Un dirigente è talvolta considerato valido solo quanto il suo assistente amministrativo, noto anche come professionista amministrativo, assistente esecutivo, segretario o assistente personale.
Un assistente amministrativo è "gli occhi e le orecchie" di un'azienda, che gestisce l'amministrazione quotidiana per uno o più dirigenti, un team o una rete. Hanno intuizioni uniche e potenti sulla cultura, le prestazioni e la direzione futura dell'azienda. In questo post discuteremo le competenze, i requisiti educativi e lo stipendio di un assistente amministrativo.
Chi è un assistente amministrativo?
Gli assistenti amministrativi sono incaricati di condurre e dirigere le attività amministrative quotidiane di un'organizzazione. Questa funzione fondamentale assiste la direzione e/o il personale d'ufficio rispondendo alle comunicazioni in arrivo, distribuendo la corrispondenza postale, svolgendo compiti amministrativi generali come archiviazione, stampa o fotocopie, inserimento dati e altri compiti ad hoc.
I lavoratori amministrativi sono estremamente importanti per il funzionamento senza interruzioni di un'azienda, un team o un ufficio. Un assistente amministrativo è spesso la prima assunzione al di fuori del team fondatore per molte organizzazioni, con molti amministratori delegati che fanno affidamento sulle capacità dei loro assistenti per svolgere il proprio lavoro in modo efficiente.
Compiti e responsabilità di un assistente amministrativo
I compiti e le responsabilità principali di un assistente amministrativo si concentrano sull'assistenza agli altri. Le loro mansioni lavorative possono cambiare notevolmente, non solo da lavoro a lavoro, ma anche da un giorno all'altro nello stesso lavoro. Possono svolgere una serie di lavori in qualsiasi giorno, tra cui:
- Rispondi ai telefoni e dai il benvenuto ai visitatori
- Pianifica gli appuntamenti e tieni aggiornati i calendari.
- Pianifica e coordina il personale e altre riunioni.
- Raccoglie e distribuisce la posta. .
- Prepara promemoria, e-mail, fatture, rapporti e altra corrispondenza secondo necessità.
- Crea e modifica documenti che vanno dalle lettere ai rapporti e ai materiali didattici.
- Creare e mantenere sistemi di archiviazione sia elettronici che fisici.
- Gestisce la contabilità e la contabilità.
Competenze e abilità dell'assistente amministrativo
Per essere un assistente amministrativo di successo, avrai bisogno di alcune abilità chiave.
# 1. Conoscenze informatiche e software:
Dovresti avere familiarità con Microsoft Office, e-mail e Internet. Se lavori per una piccola impresa, potrebbe essere necessario avere familiarità con QuickBooks o altre applicazioni software di contabilità.
#2. Abilità multitasking:
Questo è particolarmente importante se sei anche un manager. Dovresti essere in grado di gestire più richieste contemporaneamente. .
#3. Abilità di comunicazione
Le capacità di comunicazione, sia verbale che scritta, sono fondamentali. Dovresti avere una forte conoscenza della lingua inglese e ottime capacità di correzione di bozze.
#4. Abilità interpersonali
Sono richieste abilità interpersonali perché lavorerai con altri, inclusi clienti e impiegati. Una buona etichetta e un temperamento calmo possono fare molto.
#5. Capacità organizzative
Devi essere orientato ai dettagli e organizzato, con la capacità di individuare un documento o richiamare un protocollo in qualsiasi momento.
#6. Capacità decisionali:
Ti ritroverai spesso a gestire numerose cose virtualmente contemporaneamente, specialmente negli uffici affollati, quindi dovresti essere in grado di stabilire le priorità e prendere decisioni tempestive. Un cliente può richiedere subito un appuntamento, ma ne ha davvero bisogno subito o può aspettare qualche giorno?
Scala salariale dell'assistente amministrativo
La natura dell'attività in cui lavora un assistente amministrativo, nonché l'ampiezza delle funzioni, potrebbero influenzare lo stipendio. Lo stipendio più alto dell'assistente amministrativo viene assegnato a coloro che prestano servizio come dirigenti.
- Stipendio medio annuo dell'assistente amministrativo: $ 40,990 ($ 19.71/ora)
- Lo stipendio annuale dell'assistente amministrativo nel 10% più ricco: più di $ 67,510 ($ 2.46/ora)
- Stipendio annuale dell'assistente amministrativo nel 10% inferiore: meno di $ 26,880 ($ 12.92/ora)
Stipendio medio dell'assistente amministrativo in relazione ad altri migliori lavori
L'assistente amministrativo ha guadagnato uno stipendio medio di $ 39,180 nel 2019. Nel 2019, posizioni comparabili hanno guadagnato il seguente stipendio medio: gli assistenti esecutivi hanno guadagnato $ 62,920 all'anno, i rappresentanti del servizio clienti hanno guadagnato $ 37,320 all'anno, gli impiegati d'ufficio hanno guadagnato $ 36,360 all'anno e gli addetti alla reception hanno guadagnato $ 31,250 all'anno .
Requisiti di istruzione, formazione e certificazione.
Questa carriera non richiede alcuna istruzione avanzata specifica, tuttavia può essere vantaggiosa.
È richiesto il diploma di scuola media superiore o equivalente e puoi avvantaggiarti nella professione iscrivendoti a un corso di laurea magistrale oa un corso di formazione per segretariato dopo il liceo. In un numero crescente di settori, i segretari sono spesso in possesso di diplomi di laurea o certificazioni incentrate su specialità come il Segretario legale accreditato o l'Assistente amministrativo medico certificato. Gli assistenti esecutivi e i segretari dovrebbero avere almeno alcuni crediti universitari, se non una laurea.
Considera di iniziare la tua formazione con un'agenzia di lavoro interinale. Queste organizzazioni occasionalmente forniscono formazione alle nuove reclute. Altrimenti, se hai competenze di segreteria o amministrative di base, potresti ricevere una formazione sul posto di lavoro mentre impari i dettagli di una particolare azienda o settore.
Prospettive di lavoro
Sfortunatamente, la prognosi del lavoro per questa posizione non è promettente. Secondo il Bureau of Labor Statistics degli Stati Uniti, tra il 2019 e il 2029 gli sviluppi tecnologici inizieranno a prendere il controllo di molti assistenti amministrativi, con una conseguente riduzione del 9% della crescita dell'occupazione.
Ambiente di lavoro
Quasi ogni settore richiede questa posizione. Potresti lavorare in uno studio medico, uno studio legale, un ufficio governativo o per un piccolo appaltatore locale. In ogni caso, molto probabilmente lavorerai in un ufficio.
Poiché gli assistenti virtuali stanno diventando sempre più richiesti, potresti essere in grado di lavorare da casa.
Orario di lavoro
Questo è quasi sempre un lavoro a tempo pieno durante il normale orario lavorativo, ma la natura dell'attività, ad esempio se si lavora per una clinica medica, potrebbe richiedere del lavoro nel fine settimana. Inoltre, a coloro che esercitano la professione legale possono essere richieste lunghe ore di lavoro in preparazione dei processi e delle scadenze.
Come ottenere un lavoro come assistente amministrativo
# 1. Ottieni consigli eccezionali
I datori di lavoro che cercano una segretaria o un assistente amministrativo vogliono qualcuno con cui lavorare comodamente, che si adatti al resto del team e che si possa fidare di informazioni sensibili. Queste qualità possono essere dimostrate attraverso forti lettere di raccomandazione.
#2. Applica la tua rete
Usa la tua rete per scoprire le opportunità di lavoro. Contatta i tuoi conoscenti di Facebook e LinkedIn, nonché i membri della famiglia, i vicini e i vecchi datori di lavoro. Informali che ti piacerebbe essere presentato a chiunque stia reclutando.
#3. Cerca Aperture
Per trovare offerte di lavoro, utilizza parole chiave come assistente amministrativo, assistente marketing, assistente editoriale, segretaria medica, segretaria legale e assistente d'ufficio in una ricerca su Google. Molti lavori amministrativi saranno pubblicizzati anche nella sezione del lavoro del tuo giornale locale o del sito web della Camera di Commercio.
#4. Perfeziona il tuo curriculum
Questo curriculum di esempio può fungere da riferimento e garantire che tutte le migliori parole chiave siano incluse. Non dimenticare l'importanza di una superba lettera di presentazione da accompagnare.
#5. Andare per un colloquio
Sapere in anticipo cosa probabilmente ti verrà chiesto ti aiuterà a superare il tuo colloquio. Considera alcune domande di esempio tipiche e pianifica le risposte in anticipo.
Come può essere utilizzato un curriculum per valutare le qualifiche di assistente amministrativo di un candidato?
Segui questi metodi per vedere se un candidato è adatto alla tua posizione di assistente amministrativo:
- Fai un elenco delle responsabilità che il tuo assistente amministrativo deve essere in grado di svolgere.
- Esamina la tua descrizione del lavoro e le abilità evidenziate della posizione di assistente amministrativo.
- Per stabilire la compatibilità, confronta le competenze elencate nel curriculum con quelle elencate nella descrizione del tuo lavoro.
- Esamina la loro parte sull'esperienza lavorativa. Può essere vantaggiosa una precedente esperienza come assistente amministrativo o in una funzione correlata come receptionist o assistente di ufficio. La loro esperienza lavorativa pertinente può decidere se sono qualificati per il lavoro.
- Verifica se il loro background educativo può aiutarli nella loro posizione di assistente amministrativo. Un candidato con una laurea in economia aziendale e certificati in Outlook, Excel e assistenza professionale, ad esempio, indica la propria idoneità.
Quali competenze cercano gli intervistatori quando assumono posizioni di assistente amministrativo?
Le aziende cercano candidati con eccellenti competenze trasversali, piuttosto che una specifica quantità di anni di esperienza o un background tecnico, per posizioni di assistente amministrativo di livello base e intermedio.
I responsabili delle assunzioni sono spesso alla ricerca di persone in grado di comunicare in modo efficace, risolvere problemi in modo fantasioso e rimanere al passo con infinite minuzie per assistere il team e aiutare tutti a portare avanti l'organizzazione.
Le seguenti sono le competenze più importanti che i responsabili del reclutamento cercano nei candidati agli assistenti amministrativi:
#1. capacità di comunicazione:
In qualità di assistente amministrativo, ti impegnerai con il personale a tutti i livelli dell'organizzazione. È fondamentale comunicare in modo collaborativo, professionale e di successo. I responsabili delle assunzioni danno la priorità ai candidati con grandi capacità comunicative perché comprendono quanto bene comunica un assistente amministrativo può avere un impatto significativo sull'organizzazione.
#2. Capacità organizzative:
In questa veste, sarai incaricato dell'organizzazione dei calendari, della pianificazione di eventi, della gestione dei progetti e del rispetto di altre scadenze. Le cose più piccole sono cruciali. Quando il tuo dirigente salta una riunione, potrebbe essere in gioco del denaro. Mantenere un amministratore organizzato aiuta l'azienda a raggiungere i suoi obiettivi.
#3. Abilità di collaborazione:
In qualità di assistente amministrativo, collaborerai con il tuo manager o manager, nonché con persone di altri dipartimenti, per far sì che le cose si muovano senza intoppi e per completare i progetti in tempo. Devi essere in grado di farlo in modo efficiente.
#4. Competenze informatiche:
Gran parte del lavoro di un assistente amministrativo prevede l'utilizzo di un computer, che si tratti di controllare o scrivere e-mail, gestire calendari o creare presentazioni PowerPoint. Tuttavia, le abilità informatiche possono essere apprese sul lavoro, mentre le abilità comunicative sono molto più difficili da insegnare. Quindi, se questo è il tuo punto debole, non impazzire! Puoi ancora ottenere un lavoro meraviglioso se dimostri la tua volontà e capacità di imparare.
Mentre ti prepari a rispondere alle domande per un colloquio con l'assistente amministrativo, tieni a mente queste abilità. Lavorarli dove hanno senso ti aiuterà a consolidare la tua posizione di miglior candidato agli occhi di un reclutatore o di un responsabile delle assunzioni.
Domande di colloquio con l'assistente amministrativo
- Quali strumenti organizzativi utilizzi?
- Descrivi una situazione in cui hai sbagliato. Come hai accettato la responsabilità del tuo errore e cosa hai imparato di conseguenza?
- Con quali programmi e software per computer ti senti più a tuo agio?
- Cosa faresti se fossi bloccato su un progetto?
- Raccontami di una volta in cui dovevi esercitare discrezione.
- Qual è stato il tuo contributo più significativo a un team precedente con cui hai lavorato?
- Cosa ti distingue dagli altri candidati?
- Raccontami di una volta in cui hai avuto un disaccordo con un capo o un collega. Cosa è successo e come l'hai affrontato?
- Qual è il tuo ambiente di lavoro ideale?
- Come si bilanciano i progetti ad alta priorità in conflitto?
# 1. Quali strumenti organizzativi utilizzi?
Ci si aspetta che gli assistenti amministrativi siano la persona più organizzata nell'ufficio dai responsabili delle assunzioni. Rimanere organizzati è fondamentale per svolgere correttamente il lavoro, che si tratti di organizzare riunioni, rispettare le scadenze o avere la documentazione pronta in qualsiasi momento. Gli strumenti organizzativi, come Google Calendar, Asana e altri software di gestione dei progetti, possono aiutarti a prosperare in questa capacità, quindi non esitare a menzionarne la tua conoscenza.
Rimanere organizzato significa molto di più che sapere dove si trova ogni file. “La gestione dei calendari può sembrare semplice, ma ha un impatto significativo su un'azienda e può essere difficile. "L'amministratore deve usare un giudizio solido e guidare le priorità appropriate", afferma Treena Diebolt, VP di Global Talent Attraction di Peloton.
Come rispondere
Considera quali strumenti di gestione, organizzazione e calendario dei progetti hai utilizzato nel precedente impiego o nella tua vita prima del colloquio. Preparati a descrivere come utilizzi gli strumenti per rimanere organizzato, come l'e-mail quotidiana di Asana che notifica a tutti su un progetto una scadenza imminente.
#2. Descrivi una situazione in cui hai sbagliato. Come hai accettato la responsabilità del tuo errore e cosa hai imparato di conseguenza?
Anche i migliori assistenti amministrativi commettono errori poiché nessuno è perfetto. I responsabili delle assunzioni lo capiscono e vogliono sapere come ammettere un errore, trovare immediatamente una soluzione e imparare da essa per evitare di commettere errori simili in futuro.
Come rispondere
Dovresti portare un esempio reale di una situazione in cui hai commesso un errore. Prenditi del tempo per pensare a cosa è andato storto, perché è successo e cosa hai fatto per risolverlo. Infine, parla di ciò che hai imparato e di cosa farai diversamente la prossima volta per evitare di commettere lo stesso errore.
Per spiegare al meglio la tua storia e assicurarti di trasmettere tutti i fatti cruciali, usa l'approccio STAR per costruire la tua risposta (a questa e ad altre domande comportamentali). STAR è un'abbreviazione che sta per:
- Imposta lo scenario e fornisci tutti i dettagli richiesti.
- Descrivi di cosa eri responsabile in questo caso.
- Azione: descrivi i passaggi che hai eseguito per risolverlo.
- Condividi i risultati delle tue azioni.
#3. Come gestisci più progetti ad alta priorità?
Alcuni assistenti amministrativi riferiscono a molti supervisori; altri possono avere un'ampia portata di responsabilità, il che significa che sono responsabili di un gran numero di compiti ad alta priorità. I manager fanno questa domanda per sapere come un candidato gestisce il proprio tempo e usa il proprio giudizio per dare priorità agli incarichi.
Come rispondere
Dovresti dimostrare la tua capacità di destreggiarti tra diversi progetti, siano essi legati al lavoro o alla scuola, discutendo di come dividere il tuo tempo e dare priorità alle varie iniziative. Questa è anche una fantastica opportunità per dimostrare le tue capacità decisionali.
#4. Con quali programmi e software per computer ti senti più a tuo agio?
Ai responsabili delle assunzioni non importa se intraprendi un corso di informatica, ma vogliono vedere che hai una certa familiarità con diverse applicazioni e sono disposti ad imparare qualsiasi altro programma richiesto sul lavoro.
Le persone che cercano assistenti amministrativi richiedono spesso di conoscere Microsoft Office Suite, in particolare PowerPoint, per consentire loro di creare presentazioni interne o esterne per il team. Secondo Stephanie Naznitsky, direttore esecutivo di OfficeTeam, una divisione di Robert Half specializzata nell'inserimento di professionisti altamente qualificati in ufficio e amministrativi, i responsabili delle assunzioni potrebbero volere un candidato esperto nei social media, in grado di gestire conferenze online, esperto nella creazione di documenti, o ha esperienza nell'utilizzo di software di collaborazione, a seconda del lavoro.
Come rispondere
Dovresti essere pronto a identificare le applicazioni che hai utilizzato in passato e spiegare il tuo livello di familiarità con ciascuna. Utilizzeranno software diversi a seconda dell'organizzazione, quindi leggi la descrizione del lavoro per vedere cosa stanno cercando. Se non vengono menzionate applicazioni specifiche, enfatizza software noti come Salesforce, Slack, G Suite o Microsoft Squadre. Puoi anche evidenziare i programmi che hai imparato più velocemente, dimostrando che anche se non hai utilizzato un programma su cui fa affidamento questo team, sei uno studente veloce e desideroso che potrebbe facilmente impararlo.
#5. Come gestiresti un progetto in cui sei bloccato?
Un capo stressato o sovraccarico può affidare un progetto a un assistente amministrativo senza chiarire adeguatamente gli obiettivi o il processo previsto. I responsabili delle assunzioni cercano un assistente amministrativo che prenda l'iniziativa e chieda assistenza piuttosto che completare il progetto con noncuranza.
Come rispondere
Delinea i passaggi da seguire e le tue opinioni su come ottenere aiuto. Dovresti prima spiegare come condurresti la tua ricerca e la risoluzione dei problemi. Puoi anche discutere dell'utilizzo di altre risorse e connessioni all'interno dell'organizzazione, ad esempio individuare esempi di progetti comparabili condotti in passato o contattare qualcuno che sai che ha svolto un lavoro simile in passato. Quindi, spiega come vorresti chiedere chiarimenti alla tua direzione, se necessario.
Dovresti affermare che, come amministratore, sei a conoscenza della pianificazione del tuo manager e sei consapevole di quando non sono disponibili, secondo Naznitsky. Quindi potresti dire: "Utilizza il tuo incontro individuale o prenota del tempo per chiedere chiarimenti". Prenotare dieci minuti ora può farti risparmiare ore di lavoro inutile o perdere tempo in seguito.
#6. Qual è stato il tuo contributo più significativo a un team precedente con cui hai lavorato?
Gli assistenti amministrativi possono eccellere nella pianificazione di eventi, nella gestione dei progetti e negli sforzi organizzativi che aiutano un team a lavorare in modo più efficiente. Sebbene gli assistenti amministrativi abbiano compiti specifici, viene spesso chiesto loro di assumere progetti aggiuntivi o di "riempire il vuoto" se è necessario eseguire qualcosa, ma nessun altro può farlo. I responsabili delle assunzioni cercano candidati in grado di collaborare bene con gli altri e contribuire alle prestazioni complessive del loro team.
Come rispondere
Preparati a parlare di un progetto importante o di un contributo significativo che hai dato ai team precedenti su cui hai lavorato. Considera qualsiasi progetto di gruppo di grandi dimensioni che hai completato in una classe o come parte di un gruppo extracurricolare se sei più entry-level.
Quando selezioni un progetto da spiegare, scegli qualcosa di cui sei entusiasta in modo che i tuoi hobby, i tuoi attributi migliori e la tua personalità possano trasparire. "Pensa a ciò che ti è piaciuto di più, [poi] fai semplici punti elenco per descrivere cosa era, cosa ci si aspettava da te e le idee innovative che hai avuto, quindi descrivi il risultato", consiglia Naznitsky. Preparati a spiegare come hai guidato o contribuito al progetto, come ti sei preso cura delle tue responsabilità e come hai completato il progetto in tempo. Quindi, riassumi in che modo ciò ha aiutato la crescita del team o il raggiungimento dei suoi obiettivi.
#7. Raccontami di una volta in cui dovevi usare discrezione.
Gli assistenti amministrativi spesso aiutano nella gestione della comunicazione, della programmazione e di altre iniziative di un'azienda senza far trapelare dettagli all'intero team. Nel frattempo, il resto del personale vede spesso gli assistenti amministrativi come un pari con cui confidarsi, il che può aiutare l'organizzazione a funzionare meglio ma richiede anche agli assistenti amministrativi di esercitare il loro giudizio in determinati scenari.
Come rispondere
Usa discrezione quando rispondi a una domanda sulla discrezione. Divulgare tutti i dettagli del problema ti danneggerà e dimostrerà che non sai quando nascondere le informazioni per proteggere la tua azienda o i tuoi colleghi.
“Pensaci in anticipo, perché rivelare troppi fatti non dimostra discrezione!” consiglia Julie Perrine, fondatrice e CEO di All Things Admin, una società di formazione per operatori amministrativi. Ci vuole pratica per parlare di un problema in modo ampio pur fornendo dettagli sufficienti per esprimere il tuo punto di vista.
Se sei un candidato di livello base, i responsabili delle assunzioni potrebbero ignorare questa domanda, ma se ti viene chiesto, pensa a un club di cui eri membro al college e fai un esempio da lì.
#8. Parlami di una volta in cui hai avuto un disaccordo con un supervisore o un collega. Cosa è successo e come l'hai affrontato?
I disaccordi e gli scontri sul posto di lavoro sono inevitabili. Poiché ti impegni con un gran numero di dipendenti come assistente amministrativo, aumenta il rischio che si formi un disaccordo. I responsabili delle assunzioni utilizzano questa domanda per determinare la tua capacità di auto-riflettersi, auto-analizzarsi e imparare dalle esperienze precedenti.
Come rispondere
“Non rispondere, 'Non ho mai conflitti e vado d'accordo con tutti.' Questa è una sciocchezza. Tutti sono in contrasto con qualcuno. Per favore, raccontami una storia. "Come l'hai gestito?" spiega Vasquez. Se i responsabili delle assunzioni fanno questa domanda, a loro non importa se si è verificato il disaccordo; vogliono sentire cosa hai fatto per risolverlo e continuare a lavorare senza doverlo affrontare di nuovo.
Puoi utilizzare questioni del lavoro esterno per i candidati di livello base, come una lite durante il processo di reclutamento della sorellanza o un compagno di classe che non riesce a sostenere il proprio peso durante un progetto di gruppo. Preparati a spiegare cosa è successo, dove è sorto il problema e come hai raggiunto una soluzione o come hai deciso di andare avanti se non è stato possibile risolverlo. Non prendere mai in giro un collega o un capo precedente. Invece, concentrati su come hai usato la tua creatività per raggiungere quella conclusione e cosa hai imparato di conseguenza.
Metti in pratica la tua risposta in modo da poter eliminare parte dell'emozione mentre racconti una storia su uno scenario teso o sconvolgente.
#9. Cosa ti distingue dagli altri candidati?
I responsabili delle assunzioni vogliono sapere quali sono le tue maggiori risorse e competenze e in che modo sono uniche per te, quindi fanno questa domanda.
Come rispondere
Prima del colloquio, dovresti pensare ai tuoi punti di forza. Inizia leggendo attentamente la descrizione del lavoro e determinando quali talenti o abilità il responsabile delle assunzioni sta cercando e quali esemplifichi maggiormente. Fornisci un esempio specifico di come queste abilità hanno giovato a un team di cui hai fatto parte in precedenza.
# 10. Qual è il tuo ambiente di lavoro ideale?
Durante un colloquio, i responsabili delle assunzioni devono determinare non solo se un potenziale cliente ha le competenze essenziali per diventare un assistente amministrativo, ma anche se l'individuo lavorerà bene con il team esistente. Ciò che il manager sta cercando sarà determinato dall'atmosfera sul posto di lavoro dell'azienda.
In che modo un assistente amministrativo può migliorare le proprie prestazioni lavorative?
Un assistente amministrativo può migliorare le proprie prestazioni lavorative acquisendo continuamente nuove competenze, rimanendo organizzato, mantenendo un atteggiamento positivo, comunicando efficacemente con colleghi e clienti ed essendo proattivo nell'anticipare e risolvere i problemi.
Qual è il ruolo di un assistente amministrativo nel servizio clienti?
Un assistente amministrativo svolge un ruolo cruciale nel servizio clienti fungendo da primo punto di contatto per clienti e clienti, gestendo le richieste dei clienti, fornendo informazioni e assistendo nella risoluzione di eventuali problemi che possono sorgere.
Qual è il ruolo di un assistente amministrativo nella gestione dei dati?
Un assistente amministrativo è responsabile del mantenimento di record di dati e informazioni accurati e aggiornati, dell'organizzazione di file e database, dell'aggiornamento dei database e della garanzia della privacy e della sicurezza dei dati.
Quanto è importante la comunicazione per un assistente amministrativo?
Una comunicazione efficace è fondamentale per un assistente amministrativo, poiché deve essere in grado di comunicare in modo efficace con clienti, colleghi e superiori. Le buone capacità comunicative includono la capacità di scrivere in modo chiaro e conciso, ascoltare attivamente e articolare idee in modo efficace.
Qual è il carico di lavoro tipico per un assistente amministrativo?
Il carico di lavoro di un assistente amministrativo può variare a seconda delle dimensioni dell'organizzazione e delle responsabilità assegnate, ma in genere comporta l'esecuzione di una serie di attività amministrative, tra cui rispondere alle telefonate, programmare gli appuntamenti, gestire la posta elettronica e la corrispondenza e organizzare i file.
Quali sono le prospettive di lavoro per gli assistenti amministrativi nei prossimi 5 anni?
Secondo il Bureau of Labor Statistics, le prospettive di lavoro per gli assistenti amministrativi dovrebbero crescere del 3% dal 2019 al 2029. Si prevede che la domanda di assistenti amministrativi rimarrà forte, in particolare in settori come la sanità, il governo e i servizi legali.
Come rispondere
Preparati per il colloquio ricercando in anticipo l'azienda con cui farai colloqui in modo da coglierne i valori e la cultura. Se scopri che i tuoi obiettivi sono simili ai loro durante la tua indagine, sarai in grado di rispondere in modo più appassionato. Fai una risposta onesta qui. Se ti piace lavorare con gli altri, faglielo sapere.
Se invece sei un lavoratore che preferisce lavorare da solo ea testa bassa, descrivilo. Non importa quanto fortemente desideri il lavoro, se la cultura non è giusta, non ti piacerà lavorare lì a lungo termine.
I responsabili delle assunzioni preferiscono i candidati che comunicano bene, quindi esercitarsi su come rispondere alle domande comuni del colloquio può aiutarti a sentirti preparato, sicuro e pronto a spiegare perché sei il candidato perfetto per questa posizione di assistente amministrativo.
Domande frequenti sull'assistente amministrativo
Cosa fa un assistente amministrativo ogni giorno?
Le responsabilità quotidiane di un assistente amministrativo includono l'organizzazione di diversi calendari, l'accettazione di telefonate e messaggi, l'invio di e-mail, la preparazione per grandi riunioni e presentazioni, la presa di appunti durante le riunioni e una varietà di altre faccende correlate.
Qual è un altro titolo per assistente amministrativo?
Alcune aziende usano i termini "segretari" e "assistenti amministrativi" in modo intercambiabile.
Come si elencano le competenze amministrative su un curriculum?
Metti le tue capacità amministrative in un'area separata del tuo curriculum per attirare l'attenzione su di loro. Includi esempi delle tue abilità in azione in tutto il tuo curriculum, inclusa la sezione sull'esperienza lavorativa e il profilo del curriculum. Menziona sia le abilità soft che quelle hard per apparire a tutto tondo.
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