenco di intervalli di tempo che includono "Giornata intera", "Mezza giornata AM", "Mezza giornata PM" e/o "Personalizzato". Se selezioni l'opzione "Personalizzato", puoi selezionare l'icona della matita accanto all'ora di inizio e di fine per indicare l'intervallo di tempo alternativo.
#5. Sostituire
Verrà visualizzato un prompt per identificare se è necessario un sostituto. Seleziona l'opzione "Sì" o "No" in base ai requisiti della tua posizione e premi la freccia destra per procedere.
#6. Pagina di riepilogo
La pagina di riepilogo finale fornisce una panoramica delle selezioni effettuate. Questi dettagli includono il luogo, il motivo dell'assenza, i tempi e la conferma della necessità di un sostituto. È inoltre possibile includere una nota personale per l'amministratore prima di presentare l'assenza.
Quando sei pronto, premi "Invia assenza" per creare la richiesta di assenza. L'app visualizzerà i dettagli dell'assenza se selezioni l'opzione "Visualizza assenza".
Rivedi questi dettagli se necessario e premi "Modifica" (nell'angolo in alto a sinistra) se è necessario apportare modifiche. Altrimenti, premi il pulsante "Home" in basso per tornare alla home page.
Come accedo a Frontline Education?
Per accedere a Frontline Education, puoi seguire questi passaggi:
- Visita la pagina di accesso di Frontline Education all'indirizzo login.frontlineeducation.com.
- Se disponi di un Frontline ID, inserisci nome utente e password, quindi fai clic su "Accedi". Se hai dimenticato il nome utente o la password, fai clic su "Nome utente dimenticato" o "Password dimenticata" per recuperare le tue credenziali.
- In alternativa, se la tua organizzazione utilizza Single Sign-On (SSO), fai clic su "Accedi con SSO dell'organizzazione" e segui le istruzioni per inserire le credenziali della tua organizzazione.
Frontline Education offre diversi prodotti e servizi e il processo di accesso potrebbe variare leggermente a seconda del prodotto specifico che stai utilizzando.
Come si scrive un messaggio di assenza?
Per scrivere un messaggio di assenza convincente, noto anche come messaggio di assenza dall'ufficio (OOO), è necessario includere i seguenti componenti:
- Saluto professionale: Inizia il tuo messaggio con un saluto educato e professionale.
- Motivo dell'assenza: Facoltativamente, puoi menzionare la tua assenza. Sii conciso ed evita di condividere troppe informazioni personali.
- Date di assenza: indica chiaramente le date in cui sarai assente, incluso quando tornerai.
- Accesso alla posta elettronica: informa il mittente se durante la tua assenza avrai accesso limitato o assente alla posta elettronica.
- Tempo di risposta stimato: fornisci una data stimata in cui il mittente può aspettarsi la tua risposta.
- Contatto alternativo: Offrire un punto di contatto per richieste o assistenza urgenti.
Come si scrive un modulo di assenza?
Per scrivere un modulo di assenza o una lettera di congedo, attenersi alla seguente procedura:
- Digita il tuo indirizzo nell'angolo in alto a destra della pagina o nell'angolo in alto a sinistra.
- Includi la data sotto la carta intestata. Se la tua richiesta è via email, puoi saltare questa parte.
- Se stai inviando la tua richiesta tramite e-mail, utilizza un nome dell'oggetto adatto, ad esempio "Richiesta di congedo".
- Aggiungi l'indirizzo della tua azienda poche righe sotto la data. Se è via e-mail, salta questo passaggio.
- Rivolgiti correttamente al tuo capo in una lettera formale, ad esempio "Caro Henry" o "Cara signora Hanna"
- Indica il motivo della tua richiesta e le date in cui rimarrai senza lavoro.
- Sii trasparente e spiega perché hai bisogno dei giorni di ferie specificati. Ciò ridurrà al minimo qualsiasi potenziale conflitto con il tuo manager e lo aiuterà a comprendere la tua richiesta.
- Nel paragrafo finale, spiega come sarà coperto il tuo lavoro in tua assenza, come pensi di rendere la tua partenza il più semplice possibile e come puoi essere raggiunto in caso di emergenza.
- Chiudi la tua lettera con un apprezzamento per il tuo lavoro e la tua azienda e ringrazia il tuo capo per la sua considerazione.
- Se stai consegnando una lettera stampata, aggiungi una firma scritta a mano. Se stai inviando un'e-mail, digita semplicemente il tuo nome.
- Fornisci una copia della tua richiesta al dipartimento delle risorse umane, poiché avranno bisogno di queste informazioni per i tuoi record personali.
- Infine, rivedi la tua richiesta prima di inviarla per garantire informazioni corrette e punti chiari
- POLITICA DI CONGEDO: Tutto quello che devi sapere
- COME CHIAMARE FUORI LAVORO: Richiesta di congedo
- GESTIONE DELLA FORZA LAVORO (WFM): definizione e come funziona
Riferimenti
