Le aziende di tutte le dimensioni utilizzano le richieste di acquisto per monitorare la spesa aziendale e le richieste di prodotti da parte dei dipendenti. Le richieste di acquisto sono documenti interni dell'azienda utilizzati dai dipendenti per richiedere al proprio manager di acquistare un prodotto per uso aziendale. Tuttavia, qualsiasi professionista che lavora in un ufficio o che necessita di materiali unici per svolgere i propri compiti potrebbe aver bisogno di capire come funziona una richiesta di acquisto. Fortunatamente per te, questo articolo spiega cos'è una richiesta di acquisto, quali informazioni contiene, in cosa differisce da una richiesta di acquisto e come crearne una.
Cos'è una richiesta di acquisto?
Una richiesta d'acquisto è un documento interno di un'azienda che indica la sua intenzione di acquistare prodotti o servizi. Un dipendente completa una richiesta di acquisto e la invia agli individui o ai dipartimenti appropriati per la revisione e l'approvazione. Il manager di linea del dipendente e l'ufficio acquisti o acquisti centrale dell'azienda possono fungere da revisori.
Come preparare una richiesta di acquisto
La procedura di approvvigionamento e il protocollo di ciascuna azienda per la creazione delle richieste di acquisto sono molto probabilmente unici. Per creare un modulo di richiesta di acquisto generale, attenersi alla seguente procedura:
#1. Individua un prodotto che desideri che la tua azienda acquisti
Poiché i professionisti devono compilare numerosi dati in un modulo di richiesta di acquisto, conoscere la merce e il venditore è la cosa migliore. Prova a scoprire l'indirizzo e le informazioni di contatto del venditore, nonché il prezzo e la quantità del prodotto. Trovare le informazioni rilevanti aiuta a rendere più efficiente il processo di appalto.
#2. Utilizza un modello di ordine di acquisto
Sebbene sia possibile creare un modulo di richiesta di acquisto senza un modello, è molto più semplice. Ciò consente di inserire informazioni senza pensare al formato del processo. Questa tecnica ti farà anche risparmiare tempo ed energia. Cerca un documento scaricabile online per ottenere un modello.
#3. Inserisci i tuoi dati di contatto e di spedizione
Per iniziare l'ordine di acquisto, specifica la data in cui desideri inviare la richiesta, l'indirizzo e i dettagli di contatto del venditore e la zona in cui desideri che venga spedito il prodotto. In una sezione separata, includi le informazioni di consegna, come il metodo di spedizione e l'orario di arrivo previsto.
#4. Includi dettagli del prodotto
Crea una nuova sezione per i dettagli del prodotto. Sul sito web del venditore, prova a includere il nome del prodotto, il numero di identificazione, il prezzo e la quantità richiesta. Se hai bisogno di molti prodotti, prova a elencarli nello stesso modulo di richiesta per risparmiare tempo a te e al tuo supervisore. È meglio che il documento di richiesta di acquisto contenga tutte le informazioni necessarie al tuo supervisore per ordinare la merce o stabilire un ordine di acquisto ufficiale.
#5. Crea note e commenti sul prodotto
Ciò potrebbe includere una dichiarazione sul motivo per cui desideri queste cose o un avvertimento sui dettagli di consegna. Prendi in considerazione l'utilizzo di questa parte per inviare tutte le informazioni che il tuo supervisore potrebbe richiedere per autorizzare il modulo di richiesta.
Cos'è il modulo di richiesta d'acquisto?
Un modulo di richiesta di acquisto è un documento interno che un dipendente utilizza per acquistare prodotti o servizi per conto della propria azienda. Questi acquisti potrebbero essere per scopi operativi (come forniture per ufficio), inventario o input di produzione.
Il contenuto di un modulo di richiesta di acquisto
In generale, i moduli di richiesta di acquisto richiedono le seguenti informazioni:
- Il nome e il dipartimento del richiedente
- La data della richiesta
- I prodotti o servizi ricercati
- Descrizione dell'articolo, quantità e prezzo
- Motivo dell'acquisto
Perché dovresti rendere obbligatorie le richieste di acquisto nel processo di approvvigionamento?
#1. Trasparenza nel processo di approvvigionamento
Questo flusso di lavoro genera la documentazione attestante che un dipartimento ha emesso e archiviato un modulo e che il dipartimento che ha richiesto le forniture aveva un motivo commerciale legittimo per farlo. La maggior parte delle organizzazioni include il budget applicabile e i limiti di acquisto nel modulo di richiesta di acquisto per avvisare il richiedente prima dell'acquisto.
#2. Semplifica la procedura di acquisto
Quando un'azienda centralizza il proprio processo di acquisto e coinvolge i propri dipendenti, il flusso di lavoro è ben definito e gestibile. La procedura semplifica la gestione dell'inventario classificando e identificando facilmente i prodotti e i servizi in entrata.
Un sistema di approvvigionamento centralizzato accelera il processo di acquisto ed evita ritardi causati dai singoli dipartimenti, che altrimenti potrebbero ostacolare l’efficienza.
#3. Aiuta a prevenire le frodi
La mancanza di standard ben definiti consente ai dipendenti di commettere atti fraudolenti, come ordinare articoli per uso personale o coordinarsi con i venditori per rubare all’azienda. Le richieste di acquisto risolvono questo problema prevenendo in primo luogo il verificarsi di frodi e garantendo che i dipendenti non ordinino prodotti direttamente dai fornitori senza un processo adeguato.
#4. Aiuta a evitare ordini ripetuti
Nelle grandi aziende, gli acquisti vengono generalmente gestiti da un team completo anziché da un solo dipendente. I moduli di richiesta d'acquisto aiutano l'ufficio acquisti a tenere traccia di quanto richiesto ed evitare di effettuare accidentalmente numerosi acquisti per lo stesso ordine.
#5. Migliora la responsabilità e la sicurezza aziendale
Un modulo di richiesta di acquisto conferma che un reparto ha richiesto e ordinato forniture particolari. Una traccia documentale mostra inoltre che i materiali sono stati forniti una volta ricevuti e abbinati alla domanda. Questo record può essere utilizzato come prova di backup in caso di dubbi sugli articoli ordinati o sul prezzo negoziato in un secondo momento.
#6. Aumenta il risparmio sui costi
La tua azienda può risparmiare tempo e denaro sviluppando un'unica piattaforma per gestire le richieste di acquisto. Aggregare i tuoi acquisti ti consente di sapere quanto stai acquistando, mettendoti in una posizione migliore per negoziare prezzi preferenziali con i tuoi commercianti.
#7. Serve come prova durante gli audit
I moduli di richiesta di acquisto sono importanti nell'audit poiché la maggior parte degli audit richiede il consenso dei manager come prova delle decisioni di acquisto dell'azienda. I moduli di richiesta d'acquisto sono una prova ideale poiché forniscono tutte le informazioni sul richiedente, sugli approvatori, sull'ora dell'approvazione e sui prodotti approvati.
Passaggi per il flusso di lavoro della richiesta di acquisto
I passaggi di una procedura di richiesta di acquisto possono variare da azienda a azienda. Tuttavia, lo schema principale del processo rimane lo stesso:
#1. Invio del modulo di richiesta di acquisto
A tale scopo, emettono e compilano un modulo di richiesta di acquisto con le specifiche dell'acquisto desiderato. Alcune aziende preferiscono compilare manualmente il modulo, mentre altre utilizzano software di gestione della spesa.
#2. Approvazione del Line Manager
Il modulo di richiesta d'acquisto viene poi sottoposto ad un processo di approvazione interna, che viene controllato dal manager di riferimento dell'ufficio del richiedente. La responsabilità del manager di riferimento è garantire che l'acquisto sia legittimo e non superi il limite di spesa consentito dal dipartimento.
#3. Inventario del reparto inventario
Il modulo di richiesta viene quindi indirizzato al reparto inventario, che lo confronta con le scorte attuali dell'azienda. La richiesta viene inoltrata all'ufficio acquisti se gli articoli non sono disponibili.
#4. Screening del Dipartimento Acquisti
Per completare questo modulo, il funzionario determina i requisiti aziendali per i prodotti o servizi, verifica l'autenticità dell'acquisto e verifica che le autorità competenti firmino e autorizzino correttamente la richiesta. Se nel modulo mancano elementi cruciali, l'ufficiale può compilarli o restituire il modulo al richiedente per il completamento.
#5. Effettuare un ordine di acquisto
Un ordine di acquisto viene preparato e inviato al fornitore se il modulo di richiesta di acquisto supera tutte le approvazioni richieste. Quando il venditore lo accetta, l'acquisto diventa un contratto giuridicamente vincolante.
#6. Evasione e valutazione degli ordini
Quando il venditore consegna i prodotti o i servizi, il reparto ricevente controlla la qualità e la quantità dell'ordine. Un metodo di corrispondenza a tre vie verifica l'accuratezza dell'ordine confrontando l'ordine di acquisto, la ricevuta dell'ordine/distinta di imballaggio e la fattura. Ciò garantisce che il team finanziario o contabile paghi solo per le cose acquistate e ricevute e nient'altro.
#7. Liquidazione fatture
L'ordine di acquisto viene chiuso dopo aver completato i requisiti di documentazione. La fattura del fornitore viene quindi approvata dal team finanziario, registrata nella contabilità fornitori e pagata secondo i termini e le condizioni di pagamento.
L'importanza della richiesta di acquisto
Le richieste di acquisto sono importanti perché consentono alle aziende di pianificare i propri processi di approvvigionamento e valutare i requisiti di fornitura. I professionisti utilizzano questo documento interno come strumento organizzativo e come tecnica per tenere traccia delle richieste di acquisto. Ecco alcuni ulteriori motivi per cui le richieste di acquisto sono importanti:
#1. Tengono traccia degli acquisti
Mentre gli ordini di acquisto vengono comunemente utilizzati per tenere traccia degli acquisti, i documenti di richiesta di acquisto aiutano le aziende ad anticipare gli obblighi finanziari futuri e a prevedere le tendenze della spesa. Ad esempio, se un professionista presenta una richiesta di acquisto di punti metallici e altre forniture per ufficio ogni pochi mesi, il supervisore responsabile del budget del dipartimento può identificare questa tendenza e accantonare una somma di denaro adeguata per questo acquisto.
#2. I dipendenti sono coinvolti nel processo di acquisto
Poiché in genere i dipendenti inviano richieste di acquisto, questi documenti aiutano i professionisti a sentirsi maggiormente coinvolti nelle spese della propria azienda. Serve come prova fisica di una richiesta da parte di un dipendente e aiuta i manager a ricordare requisiti di fornitura specifici piuttosto che dipendere dal passaparola per una richiesta di acquisto.
#3. Crea un processo di approvvigionamento sicuro
Un modulo di richiesta di acquisto è il passaggio iniziale per ordinare una fornitura per ufficio. Questa fase garantisce che il personale segua le procedure adeguate quando spende i fondi aziendali. Riduce inoltre la possibilità che i dipendenti spendano i fondi aziendali per oggetti inutili.
Qual è il processo di approvazione della richiesta di acquisto?
Il processo di approvazione della richiesta di acquisto viene utilizzato per ottenere l'autorizzazione per l'acquisto di beni e servizi. I supervisori lo utilizzano per approvare o rifiutare una richiesta di acquisto in base agli standard aziendali, all'autenticità dell'acquisto e ai requisiti aziendali.
Quali sono le 5 parti della richiesta di acquisto?
- Il nome e il dipartimento del richiedente
- La data della richiesta
- I beni o servizi richiesti
- Il motivo dell'acquisto
- Il nome legale del fornitore
Quali sono i rischi della richiesta di acquisto?
Un'autorizzazione inadeguata è uno dei pericoli più gravi associati alle richieste di acquisto. È possibile elaborare le richieste e acquistare articoli o servizi superflui o al di fuori del budget dell'organizzazione senza la dovuta autorizzazione.
Una richiesta di acquisto è un contratto?
Un ordine di acquisto (noto anche come PO) è un documento che un acquirente invia a un venditore, distributore o produttore richiedendo l'acquisto di un prodotto. Inoltre, una volta che il venditore accetta l'ordine, questo diventa un contratto legalmente esecutivo.
Quali sono i diversi tipi di richiesta di acquisto?
In sintesi, l'approvvigionamento prevede tre tipi di richieste di acquisto: dirette, interne ed esterne. Comprendere questi contrasti è fondamentale per qualsiasi responsabile degli acquisti o azienda che desideri garantire un processo di acquisto regolare.
Conclusione
Una richiesta è una richiesta formale per un prodotto o un servizio che può essere consegnata o archiviata elettronicamente. Una procedura di richiesta ben strutturata aumenta l'efficienza e la responsabilità di un'azienda. Le soluzioni Procure-to-Pay automatizzano completamente il processo di approvvigionamento, dalla richiesta al pagamento, migliorando ulteriormente la precisione e l'efficienza.
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Riferimenti
