Come devo iniziare un'e-mail? Quale è preferibile, utilizzando il nome o il cognome di una persona? "Gentile signore o signora" è ancora valido? Dovresti anche prenderti la briga di salutare? Ricorda l'influenza dei saluti e-mail. La riga dell'oggetto della tua e-mail stabilisce il tono della tua comunicazione, modella il modo in cui il destinatario ti vede e può persino determinare se leggerà il tuo messaggio o lo cancellerà immediatamente. Continua a leggere per apprendere esempi di saluti e-mail professionali e modi per non avviare un'e-mail.
Esempi di saluti e-mail
Il contesto è tutto quando si tratta di e-mail di saluto. Ciò che funziona per i tuoi amici potrebbe non funzionare per un colloquio con una grande azienda. Quindi, per i tuoi colleghi, ciò che è rispettoso e cortese nei confronti del tuo docente universitario può sembrare rigido e antiquato. Per scegliere il saluto e-mail corretto, rispondi alle seguenti domande:
- Questa lettera è destinata a una persona o a un gruppo? Puoi indirizzare ogni destinatario per nome se ci sono solo da uno a tre destinatari. Usa saluti generali come "Ciao a tutti" o "Ciao squadra" quando parli a gruppi più grandi di persone.
- Che tipo di connessione ho con un destinatario? Quanto sei esperto in questa persona? Che grado di formalità osservate tra di voi?
I migliori saluti e-mail, sia personalizzati che generici, possono essere trovati qui. La tua migliore opzione è un saluto specifico per te. Cerca sempre di scoprire il nome di qualcuno quando invii un'e-mail a qualcuno che non conosci. Puoi completare questo lavoro con l'aiuto del loro sito Web aziendale o del profilo LinkedIn. Un saluto e-mail standard può supportarti se la tua ricerca non ha avuto successo. Pertanto, di seguito sono riportati alcuni esempi di saluti e-mail:
#1. Ciao [Nome]
Questo è uno dei migliori esempi di saluti via e-mail, ad eccezione delle situazioni più formali.
#2. Buon giorno [Nome]
Per rendere la tua e-mail di saluto un po' più formale, potresti sostituire "Ciao" con "Ciao". Questo saluto si colloca tra l'amichevole "Ciao" e il formale "Caro".
#3. Ciao [Nome]
Questo è uno degli esempi di saluti e-mail più ufficiali per iniziare un'e-mail aziendale. "Caro" va bene per un'e-mail di apertura, ma se lo aggiungi a ogni messaggio in una lunga catena di e-mail, potrebbe sembrare formale e monotono. Puoi sostituire "Ciao" nelle seguenti e-mail.
#4. Gentile [cognome], Sig./Sig.ra, Dott./Professore
Quando ti rivolgi a una persona rispettabile in un'e-mail, usa "Caro", seguito da un titolo onorifico o, il cognome di una persona e un saluto formale. Ad esempio, "Caro professor Green" o "Caro signor Smith". Invece di una virgola dopo il saluto, potresti usare i due punti per la corrispondenza più ufficiale.
#5. Saluti
Questo è anche uno degli esempi di saluti e-mail. La frase "saluti" è appropriata se non si conosce il nome della persona. Tuttavia, ti consigliamo vivamente di personalizzare il tuo saluto e imparare il nome del destinatario.
#6. Ciao
Quando non sei sicuro del nome di un destinatario, puoi usarlo al posto di "Saluti". Ricorda solo che le e-mail scritte in modo informale potrebbero non richiedere un saluto "Ciao".
#7. Ciao a tutti
Infine, questo è uno degli esempi di saluti e-mail. Quando scrivi a un gruppo di persone, questo saluto e-mail è efficace. Tuttavia, puoi rivolgerti a ciascun destinatario per nome se ci sono solo tre o meno destinatari. Ad esempio, "Ciao Sandy, Tom, Mark", .
Evita questi saluti e-mail
Di seguito sono riportati alcuni dei saluti e-mail da evitare:
#1. EHI!
Un tale saluto non ha posto nelle comunicazioni commerciali. Lascia i tuoi amici e conoscenti stretti con questo saluto.
#2. Ehi!
Accetteresti una richiesta di collaborazione o una proposta commerciale indirizzata a te come "Yo"? Anche il tuo ricevitore è d'accordo.
#3. Ciao, [Soprannome]
Non dare per scontato che Jessica ti risponderà se indirizzi la tua lettera a lei come Jess. Allo stesso modo, se finisce con Jess, dovresti rivolgerti anche a lei in quel modo.
#4. Saluti, signore/signora
Questo saluto è decisamente troppo formale, simile a "A chi può interessare". Inoltre, è piuttosto generico. Questo tipo di saluto e-mail mostra che non hai fatto abbastanza ricerche per scoprire chi è il destinatario.
#5. Saluti, [Titolo di lavoro]
Questo saluto è più preciso di "A chi può interessare" e "Gentile signore o signora". Indipendentemente da ciò, un "Caro responsabile delle assunzioni" non sarà contento che tu non abbia fatto il possibile per imparare il suo nome.
#6. Buon giorno/pomeriggio!
Tali convenevoli dovrebbero essere evitati, soprattutto se stai inviando un'e-mail a qualcuno in un fuso orario straniero perché non sai mai quando riceveranno il tuo messaggio.
#7. Nome errato o errato
Verifica il nome di qualcuno due volte prima di inviargli un'e-mail. È meglio iniziare una conversazione con un saluto generico come "Ciao" se non sai come si scrive un nome. Rispetto all'invio di un'e-mail con un errore di battitura, questo provoca molti meno danni.
#8. Nessun saluto
Anche se può essere difficile scegliere il saluto e-mail giusto, ciò non significa che dovresti saltarlo. È scortese omettere il saluto da un'e-mail aziendale perché è un componente importante.
Saluti e-mail professionali
I corretti saluti e-mail professionali includono:
#1. Ciao [Nome]
Il saluto utilizzato in questa e-mail è accettabile per i saluti e-mail professionali. Quando desideri mostrare rispetto per il destinatario, di solito lo usi in lettere di accompagnamento, lettere commerciali formali e altre forme di comunicazione.
Anche se titoli come "Mr." e "signora". erano storicamente comuni, corrono il pericolo di travisare il genere o presumere che il lettore sia sposato. Usa invece "Caro Sam" o "Caro Sam Barney".
#2. Saluto
Un semplice "Ciao", seguito da una virgola, è un buon modo per iniziare la maggior parte delle email relative al lavoro. Prendi in considerazione l'uso del saluto "Ciao" se desideri un tono un po' più ufficiale. Sebbene questo saluto sia visto come informale, ha anche un tono semplice e cordiale.
#3. Ciao a tutti, Hello Team o Good Day Team, [Nome dipartimento]
Questo è uno dei saluti e-mail professionali. Qui, hai alcune alternative quando invii un'e-mail a due o più persone. I modi informali ma appropriati per rivolgersi a un gruppo di persone sono "ciao a tutti", "ciao squadra" o "ciao [nome dipartimento] squadra".
Inoltre, si astengono dal rivolgersi a un gruppo di persone con pronomi come "Ciao signore", "Ciao ragazzi" o "Signori", poiché questi pronomi potrebbero non descrivere in modo appropriato i destinatari.
#4. Spero che la tua settimana stia andando bene o che il tuo fine settimana sia stato piacevole
Questo è anche uno dei migliori saluti e-mail professionali perché ringrazi subito il tuo lettore. Stabiliscono anche un buon rapporto con un collega che già conosci o con cui desideri fare affari.
#5. Ti scrivo in merito
È cortese e schietto iniziare un'e-mail con "Sto contattando in merito a ..." perché rende chiaro l'obiettivo della comunicazione. Poiché centinaia di e-mail vengono inviate in un solo giorno lavorativo, questo metodo dimostra che tieni al tempo dell'altra persona essendo breve.
Dichiarare le tue intenzioni aiuta anche a eliminare fraintendimenti o ambiguità su ciò di cui hai bisogno da parte del lettore.
#6. Grazie per
Infine, questo è uno dei migliori saluti e-mail professionali. La gratitudine è un altro approccio per dare priorità al lettore. Il lavoro di squadra sul posto di lavoro è migliorato quando fai sapere subito alla persona che la tua e-mail è in risposta alla sua e-mail o azione.
Modi per non avviare un'e-mail
I saluti e le frasi di apertura che seguono hanno un tono formale e, in alcuni casi, danno l'impressione che la persona non stia pensando. Evita di usare queste parole se vuoi sembrare sincero e premuroso. Pertanto, i modi per non avviare un'e-mail includono:
#1. Per chi è coinvolto
Questo è uno dei modi per non avviare un'e-mail. Nonostante il fatto che "A chi può interessare" sembri un saluto formale, è impersonale e abusato. Implica che non ti importava di assicurarti che il tuo destinatario fosse chi pensi che fosse o se il tuo messaggio fosse rilevante per lui.
Anche il saluto e-mail "Gentile signore o signora" rientra in questo. Il saluto binario di genere non è aggiornato e può essere considerato esclusivo in questa situazione.
#2. Ciao [nome mancato]
Verifica l'ortografia del nome del destinatario prima di utilizzarlo in un saluto e-mail. Gli errori di battitura accadono, ma scrivere il nome di qualcuno in modo errato solleva il sospetto che la tua comunicazione sia stata scritta frettolosamente senza cura o attenzione ai dettagli.
#3. Caro, [Inserisci il nome qui]
Dovrebbero essere evitati sia l'ortografia errata del nome di un destinatario in un saluto e-mail sia la completa dimenticanza di inserire il proprio nome in un modello prescritto. Il tentativo di affascinare il tuo lettore utilizzando un modello di posta elettronica senza alcuna personalizzazione è probabilmente inutile. Controlla sempre di aver sostituito eventuali segnaposto nel saluto con il nome scritto correttamente del destinatario se devi utilizzare un messaggio basato su modello per l'efficienza.
#4. Ti dispiacerebbe aiutarmi?
Questo è anche uno dei modi per non avviare un'e-mail. Una frase introduttiva come "Puoi farmi un favore?" può sembrare brusco ed egoista quando invii un'e-mail a qualcuno per la prima volta e non lo conosci. Invece, pensa a una riga dell'oggetto dell'e-mail come "Sto contattando perché ..." che comunica in modo sintetico il problema che speri di risolvere con il loro aiuto.
#5. Capisco che sei occupato, ma
Nella migliore delle ipotesi, l'introduzione di questa e-mail suggerisce che il tempo del lettore è prezioso. Nel peggiore dei casi, implica che anche se ne sei consapevole, meriti comunque la loro attenzione. Non importa quanto bene conosci il lettore, dovresti saltare questa dichiarazione di apertura e dare invece una breve spiegazione del perché il tuo messaggio è importante.
#6. Permettimi di darti il mio nome
Quando si invia un'e-mail a qualcuno per la prima volta, questo apri e-mail viene spesso utilizzato. È come raccontare la tua presentazione quando inizi un'e-mail con "Lascia che mi presenti". Lo diresti a qualcuno ad alta voce? Anche se sembra definitivo, alla fine fa perdere tempo. Concentrati sull'inseguimento.
E-mail di saluti a un gruppo
Se non ci sei abituato, rivolgerti a molte persone in un'e-mail può sembrare strano. Puoi scegliere tra una selezione di modelli di saluti e-mail. I modelli inclusi nell'elenco seguente possono essere modificati per adattarsi meglio alle proprie esigenze. Loro includono:
#1. Quando saluti da due a quattro persone
In un'e-mail, dovresti rivolgerti a due destinatari in modo diverso da come faresti con un gruppo di 15 persone. Va bene rivolgersi direttamente a ciascuna persona quando si parla a due o quattro persone (Instructional Solutions suggerisce che potrebbero essere fino a cinque persone), come mostrato di seguito .
- Saluti, Thomas e Shawna
- Salve signora Rivera
- Salve, signora Smith
- Saluti, signor Thompson
- Ciao Thomas, Fay, Len, Shawna
Quindi, se non conosci il genere delle persone a cui stai scrivendo, puoi anche usare i loro nomi completi ed evitare titoli di genere. È meglio non indovinare il genere dai nomi.
#2. Parlare con un team specifico
Se stai inviando un'e-mail a un gruppo di persone che fanno tutte parte della stessa squadra, dovresti indirizzarle come tali nel tuo saluto. Quando decidi quale delle seguenti parole usare, tieni presente che il tuo tono esprimerà quanto siano seri o essenziali i contenuti.
- Salve, Team di vendita
- Saluti, squadra.
- Il personale di FOH, per favore
#3. Usa i nomi ogni volta che puoi
Anche se stai scrivendo a un folto gruppo di persone, è irrispettoso indirizzare una lettera a “Mr. Burns e compagnia” o “Deborah Smith e colleghi”. Quindi, se stai parlando a un gruppo di persone, fallo collettivamente. Inoltre, se devi attirare l'attenzione sul lavoro e sui contributi di una persona in particolare, menziona il suo nome nel corpo dell'e-mail.
#4. Copie cartacee con più indirizzi
Se desideri inviare lettere fisiche a due persone diverse, devi digitare il primo indirizzo, lasciare una riga vuota, quindi digitare il secondo indirizzo. Fare in modo che l'indirizzo del destinatario sia l'indirizzo in cima a ogni lettera è appropriato durante questa operazione.
Come si avvia un'e-mail in modo educato?
- Ciao [Nome]
- Ciao per favore.
- Salve a tutti Squadra o squadra [nome dipartimento], ciao.
Qual è la migliore frase di saluto per iniziare un'e-mail?
- Spero che tu stia bene e che tu stia leggendo la mia email.
- Spero che questa settimana sia iniziata bene per te.
- Buon giorno, pomeriggio o sera.
- Spero che la tua settimana sia iniziata bene.
- Apprezzo la tua pronta risposta.
- Ti ringraziamo per averci contattato.
- mi interesserebbe un tuo parere in merito.
- A chi sto scrivendo.
Quali sono alcuni saluti formali?
Saluti formali:
- Ciao!
- Sono qui.
- Buongiorno felice.
- Ciao, mezzogiorno.
- Buona notte.
- Sono felice di averti conosciuto.
- È un piacere conoscerti.
Cos'è la riga di apertura nell'e-mail?
La migliore riga dell'oggetto dell'e-mail è una riga che cattura l'interesse del lettore e lo spinge a continuare a leggere. Spero che tu stia passando una bella giornata, ad esempio, è un buon esempio di riga iniziale di un'e-mail.
Qual è una buona frase di apertura?
Considerala in questo modo: una buona prima frase è la cosa che vuoi dire anche se non pensi di poterla dire.
Riferimenti
- smallbusiness.chron.com
- Melkcom
- grammatica.com
- sparkmailapp.com
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