Il fax esiste da molti decenni. Tradizionalmente, i fax venivano utilizzati per inviare corrispondenza commerciale, inclusi promemoria e lettere d'ufficio. A quel tempo, le macchine erano preferite perché erano più veloci della posta ordinaria. Ma nel mondo digitale di oggi, le aziende hanno sostituito i tradizionali processi di fax con i fax online.
I progressi nelle tecnologie ora lo consentono aziende per inviare e ricevere fax via e-mail. Ha migliorato il fax aziendale e lo ha reso più privato e sicuro. Sebbene siano emersi più canali di comunicazione come messaggi di testo, telefonate e messaggi sui social media che consentono alle aziende di connettersi direttamente con i clienti, il fax ha mantenuto l'efficacia.
Ma la maggior parte delle aziende deve ancora integrare il fax nei propri processi aziendali, una sfida che ha portato all'utilizzo dei moderni processi di fax.
Se sei un imprenditore, ecco cinque pratiche che possono aiutarti a semplificare i processi di fax aziendali nella tua azienda:
#1. Adotta firme elettroniche
Un modo efficace per semplificare l'invio di fax consiste nell'adottare firme elettroniche nei processi aziendali. I fax online consentono alle aziende di creare firme digitali ogni volta che è necessario inviare file riservati. Poiché le immagini della firma hanno un aspetto professionale, rendono più facile dimostrare credibilità e affidabilità.
L'uso delle firme elettroniche su eFax consente alle aziende di risparmiare tempo. Tradizionalmente, le aziende dovevano stampare qualsiasi documento loro inviato prima di firmarlo, scansionarlo e rispedirlo indietro. I fax online hanno cambiato tutto questo.
L'uso di server fax consente alle aziende di firmare documenti senza stamparli. Le persone sempre in movimento troveranno questa soluzione molto conveniente, soprattutto perché possono intraprendere l'intero processo sui loro telefoni.
Le firme elettroniche offrono inoltre una maggiore sicurezza per documenti altamente sensibili e riservati rispetto ai tradizionali documenti stampati.
#2. Utilizza le app del servizio fax
Una delle pratiche che è possibile semplificare nel processo di invio fax aziendale è l'invio di applicazioni di servizio fax che consentono al team di utilizzare il sistema di fax dai propri moduli. Le app del servizio fax consentono agli utenti di inviare e ricevere fax sui propri telefoni prima di consegnarli all'apparecchio fax.
Le aziende che adottano l'uso di app di servizio fax possono risparmiare tempo nel processo di invio fax. Ha bisogno di scansionare un intero documento, caricarlo online, quindi inviarlo via e-mail viene eliminato. Invece, il servizio trasmette i documenti istantaneamente una volta ricevuti nell'alimentatore di documenti e viene inserito il numero di fax del destinatario.
Quando è necessario allegare file di grandi dimensioni, le aziende dovrebbero considerare di caricare i documenti inviati o ricevuti quando sono coinvolti file di grandi dimensioni. Significa che se la tua azienda integra il fax online nella sua comunicazione, potresti esplorare l'uso di servizi basati su cloud che consentono la trasmissione di file PDF o immagini.
#3. Forma il tuo personale
Essendo una tecnologia paperless, il fax online è un investimento necessario per qualsiasi azienda. Per eseguirlo correttamente, le aziende devono elaborare un piano di esecuzione chiaro per guidare la transizione da un ufficio cartaceo a uno senza carta.
Oltre all'acquisizione delle attrezzature necessarie, un buon piano di esecuzione dovrebbe comprendere la formazione dei dipendenti. Il coinvolgimento dei dipendenti è al centro della semplificazione del processo di invio dei fax della tua azienda. Ma possono adottare la tecnologia di fax online solo se si sentono autorizzati a usarla. I tuoi dipendenti dovrebbero essere adeguatamente formati e sensibilizzati sulla necessità di adottare la pratica.
Prendere in considerazione lo sviluppo di un programma di formazione per aiutarli a comprendere i fondamenti dell'e-faxing e come utilizzare correttamente gli strumenti di supporto per l'utilizzo. Considera di mostrare loro come fax in linea lavoro. Puoi anche configurare i loro telefoni ed e-mail per consentire loro di inviare e ricevere fax.
Consentire al tuo personale di utilizzare il fax online consente alla tua azienda di radunare tutti dietro la tecnologia con una buona comprensione del motivo per cui l'azienda sta transitando verso la tecnologia senza carta.
#4. Aggiungi una copertina ai fax online
Anche con i progressi della tecnologia nel mondo di oggi, i tuoi messaggi fax devono mantenere la loro professionalità. I fax online vengono inviati e ricevuti via e-mail. Sebbene le e-mail possano passare come modalità professionali di comunicazione, il trasferimento di documenti tramite questo canale lascia poca o nessuna impressione sul destinatario.
È possibile distinguere i messaggi inviati tramite fax online includendo una copertina nei documenti inviati dalla società. Garantisce che la tua comunicazione lasci un'impressione iniziale positiva su coloro che la ricevono. Inoltre, lascia loro i dettagli essenziali sulla tua attività, inclusi il nome dell'attività, il numero di telefono e l'indirizzo.
#5. Investi in una buona connessione Internet
Internet consente agli utenti di trasmettere in modo comodo e sicuro documenti da qualsiasi parte del mondo. Le aziende devono disporre di una buona connessione a Internet per completare il processo di trasmissione per inviare e ricevere fax online.
Senza una connessione stabile, le aziende non possono accedere ai servizi di fax basati sul Web o allegare documenti alle e-mail. Sebbene sia possibile inviare fax urgenti tramite una connessione Internet debole, la tua azienda ha bisogno di una connessione stabile per trasmettere file pesanti in uscita e in entrata.
#6. Archivia i file fax nel cloud
Uno dei vantaggi offerti dai fax online alle aziende è che riduce o elimina la stampa dei documenti. Ma anche con la trasmissione di documenti digitali, le aziende hanno ancora bisogno di archiviarli per riferimento futuro. Il modo migliore per archiviare i file eFax è archiviarli in uno spazio di archiviazione basato su cloud. L'utilizzo dell'archiviazione basata su cloud offre numerosi vantaggi per le aziende.
Questi includono dare ai dipendenti l'accesso ai documenti archiviati in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo. Consente inoltre loro di cercare nell'archivio e recuperare informazioni in caso di necessità. L'archiviazione su cloud rende inoltre più facile per le aziende inviare e ricevere file di grandi dimensioni che potrebbero non essere inviati tramite e-mail.
Considerazioni finali
Il fax aziendale ha guadagnato popolarità grazie alla comodità che offre alle aziende. A differenza dei fax tradizionali, i fax online consentono ai dipendenti di ricevere e inviare documenti in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo. Elimina efficacemente la necessità di attendere il tuo ritorno in ufficio per inviare o ricevere documenti. Questi aspetti rendono fondamentale per le aziende migliorare i propri processi di fax e renderli più efficienti. Se stai cercando di migliorare il tuo processo di fax aziendale, applica le sei pratiche discusse sopra.
