Assicurarsi di avere la giusta quantità di ingredienti a portata di mano è il primo passo per fare una torta. La tua torta avrà senza dubbio un sapore un po' sgradevole se ti manca un uovo o hai una piccola carenza di zucchero. Principi simili si applicano ai grandi progetti: se ti mancano le risorse necessarie per portare a termine il progetto, non andrà come previsto. Utilizza il processo di pianificazione della capacità per assicurarti di disporre di tutti i componenti necessari, in questo caso membri del team, competenze e strumenti, quando ne hai bisogno. Spiegheremo la pianificazione delle risorse, dell'agile e della capacità di Jira in questo post, insieme ai rispettivi strumenti.
Cos'è la pianificazione della capacità (CP)?
Durante un processo di pianificazione della capacità, viene determinata la quantità di capacità produttiva necessaria per soddisfare la domanda mutevole dei consumatori. In CP, la "capacità di progettazione" si riferisce alla capacità massima di un'organizzazione di completare il lavoro entro un periodo di tempo specifico.
Le organizzazioni utilizzano il processo CP per calcolare la loro capacità produttiva per adattarsi alle mutevoli richieste dei loro prodotti. Nel contesto della pianificazione della capacità, una capacità di progettazione è la capacità massima di un'organizzazione di completare una specifica quantità di lavoro in un determinato periodo di tempo.
CP è il processo di bilanciamento delle risorse disponibili per soddisfare le richieste di capacità del progetto o le richieste dei clienti. La quantità di lavoro che può essere completata in un periodo di tempo specifico viene definita capacità nella gestione del progetto e nella produzione.
Il processo CP è essenziale nelle aree di competenza della gestione dei progetti come:
- Gestione delle Risorse
- Gestione del tempo
- Gestione della squadra
- Gestione del lavoro
Pianificazione di strategie, progetti e capacità produttiva vanno di pari passo. La pianificazione dei membri del team fa parte del processo di pianificazione per garantire che il lavoro venga eseguito in tempo. Il processo di gestione della capacità è flessibile. I project manager possono utilizzare una varietà di approcci CP perché ogni azienda è unica e la domanda è in continua evoluzione.
Strategie di pianificazione della capacità
È possibile utilizzare tre diversi tipi di pianificazione della capacità per aumentare la capacità di produzione in una varietà di situazioni.
#1. Pianificazione della capacità di piombo
L'aumento della capacità produttiva in anticipo rispetto a una domanda elevata viene definito "strategia di capacità principale" o strategia principale.
#2. Pianificazione della strategia di ritardo
Il processo di aumento della capacità produttiva mentre si affronta la domanda in tempo reale è noto come "pianificazione della strategia di ritardo".
#3. Pianificazione della strategia di corrispondenza
La pianificazione della capacità principale e la pianificazione della strategia di ritardo sono combinate nella pianificazione della strategia di corrispondenza. È necessario aumentare gradualmente la capacità con incrementi modesti fino a raggiungere l'utilizzo delle risorse richiesto durante la fase di progettazione della strategia di corrispondenza.
Processo di pianificazione della capacità
Sebbene il processo CP possa differire da azienda ad azienda, ci sono alcuni passaggi fondamentali che vengono seguiti in ogni processo:
#1. Proietta la tua domanda prevista.
Fai una stima plausibile del lavoro che deve essere svolto per i nuovi progetti se sai che stanno arrivando. Puoi confrontarlo con la capacità che hai attualmente per avere un'idea di quanta capacità avrai bisogno per finire il lavoro.
#2. Identificare la capacità necessaria.
Calcola la capacità di cui avrai bisogno per completare l'attività che hai previsto nella fase precedente in base alle tue stime iniziali. Prendi in considerazione l'utilizzo di un'unità di misura standard, come l'ora, o uno strumento di stima del progetto, come la taglia di una maglietta.
#3. Calcola la capacità delle risorse del tuo team esistente.
Assicurati che il tuo team sia in grado di gestire il carico di lavoro aggiuntivo prima di aggiungere un altro progetto per evitare il burnout. Se una persona può lavorare in media 30 ore settimanali e ora sta lavorando a progetti, puoi calcolare quante ore può lavorare in una settimana deducendo dalla media il suo carico di lavoro attuale.
#4. Misurare il gap di capacità
Misura il divario tra le tue risorse attuali e la domanda prevista in base alla capacità richiesta dal progetto.
#5. Allineare la capacità alla domanda.
Ottimizza la capacità attuale e disponibile in modo che siano bilanciate in base al divario di capacità precedente. Aggiungi nuovi membri del team a breve per completare il progetto se il tuo team è attualmente al completo e non è in grado di svolgere altro lavoro. Prendi in considerazione l'aggiunta di un secondo progetto se disponi della capacità aggiuntiva per utilizzare appieno le tue risorse.
Strumenti di pianificazione della capacità
Tenendo traccia delle capacità dei tuoi attuali dipendenti e prevedendo cosa accadrebbe se assumessi più lavoratori, gli strumenti di pianificazione della capacità aiutano le aziende a sviluppare piani aziendali strategici e realistici. Le aziende possono giudicare meglio i loro obiettivi, la produzione e, soprattutto, le loro persone, gestendo in modo efficace la loro forza lavoro.
Lo sforzo di selezionare uno strumento di pianificazione della capacità tra le migliaia di strumenti disponibili oggi sul mercato può sembrare difficile, ma è fondamentale entrare nel processo sapendo esattamente di cosa si ha bisogno. Fortunatamente, abbiamo svolto le nostre ricerche e cercato sul Web i migliori strumenti di pianificazione della capacità disponibili al momento. Dai un'occhiata a questa selezione di risorse ben scelte per iniziare subito a stimare il carico di lavoro per il tuo team.
#1. Clicca su
ClickUp, i team di qualsiasi dimensione possono gestire progetti, collaborare in modo più efficace e consolidare tutto il loro lavoro da varie app in un unico hub centrale. Inoltre, ClickUp è il miglior software CP per monitorare i carichi di lavoro, gestire efficacemente le risorse e aumentare l'efficienza complessiva perché ha centinaia di opzioni personalizzabili.
#2. ERP di produzione DELIMAWorks
DELIMAWorks Manufacturing ERP (Enterprise Resource Planning), precedentemente noto come IQMS, è uno strumento CP per le grandi aziende nei settori dell'imballaggio, automobilistico e altri settori manifatturieri discreti.
Questa soluzione consente il monitoraggio, il monitoraggio e la tracciabilità dei dati iniziali e dell'attività di produzione a livello di supply chain.
#3. Mosaico
Mosaic è una soluzione di gestione delle risorse e CP che fa tutto. Aiuta l'unità del team e garantisce che i progetti siano programmati correttamente. Per attività come il monitoraggio del tempo, il budget, la creazione di report, la generazione di schede attività e la pianificazione dei progetti, offre una varietà di strumenti in tempo reale. Puoi anche usarlo per dare priorità alle risorse e gestire meglio la pianificazione delle risorse.
#4. Previsione
Per pianificare, gestire e confrontare i progetti tra loro, utilizza Forecast, uno strumento di pianificazione della capacità delle risorse e dei progetti basato sull'intelligenza artificiale. La sua interfaccia utente altamente visibile e con codice colore semplifica la valutazione dello stato del progetto e dei progressi raggiunti da ciascun membro del team. Quando si tratta di gestire la tua risorsa più preziosa, il tuo personale, Forecast eccelle!
#5. Corri
Runn è uno strumento CP molto apprezzato che fornisce le informazioni necessarie a imprenditori, project manager e team di gestione per pianificare e anticipare progetti complicati in tempo reale. Questo programma include anche una scheda attività integrata per tenere traccia dell'avanzamento delle tue attività e confrontare il tuo programma con le ore inserite.
Pianificazione della capacità delle risorse
Il processo di definizione della quantità di lavoro che le risorse di un'azienda possono svolgere e identificare le attività e i progetti che possono essere eseguiti da tali risorse e abbinare il lavoro che deve essere svolto con le risorse che sono ora disponibili per soddisfare le esigenze attuali e future è noto come pianificazione della capacità delle risorse.
Ruolo della pianificazione della capacità delle risorse nella gestione dei progetti
Un modello per la pianificazione della capacità delle risorse è essenziale per la gestione dei progetti. La pianificazione e l'anticipazione delle opportunità di pipeline aiutano ad allineare le vendite e la consegna. Il project manager calcola il fabbisogno di risorse e avvia il processo di richiesta una volta che un progetto di pipeline raggiunge una specifica fase di probabilità.
Il responsabile delle risorse associato avvia quindi il processo di pianificazione dell'adempimento. Ma prima, lui o lei deve determinare se ci sono risorse sufficienti per iniziare il progetto. Il responsabile delle risorse valuta la capacità delle risorse disponibili di soddisfare le esigenze del progetto da una varietà di angolazioni, tra cui ruolo, reparto, team, competenze e altro ancora.
È vantaggioso anticipare eventuali carenze o eccessi. I manager possono quindi utilizzare efficaci tecniche di resourcing per colmare questa lacuna, ad esempio reclutando una forza lavoro permanente o contingente.
Quali sono i vantaggi aziendali della pianificazione della capacità delle risorse?
La pianificazione della capacità delle risorse consente alle aziende di prevedere progetti e rendere il proprio personale a prova di futuro contro l'instabilità del mercato prevalente. Di seguito sono riportati alcuni vantaggi della pianificazione della capacità delle risorse per la tua azienda:
- Taglia i costi per le risorse di progetto in tutta l'organizzazione.
- Massimizza l'uso efficace di ogni risorsa.
- Assicurati di allocare risorse qualificate per il completamento con successo di un progetto.
- Identificare e colmare il divario di competenze.
- Allinea le vendite e la consegna attraverso la previsione delle opportunità della pipeline.
Migliori Pratiche di Pianificazione della Capacità delle Risorse
La pianificazione della capacità delle risorse sta diventando sempre più importante nella gestione dei progetti se un'azienda desidera ridurre i costi delle risorse ed essere più reattiva al mercato. Di conseguenza, l'idea di gestione della capacità si è evoluta oltre i fondamenti del confronto tra domanda e capacità.
Ecco alcune tattiche essenziali per implementare efficacemente la pianificazione della capacità nella tua azienda: –
- Prevedi la capacità rispetto alla domanda e crea un piano avanzato delle risorse del progetto.
- Tracciamento e analisi della matrice delle competenze in tempo reale
- Gestisci in modo efficiente la pipeline del progetto.
- Migliora il consumo complessivo delle risorse prevedendolo.
- Anticipare le aperture dei progetti e il personale di banco.
Come devo selezionare il miglior approccio di pianificazione della capacità delle risorse?
CP e risorse sono essenziali per le aziende moderne per aumentare le prestazioni. È fondamentale cercare una soluzione che vada oltre le capacità degli attuali fogli di calcolo. Un'azienda deve assicurarsi che il proprio software CP sia affidabile e in grado di offrire quanto segue:
- Dovrebbe essere possibile ridimensionare, personalizzare ed espandere il sistema.
- Deve proiettare redditività e produzione.
- L'analisi della BI in tempo reale deve essere offerta dal sistema.
- Deve trovare un modo per gestire la complessità di un'organizzazione a matrice.
- Dovrebbe funzionare con altri programmi.
La pianificazione della capacità delle risorse è una componente essenziale della gestione delle risorse del progetto. Le aziende possono utilizzare le proprie risorse in modo più efficiente utilizzando le funzionalità di sofisticati strumenti di pianificazione della capacità.
Pianificazione della capacità agile
La pianificazione della capacità agile comporta il calcolo della capacità del tuo team di scrum per uno sprint specifico prima di stimare quanto del backlog di prodotto puoi aspettarti di finire. A volte viene definita "pianificazione dello sprint basata sull'impegno" o "pianificazione dello sprint basata sulla capacità".
L'obiettivo della pianificazione della capacità agile è mantenere le risorse impegnate in modo ottimale per fornire il loro lavoro migliore, in modo che possano produrre funzionalità che deliziano i tuoi clienti e utenti, non solo per sapere quanta capacità hai ma anche quanto puoi realisticamente impegnarti a fornire entro il lasso di tempo .
Vantaggi della pianificazione della capacità agile
#1. Migliore prevedibilità e previsione
Ha senso che i leader di scrum accettino i dati forniti dalla pianificazione della capacità agile perché l'obiettivo principale dell'approccio Agile è la capacità di valutare le prestazioni e trarre lezioni dal passato.
#2. Sicurezza psicologica, soddisfazione dei dipendenti e fidelizzazione
Mantiene il tuo personale utilizzato in modo ottimale senza essere oberato di lavoro. Un altro vantaggio della pianificazione della capacità agile è controllare il carico di lavoro del tuo team per migliorare la produttività limitando il pericolo di esaurimento.
#3. Maggiore capacità di respingimento e definizione delle priorità
La pianificazione della capacità agile stabilisce aspettative basate su prove di ciò che il tuo team può fare. Il 42% degli intervistati nel report State of Agile Marketing di Agile Sherpa cita difficoltà a gestire il lavoro non pianificato.
Sfide della pianificazione della capacità agile
è comune fare promesse eccessive e consegne insufficienti senza CP. Nonostante i vantaggi della CP, il metodo potrebbe comportare le seguenti sfide tipiche:
- Consegna variabile
- Assenza di limiti di sprint
- Priorità mal stabilite
- Difficile da scalare
Pianificazione della capacità di Jira
La pianificazione della capacità delle risorse in Jira è un'attività senza fine perché differisce da azienda a organizzazione e sarà sempre unica a causa delle varie funzionalità prese in considerazione per la configurazione necessaria di Jira.
Molti team agili utilizzano le funzionalità avanzate di pianificazione della capacità della roadmap di Jira durante il processo di sviluppo del prodotto e per la pianificazione dello sprint, ma Jira è adatto anche a team non tecnici in quanto soddisfa le esigenze di team di diversi tipi e dimensioni. La pianificazione della capacità di Jira è fondamentale per la gestione dei progetti in quanto garantisce che i progetti ricevano le risorse necessarie per raggiungere i propri obiettivi.
Come si esegue la pianificazione della capacità di Jira?
Jira può essere utilizzato come strumento di gestione dei progetti o come sistema di ticketing per organizzare le tue attività, ma ci sono alcune considerazioni importanti da fare prima di iniziare il processo di pianificazione della capacità di Jira.
- Crea progetti e forma team.
- Assicurati che i PM e i loro team rimangano sulla stessa pagina.
- Crea una visualizzazione distinta.
Debolezze della pianificazione della capacità in Jira
Dovresti essere a conoscenza delle seguenti cose prima di eseguire la pianificazione della capacità in Jira perché possono ancora essere migliorate con questo strumento di gestione dei progetti.
- Gestione inadeguata del tempo e delle risorse
- Cattiva fedeltà visiva
- Manca di funzionalità finanziarie integrate
Vantaggi della pianificazione della capacità
Le aziende che implementano una metodologia CP per aumentare l'efficienza e soddisfare la domanda possono trovarsi a godere di uno o tutti i seguenti vantaggi:
#1. Limita l'esaurimento delle scorte
Ai clienti non piace aspettare ed essere "fuori" da un prodotto o servizio li farà solo passare alla società successiva in grado di soddisfare la loro domanda. Per fortuna, un vantaggio di CP è che puoi ridurre le scorte esaurite e persino evitarle del tutto.
#2. Determina le aree di inefficienza nei processi della tua azienda.
Qualunque cosa tu stia guardando (che si tratti di prodotti, persone, attrezzature o risorse), saprai quali variabili possono limitare la capacità e come evitarle per assicurarti di avere sempre ciò di cui hai bisogno. Conoscere la capacità minima e massima delle risorse è un altro vantaggio di CP.
#3. Aumentare la capacità di consegna
CP è un ottimo modo per valutare la tua capacità di consegna in modo da sapere di avere i lavoratori disponibili per consegnare i tuoi prodotti non appena vengono acquistati, rendendoti un concorrente nella concorrenza del mercato. I clienti di oggi vogliono i loro prodotti immediatamente. Tempi di consegna rapidi per le consegne possono significare il successo per un'azienda, mentre tempi di consegna più lenti possono far perdere affari.
#4. Verificare l'accessibilità
Prima di firmare un nuovo contratto o inviare una nuova proposta a un potenziale cliente, CP ti consente di essere certo di disporre della forza lavoro e delle risorse necessarie per gestire i tuoi nuovi clienti, progetti e altro ancora.
Quali sono i quattro tipi di pianificazione della capacità?
- CP prodotto
- CP della forza lavoro
- Strumento CP
Quali sono i fattori della pianificazione della capacità?
Valutare gli elementi della domanda di servizio che possono influenzare la capacità, come il processo: competenze, capacità di quantità e qualità, per aiutare a soddisfare la domanda.
Quale strumento viene applicato per la pianificazione della capacità?
Utilizzando i dati forniti da Runn, un noto strumento CP, imprenditori, project manager e team di gestione possono pianificare e prevedere progetti complessi in tempo reale.
Quali sono le 8 determinanti della pianificazione della capacità?
Strutture, fattori di prodotti e servizi, fattori umani, fattori di processo, fattori operativi, fattori politici, fattori della catena di approvvigionamento e variabili esterne sono i seguenti fattori che determinano la capacità effettiva.
Quali sono i principi di pianificazione della capacità?
Nello specifico, la “capacità” si riferisce alla quantità massima di lavoro che può essere completata in un dato periodo. CP è il processo attraverso il quale le organizzazioni determinano la quantità di lavoro che possono completare in base al numero totale di dipendenti e ai limiti di tempo imminenti.
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Riferimenti
