Quando un'azienda gestisce bene il proprio tempo, può rispettare con successo le scadenze, rispettare il budget e avere successo. Devi essere in grado di mantenere record corretti per ottenere questo risultato. Per questo motivo, le schede attività sono fondamentali per qualsiasi attività redditizia. Vuoi sapere cosa può fare un modello di scheda attività per la tua azienda? Ecco tutto ciò di cui hai bisogno per iniziare.
fogli di presenza
Un datore di lavoro può tenere traccia delle ore lavorate da un determinato dipendente in un determinato periodo di tempo utilizzando una scheda attività, che è una tabella di dati. Le schede attività sono state registrate utilizzando una varietà di tecniche, tra cui carta, software per fogli di calcolo e strumenti di monitoraggio del tempo su Internet. Negli ultimi anni le schede attività digitali hanno sostituito quelle cartacee.
Applicazioni per fogli presenze
Le domande per i fogli presenze includono:
#1. Elaborazione buste paga
I datori di lavoro possono elaborare le buste paga utilizzando le schede attività per tenere traccia delle ore dei dipendenti, delle ferie, dei ratei e delle modifiche. I datori di lavoro possono tenere traccia di un flusso di lavoro per l'approvazione del libro paga con l'uso di sistemi software di schede attività. I problemi del libro paga sono spesso causati da un'immissione di dati imprecisa.
#2. Fogli presenze per studi legali
È fondamentale per gli studi legali tenere registri accurati delle ore dei clienti e delle informazioni sui servizi che forniscono ai clienti. Le schede attività aiutano gli studi legali a tenere traccia delle fatture in base alle ore di servizio del cliente.
#3. Timesheet per liberi professionisti
Per gli imprenditori indipendenti, il tempo è denaro. Poiché molti appaltatori indipendenti fatturano i clienti a ore, è essenziale tenere registrazioni meticolose del tempo. Conoscere il tempo dedicato ai progetti diventa una sfida per le persone che lavorano in un luogo separato dai loro clienti.
#4. Schede attività per ragionieri
L'efficienza con cui i dipendenti utilizzano il loro tempo con i clienti determina la redditività delle società di contabilità. I guadagni elevati sono il risultato di un elevato utilizzo e fatturabilità. Le società di contabilità possono tenere traccia sia del loro tempo che delle loro fatture con l'ausilio di fogli presenze e software di monitoraggio del tempo.
Vantaggi delle schede attività
Di seguito sono riportati i vantaggi delle schede attività:
#1. Riduci al minimo il tempo sprecato
Le schede attività possono mostrarti dove stai sperperando il lavoro. Ti aiutano a capire quali attività richiedono più tempo del dovuto e come ottenere il massimo dal tuo lavoro.
#2. Bill sinceramente
È possibile fatturare in modo appropriato i clienti con l'uso di schede attività. Servono come mezzo per dimostrare ai tuoi clienti che gestisci i loro progetti in modo efficace e non sprechi i loro soldi. Le schede attività faranno in modo che i tuoi clienti non debbano continuare a controllare lo stato dei loro progetti.
#3. Automatizza la tua fatturazione.
Le aziende utilizzano le schede attività per fatturare ai clienti i servizi resi in base alle ore fatturabili. Automatizzando la fatturazione e la fatturazione, puoi ridurre i costi. Le entrate possono anche aumentare a causa della fatturazione automatizzata.
#4. Migliora la gestione dei progetti
Le schede attività sono strumenti di gestione dei progetti sorprendentemente cruciali nei seguenti modi:
- Tenendo traccia del tempo dedicato a un progetto, aiutano a determinare se una persona è qualificata per un nuovo progetto, ruolo o lavoro in base alle prestazioni.
- Aiutano a identificare i luoghi in cui un lavoratore utilizza più tempo di quanto assegnato e necessita di una formazione aggiuntiva.
- Sono utili per valutare l'efficacia complessiva del tuo sforzo.
- Semplificano l'allocazione del carico di lavoro tra i membri del gruppo aiutando a determinare la disponibilità dei lavoratori assegnati a un progetto.
- Consentono ai project manager di tenere traccia dello sviluppo e prevedere ritardi.
#5. Risparmia denaro per la tua azienda.
Grazie alle schede attività, puoi scoprire esattamente a cosa sta lavorando il tuo staff. Al contrario, il numero di tempo impiegato dai dipendenti rispetto ai risultati che creano può essere utilizzato per monitorare la produttività dei dipendenti.
Perché vengono utilizzati i fogli presenze?
Le schede attività vengono utilizzate per i seguenti motivi:
#1. Fornire un libro paga accurato
Il calcolo preciso del libro paga è l'applicazione più fondamentale delle schede attività dei dipendenti. Per fare ciò, moltiplica il numero totale di ore lavorate durante una settimana per la paga oraria del dipendente.
#2. Esaminare le qualifiche
Per tenere d'occhio le prestazioni del tuo personale, puoi utilizzare le schede attività che tengono traccia delle attività all'interno di un progetto (noto anche come gestione del progetto). Questo ti aiuta a determinare se una determinata persona è qualificata per una nuova attività, posizione o lavoro.
#3. Dai priorità alle qualifiche
Nella gestione dei progetti, le schede attività possono anche mostrare se un dipendente sta acquisendo competenze in un campo che potrebbe essere utile per i prossimi progetti.
#4. Invia fatture cliente
Uno dei motivi più importanti per utilizzare le schede attività è dire ai clienti che utilizzano i tuoi servizi quante ore hai lavorato e, per estensione, quanti soldi hai guadagnato.
#5. Valutare le esigenze di formazione
Le schede attività spesso mostrano quando un dipendente impiega più tempo del previsto o gli è stato assegnato per svolgere una determinata attività. Con queste informazioni, puoi offrire istruzioni dove è richiesto.
#6. Organizza i carichi di lavoro
Puoi vedere dove i tuoi dipendenti si stanno impegnando di più guardando le loro schede attività completate. In questo modo, puoi distribuire più equamente il carico di lavoro e aumentare la produttività.
#7. Valutare l'efficacia
Le schede attività sono un ottimo modo per scoprire quali delle tue attività sono meno produttive di altre. Con queste informazioni in mano, puoi concentrarti sull'adeguamento e il miglioramento delle tue procedure.
#8. Crea un database storico
Le schede attività forniscono numeri esatti per attività comuni che possono essere utilizzate come guida per progetti futuri. Ad esempio, negli ultimi tre progetti, il test ha richiesto al tuo personale una media di quattro giorni. Successivamente, puoi utilizzare questa conoscenza per migliorare le comunicazioni con i clienti.
Come controllare le schede attività dei dipendenti
Il seguente processo sono passaggi su come controllare la scheda attività dei dipendenti
#1. Descrivere il significato dei fogli presenze.
La tua azienda non può funzionare senza schede attività. Il tuo staff deve capire quanto siano cruciali. Di seguito è riportato un elenco delle domande più comuni che riceviamo dai nostri clienti.
#2. Stabilire linee guida e restrizioni
Non fare affidamento sul caso o sull'idea che il processo si risolverà da solo. Fornisci regole e linee guida chiare in modo che i lavoratori sappiano come compilare le loro schede attività dall'inizio alla fine. Quando si tratta di queste regole e regolamenti, è meglio essere troppo attenti che non abbastanza attenti.
#3. Insegna alla tua squadra
Dopo aver detto ai tuoi dipendenti perché le schede attività sono importanti e stabilito le regole e le linee guida, prenditi il tempo per insegnare loro come usarle. Ancora una volta, è meglio iniziare il prima possibile, quindi pensa a integrare un tutorial sulla scheda attività nella tua procedura di onboarding.
#4. Ordina ora
In alcune aziende, il cronometraggio comporta qualcosa di più della semplice timbratura all'inizio e alla fine della giornata lavorativa. Nell'arco di tempo più lungo che è la loro tipica giornata lavorativa o turno, il tuo personale potrebbe aver bisogno di tenere traccia della quantità di tempo che ha trascorso lavorando su varie attività.
#5. Automatizza le schede attività.
Sebbene classificare il tempo del tuo team sia un passaggio cruciale nella procedura di gestione stipendi, aggiunge anche un altro livello di complessità
Se ci sono troppe categorie, i membri del tuo staff possono confondersi su come nominare ogni periodo di tempo, oppure potrebbero dimenticarsi del tutto di farlo.
#6. Promemoria e-mail per fogli presenze
Anche se il tuo staff fa un ottimo lavoro nel tenere traccia e classificare il proprio tempo, se dimentica di consegnare le schede attività entro la data di scadenza, potrebbe rallentare seriamente il processo di gestione stipendi.
Invia i promemoria della scheda attività alcuni giorni prima della data di scadenza per evitare che questo diventi un problema significativo. E-mail, messaggi di testo e notifiche push sono i metodi più popolari per farlo.
#7. Accetta i fogli presenze
Anche con le soluzioni informatiche odierne, potrebbe essere ancora difficile per i dipendenti compilare i propri fogli presenze. Sbaglieranno. Aggiungeranno accidentalmente più tempo di quanto dovrebbero o non menzioneranno il tempo in cui hanno effettivamente lavorato.
Modello di fogli presenze
Qualsiasi azienda può utilizzare un modello di scheda presenze, digitale o cartaceo, per tenere traccia dell'orario di lavoro del proprio personale. L'utilizzo del modello è un approccio eccellente per garantire la raccolta dei dati corretti per ogni periodo di paga. Molte aziende scelgono di utilizzare il modello di fogli presenze invece del software di cronometraggio o di un servizio di terze parti.
Come utilizzare i modelli di fogli presenze
La facilità d'uso e la facilità d'uso dei modelli di fogli presenze sono priorità. Inizia a tenere traccia delle ore di lavoro utilizzando un modello di schede presenze procedendo come segue:
#1. Decidi un modello
Scegli prima il tipo di modello che meglio soddisfa le tue esigenze. Pensa a cose come quanto sono lunghi i tuoi periodi di paga, quanti dettagli hai bisogno e il tipo di impiego che stai registrando.
#2. Crea un'agenda.
Scegli un determinato giorno o ora in cui tu o altri dipendenti completerete le vostre schede attività. Molte aziende chiedono ai propri dipendenti di compilare il modello dei fogli presenze ogni giorno quando vengono al lavoro e quando se ne vanno.
#3. Verifica i dettagli.
Verifica di aver digitato le tue informazioni nell'area corretta durante la compilazione del modello di scheda attività come dipendente. Essere precisi durante la compilazione del modello di scheda attività potrebbe aiutarti a evitare di dover commettere errori in seguito. Questo tipo di scheda attività viene spesso utilizzato per tenere traccia del tempo dei lavoratori dipendenti che lavorano la settimana lavorativa standard dalle 9 alle 5. Questo tipo di scheda attività viene spesso utilizzato per tenere traccia del tempo dei lavoratori dipendenti che lavorano la settimana lavorativa standard dalle 9 alle 5.
#4. Modello di fogli presenze settimanali
Il numero di ore lavorate durante una settimana viene registrato su una scheda attività settimanale. Questo tipo di modello viene spesso utilizzato da lavoratori a turni con orari imprevedibili o appaltatori indipendenti che lavorano per un'ampia gamma di clienti.
Posso usare Excel per i fogli presenze?
Sì, si può usare Excel per i fogli presenze. Per creare una scheda attività in Excel, attenersi alla seguente procedura:
- Passaggio 1: formatta il foglio di lavoro.
- Passaggio 2: aggiungi il titolo della scheda attività
- Passaggio 3: aggiungi le etichette necessarie
- Passaggio 4: aggiungi etichette per l'ora
- Passaggio 5: aggiungi gli ultimi ritocchi
Cosa dovrebbe includere un foglio presenze?
Un foglio presenze standard, sia su carta che nel software, utilizza una griglia per mostrare quanto tempo è stato dedicato ogni giorno a varie attività e/o progetti. In generale, le schede attività includono i seguenti dettagli:
- Nome del lavoratore
- Pagato per intero
- Data lavorata
- Ore giornaliere lavorate
- Totale ore lavorative settimanali
Ma puoi anche chiedere ai membri dello staff di inviare altre informazioni, come il loro numero ID (se pertinente), la tariffa oraria, le ore di straordinario, le pause pranzo, il chilometraggio, le ferie e altro.
Conclusione
Gestire un'impresa in modo efficace richiede di tenere traccia di quante ore ogni persona lavora durante un periodo di paga. Un modello di foglio presenze può aiutarti a impostare il libro paga in modo coerente e facile da usare. I lavoratori che vengono pagati ogni ora fanno spesso affidamento sui loro fogli presenze per tenere traccia dei loro guadagni. È utile sapere cosa sono i fogli presenze e come utilizzarli, se sei un lavoratore orario, uno specialista del libro paga in un dipartimento delle risorse umane o entrambi.
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