Quando non sei al lavoro, i messaggi fuori sede sono risposte e-mail automatiche che vengono inviate a clienti, clienti e colleghi. Fanno sapere agli altri quando potrebbero anticipare una risposta alla loro e-mail e quando sarai disponibile. Potrebbe essere necessario includere determinate informazioni nel messaggio a seconda del motivo per cui sarai assente dall'ufficio. In questo post, definiamo i messaggi e-mail fuori sede, forniamo esempi e discutiamo quando è possibile utilizzare un messaggio fuori sede.
Messaggio fuori sede
Quando non sarai in grado di leggere o rispondere alle e-mail per un periodo di tempo predeterminato, puoi utilizzare un messaggio di assenza dall'ufficio, noto anche come messaggio "OOO" o messaggio e-mail di risposta automatica. Spiegano ai tuoi contatti il motivo del ritardo nella tua risposta e come potrebbero ottenere le informazioni oi servizi di cui hanno bisogno durante la tua assenza.
Quando usi un messaggio fuori sede?
Colleghi, clienti e abbonati spesso desiderano risposte tempestive alle loro domande e risoluzioni ai loro problemi, in particolare da coloro che occupano posizioni di servizio clienti, marketing e comunicazione. Un messaggio di assenza dall'ufficio offre ai clienti una giustificazione cortese, succinta ed esperta del motivo per cui non è possibile reagire immediatamente. Quindi, se starai via per un giorno, una settimana o un certo numero di mesi, puoi lasciare un messaggio "OOO". Di seguito sono riportati alcuni motivi per l'invio di un messaggio fuori sede:
- Fare piani di viaggio
- Partecipare a una conferenza, un seminario o un incontro di lavoro
- Prendere un anno sabbatico, un congedo per malattia o un congedo parentale
- Ottenere un giorno libero
- Visitare uno studio medico
Cosa includere in un'e-mail inviata dall'esterno dell'ufficio
I dettagli chiave negli avvisi di assenza dall'ufficio potrebbero includere:
- Perchè hai lasciato?
- Quanto starai via?
- L'ora in cui tornerai
- Chi chiamare per assistenza immediata o in caso di emergenza.
A seconda delle tue responsabilità professionali e delle informazioni che ritieni i tuoi contatti richiederanno mentre sei via, potresti fornire maggiori dettagli. Pertanto, puoi stabilire due messaggi OOO contemporaneamente, uno per i colleghi interni e uno per i contatti aziendali esterni, nella maggior parte dei sistemi di posta elettronica professionali.
Cosa evitare in un messaggio fuori sede
Le notifiche di assenza dall'ufficio devono essere realistiche e professionali in ogni momento. Dovresti pensare di evitare:
- Dare informazioni eccessive: Le risposte semplici e dirette dovrebbero essere fornite automaticamente. Non includere informazioni estranee nell'e-mail.
- Affermando che risponderai non appena torni: Quando torni al lavoro, recuperare e-mail, telefonate e progetti può richiedere del tempo. L'aspettativa che saresti in grado di rispondere a un messaggio perso subito dopo il tuo ritorno dovrebbe essere evitata.
- Richiedere l'assistenza di un collega senza autorizzazione: Includi le informazioni di contatto di un collega nel caso in cui si verifichi una situazione urgente durante la tua assenza. Prima di includere le informazioni del tuo collega, devi ottenere il suo consenso.
Vedi anche: Email di conferma dell'intervista: come scriverne una ( +modelli)
Esempi di messaggi fuori sede
Se la tua azienda richiede tempi di consegna più lunghi, non devi lasciare un messaggio di assenza dall'ufficio quando vai per un appuntamento veloce, ma dovresti usarne uno ogni volta che fai una lunga vacanza, un congedo per malattia o un altro tipo di congedo di assenza. Ecco alcuni esempi di un messaggio fuori sede.
#1. Interno
Questo è uno degli esempi di messaggio fuori sede. Qui, potresti includere dettagli specifici sui progetti su cui stai lavorando se stai cercando di impostare un messaggio "OOO" da utilizzare esclusivamente all'interno della tua azienda o dipartimento. A seconda della cultura della tua azienda, potresti anche essere in grado di utilizzare un tono meno professionale. Ad esempio
Ciao a tutti
Non tornerò in ufficio fino al 9 gennaio, ma allora risponderò alle e-mail. Ho caricato i duplicati dei progetti del progetto Apex Architecture sul server nella cartella del progetto corrente nel caso in cui ne avessi bisogno. Si prega di mettersi in contatto con Stephanie se si necessita di assistenza urgente.
Grazie,
Jeff
# 2. Vacanza
Qui, fai sapere loro esattamente quando sarai assente in modo che possano prendere accordi alternativi o attendere la tua risposta.
Ciao!
Farò un viaggio dal 5 al 15 aprile e non controllerò la posta durante quel periodo. Se la tua comunicazione può aspettare, ti ricontatterò subito. Si prega di mettersi in contatto con il coordinatore delle risorse umane Han Weedin per problemi urgenti a [email protected] o 946-555-6319.
Cordiali saluti,
Responsabile delle risorse umane Lucky Lee
#3. Conferenza
Questo è anche uno degli esempi di messaggio fuori sede. Crea un messaggio di assenza dall'ufficio se stai partecipando a una conferenza di lavoro per far sapere agli altri partecipanti che sei accessibile per le possibilità di networking. Inoltre, questa è un'opportunità per dimostrare agli altri il tuo impegno per la crescita professionale.
Ciao,
Apprezzo il tuo messaggio. Non sono al lavoro perché sono a Denver, in Colorado, per l'incontro annuale dell'Associazione dei professionisti dell'ingegneria. Se hai bisogno di assistenza di emergenza, contatta il mio assistente, Cliff Cord, al numero [email protected] o 934-555-1940. Controllerò frequentemente la posta elettronica.
Mi piacerebbe entrare in contatto con te se anche tu sei a Denver questa settimana! Venite a trovarmi allo stand 618 o chiamatemi al numero (934) 555-1059 su un cellulare.
Migliori, Jake, Han
#4. A breve termine
Potrebbe essere necessario impostare messaggi "OOO" ogni volta che un professionista che dovrebbe comunicare e controllare frequentemente la posta elettronica lascia l'ufficio per alcune ore. Se devi partire per un appuntamento ma non tornerai fino a tardi o se devi recarti a una riunione, questo tipo di comunicazione può essere utile.
Ciao,
Apprezzo il tuo messaggio. Oggi, 7 marzo, dalle 11:3 alle XNUMX:XNUMX, sarò assente dalla mia scrivania per una riunione. Dato che non avrò molto tempo per controllare la mia posta, se hai una richiesta urgente, ti preghiamo di metterti in contatto con Stacey Moden a [email protected] o 938-555-2819. Risponderò alla tua email non appena torno in ufficio se può aspettare.
Grazie,
Rappresentante di vendita Mei Wang
#5. Fuori sede ma controllo le e-mail
Mentre sono lontani dal posto di lavoro, alcuni professionisti tengono d'occhio le e-mail e persino rispondono. Consenti ai mittenti di sapere che possono anticipare una risposta ma che potrebbe essere ritardata, se intendi controllare regolarmente la tua posta.
Ciao a tutti
Apprezzo il tuo messaggio. Dall'1 al 4 dicembre mi vedrà condurre un seminario mentre sono fuori dall'ufficio. Monitorerò la mia casella di posta per tutto il giorno e farò del mio meglio per rispondere a tutti (si prega di contrassegnare i messaggi urgenti come di grande importanza). Tuttavia, se hai bisogno di assistenza in questo momento, contatta Johnny Woo al 465-555-1098 o [email protected].
Apprezzo la tua pazienza.
Garcia, Daniele
#6. Vacanza
Questo è anche uno degli esempi di un messaggio di fuori sede che ha procedure di ferie diverse. Fai sapere ai tuoi contatti quanto sarai raggiungibile nei giorni precedenti e successivi alla vacanza anche se potrebbero non anticipare la tua presenza in ufficio. Ad esempio
Saluti!
Nella settimana dal 21 al 25 dicembre i nostri uffici rimarranno chiusi. Quando tornerò alla mia scrivania lunedì 28 dicembre, risponderò al tuo messaggio. Tuttavia, puoi chiamare il mio cellulare al numero 829-555-1958 per metterti in contatto con me in caso di emergenza.
Auguri per le feste,
Spencer Tan
#7. Congedo di maternità o paternità
A seconda di dove vivi e lavori, il congedo di maternità potrebbe durare da meno di 10 settimane a sei mesi o più. Devi indirizzare le persone verso il lavoratore che assumerà le tue funzioni.
Ciao,
Dal 24 febbraio al 18 maggio sarò assente per maternità. Patrick Heiner, il nostro talentuoso lead graphic designer, si occuperà dei miei account durante questo periodo. Al 958-555-8265 o [email protected], puoi metterti in contatto con lui.
Saluti,
Direttore artistico Alex Backer
#8. Congedo sanitario
Per assicurarti che i tuoi contatti rispettino il tuo spazio e il tuo tempo durante il recupero, potresti voler includere queste informazioni nel tuo messaggio fuori sede se stai subendo un intervento chirurgico o hai a che fare con una condizione che richiede un lungo corso di trattamento o recupero.
Ciao,
Apprezzo il tuo messaggio. Dal 2 al 27 marzo sarò in congedo medico. Nel frattempo, se hai esigenze di consulenza, ti preghiamo di metterti in contatto con Amy Dunn al 395-555-9981 ([email protected]). Controllerò regolarmente la posta elettronica.
Apprezzo la tua cooperazione.
Kiplinger, Harper
#9. Promozione
Questo è anche uno degli esempi di messaggio fuori sede. Anche mentre sono all'estero, i professionisti del marketing e delle vendite potrebbero anche voler pubblicizzare il proprio blog, sito Web o servizi. Nei loro messaggi OOO, possono aggiungere collegamenti a risorse o elementi.
Ciao a tutti
Apprezzo il tuo messaggio. Non tornerò in ufficio fino al 20 luglio, ma quando lo farò, risponderò alla tua email. Approfitta di un estratto gratuito dal nostro nuovo e-book, "10 passi per il successo nel marketing", nel frattempo. Se ti piace quello che stai leggendo, visita 10stepstosuccess.com per acquistare e scaricare l'intero libro. David Tapper, il nostro assistente marketing, può essere contattato all'indirizzo [email protected] o 420-555-2933 per questioni urgenti.
Cordiali saluti,
Lisa Lopez
Responsabile del marchio digitale
Qual è un buon messaggio per essere fuori sede?
Apprezzo la tua email. Sarò assente dal posto di lavoro fino alla [data di ritorno] per [causa]. Quando torno, sarò lieto di rispondere al tuo messaggio. Ti preghiamo di metterti in contatto con [nome del collega + titolo di lavoro] a [e-mail, telefono, ecc.] se hai bisogno di supporto nel frattempo.
Cosa dici in un'e-mail di risposta automatica?
Le risposte semplici e dirette dovrebbero essere fornite automaticamente. Non includere informazioni estranee nell'e-mail. affermando che risponderai non appena torni. Quando torni al lavoro, recuperare e-mail, telefonate e progetti può richiedere del tempo.
Come faccio a impostare lo stato fuori sede?
Scegliendo Imposta messaggio di stato > Pianifica fuori sede dall'immagine del profilo o andando su Impostazioni > Generali > Fuori sede. Selezionare il pulsante Salva dopo aver disattivato l'interruttore accanto a Attiva risposte automatiche.
Devo impostare un messaggio fuori sede?
L'impostazione di una risposta fuori sede è un'etichetta educata ogni volta che non sei in grado di leggere le e-mail durante il normale orario lavorativo. Inoltre, un messaggio "OOO" è accettabile se stai prendendo una vacanza di più settimane, una gita di un giorno a un evento del settore o una riunione fuori sede.
Come faccio a scrivere un modello di email fuori sede?
Apprezzo la tua email. Avrò un accesso intermittente alla posta elettronica mentre sono fuori ufficio dal (giorno/mese) al (giorno/mese). Si prega di mettersi in contatto con [Nome] all'indirizzo [e-mail] o [telefono] in caso di domande urgenti. Cercherò di rispondere alla tua email il più velocemente possibile.
Come avviare una risposta automatica?
Crea una risposta automatica:
- File > Risposte automatiche dovrebbe essere selezionato.
- Selezionare Invia risposte automatiche dalla casella Risposte automatiche.
- Scrivi la risposta che desideri inviare a colleghi o compagni di squadra quando sei fuori ufficio nella scheda All'interno della mia organizzazione.
- Per salvare le impostazioni, fare clic su OK.
Come si imposta un esempio di risposta automatica?
I seguenti modelli possono essere utilizzati per creare risposte automatizzate efficienti alle persone all'interno e all'esterno della tua azienda:
- “Apprezzo la tua email. Non sarò in ufficio dall'8 al 12 agosto.
- “Dal 25 al 29 luglio sarò via. Puoi metterti in contatto con la mia collega Marilyn Morales per questioni urgenti all'indirizzo [e-mail e numero di telefono]".
- “Apprezzo la tua email.
Cosa devo scrivere dentro e fuori sede Risposta automatica?
Un eccellente messaggio di assenza dall'ufficio contiene specificamente le seguenti tre informazioni:
- I giorni in cui sarai via.
- Una breve giustificazione per la tua assenza.
- Punti di contatto per ulteriore aiuto nel caso in cui la situazione lo richieda; se si dispone di più punti di contatto, specificare quale(i) deve essere contattato in merito a quale(i) situazione(i).
Come faccio a mettere fuori sede su Whatsapp Business?
- Utilizzo dei messaggi di assenza
- Avvia WhatsApp per le aziende.
- Selezionare Strumenti aziendali > Messaggio di assenza in Altre possibilità.
- Sull'interruttore Invia messaggio.
- Tocca il messaggio sotto "Messaggio di assenza" per modificarlo, quindi tocca "OK".
- Fare clic su SALVA.
Riferimenti
- prowritingaid.com
- indeed.com
- support.google.com
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