Poiché ci sono solo così tante ore in un giorno, sfruttare al meglio il tuo tempo è essenziale. Esistono due modi per aumentare la produttività sul posto di lavoro o in qualsiasi aspetto della vita: lavorare più ore o lavorare in modo più intelligente. Non sono sicuro di te, ma preferisco la seconda opzione.
Essere più produttivi sul lavoro non è una scienza missilistica, ma è necessario essere più attenti nella gestione del tempo. Questo articolo ti guiderà attraverso strategie semplici ma efficaci per aumentare la produttività sul posto di lavoro. Ma nel frattempo, copriamo alcuni concetti di base.
Che cos'è la produttività e perché è importante?
In termini semplici, la produttività è una misura della performance economica o aziendale che indica con quanta efficienza individui, imprese, industrie e intere economie convertono input come lavoro e capitale in output come beni o servizi.
Qual è l'importanza della produttività?
La produttività è importante in un mercato competitivo o sul lavoro perché è una misura dell'efficienza. Aumenta la tua produttività e puoi guadagnare di più, oppure addebitare prezzi più bassi e rubare clienti alla concorrenza. Al contrario, se la tua produttività diminuisce o aumenta più lentamente rispetto alla concorrenza, potresti non essere in grado di operare in modo redditizio o sperimentare una crescita lenta.
Che cos'è un obiettivo di produttività?
La produttività può essere misurata in termini di unità prodotte, clienti serviti o altre misure di output. La definizione di obiettivi di produttività individuali per i dipendenti ha l'effetto a lungo termine di aumentare la produttività complessiva dell'azienda, consentendo a un'azienda di completare più lavori nella stessa quantità di tempo e con lo stesso numero di dipendenti.
Utilizzando le quattro caratteristiche di un obiettivo efficace, un esempio di un grande obiettivo di produttività per un lavoratore della catena di montaggio potrebbe essere "aumentare il numero di unità prodotte all'ora del 5% tra ogni revisione semestrale delle prestazioni". Un grande obiettivo di produttività per un addetto all'immissione dei dati potrebbe essere "aumentare la velocità di battitura di cinque parole al minuto ogni mese fino a raggiungere le 60 parole al minuto".
Quali sono i 4 componenti essenziali della produttività?
Se e quando decidi di aumentare la produttività sul posto di lavoro, sia che lavori da uno spazio ufficio o da casa, ecco 4 componenti essenziali da tenere a mente.
# 1. La tua capacità di pianificazione (strategicamente)
Che piani avete per domani?
In apparenza, sembra una domanda ridicolmente semplice, ma non lo è.
Come esseri umani, spesso ci fissiamo obiettivi e obiettivi non realistici, a volte senza nemmeno rendercene conto. Di conseguenza, è impossibile arrivare in fondo a una lista di cose da fare in crescita.
Per evitare ciò, fai un piano strategico per ogni giorno. Annota tutto ciò che vuoi realizzare, quindi restringi il campo alle attività che sai di poter completare e che sono le più importanti. Tutto il resto può essere rimandato.
#2. La tua voglia di concentrarti (su un progetto alla volta!)
Questo è forse l'aspetto più difficile della produttività, ma è un aspetto che puoi padroneggiare nel tempo. Per rimanere concentrato, dovresti lavorare solo su un progetto alla volta, che risale alla pianificazione della lista delle cose da fare menzionata in precedenza.
Puoi affrontare ogni lavoro uno alla volta se sai cosa devi fare ogni giorno. Invece di passare da un'attività all'altra, dedica tutta la tua attenzione e i tuoi sforzi a un'attività fino al suo completamento. Ripeti questo processo per tutto il giorno, ogni giorno, e farai un lavoro veloce sulla tua lista di cose da fare.
#3. Prendere le decisioni migliori
Abbiamo solo una quantità limitata di tempo con cui giocare ogni giorno, quindi è logico che dovrebbe essere usato con saggezza. Questo è possibile solo se prendi le decisioni giuste.
Cosa è veramente importante? Quali attività o progetti possono essere posticipati a domani, alla prossima settimana o al prossimo mese? Dove è più probabile che tu guadagni e soddisfi i tuoi clienti?
Dai sempre la priorità a ciò che conta selezionando le attività che offrono il miglior rapporto qualità-prezzo entro il tuo tempo limitato.
#4. La tua affidabilità
Lavoriamo tutti a velocità diverse, ma mantenere un ritmo costante è la chiave per rimanere produttivi. Potrebbe essere velocissimo per te. Altri potrebbero trovarlo molto più lento. Non c'è un modo giusto o sbagliato; è ciò che funziona meglio per ogni individuo. Quindi, tieni presente che non importa quanto veloce o lento ti muovi fintanto che non smetti di fare quello che stai facendo.
Come possiamo aumentare la tua produttività?
Prova a incorporare queste strategie per aumentare la tua produttività e lavorare in modo più intelligente al lavoro o a qualsiasi titolo!
# 1. Esci dal multitasking
Può essere allettante completare più attività contemporaneamente, soprattutto se sembrano minori o semplici. Tuttavia, semplicemente non funziona.
"Il multitasking non è umanamente possibile", afferma il professore di neuroscienze Earl K. Miller.
Siamo illusi se pensiamo di poter facilmente destreggiarci tra telefonate, presentazioni e pranzi. Il mio consiglio è, concentrati su un compito alla volta e lo finirai più velocemente.
#2. Fai delle pause frequenti
Potremmo credere che lavorare più ore significhi che stiamo facendo di più, ma non lavoriamo mai bene quando siamo esausti.
Negli studi è stato dimostrato che fare pause regolari migliora la concentrazione e l'umore.
Quindi, fai una passeggiata di cinque minuti per l'ufficio o prenditi 15 minuti per prendere quel caffè di metà pomeriggio.
#3. Stabilisci piccoli obiettivi
Guardare i nostri obiettivi può essere travolgente a volte. Avere un numero di grandi progetti sul tuo calendario può essere stressante.
Tuttavia, se lo dividi in compiti più piccoli, ti sentirai più in controllo e sarai molto più produttivo. Invece di scrivere "finisci il progetto", scomponilo in tutte le attività che saranno richieste.
Questo ti terrà in carreggiata nelle tue attività quotidiane e farà sembrare i progetti più grandi meno intimidatori.
#4. Completa le attività più importanti quando sei più vigile
Rimandiamo tutti grandi obiettivi perché non siamo sicuri di riuscire a portarli a termine. E quando arriviamo a loro, siamo troppo sfiniti dalla giornata per dare loro l'attenzione di cui hanno bisogno. È così che i progetti finiscono per estendersi in giorni extra, dando l'impressione che la produttività sia svanita.
Quindi, capire quando e come lavorare al meglio è fondamentale per completare in tempo progetti di grandi dimensioni. Ma poi, non esiste un programma valido per tutti. Se sei una persona mattiniera, affronta i compiti principali per prima cosa al mattino.
#5. Segui la "Regola dei due minuti"
Riempi quelle minuscole finestre con attività reali per sfruttare al meglio il tuo tempo al lavoro.
Trovare e completare compiti che richiedono due minuti o meno, secondo l'imprenditore Steve Olenski, ti fa risparmiare tempo. Quindi, se ci vogliono solo due minuti, fallo ora.
La regola dei due minuti stabilisce anche che qualsiasi obiettivo o abitudine può essere iniziata in meno di due minuti. Stabilire nuovi obiettivi non implica che sarai in grado di completare ogni attività in 120 secondi, ma è il primo passo per raggiungerli!
#6. Sii proattivo piuttosto che reattivo
Il termine reattivo implica che non usi o non hai iniziativa. Permetti agli altri di dirti cosa fare e di prendere decisioni sul lavoro, mentre tu sei il "fattore" che fa le cose.
Al contrario, il termine "proattivo" implica che si anticipano le cose, si trovano nuovi modi di lavorare e si inventano nuove idee da soli. Nessuno ha bisogno di dirti cosa fare perché sei sempre un passo avanti.
Per diventare più proattivi e utilizzare il tuo tempo in modo più produttivo ed efficiente, per non parlare di impressionare di più i tuoi colleghi, ricorda tre punti chiave:
- Chiediti cosa è probabile che accada e fai dei piani per affrontarlo prima che accada.
- Considera il quadro generale e fai i passi necessari in anticipo.
- Mantieni alti i tuoi livelli di energia e il tuo gioco al punto.
Essere proattivi è aiutato da fare qualcosa che ti piace perché vorrai sinceramente essere il migliore in quello che fai.
#7. Ottieni il massimo dal pendolarismo
Indipendentemente da come si arriva al lavoro, che si tratti di guidare, prendere l'autobus, andare in bicicletta, camminare o andare in scooter, l'americano medio trascorre più di 100 ore all'anno facendo il pendolare.
Siamo onesti: sono molte ore e si sommano davvero. Secondo il Ufficio del censimento degli Stati Uniti, più di 139 milioni di lavoratori hanno fatto il pendolare nel 2014. Ci vogliono in media 26 minuti per andare al lavoro ogni giorno, cinque giorni alla settimana, 50 settimane all'anno.
In un anno, ciò equivale a 29.6 miliardi di ore, 1.2 miliardi di giorni o 3.4 milioni di anni trascorsi in pendolarismo. Considera cosa potresti ottenere con così tanto tempo. Invece, sei bloccato su un treno o bloccato nel traffico.
Il tuo tragitto giornaliero, invece, è inevitabile; dobbiamo tutti andare al lavoro e, sebbene sia un lavoro ingrato, hai la capacità di trasformarlo in un momento produttivo durante il giorno. Non intendiamo scorrere il feed delle notizie di Facebook; intendiamo iniziare presto la giornata lavorativa.
Potresti, per esempio,
- Organizza la tua giornata – abbiamo già detto quanto sia importante questo punto per la tua produttività, quindi perché non farlo mentre vai al lavoro?
- Rispondi alle email – Inizia la giornata rispondendo a tutte le e-mail che consumano il tuo tempo come prima cosa al mattino. Quando arriverai in ufficio, potrai iniziare le tue attività con una casella di posta pulita... davvero interessante, vero?
- Trascorri del tempo ad alimentare la tua carriera con l'autoapprendimento– Ascolta un podcast rilevante o leggi le notizie più recenti nel tuo campo. Ti istruirai e farai funzionare il tuo cervello il prima possibile.
#8. Riduci le distrazioni
Per aumentare la tua produttività sul lavoro, devi eliminare tutte le cose che consumano il tuo tempo. Potrebbero essere e-mail, notifiche telefoniche o social media per molti di noi. Siamo tutti così abituati a essere costantemente online, telefoni in mano e guardare qualcosa che perdiamo la cognizione del tempo.
È anche molto facile essere distratti dai colleghi durante il lavoro. Uno vuole prendere un caffè con te e l'altro è semplicemente "entrato" per una chiacchierata, il tutto mentre cerchi di concentrarti e finire il tuo lavoro. Tutte queste interruzioni causano un cambiamento nei modelli di lavoro e una diminuzione della produttività.
Quindi, come puoi evitare queste distrazioni? Per cominciare, impara a lavorare in modo più intelligente piuttosto che più difficile e inizia a stabilire dei limiti. Questo potrebbe includere:
- Stabilire orari d'ufficio per far sapere alle persone quando sei e non sei disponibile entro
- disattivare le notifiche del telefono.
- Dedica del tempo a controllare i social media e le e-mail in modo da non farlo mentre lavori su qualcos'altro.
- Per ottenere il massimo dalla tua giornata e ridurre al minimo le distrazioni, utilizza strumenti come le funzionalità di pianificazione e modalità di lavoro di BlockSite per lavorare e fare pause pianificate. Bloccano i siti Web che rubano la tua attenzione e quindi influiscono negativamente sull'aumento della produttività sul posto di lavoro.
Riducendo le distrazioni, noterai quanto velocemente aumenterà la tua produttività e non c'è sensazione migliore che sapere, alla fine di una lunga giornata di lavoro, di aver completato tutto ciò che dovevi fare.
#9. Dormire a sufficienza
Lo sapevi che il 70% degli americani ammette di appisolarsi al lavoro? Secondo un sondaggio condotto da William A. Anthony, Ph.D., psicologo clinico e direttore del Center for Psychological Rehabilitation della Boston University, gli americani dormono mentre lavorano semplicemente perché ne hanno bisogno. Le persone non dormono abbastanza a causa dei pendolari mattutini, dei lunghi orari di lavoro e delle troppe responsabilità a casa.
Siamo tutti consapevoli che non dormire a sufficienza influisce sulle nostre prestazioni in tutti gli aspetti della nostra vita. Tuttavia, ha un impatto ancora maggiore sulla nostra produttività sul posto di lavoro perché la mancanza di sonno colpisce la corteccia prefrontale, che ci aiuta con compiti che richiedono ragionamento logico e pensiero complesso e ci danneggerà quando tentiamo di completare tali compiti.
Di conseguenza, è fondamentale dormire tutti a sufficienza ogni notte per mantenere la massima produttività. Se sei un adulto di età compresa tra 26 e 64 anni, ciò significa dormire tra le 7 e le 9 ore a notte, secondo la National Sleep Foundation.
# 10. Stabilire scadenze autoimposte
Mentre di solito associamo lo stress alla negatività, un livello gestibile di stress autoimposto può effettivamente essere utile in termini di concentrazione e di assistenza nel raggiungimento dei nostri obiettivi.
Prova a fissare una scadenza e rispettarla per attività o progetti a tempo indeterminato. Potresti essere sorpreso di quanto puoi essere concentrato e produttivo quando guardi l'orologio.
# 11. Rifiuta semplicemente le riunioni
Gli incontri sono una delle attività che richiedono più tempo, eppure continuiamo a prenotarli, a parteciparvi e, inevitabilmente, a lamentarci.
Secondo Atlassian, l'impiegato medio spreca più di 31 ore al mese in riunioni inefficienti.
Prima di pianificare la tua prossima riunione, valuta se puoi raggiungere gli stessi obiettivi o attività tramite e-mail, telefono o una riunione basata sul Web (che potrebbe essere leggermente più produttiva).
# 12. Lascia cadere l'illusione della perfezione
Gli imprenditori spesso si fissano sul tentativo di perfezionare un compito; tuttavia, niente è mai perfetto. Invece di perdere tempo a inseguire questa illusione, completa il tuo compito al meglio delle tue capacità e vai avanti.
È meglio finire il compito e toglierlo dal piatto; puoi sempre tornare indietro e regolarlo o migliorarlo in seguito.
# 13. Lavora con incrementi di 90 minuti
I ricercatori della Florida State University hanno scoperto che gli artisti d'élite (atleti, giocatori di scacchi, musicisti, ecc.) che lavorano con incrementi di 90 minuti sono più produttivi di quelli che lavorano per più di 90 minuti. Hanno anche scoperto che i migliori artisti lavorano non più di 4.5 ore al giorno. Per me va bene!
# 14. Crea qualcosa di carino da guardare per te stesso
Sebbene possa sembrare improbabile, alcune ricerche indicano che arredare un ambiente di lavoro con elementi esteticamente piacevoli, come le piante, può aumentare la produttività fino al 15%.
Decora il tuo ufficio con foto, candele, fiori o qualsiasi altra cosa che ti renda felice.
# 15. Ascolta musica per aumentare la produttività
Le distrazioni dovrebbero essere evitate, ma la musica in sottofondo a volte può aiutarti a concentrarti.
Certo, non deve essere per forza musica rock pesante, ma un po' di Beethoven potrebbe aiutare.
#16. Pianifica in anticipo come darai la priorità alle tue attività
Puoi assicurarti di completare tutte le tue attività più importanti durante il giorno elencandole in ordine di importanza.
#17. Combina attività correlate in un unico batch
Scrittura di blog, telefonate, e-mail e commissioni possono essere combinati in un unico batch. Completando compiti simili in una singola sessione, risparmierai tempo. Todoist, un'app che può aiutarti a organizzare tutte queste cose, è un'opzione. È un modo semplice e veloce per pianificare la tua giornata, impostare promemoria e organizzare tutte le tue attività più importanti in un unico posto.
#18. Premiati per aver completato un compito importante
Premiati ogni tanto per rimanere motivato in qualunque cosa tu faccia.
Tieni traccia e celebra le tue piccole vittorie e traguardi. Quindi, ogni volta che sei scoraggiato dai tuoi progressi, puoi guardare indietro e vedere quanto lontano sei arrivato!
# 19. Tieni sempre un taccuino e una penna a portata di mano
In questo modo, puoi annotare le tue idee, cose da fare e pensieri in qualsiasi momento. L'importante è togliere tutto dalla testa e metterlo su carta. Il tuo subconscio non te lo ricorderà ogni secondo.
Un'altra cosa a cui pensare è scaricare l'app Evernote. Questo non solo ti farà risparmiare inchiostro e carta, ma ti permetterà anche di annotare appunti e pensieri e condividerli con il team. Se sei il tipo di persona che ha molte idee da condividere, questo può essere utile in alcune situazioni.
# 20. Crea un blog per documentare la tua crescita personale e i tuoi risultati.
Il blog ti tiene responsabile del lavoro costante sull'auto-miglioramento e sulla crescita personale.
Quando scrivi tutti i tuoi piccoli risultati, diventi più motivato ad andare avanti.
#21. Per quanto possibile, esternalizza
Impara a delegare o esternalizzare il lavoro se vuoi ottenere di più in meno tempo. Ecco alcune aziende che possono assisterti nell'esternalizzazione delle tue attività quotidiane:
- Ricevi venerdì
- Upwork
- Guru.com
- Script Lancle
#22. Consuma podcast
Mentre guidi per andare al lavoro, pulisci la casa, fai esercizio o cucini la cena, ascolta podcast o audiolibri educativi.
L'apprendimento audio ha il potenziale per prolungare la giornata di diverse ore. Per non parlare del fatto che il tuo cranio te ne sarà grato.
I migliori strumenti di produttività del 2023
Nel mondo frenetico e frenetico di oggi, potresti aver bisogno di alcuni strumenti per aiutarti a massimizzare il tuo tempo e completare le attività in un ragionevole lasso di tempo.
Questi strumenti aiutano ad aumentare la nostra produttività perché è difficile rimanere in pista quando ci destreggiamo tra più compiti e responsabilità. Quindi, per fortuna, ci sono app e servizi disponibili per aiutarci.
Gli strumenti di produttività sono adattati a vari stili di vita e interessi. Ecco i nostri 5 migliori strumenti e servizi per aiutarti a ottimizzare il tuo tempo e fatica.
Qualsiasi.do:
Questa app combina elenchi, promemoria, calendari, note e sincronizzazione cloud. Ti consente di rimanere organizzato e ottenere molto di più. Non sei ancora convinto? Ha anche vinto premi, il che dimostra quanto sia buono.
Nozione:
Notion è essenzialmente tutto ciò di cui hai bisogno in un unico strumento. Se hai problemi a ricevere un gran numero di e-mail o semplicemente hai bisogno di organizzarti, Notion può aiutarti. Analizza e assegna la priorità alle e-mail per te utilizzando l'intelligenza artificiale e un algoritmo proprietario.
Orologio:
Questo strumento ti aiuta a tenere traccia di tutto il tuo tempo e fornisce informazioni dettagliate sulle prestazioni di produttività. Puoi scegliere di monitorare automaticamente il tuo tempo o inserirlo manualmente per vedere quanto sei stato produttivo. Puoi anche generare report riepilogativi e dettagliati per tutte le tue attività, sia lavorative che extra lavorative.
Visualizzatore di squadra:
Questo è un software che consente ai team di connettersi in remoto per tenere riunioni online, fare presentazioni online e collaborare a progetti. Uno dei vantaggi più significativi di questo strumento è che supporta desktop e condivisione di file, nonché un controllo remoto. Puoi accedere a tutti i dati sul computer del tuo collega e visualizzare tutti i documenti rilevanti una volta che ti è stata concessa l'autorizzazione.
Evernote:
Uno strumento fantastico per condividere informazioni e prendere appunti veloci mentre si lavora. Queste note possono essere file audio o video, immagini, clip Web o pagine Web e possono essere condivise e accessibili da qualsiasi dispositivo. Per rendere le tue note scritte più concise, puoi aggiungere note "a inchiostro" e disegnare diagrammi, grafici e frecce. PS Se hai bisogno di tenere traccia del tuo tempo e produttività, Clockify ha un'integrazione Evernote che ti consente di tenere traccia del tempo sulle tue note con un solo clic.
Aumentare le domande frequenti sulla produttività
Quali sono i 4 fattori che hanno aumentato la produttività?
I seguenti sono 4 fattori che aumentano la produttività sul posto di lavoro
- Atteggiamento positivo e coinvolgimento del management
- Dipendenti proattivi
- Buone condizioni di lavoro
- Strumenti e attrezzature per aumentare la produttività
Quali sono gli esempi di produttività?
La produttività è la capacità di creare, in particolare con una qualità elevata e un ritmo rapido. Essere in grado di portare a termine progetti di lavoro di alta qualità in un breve periodo di tempo è un esempio di produttività. La produttività può essere misurata dalla velocità con cui una fabbrica di giocattoli può produrre giocattoli.
Qual è la migliore misura della produttività?
Il prodotto interno lordo (PIL) per ora lavorata è una delle misure di produttività più utilizzate e una base per un aumento della produttività sul posto di lavoro. Questa metrica cattura meglio l'uso degli input di lavoro rispetto all'output per dipendente.
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