Un calendario di squadra è un calendario armonizzato a cui i colleghi hanno accesso a cui le aziende o le aziende utilizzano per tenere traccia di riunioni, date di ferie, attività, tempistiche dei progetti e tutto ciò di cui tutti i lavoratori devono essere a conoscenza. Tuttavia, i migliori calendari di squadra sono avanzati e hanno più funzionalità rispetto a prima, ad esempio, condividendo determinate informazioni solo con le persone necessarie per vederle. L'app del calendario del team viene utilizzata per creare canali per ogni sezione della tua attività, contenente diversi tipi di strumenti di pianificazione, ecc. Resta sintonizzato per sapere come impostare la confluenza del calendario del team e quelli che sono liberi dal calendario del team.
Suggerimenti per la creazione di un calendario di squadra
I seguenti suggerimenti ti aiuteranno a creare il calendario perfetto per il tuo team
#1. Assegna la manutenzione del calendario
È importante che ogni lavoratore aggiorni il calendario con determinati eventi che possono interessare l'intero team. Pertanto, assegna un determinato dipendente al controllo e alla gestione degli eventi ricorrenti che si verificano nel calendario e assicurati che rimanga aggiornato. Inoltre, assicurati di assegnare qualcuno che sia meglio attrezzato per il compito.
#2. Usa le caratteristiche del calendario
L'utilizzo delle funzionalità del calendario rende il calendario del tuo team più costruttivo. Diamo un'occhiata alle funzionalità necessarie per creare un calendario di squadra
- Codificazione del colore: l'uso dei colori per codificare i tuoi calendari offre una migliore comprensione delle informazioni pianificate
- Filtri: Puoi utilizzare i filtri in collaborazione con i tag degli eventi che dividono attività, eventi e altre sezioni programmabili in orari facilmente leggibili in base al contesto.
- Tag evento: i tag evento sono simili ai codici colore a meno che tu non possa filtrare, allocare e gestire i tag all'interno di un calendario. Inoltre, puoi anche utilizzare i tag per dividere gli eventi in diversi gruppi.
- Evento ricorrentes: progetti con riunioni costanti che si ripetono o eventi annuali, la pianificazione di eventi ricorrenti aiuta il manager a prevenire errori.
- Usa promemoria: I calendari online hanno funzioni di promemoria che comunicano a tutti i dipendenti cose importanti tramite e-mail o SMS.
#3. Aggiungi tutti gli eventi non negoziabili
Un calendario del team è utile per programmare riunioni che sono una priorità assoluta per il tuo gruppo. Tuttavia, per rendere il tuo calendario più efficiente, crea solo eventi non negoziabili in un calendario a livello di team. Il team può effettivamente spostarlo a favore di un incontro non negoziabile. Ad esempio, se il tuo team incontra i clienti, significa che la riunione del cliente potrebbe avere la precedenza su una riunione interna.
#4. Assegna un nome agli elementi in modo costruttivo
I calendari del team sono molto utili se gli elementi sono nominati in modo efficace. Prendi in considerazione la creazione di una struttura di denominazione quando crei i tuoi calendari, che sono calendari ripetibili, vividi e in grado di applicare quante più etichette possibile. Per un'etichettatura efficace, rendi il tuo calendario uno strumento utile nella gestione dei progetti, ad esempio,
- Incontro-cliente
- Verifica dello stato di avanzamento della riunione
- Vacanze-Sandy
- Evento-picnic aziendale
- Evento Aziendale-Festa
- Scadenza-Pitch del cliente
Assegnando a ciascun elemento un nome costruttivo, ogni persona sa automaticamente quante riunioni, scadenze o ferie ci sono in una settimana e pianifica correttamente.
#5. Includi un giorno senza riunioni
Migliora il flusso di lavoro e la produttività pianificando un giorno o un periodo di giorni in cui non ci saranno riunioni, il che aumenta la produttività dei dipendenti e allevia anche lo stress del reparto. Inoltre, organizza riunioni nei giorni in cui crei il calendario del tuo team.
Cos'è la gestione del calendario?
La gestione del calendario è l'atto di creare e programmare riunioni, risolvere conflitti, accettare inviti alle riunioni e utilizzare il calendario per ottimizzare la gestione del tempo con l'obiettivo di utilizzare il nostro tempo più prezioso. Consentitemi di condividere brevemente con voi suggerimenti per gestire il calendario del vostro team.
Suggerimenti per la gestione del calendario del team
#1. Concentrati sulle tue fasce orarie
Concentrati sulla tua fascia oraria utilizzando Matrix per valutare attività, appuntamenti, riunioni e programmi in base alla potenziale influenza e allo sforzo necessario. Assicurati che il tuo calendario abbia molte vittorie rapide (alto impatto, basso sforzo) e una buona quantità di grandi progetti (alto impatto, alto impegno). Allo stesso modo, puoi gestire regolarmente il tuo calendario utilizzando il controllo del calendario leggero, che è,
- Comprendere la qualità del tempo trascorso nelle riunioni
- Valuta quanto sono importanti le tue riunioni
- Identificare le opportunità per trascorrere il proprio tempo in modo più efficace
#2. Proteggi il tuo tempo di concentrazione
Una cosa importante nella mente di tutti è il tempo di concentrarsi sui compiti. Gli esperti di produttività affermano che un tempo di lavoro redditizio richiede almeno due ore di tempo ininterrotto o più; in caso contrario, imporrà costi di commutazione non necessari che richiedono molto tempo per tornare al livello formale di efficienza prima del tempo di interruzione.
#3. Automatizza la gestione del calendario
Un altro modo per automatizzare il tuo calendario è utilizzare l'assistenza alla pianificazione come in senso orario. Una volta che desideri programmare una riunione con uno dei membri del tuo team, lo scheduler sceglie l'orario migliore adatto in base all'orario di lavoro di tutti, agli orari delle riunioni, al fuso orario, al tempo di concentrazione, ecc.
#4. Usa il tuo calendario per la gestione delle attività
Assicurati che tutte le tue attività siano programmate sul tuo calendario come ogni altro appuntamento. Il blocco del tempo sul tuo calendario aiuta a ridurre la negligenza verso le attività prioritarie, molto tempo su meno importanti e chiedendosi su cosa lavorare.
Applicazione calendario squadra
Si tratta di un calendario online per i gruppi per organizzare le persone, pianificare e visualizzare l'utilizzo delle risorse, programmare il lavoro, condividere eventi e semplificare le iscrizioni. L'app del calendario del team ci ricorda gli eventi imminenti, elimina ogni tipo di sovrapposizione e aiuta il team a rimanere informato sul programma reciproco. Di seguito, elencherò le funzionalità chiave da tenere d'occhio durante la creazione di un'app di calendario del team.
Caratteristiche di una buona app per il calendario della squadra
- Funzionalità di collaborazione e condivisione
- Sincronizzazione automatica
- Semplici strumenti di programmazione
- Facile da usare
- Disponibilità multipiattaforma
Come posso aggiungere un'app di calendario al team?
- Fai clic sul pulsante Aggiungi app e seleziona l'app di calendario.
- Riavvia il client desktop di MS teams per visualizzare la scheda del calendario
- Aggiungi SharePoint alle schede del team
- Accedi a SharePoint nel browser
- Creare l'app di calendario nel sito di SharePoint
- Modifica le impostazioni del calendario. per impostazione predefinita
- Chiedi a tutti i membri del tuo team di fare lo stesso, dopo aver aggiunto l'autorizzazione
- Collega il calendario a Outlook
Quali sono gli usi dell'app Team Calendar?
Gli imprenditori e gli imprenditori utilizzano le app di calendario del team come mezzo per risparmiare e gestire il tempo. In sostanza, un ottimo punto di partenza è trovare un'app di calendario sana per migliorare la comunicazione e il lavoro di squadra. Diamo un'occhiata agli usi o all'importanza delle app di calendario del team.
- Migliore organizzazione delle riunioni
- Migliore equilibrio tra lavoro e vita privata
- Gestione e delega dei compiti
- Trasparenza
- Alta produttività
Esempi di app per il calendario del team
Per ogni organizzazione che intende creare un'app di calendario del team, tutte le app menzionate di seguito hanno tutte le funzionalità necessarie per aiutarle.
# 1. Asana
Asana è più di un'app di calendario condivisa, semplifica la gestione dei progetti e delle attività del team. Le funzionalità mostrano tutte le sezioni del progetto e il modo in cui si adattano insieme e tengono traccia delle modifiche spesso. Asana offre anche un'app mobile e più di 100 integrazioni.
Gli eventi di Asana Calendar possono essere raggruppati per progetto o iniziativa e possono anche essere assegnati a singoli membri del team.
#2. Intrecciata
Le migliori app di calendario sono adatte a team, startup o individui che desiderano bilanciare il proprio lavoro e la vita personale utilizzando un'app di calendario. Woven ha aspetti incredibili che non si vedono da nessun'altra parte, ad esempio modelli intelligenti, sondaggi di gruppo integrati, analisi della gestione del tempo e integrazioni multiple del calendario.
#3. Calendamente
Calendly è la soluzione migliore per il costante avanti e indietro nella pianificazione delle riunioni. Tutto quello che devi fare è impostare le tue preferenze di disponibilità, condividere il tuo link Calendly con il tuo cliente o i tuoi compagni di squadra, e poi Calendly presenterà loro l'ora e le date corrette tra cui scegliere. Questo calendario è facile, intelligente e ha tantissime integrazioni con calendari di terze parti.
#4. Fare squadra
TeamUp è un'app di calendario progettata con un'interfaccia colorata per visualizzare ordinatamente eventi o progetti imminenti senza tutti i problemi di impostare account e autorizzazioni e semplificare la collaborazione del team. È stato utilizzato da tutti, dal settore dell'istruzione alla tecnologia, inclusa l'Università di Harvard.
#5. MicrosoftOutlook
Molte aziende con desktop continuano a utilizzare Outlook per la sua integrazione con Microsoft Office, consentendo loro di gestire e-mail e contatti e condividere parallelamente confronti di pianificazioni ed eventi in una configurazione uniforme. A differenza di Apple Calendar, Outlook può essere utilizzato su dispositivi Windows e Apple.
Confluenza del calendario di squadra
I calendari del team in Confluence consentono al tuo team di rimanere organizzato e comunicare la disponibilità con un programma di eventi personali e di gruppo che si collegano ai singoli calendari di lavoro e alle pagine di Confluence. Aiuta a mantenere i team informati sul processo decisionale o semplicemente a tenere traccia dei partecipanti nelle note della riunione, basta @menzionare un team su qualsiasi pagina o commento di Confluence del calendario del team.
La confluenza del calendario del team è una buona soluzione per team di tutte le dimensioni e specializzazioni che porta un nuovo livello di trasparenza al lavoro di squadra. Allo stesso modo, Team Calendar Confluence è uno strumento utile che consente di risparmiare tempo e fatica quando è necessario capire in che modo la pianificazione influirà sul lavoro imminente.
Suggerimenti su come creare una confluenza del calendario del team
#1. Apri Calendario squadra
Per iniziare, devi creare un calendario o aggiungerne uno esistente. Innanzitutto, seleziona Aggiungi calendario per creare rapidamente un nuovo calendario oppure seleziona accanto ad Aggiungi calendario per aggiungere un calendario esistente nei seguenti modi:
- Aggiungi calendario esistente – per abbonarsi a un altro calendario nella tua istanza di Confluence.
- Importa calendario – per importare un file ICS.
- Iscriviti tramite URL – per iscriversi a calendari di terze parti dai calendari del team.
#2. Aggiungi eventi a un calendario
Per aggiungere un evento al calendario, i seguenti passaggi ti aiuteranno
- Scegli Aggiungi Evento
- Fai clic su una data nel calendario nella visualizzazione mensile o settimanale (oppure fai clic e trascina per scegliere un intervallo di date)
- Fare doppio clic sulla vista Timeline
Ti verrà chiesto di inserire un titolo, l'ora e altri dettagli. Dopo aver aggiunto i dettagli, scegli OK per aggiungere l'evento al calendario. Se sono presenti più calendari nella pagina I miei calendari, dovrai selezionare il calendario a cui stai aggiungendo l'evento.
#3. Scegli una vista
Puoi visualizzare i tuoi eventi in quattro modi diversi: mese, settimana, elenco e sequenza temporale. Team Calendar confluence ricorda l'ultima visualizzazione selezionata, quindi non è necessario sceglierla di nuovo la prossima volta che torni.
#4. Posiziona i calendari sulle pagine di confluenza
Puoi inserire un calendario in qualsiasi pagina di Confluence a tua scelta, assicurandoti che tu e i tuoi team siate sempre aggiornati. Di seguito sono riportati i modi in cui puoi incorporare il tuo calendario nelle pagine di confluence,
- Incolla il link del calendario
- Usa il browser delle macro
- Usa il Wiki markup
Miglior calendario di squadra
Il tuo calendario è il tuo budget. Ecco perché la tua azienda deve avere il miglior calendario possibile. Il miglior calendario del team aiuta a coordinarsi con altre persone del tuo team, soprattutto se lavori da remoto almeno per una parte del tempo. Ecco alcuni esempi del miglior calendario di squadra:
#1. Google Calendario
Questo calendario è forte e facile da usare. Non ci vuole tempo per imparare come aggiungere eventi, passare dalla visualizzazione settimanale predefinita a una visualizzazione mensile o giornaliera, invitare altri contatti o aggiungere una videoconferenza di Google Meet. Tutto ciò è reso più semplice con questa app.
Ancora più importante, con i calendari di Google e le sue caratteristiche uniche, puoi condividere interi calendari, creare tutti i calendari che desideri e iscriverti a qualsiasi calendario compatibile con iCal mentre scegli quali calendari vuoi e non vuoi vedere. Inoltre, puoi utilizzare un'app di terze parti e la possibilità di suddividere le ore di lavoro.
#2. Cambia piano
Il piano di Toggl è un calendario di squadra completamente funzionale progettato per la collaborazione. Consente al tuo team di visualizzare chi sta lavorando su cosa e quando, in modo da sapere chi è occupato e chi potrebbe avere la larghezza di banda per un nuovo progetto.
Simile ad Asana, Toggl Plan può mostrarti in che giorno un compagno di squadra sta lavorando a un progetto, ma dovrai lavorare insieme per trovare un orario concordato per una riunione. Con un piano Toggl, puoi impostare un orario per un progetto, cronometrare te stesso per essere sulla buona strada e creare attività ricorrenti.
#3. Fino a
Un calendario orientato al sociale a differenza degli altri prende un social network chiuso per la pianificazione degli eventi, che ti consente di vedere il programma del tuo college in tempo reale. UpTo ti consente di creare gruppi per lavoro, famiglia, progetti e altro. Inoltre, UpTo si integra con i tuoi calendari esistenti, inclusi Google Calendar, Apple Calendar, Microsoft Outlook ed Eventi di Facebook.
# 4. Taskworld
Taskworld è un altro miglior calendario del team che offre più di un semplice calendario condiviso per i team perché ha un calendario condiviso e una visualizzazione della sequenza temporale del progetto per consentirti di gestire i progetti e le attività del team contemporaneamente, mostra ogni parte di un progetto e aiuta tieni traccia delle differenze nel tempo. Ancora più importante, Taskworld fornisce funzionalità di calendario condivise insieme ad altri strumenti di collaborazione come la gestione delle attività, la comunicazione e gli strumenti di reporting.
#5. I-Cloud
I calendari iCloud sono flessibili da usare e le loro integrazioni con i dispositivi Apple consentono ai team di condividere informazioni, pianificare riunioni e combinare con facilità. I calendari di iCloud ti consentono di controllare le attività e i progetti giornalieri impostando la visualizzazione del calendario su "Oggi". Funziona perfettamente per i dispositivi Apple e perde funzionalità per i dispositivi Android. Se tutto il tuo team dispone di prodotti Apple, renderebbe i tuoi progetti aziendali più efficienti.
Calendario della squadra App gratuita
In questo capitolo, abbiamo elencato l'app gratuita del calendario del team che condivide quasi le funzionalità di quelle sopra elencate. Le aziende o le aziende lo utilizzano per tenere traccia di riunioni, date di ferie, attività, tempistiche dei progetti e tutto ciò di cui tutti i lavoratori devono essere a conoscenza.
- actiPLANS
- Fare squadra
- Conserva e condividi
- mazzo di squadra
- In senso orario
- Ho cucinato
- Qualunque. Fare
- TimeTree
- Google Calendar
- Microsoft Outlook
Vantaggi dei calendari di squadra
- Richiesta di ferie semplificata
- Gestione dei progetti di livello superiore
- Collaborazione di squadra aggiornata
- Miglioramento della partecipazione e del morale dei dipendenti
- Vantaggi per i dipendenti trasparenti
Per concludere, Team Calendar è un calendario armonizzato a cui hanno accesso i colleghi e che le aziende o le aziende utilizzano per tenere traccia di riunioni, date di ferie, attività, tempistiche dei progetti e tutto ciò di cui l'intero lavoro deve essere a conoscenza, creando canali per ogni sezione delle tue attività, contenenti diversi tipi di strumenti di pianificazione.
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