In genere, quando le operazioni aziendali implicano l'uso, la trasmissione e l'archiviazione di cartelle cliniche e di altro tipo, l'organizzazione deve soddisfare i requisiti per la conformità all'HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act). Per definizione, la conformità HIPAA si riferisce all'adesione a determinati standard normativi per l'uso sicuro e protetto e la divulgazione di informazioni sanitarie protette da parte delle entità coperte e dei soci in affari.
Pertanto, se la tua attività è disciplinata dal HIPAA regole e politiche, devi essere conforme al suddetto regolamento federale per salvare la tua organizzazione da gravi problemi. In breve, devi assicurarti che tutte le informazioni sanitarie gestite dalla tua azienda siano al sicuro e protette dai rischi per la sicurezza informatica.
Continua a leggere questo articolo per scoprire come assicurarti che la tua azienda rimanga conforme HIPAA.
#1. Imposta chiaramente la tua informativa sulla privacy
Come accennato, la violazione delle regole e dei regolamenti HIPAA potrebbe comportare il pagamento di pesanti multe e sanzioni. Non solo, ma può anche mettere in cattiva luce la tua attività. Per questo motivo, è fondamentale sviluppare una chiara politica sulla privacy per garantire la conformità con il suddetto regolamento federale. Ad esempio, puoi stabilire una politica sulla non vendita di informazioni sanitarie protette a nessuno, comprese le terze parti, o sul divieto di trasmissione di informazioni riservate utilizzando una fonte non protetta.
Ricorda, quando disponi di una chiara politica sulla privacy, puoi aspettarti una stretta aderenza da parte dei tuoi dipendenti, il che ti assicura di rimanere un'entità commerciale conforme all'HIPAA nel tuo stato.
#2. Educare i dipendenti sulla conformità HIPAA
Anche istruire i tuoi dipendenti al riguardo può essere un'ottima idea per garantire la conformità con HIPAA. Puoi farlo implementando una formazione annuale su consapevolezza della sicurezza e altri argomenti relativi alla sicurezza per tutti i tuoi lavoratori che hanno accesso a informazioni sanitarie protette.
Quando disponi di queste sessioni di formazione, la tua organizzazione può assicurarsi che ai tuoi dipendenti venga ricordato come dovrebbero utilizzare, condividere e archiviare informazioni sanitarie protette. Inoltre, conducendo la formazione, possono essere aggiornati con i nuovi protocolli, processi e politiche che possono essere utilizzati per rimanere conformi alle regole e ai regolamenti HIPAA.
#3. Usa il software giusto
Poiché la maggior parte delle informazioni sanitarie protette viene archiviata elettronicamente, la tua azienda deve investire nella giusta tecnologia software per rimanere conforme all'HIPAA. In genere, la conformità a questo regolamento federale significa mantenere tutte le informazioni sensibili riservate e al sicuro da attacchi informatici e violazioni dei dati.
Se le informazioni vengono conservate senza misure di sicurezza, aumenta il rischio che vengano rubate da persone non autorizzate. Quando ciò accade, è più probabile che metteresti in grave pericolo la tua attività pagando multe e altre sanzioni. Per questo motivo, è meglio utilizzare il software giusto in base alle proprie esigenze aziendali. Che si tratti di un programma cloud accreditato da HIPAA o di un server interno, il loro utilizzo può garantire che tutte le informazioni siano sicure e protette contro le minacce alla sicurezza informatica e altri accessi non autorizzati.
Inoltre, se la tua azienda utilizza applicazioni rivolte al Web per gestire informazioni sanitarie protette, devi anche assicurarti che quella che scegli sia dotata di funzionalità di sicurezza avanzate. Verifica se la progettazione, lo sviluppo e l'implementazione delle applicazioni sono privi di vulnerabilità che possono minacciare la tua sicurezza e la conformità con lo statuto federale coinvolto.
#4. Implementare un processo di audit interno
La tua organizzazione deve inoltre sviluppare e implementare un processo di controllo interno per garantire la conformità HIPAA. Quando sarai in grado di controllare il livello di efficacia delle tue attuali politiche sulla privacy e sulla sicurezza, scoprirai se ci sono punti deboli nel tuo sistema e sarai in grado di adottare le misure necessarie per risolverli. Inoltre, è progettato per fornire a te e alla tua azienda l'esperienza, la formazione e il supporto necessari per mantenere riservate e al sicuro le tue informazioni sanitarie protette. Tuttavia, così facendo, devi assicurarti che tutto sia documentato per dimostrare agli auditor e alle autorità di regolamentazione che sei conforme.
Inoltre, è importante ricordare che lo svolgimento di un processo di audit svolge un ruolo fondamentale nel rimanere conformi al suddetto statuto federale. Più controlli le tue politiche di privacy e sicurezza, più hai il controllo su di esse, il che può aiutarti a garantire che la tua azienda soddisfi sempre gli standard appropriati.
#5. Lavora con un team di professionisti
Un altro modo in cui la tua azienda può rimanere conforme al regolamento federale in questione è lavorare con un team di professionisti. A meno che tu non sia un esperto, probabilmente hai bisogno dell'aiuto di altre persone esperte nella gestione di questioni relative alla sicurezza e alla privacy della rete. Questi professionisti possono includere:
Team di sicurezza:
Puoi assumere un team di sicurezza affidabile che sappia come identificare le violazioni dei dati e gli attacchi alla sicurezza informatica, nonché sviluppare protocolli se viene rilevata una violazione. Sebbene sembri corretto aderire rigorosamente alle linee guida HIPAA, l'esperienza e le capacità di un team di sicurezza esperto può darti tranquillità, sapendo che hai persone che monitorano la sicurezza della rete e la privacy di tutte le informazioni sensibili nella tua organizzazione. A parte le strategie generali di protezione dei dati che conosci, incluso l'uso della crittografia e il backup e il ripristino dei dati, puoi garantire la conformità HIPAA assumendo un team di sicurezza che offre funzionalità di sicurezza specializzate, come l'autenticazione federata.
Revisore esterno IT (Information Technology):
Puoi anche lavorare con un revisore IT esterno per aiutare il tuo dipartimento IT interno con l'implementazione di Initial analisi del rischio e altri aspetti della conformità alla sicurezza informatica, come politiche e procedure e scansioni di vulnerabilità.
Avvocato specializzato in conformità HIPAA:
La tua azienda può anche trarre vantaggio dall'avere un avvocato che gestisca i casi sulla conformità HIPAA. Possono aiutarti fornendo preziosi consigli legali, assistenza per l'audit e indicazioni su potenziali rischi ed esposizioni.
Considerazioni finali
In effetti, dato il crescente numero di minacce informatiche al giorno d'oggi, proteggere la tua organizzazione con l'aiuto della conformità HIPAA è diventato più importante. Tuttavia, se ritieni che la tua azienda abbia difficoltà a rimanere conforme a HIPAA, tieni a mente i modi sopra menzionati e sei a posto. Più sai cosa serve per ottimizzare i tuoi sforzi di conformità, più puoi impedire ad altre persone ed entità di minacciare la tua attività. Ricorda, rimanere conformi alle regole e ai regolamenti di detto statuto può contribuire a migliorare la reputazione della tua organizzazione a lungo termine
