Non è una buona idea discutere della gestione del ciclo di vita del contratto a una cena. Ma farlo correttamente potrebbe creare o distruggere la tua azienda. Qualsiasi settore ha legittime preoccupazioni nel tenere traccia di così tanti contratti. Inoltre, le ripercussioni del mancato rispetto di una data cruciale del contratto possono essere gravi. Chiunque può sperimentarlo. Tuttavia, la gestione del ciclo di vita del contratto (CLM) può essere utile (sì, a chiunque). Una procedura cruciale che aiuta le aziende a gestire e governare i propri contratti e, soprattutto, è la gestione del ciclo di vita del contratto. Spiegheremo la gestione del ciclo di vita del contratto in questo articolo, esamineremo i molti tipi di software CLM, discuteremo i vantaggi delle soluzioni Ironclad CLM per i fornitori ed elencheremo i migliori programmi CLM per una gestione dei contratti più efficace e automatizzata.
Cos'è il software Clm
Qualsiasi piattaforma digitale progettata per gestire i contratti in tutte le fasi del ciclo di vita è considerata software CLM. Confrontalo con il software per la firma dei documenti, che consente solo la raccolta digitale delle firme. Gli utenti legali e aziendali interni possono automatizzare le procedure di gestione con soluzioni CLM e possono anche estrarre informazioni commercialmente utili dai loro contratti.
Alcune aziende si concentrano su una particolare fase o funzione del contratto, come la generazione di documenti, mentre altre si concentrano su un particolare tipo di contratto. Tuttavia, diverse persone provenienti da settori legali correlati, come la gestione della materia o della spesa, hanno fatto incursioni nella gestione del ciclo di vita del contratto.
Esistono già almeno 150 aziende che offrono software per la gestione dei contratti, ma ce n'è solo una che può aiutare le aziende moderne ad automatizzare ogni fase del processo di contrattazione.
Funzionalità del software CLM per fornitori
Non tutti i software CLM per fornitori sono uguali e se, come la maggior parte degli uffici legali, dedichi il 97% del tuo tempo e delle tue risorse alla stesura di contratti, desideri che il tuo software CLM serva una varietà di interessi in base ai requisiti della tua azienda. La maggior parte delle soluzioni software CLM per fornitori include in genere le seguenti caratteristiche e funzionalità standard:
#1. Cronologia dei contatti e controllo
Puoi sempre utilizzare la versione più recente di un contratto grazie alla capacità del software CLM di costruire cronologie delle versioni, ma puoi anche tenere traccia delle modifiche apportate insieme ai relativi tempi e autori. La maggior parte del software CLM tiene traccia di accessi, download e altre modifiche del contratto poiché è più probabile che si verifichino problemi durante le fasi di redlining o modifica, quindi il rilevamento precoce degli errori è vantaggioso.
#2. Redazione collaborativa del contratto
È essenziale avere la capacità di mantenere e modificare i contratti in modo digitale e asincrono. Dovrebbe esserci una capacità di modifica collaborativa nel tuo programma CLM. Ad esempio, le modifiche apportate a un contratto presso uno studio legale della costa orientale possono essere prontamente visualizzate e discusse presso uno studio legale tedesco.
#3. Conformità
A causa dei potenziali effetti di annullamento del contratto della conformità, questa fase richiede estrema cautela. Il tuo programma dovrebbe essere in grado di eseguire un controllo di conformità automatico per te. Secondo un recente rapporto dello studio legale internazionale Ropes & Gray, il 61% degli intervistati ha affermato che rendere chiare regole e regolamenti ai dipendenti è un fattore chiave per aiutarli a comprendere la conformità. Il personale di supporto e gli assistenti legali erano incaricati di verificare la conformità del contratto.
Tuttavia, se utilizzi un programma CLM, sarai in grado di archiviare la conformità e verificarla confrontandola con altri contratti a esso comparabili, nonché con gli archivi della tua azienda e i documenti legali correnti.
#4. Database dei contratti consultabile
Secondo The Aberdeen Group, il 78% delle aziende di alto livello dispone di database consultabili dei propri contratti, il che non solo facilita la ricerca di beni specifici, ma consente anche di risparmiare tempo e denaro.
La tua soluzione CLM dovrebbe essere in grado di offrire database dedicati e ricercabili per i tuoi dati, nonché un'archiviazione affidabile e sicura (tramite un servizio cloud). Inoltre, deve essere in grado di salvare clausole preimpostate per contratti tipici.
#5. Funzionalità di firma elettronica
Con le firme digitali, ci sono meno possibilità che i tuoi contratti vengano copiati o modificati. Devi offrire un metodo legalmente vincolante per accettare le firme digitali nella tua soluzione CLM. Il tuo software CLM dovrebbe essere in grado di riconoscere e modificare questi requisiti automaticamente perché i requisiti per le firme digitali differiscono tra le normative federali e internazionali.
#6. Gestione del flusso di lavoro
Secondo Thomson Reuters, automatizzare e coordinare la gestione dei contratti può liberare fino all'82% del lavoro di un avvocato. Un contratto deve essere gestito da più parti e passare attraverso diverse fasi, tra cui emissione, negoziazione, esecuzione e rinnovo.
Il miglior software CLM tiene tutte le parti informate delle modifiche, le prepara per i loro ruoli nel contratto (inclusi conformità e pre-discovery) e le tiene informate su ciò che deve essere fatto per concludere il contratto tramite avvisi e notifiche.
#7. Avvisi e notifiche di modifiche contrattuali
Tutte le parti dovrebbero essere informate immediatamente se è necessario correggere un errore o apportare modifiche tenendo traccia di chi sta apportando le modifiche. Inoltre, puoi filtrare gli avvisi tramite il tuo programma CLM per assicurarti di conoscere solo le modifiche pertinenti.
Miglior software Clm
Di seguito sono elencati i principali strumenti software di gestione del ciclo di vita del contratto (CLM) per una migliore amministrazione dei contratti:
#1. Gestione dei contratti Icertis
Icertis è a conoscenza di una varietà di aspetti CLM, inclusi gli strumenti per la conformità, le cronologie degli audit e la conformità. Inoltre, si collega a tutte le principali piattaforme CRM, ERP e di gestione della spesa. La piattaforma dispone di una dashboard per l'analisi dei rischi basata su dati interni ed esterni, che consente la scoperta anticipata di rischi o difetti nei contratti in modo da poter agire per mitigarli.
#2. DocuSign CLM
DocuSign è ben noto nella comunità CLM e vanta oltre 1,000,000 di clienti paganti e 1 miliardo di utenti in tutto il mondo. Oltre a oltre 3,000 organizzazioni governative federali, statali e municipali, fornisce servizi alle principali società Fortune 500 nei settori informatico, bancario e sanitario. Sia la firma elettronica che il CLM sono approvati al FedRAMP Moderate Impact Level (un protocollo di sicurezza per il governo e il Dipartimento della Difesa).
#3. Contratti SAP Ariba
Acquirenti e fornitori possono risparmiare tempo e ridurre al minimo gli errori utilizzando SAP Ariba, specializzato nello sviluppo di modelli di base e termini unificanti ripetibili e coerenti. Il programma aiuta i suoi utenti a gestire licenze IP, accordi interni e contratti per beni e servizi. Inoltre, automatizza e velocizza CLM dall'inizio alla fine. Inoltre, prepara rapidamente e facilmente i contratti utilizzando modelli e termini pre-approvati.
#4. Conga Conga
Conga Contracts ha un ottimo tasso di fidelizzazione dei clienti (9 clienti su 10 rinnovano con loro) e ha detenuto il titolo di app CLM a pagamento più scaricata per dieci anni consecutivi. Offre una soluzione integrata creata da Salesforce per la gestione dei contratti dall'inizio alla fine. È stata inoltre riconosciuta come leader nel Gartner Magic Quadrant for Contract Lifecycle Management, 2021, e in IDC MarketScape: Worldwide SaaS and Cloud-Enabled Buy-Side Contract Lifecycle Management Applications, 2021.
# 5. Link Squares
Più di 400 team legali presso aziende di medie e grandi dimensioni, inclusi nomi noti come TGI Fridays, Cogito e Wayfair, hanno aiutato LinkSquares ad acquisire clienti e far progredire la propria attività più rapidamente. Fornisce inoltre LinkSquares Finalize, che estrae informazioni importanti da tutti i tuoi contratti, ti invia report sull'intero portafoglio legale in tempo reale e archivia in modo sicuro tutti i tuoi accordi in un unico repository online.
# 6. PandaDoc
PandaDoc è una potente soluzione di gestione dei contratti che può assistere le aziende di tutte le dimensioni nella creazione, trasmissione e tracciamento di contratti e altri documenti cruciali. È un'opzione popolare per le aziende che cercano di migliorare le procedure di gestione dei contratti e accelerare i flussi di lavoro dei documenti grazie al design intuitivo, alle capacità adattabili e ai connettori.
#7. Evisore
Centralizzando i contratti senza migrazione, utilizzando l'intelligenza artificiale per tracciare e ricercare metadati e disposizioni senza inserimento manuale dei dati e consentendo ai team di redigere, annotare, approvare, firmare, riferire e rinnovare i contratti, la piattaforma di intelligence contrattuale di Evisort, sviluppata da Harvard Law e Alumni del MIT: offre un rapido ROI in 30 giorni. La piattaforma include anche Intelligent Dashboarding, i primi cruscotti a compilazione automatica del settore che mostrano automaticamente i dati del contratto da documenti Word o PDF scansionati e riassumono gli indicatori critici senza l'inserimento dei dati dell'utente.
#8. Contratto Logix
Società leader nella gestione dei contratti Contract Logix è uno dei più antichi fornitori di software per la gestione dei contratti. Numerose aziende si sono unite a Contract Logix per modificare digitalmente la loro amministrazione dei contratti grazie alla loro vasta esperienza in ambito legale, IT, acquisti, finanza e vendite. Nell'ambito dell'Indice di implementazione della gestione del ciclo di vita dei contratti di fascia media del mercato invernale 2 di G2023, il programma ha ricevuto i premi "Più facile da usare" e "Massima adozione da parte degli utenti".
#9. Sirion Labs CLM
SirionLabs si colloca ai primi posti tra i software CLM (supera i benchmark per le funzioni di analista, secondo SpendMatters) e ha pubblicato le valutazioni più alte di qualsiasi provider in nove aree, tra cui estrazione di metadati, app intelligenti, modellazione KPI e capacità di modellare informazioni/strutture finanziarie complesse all'interno di un contratto. Hanno anche utenti in più di 70 paesi diversi.
#10. CLM corazzato
Ironclad è già riconosciuto come pioniere nelle soluzioni CLM, ottenendo un punteggio di 4.8 su 5 e una valutazione del 94% "Lo consiglierei" sul sito di recensioni CLM di Gartner. Un nuovo prodotto per la gestione degli accordi online, chiamato Clickwrap, è stato appena annunciato dalla soluzione. "Accordi online digitalmente nativi e legalmente vincolanti senza bisogno di firme", secondo i contratti Clickwrap. Inoltre, viene avviato ogni volta che l'utente fa clic su un pulsante o una casella di controllo. Il numero di contratti Clickwrap utilizzati è in aumento, con miliardi di accordi gestiti ogni anno.
CLM corazzato
Una piattaforma basata su cloud è fornita da Ironclad, un fornitore di software di gestione della durata del contratto (CLM), per la gestione dei contratti per tutta la loro durata. La soluzione CLM di Ironclad ha lo scopo di aiutare le imprese a semplificare le procedure contrattuali, ridurre i rischi e migliorare la conformità.
Una varietà di funzionalità e abilità sono incluse nella piattaforma Ironclad CLM, tra cui:
- Creazione e gestione del contratto: Le funzionalità di collaborazione, controllo della versione e firma elettronica di Ironclad consentono alle aziende di creare e gestire contratti da un'unica piattaforma.
- Automazione del flusso di lavoro: Le organizzazioni possono automatizzare le procedure contrattuali come approvazioni, notifiche e promemoria utilizzando le funzionalità di automazione del flusso di lavoro di Ironclad.
- Analisi e reportistica del contratto: le opzioni di analisi e reportistica per i contratti offerte da Ironclad consentono alle aziende di analizzare i dati dei propri contratti, individuare i rischi e le tendenze e tenere sotto controllo importanti indicatori di performance.
- Integrazioni: Per offrire un'esperienza di gestione dei contratti fluida, Ironclad si integra con una varietà di diversi sistemi aziendali, come Salesforce, Box e DocuSign.
La soluzione Ironclad CLM ha lo scopo di aiutare le aziende a migliorare la produttività, ridurre i rischi e aumentare la conformità durante le loro procedure contrattuali.
Quali sono alcuni dei principali vantaggi dell'utilizzo della piattaforma Ironclad CLM?
Le organizzazioni possono ottenere numerosi vantaggi significativi utilizzando la piattaforma CLM di Ironclad, tra cui:
- Processi contrattuali semplificati: Con l'aiuto di questa piattaforma, le aziende possono rendere più efficienti le procedure di creazione, negoziazione e gestione dei contratti.
- Maggiore conformità: La piattaforma dispone di strumenti per monitorare il rispetto dei termini e delle condizioni contrattuali, riducendo il rischio di non conformità e i relativi problemi legali.
- Collaborazione migliorata: La piattaforma CLM di Ironclad ha funzionalità di collaborazione che consentono a numerose parti interessate di contribuire al processo contrattuale, riducendo al contempo la possibilità di incomprensioni o comunicazioni errate.
- Visibilità migliorata: La piattaforma CLM di Ironclad offre alle aziende l'accesso ai dati contrattuali, consentendo loro di tenere traccia di KPI importanti e individuare tendenze e pericoli.
- Automazione: Gli strumenti di automazione del flusso di lavoro sulla piattaforma CLM di Ironclad aiutano a ridurre la necessità di operazioni manuali e ad aumentare la produttività.
- Scalabilità: Il software CLM di Ironclad è progettato per essere scalabile, consentendo alle aziende di gestire i contratti in numerose divisioni, sedi e unità aziendali.
Le organizzazioni possono migliorare le proprie procedure di gestione dei contratti, ridurre i rischi e aumentare l'efficienza utilizzando la piattaforma CLM di Ironclad, che alla fine si tradurrà in risparmi sui costi e migliori risultati aziendali.
Vantaggi del software di gestione del ciclo di vita del contratto
Il software per la gestione del ciclo di vita del contratto è come il tuo sous chef. Garantisce la conformità alle politiche aziendali automatizzando e semplificando il ciclo di vita del contratto. In altre parole, gestisce le faccende più piccole (e forse più grandi) in modo che tu possa concentrarti sull'obiettivo generale.
Esploriamo alcuni altri vantaggi che il software di gestione del ciclo di vita del contratto può fornire.
#1. Semplifica la creazione di contratti per risparmiare tempo.
Il software per la gestione del ciclo di vita del contratto automatizza e standardizza i processi come la creazione del contratto, le approvazioni, la raccolta delle firme, i rinnovi e la creazione di report. Questo darà a te e al tuo team più tempo per concentrarvi su compiti più cruciali, come decidere cosa mangiare a pranzo o leggere i meme che il vostro collega ha inviato per tutta la mattina.
#2. Semplifica la negoziazione
Puoi semplicemente tenere traccia e gestire i termini e le condizioni del contratto, gli aggiustamenti redline e sostenere un'unica fonte di verità tra le varie parti con l'uso del software di gestione del ciclo di vita del contratto. Ciò ti fornirà un quadro chiaro di ciò di cui è responsabile la tua organizzazione e semplificherà il processo di negoziazione.
#3. Semplifica le approvazioni dei contratti
Puoi garantire che i contratti siano autorizzati in modo rapido ed efficace automatizzando processi come instradamento e notifiche.
#4. Aumenta la conformità e la sicurezza
Un repository di documenti unificato per tutti i contratti della tua organizzazione è fornito dal software di gestione del ciclo di vita dei contratti, che può aiutarti ad aumentare la sicurezza e la conformità.
#5. Minori spese amministrative
Il software per la gestione del ciclo di vita dei contratti può aiutare a ridurre le spese totali di gestione dei contratti automatizzando le operazioni ripetitive e aumentando l'efficienza.
Cosa fa il software Clm?
CLM (Contract Lifecycle Management) è un software per la gestione dei contratti durante il loro intero ciclo di vita, dalla creazione e negoziazione fino all'esecuzione e al rinnovo. Oltre a numerosi strumenti e funzionalità per migliorare il processo di gestione dei contratti, il software CLM offre spesso una piattaforma centrale per l'archiviazione e la gestione dei dati dei contratti.
Salesforce fa Clm?
Sì, Salesforce offre la funzionalità Contract Lifecycle Management (CLM) tramite i suoi prodotti Salesforce CPQ (Configure, Price, Quote) e Salesforce Contract Management.
Cosa significa Clm in Salesforce?
CLM è l'acronimo di Contract Lifecycle Management in Salesforce. Salesforce fornisce funzionalità CLM tramite gli strumenti Salesforce CPQ (Configure, Price, Quote) e Salesforce Contract Management.
Vari strumenti e funzionalità sono inclusi nella funzionalità CLM di Salesforce per la gestione dei contratti durante l'intero ciclo di vita.
Qual è la differenza tra CRM e Clm?
Sia CLM che CRM supportano lo sviluppo delle connessioni con i clienti, aumentano la soddisfazione dei clienti e garantiscono entrate ricorrenti per le imprese. Il CLM si concentra completamente sulle numerose fasi del ciclo di vita di un cliente per identificare le possibilità di miglioramento, a differenza del CRM, che enfatizza il monitoraggio e la gestione delle interazioni con i clienti.
Qual è la differenza tra Cpq e Clm?
I sistemi CPQ eccellono nell'automazione dei prezzi e di altre approvazioni relative alla creazione di preventivi, mentre CLM offre approvazioni di documenti e flussi di lavoro completi.
Cos'è Clm nel database?
CLM sta per "Modello di licenza concorrente" nel contesto dei database.
Un numero limitato di utenti o dispositivi può accedere contemporaneamente a un programma software oa un database in base a questo modello di licenza. Di conseguenza, se viene raggiunto il numero consentito di utenti o dispositivi simultanei, i nuovi utenti o dispositivi non saranno in grado di accedere al programma o al database fino a quando un utente o dispositivo esistente non si disconnette per fare spazio alle nuove licenze da utilizzare.
Conclusione
Un sistema CLM è un software che aiuta le aziende a gestire le procedure del ciclo di vita del cliente, dalla lead generation al rinnovo del contratto. I sistemi CLM aiutano a migliorare l'efficienza e la visibilità riducendo al contempo il rischio di errori centralizzando e automatizzando queste attività. Un sistema CLM può essere una risorsa utile per le aziende che gestiscono complicati cicli di vita dei clienti o un gran numero di clienti.
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Riferimenti
