Le revisioni delle prestazioni dei dipendenti sono un aspetto cruciale di qualsiasi attività commerciale. Una revisione delle prestazioni ben condotta ha il potenziale per ispirare e motivare i dipendenti a raggiungere un maggiore successo. Tuttavia, se non eseguito correttamente, può avere l'effetto opposto e portare al disimpegno e al turnover all'interno del team. Una revisione delle prestazioni dei dipendenti ben eseguita è uno strumento prezioso per i dipendenti per identificare le aree di miglioramento e sviluppo, il tutto mantenendo relazioni commerciali positive e produttive. Creare una recensione convincente può essere un compito impegnativo e, sfortunatamente, i manager sono spesso lasciati senza indicazioni sufficienti. Pertanto, in questo articolo, approfondiremo i modi più efficaci per condurre una revisione delle prestazioni, il suo processo e suggerimenti per la revisione delle prestazioni per i manager.
Che cos'è una revisione delle prestazioni?
Una revisione delle prestazioni è uno strumento di valutazione cruciale che i manager utilizzano per valutare i progressi, le attitudini, le carenze e la produttività degli esperti. La frequenza delle revisioni delle prestazioni può variare, ma in genere vengono condotte su base trimestrale o annuale.
Che cos'è la revisione delle prestazioni dei dipendenti?
Una revisione delle prestazioni dei dipendenti è un processo di valutazione strutturato e ufficiale in cui i dirigenti e altre parti interessate valutano le prestazioni lavorative di un dipendente. L'obiettivo principale di questo esercizio è acquisire una comprensione più profonda delle aree di competenza di un individuo e delle aree che richiedono miglioramenti. Il feedback fornito sarà di natura costruttiva e mirato a facilitare il miglioramento delle competenze in futuro.
Inoltre, questo processo aiuterà a stabilire obiettivi raggiungibili per l'individuo. Indipendentemente dagli approcci che scegli quando si tratta di condurre valutazioni delle prestazioni, una valutazione meticolosamente pianificata ed eseguita con competenza può migliorare in modo significativo il coinvolgimento dei dipendenti. Inoltre, può costituire un precedente per promuovere una cultura orientata al feedback e una crescita continua all'interno della tua azienda.
Processo di revisione delle prestazioni
Il processo di revisione delle prestazioni dei dipendenti comporta quanto segue:
#1. Scegli un metodo per valutare le prestazioni dei dipendenti
In questo processo di revisione delle prestazioni, invece di un ambiente guidato dall'autorità in cui un manager si limita a dire a ciascun dipendente dove non sono all'altezza e perché, la direzione dovrebbe offrire un ambiente sicuro per i rapporti diretti per condurre colloqui con i supervisori. Inoltre, per uniformare e migliorare il flusso di revisioni tra dipendenti e manager, le aziende dovrebbero iniziare a istruire i loro subordinati diretti piuttosto che disciplinarli, e potrebbero prendere in considerazione la creazione di un sistema di revisione organizzativa.
#2. Pianifica come valuterai i dipendenti
Dopo aver stabilito un metodo per valutare la revisione delle prestazioni dei dipendenti, è necessario creare una mappa dei processi per garantire che tutte le parti siano sulla stessa pagina. Qualunque dei suddetti approcci tu scelga, il grado di difficoltà nel tuo processo aumenterà. Utilizzare un sistema di valutazione è molto più semplice che implementare una strategia di feedback a 360 gradi, che richiede la raccolta di un gran numero di parti interessate.
Le risorse umane (HR) di solito prendono l'iniziativa nel delineare il processo identificando i tempi e le fasi necessarie per eseguire con successo una valutazione delle prestazioni dei dipendenti.
#3. Lascia che i lavoratori valutino se stessi e che i loro supervisori li valutino
I dipendenti in genere non amano le valutazioni delle prestazioni perché sentono di non avere voce in capitolo. I dipendenti si sentiranno più coinvolti nel processo di revisione delle prestazioni e nei risultati se avranno l'opportunità di condurre un'autovalutazione. Inoltre, i dipendenti sono incoraggiati a riflettere sul proprio sviluppo professionale e ad esprimere i propri pensieri attraverso questa valutazione. In effetti, la ricerca ha dimostrato che incoraggiare i dipendenti a riflettere sul proprio lavoro ha un effetto positivo sulla produttività.
Le autovalutazioni forniscono ai manager informazioni sulle esperienze dei loro dipendenti che altrimenti potrebbero non avere. Ad esempio, i manager possono scoprire se un dipendente ha difficoltà con un'attività o se ha condotto con successo un progetto. Ora è possibile per i manager condurre una valutazione approfondita che fornisca suggerimenti affidabili e utili per il miglioramento.
#4. Incontro con lo scopo di calibrare le prestazioni
Mantenere la coerenza nel modo in cui ogni dipendente viene valutato è un problema costante durante le revisioni delle prestazioni. La calibrazione delle prestazioni è dove questo si adatta. Per valutare correttamente il personale, i manager devono stabilire e concordare criteri per le prestazioni alte, medie e basse.
#5. Riferire sulle prestazioni dei dipendenti e chiarire i passaggi e gli ostacoli imminenti
L'aspetto più cruciale di fare una valutazione delle prestazioni di un dipendente è in realtà dare la revisione. Stabilisce il tono, le aspettative e l'ambizione per il prossimo anno tra i membri del personale. Assicurati che tutti i partecipanti alla riunione abbiano svolto i compiti. Non tenerli all'oscuro e rendere il dialogo più difficile e imbarazzante in seguito. Invece, chiedi a manager e personale di compilare un modello prima della riunione di revisione in modo che possano presentarsi con scopi e obiettivi chiari.
#6. Resta sempre in contatto dopo che la revisione è terminata
I manager dovrebbero programmare incontri individuali mensili con i dipendenti per continuare a fornire feedback e controllare i progressi dopo il completamento della valutazione ufficiale. I manager di successo, come parte del processo di revisione, dovrebbero esaminare il loro attuale approccio alla comunicazione. Potrebbe essere una sorpresa apprendere che il 76% dei lavoratori apprezza l'input regolare. Pertanto, è importante stabilire una routine di incontri individuali settimanali o bimestrali con ciascuno dei tuoi subordinati.
Come condurre una revisione delle prestazioni
Di seguito sono riportati i modi per condurre una revisione delle prestazioni:
#1. Assicurati di dare ai dipendenti un feedback tipico e informale
Per condurre un'efficace revisione delle prestazioni, il feedback dovrebbe essere fornito più frequentemente di una volta ogni sei mesi, anche quando le revisioni delle prestazioni vengono condotte due volte l'anno.
#2. Durante una valutazione delle prestazioni dì ai dipendenti la verità sulle loro prestazioni
Nessun dipendente è impeccabile e c'è sempre spazio per lo sviluppo. Quindi, per condurre un'efficace revisione delle prestazioni, è necessario determinare ciò che deve essere discusso e non aver paura di farlo. Evitare un problema che sta danneggiando la tua squadra ballandoci intorno non aiuterà.
#3. Rivedi le prestazioni dei dipendenti di persona
Per avere una conversazione faccia a faccia più sfumata, è meglio fornire una descrizione breve ma chiara dei punti di discussione per iscritto. Inoltre, per creare un ambiente più rilassato per la tua riunione, considera di tenerla in un bar o in un altro luogo non tradizionale. Pianifica una chat video se devi valutare i dipendenti remoti mantenendo la sensazione di una riunione faccia a faccia. Questo metodo consente input e feedback riducendo al contempo la probabilità di malintesi.
Inoltre, nella valutazione delle prestazioni, assicurati di utilizzare esempi che dimostrino il tuo punto di vista. Usa sempre esempi concreti per dimostrare la tua attenzione ai dettagli mentre discuti le aree di sviluppo o lodi i risultati di un dipendente. (Ecco perché è così importante tenere un diario per un po'.)
#4. Concludere la revisione su una nota alta
La tua discussione dovrebbe concludersi con una nota di reciproco apprezzamento e comprensione. Inoltre, devi assicurarti che il tuo lavoratore non si senta all'oscuro del proprio futuro con l'azienda. Invece, fornisci loro una prospettiva positiva, obiettivi aziendali raggiungibili e un piano per migliorare le prestazioni dei dipendenti. Il feedback positivo può andare ancora oltre quando un datore di lavoro si prende il tempo per riconoscere pubblicamente e ringraziare il proprio personale per i loro sforzi. Per motivare i dipendenti a fare del loro meglio è necessario fornire loro incoraggiamento e feedback che possono utilizzare per migliorare.
#5. Quando fornisci un feedback, scegli attentamente le parole
Prenditi cura del linguaggio che usi mentre fai le critiche. Parole come "significativo" e "orientato all'azione" hanno un effetto molto maggiore sulla leadership rispetto a termini più generici come "buono" o "soddisfacente".
Suggerimenti per la revisione delle prestazioni per i manager
Di seguito sono riportati i vari suggerimenti sulle prestazioni per i manager.
#1. Sii positivo
È fondamentale avere un atteggiamento ottimista durante le riunioni di revisione. Questo non significa che dovresti solo dire cose carine. Ciò implica mantenere un tono piacevole durante la comunicazione con il personale, non soffermarsi su eventuali carenze ed essere aperti a suggerimenti per il miglioramento.
Nel corso delle valutazioni delle prestazioni, non è raro dover avere discussioni franche con i dipendenti. La comunicazione è fondamentale se un dipendente non è all'altezza delle aspettative. Ma non addentrarti aspettandoti di trovare un difetto. In caso di problemi di prestazioni, suggerisci come risolverli.
#2. Essere fidanzato
Durante la revisione delle prestazioni dei dipendenti, assicurati di dedicare tutta la tua attenzione. Non rispondere o inviare e-mail durante una conversazione con un lavoratore. Ascoltali su come sentono di essersi comportati e su come pensano che tu ti sia comportato come leader.
Inoltre, per la maggior parte dei lavoratori, questa è una delle rare opportunità che avranno tutto l'anno per fare il punto sui propri risultati (o sulla loro mancanza). Una revisione delle prestazioni offre ai dipendenti tempo di introspezione al di fuori delle discussioni formali individuali. Mostra loro che ci tieni partecipando attivamente alla conversazione ed essendo aperto a una discussione dettagliata di eventuali problemi o risultati.
#3. Check-in agli incroci regolari tutto l'anno
La revisione delle prestazioni di un dipendente nel corso di un anno viene eseguita al meglio con una revisione formale delle prestazioni, ma i controlli durante tutto l'anno possono aiutare a garantire il raggiungimento degli obiettivi. Nel secondo trimestre dell'anno, potresti scoprire che un dipendente ha problemi con le risorse e la stanchezza. Ciò ti darà, in qualità di leader, il tempo per assicurarti che il dipendente riceva il supporto di cui ha bisogno o per modificare le tue aspettative se questa non è un'opzione. La revisione annuale delle prestazioni può essere resa più efficace includendo rapporti sullo stato di avanzamento sugli obiettivi a lungo termine ogni mese o trimestre.
#4. Descrivi i pro e i contro di lavorare con un determinato dipendente
Evidenzia prima le migliori qualità del dipendente. Elenca almeno due o tre modi in cui ritieni che questa persona contribuisca al miglioramento dell'azienda e del team. Le revisioni delle prestazioni sono anche una buona opportunità per affrontare le aree problematiche. Fornisci esempi specifici delle aree problematiche e suggerimenti su come il dipendente può migliorarle. Gli obiettivi per il prossimo anno possono trarre vantaggio da un'analisi dettagliata di come risolvere eventuali problemi che si sono verificati.
#5. Sii orgoglioso del ruolo che svolgi come datore di lavoro
Tu, come datore di lavoro, svolgi un ruolo cruciale nello sviluppo professionale dei tuoi lavoratori. Possono valutare i loro progressi verso i loro obiettivi professionali e l'efficacia dei loro obiettivi annuali durante le valutazioni delle prestazioni. Puoi anche discutere di come stanno andando in termini di sviluppo personale oltre agli obiettivi del team e dell'azienda.
#6. Informarsi sulle esperienze di altri manager con il dipendente
Quando ti prepari per la valutazione delle tue prestazioni, i tuoi colleghi potrebbero essere un'ottima risorsa. I membri di altri team, fornitori esterni, clienti, ecc. avranno avuto contatti e lavorato con i membri del tuo staff. Inoltre, chiedi informazioni sulle loro impressioni sui membri dello staff con cui hanno interagito.
Cosa devo dire in una revisione delle prestazioni?
Discuti le tue esperienze sul lavoro e solleva eventuali problemi o preoccupazioni che potresti avere riguardo alle attività che svolgi quotidianamente. I datori di lavoro apprezzano spesso l'opportunità di ottenere informazioni sulle esperienze dei singoli dipendenti in modo che possano modificare le loro richieste e obiettivi per soddisfare meglio i requisiti della loro attività.
Come scrivere una revisione delle prestazioni dei dipendenti?
Quando si eseguono revisioni delle prestazioni dei dipendenti, è importante valutare vari aspetti del loro lavoro. Questi includono la loro capacità di comunicare in modo efficace, collaborare con i colleghi, dimostrare affidabilità, produrre lavori di alta qualità, mostrare forti capacità di risoluzione dei problemi e rispettare le scadenze in modo tempestivo.
Anche fornire costantemente feedback informali su base regolare è fondamentale. Quando si tratta di revisioni formali, è importante mantenere l'onestà e la trasparenza. Si consiglia di intrattenere conversazioni faccia a faccia con la persona sottoposta a revisione, in quanto ciò consente uno scambio di feedback più personale ed efficace. Fornire esempi pertinenti può anche aiutare a illustrare punti specifici e fornire chiarezza. È opportuno, infine, concludere la rassegna con una nota positiva, evidenziando aree di forza e potenzialità di crescita.
Come descriveresti le tue prestazioni lavorative complessive?
L'individuo ha mostrato un atteggiamento e una condotta costantemente positivi, anche di fronte a sfide inaspettate. Ai membri del team è stato fornito un supporto pratico ed efficace. Dimostrato un forte desiderio di acquisire nuove competenze e tecniche all'interno del posto di lavoro. Dimostra un approccio proattivo alla gestione delle sfide.
Qual è il riepilogo di una revisione delle prestazioni?
Nel contesto di una revisione delle prestazioni, un manager si impegna in un'analisi approfondita con il dipendente, coprendo una serie di argomenti come i risultati recenti, l'adempimento delle responsabilità, i progressi verso gli obiettivi prefissati e le potenziali aree di miglioramento. Lo scopo principale di questo dialogo è fornire un feedback costruttivo che possa aiutare il dipendente a migliorare le proprie prestazioni in futuro.
Riferimenti
- www.businessnewsdaily.com
- qualtrics.com
- lucidchart.com
- www.insightglobal.com
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