L'idea alla base della minimizzazione dei dati è semplicemente quella di raccogliere la quantità minima di informazioni necessarie per raggiungere un obiettivo. Quando un'azienda pratica la minimizzazione dei dati, si limita a elaborare (analizzare) la quantità minima di dati richiesta per fornire informazioni preziose. Inoltre, senza l'autorizzazione dell'interessato (la persona di cui sono state ottenute le informazioni), non dovrebbe essere fatto alcun altro uso dei dati raccolti. A causa del fatto che i dati vengono talvolta raccolti e archiviati a tempo indeterminato, le aziende sono incoraggiate dal GDPR ad aderire ai principi di protezione dei dati, inclusa la minimizzazione dei dati. Per poter applicare la minimizzazione dei dati alla tua azienda, avrai bisogno di una chiara comprensione di questo principio e del motivo per cui la tua azienda ne ha bisogno.
Cos'è la minimizzazione dei dati?
La minimizzazione dei dati, secondo l'International Association of Privacy Professionals (IAPP), è la pratica delle aziende di "raccogliere e conservare solo i dati personali necessari".
Descrive il processo di raccolta solo della quantità minima di dati personali necessari per raggiungere un obiettivo. Minore è la quantità di dati archiviati e conservati dalla tua azienda, minore è il rischio di violazione dei dati
Tuttavia, la minimizzazione dei dati va oltre la semplice riduzione della raccolta dei dati. Limita inoltre l'uso delle informazioni dell'utente da parte della tua azienda. Ad esempio, le aziende dovrebbero raccogliere i dati solo quando sono necessari, tenerli al sicuro fino a quando non sono necessari e quindi eliminarli. Il principio di minimizzazione incoraggia le imprese ad adottare un approccio più approfondito e deliberato alla privacy dei consumatori.
C'è stato un tempo in cui l'inclinazione era quella di accumulare tutto all'infinito. Tuttavia, con lo sviluppo dell'Internet delle cose, le aziende si trovano di fronte a un numero crescente di opportunità per acquisire dati, in particolare informazioni private e di identificazione personale.
Alcune aziende potrebbero conservare i dati nella speranza che possano essere utili in futuro, ma i rischi dell'accumulo di dati sono analoghi a quelli dell'accumulo fisico: pile di rifiuti inutili che rendono più difficile scoprire ciò di cui abbiamo bisogno quando bisogno di essa. Non è solo scomodo e rischioso, ma anche costoso.
Pertanto, i gestori di dati intelligenti si stanno allontanando da una mentalità "salva tutto" e adottano invece una filosofia di minimizzazione dei dati, in cui vengono conservati solo i dati più essenziali.
Principio di minimizzazione dei dati
Sebbene il principio della minimizzazione dei dati possa sembrare semplice, in pratica richiede un cambiamento nel modo in cui le organizzazioni affrontano la raccolta, l'elaborazione, l'archiviazione, la conservazione e l'eliminazione dei dati. Le aziende non erano così diffidenti su quali dati ottenessero, dove li archiviassero o per quanto tempo li conservassero prima che la privacy degli utenti diventasse una preoccupazione fondamentale. Ora più che mai, le aziende devono gestire i dati degli utenti in modo da proteggere sia i clienti che l'azienda stessa da eventuali danni.
In parole povere, l'adozione del principio di minimizzazione dei dati è un ottimo modo per affrontare i problemi di privacy. Se la tua azienda non dispone di dati, non c'è nulla da maltrattare. Tuttavia, per eliminare i dati non necessari, devi prima acquisire familiarità con le informazioni a portata di mano. Seguire queste linee guida aiuterà il tuo team a prendere sul serio la minimizzazione dei dati.
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Il Little Blue Book of Privacy Design Strategies elenca le seguenti quattro azioni pratiche come punto di partenza quando si inizia a praticare la minimizzazione dei dati:
#1. Selezionare
La minimizzazione dei dati non preclude alla tua azienda la raccolta dei dati. Invece, la tua organizzazione deve raccogliere dati per importanti esigenze aziendali. In Europa, ad esempio, la raccolta dei dati è consentita solo se dispone di una base giuridica conforme al GDPR per l'elaborazione. Ci sono un totale di sei giustificazioni legali per il trattamento dei dati ai sensi del GDPR:
- Consenso.
- Requisiti legali.
- Legittimo interesse
- Esecuzione di un contratto.
- Interesse pubblico.
- Interesse vitale.
Inoltre, la tua azienda non dovrebbe utilizzare tali informazioni per altri obiettivi per i quali i clienti non hanno dato la loro approvazione, inclusa la pubblicità mirata. Gli utenti dovrebbero essere in grado di prevedere ragionevolmente che la tua azienda utilizzerà i loro dati in un certo modo. Scegliendo solo le informazioni realmente necessarie, la tua azienda può evitare di raccogliere più dati di quanti ne possa gestire e di utilizzarli per scopi segreti.
#2. Escludere
Limitare la quantità di dati raccolti dalla tua azienda impedirà anche di accumulare più dati di quanti ne possa gestire. Le grandi aziende tecnologiche stanno iniziando a capire quanto sia difficile gestire l'accumulo di enormi oceani di dati mantenendo la privacy dei clienti. Per questo motivo, è fondamentale per le aziende raccogliere la quantità minima di informazioni necessarie per raggiungere un determinato obiettivo.
Ad esempio, potresti aver bisogno di ottenere gli indirizzi dei consumatori se la tua azienda distribuisce loro cose. Tuttavia, non dovresti chiedere il loro numero di previdenza sociale. Questo può sembrare un semplice esempio, ma evidenzia quanto sia fondamentale determinare quali tipi di dati sono pertinenti alla tua azienda, quali no e perché.
La tua azienda e i tuoi clienti saranno protetti dalle violazioni della privacy se raccogli solo i dati assolutamente essenziali.
#3. Striscia
È possibile che alcuni pezzi di dati non debbano ancora essere spinti più a valle nella struttura dei dati dopo aver scelto le categorie di dati da raccogliere ed aver eliminato i dati irrilevanti dalla raccolta.
Ad esempio, i processori di carte di credito spesso richiedono solo il codice postale di un indirizzo per confermare la proprietà della carta. In una situazione come questa, gli esperti di privacy possono sforzarsi di rimuovere tutte le informazioni che potrebbero essere utilizzate per identificare l'utente dai dati dell'indirizzo inviati al backend, lasciando solo il codice postale.
Specifiche multe GDPR sono state imposte in Europa per "mancato rispetto dei principi di minimizzazione dei dati". La minimizzazione dei dati è ancora un'ottima pratica aziendale per garantire che le operazioni sui dati di un'azienda siano snelle, efficienti ea basso rischio, anche se non esistono ancora sanzioni comparabili ai sensi del CCPA della California o di altre leggi sulla privacy degli Stati Uniti.
#4. Distruggere
Una parte cruciale della minimizzazione dei dati è la cancellazione dei dati (cancellazione dei dati). Il GDPR impone alle aziende "di raccogliere solo i dati personali di cui hanno veramente bisogno e di conservarli solo per il tempo necessario". Ciò significa che le aziende devono essere scrupolose nel determinare i tempi di conservazione dei dati dei clienti.
I dati dovrebbero essere correttamente cancellati una volta raggiunto l'uso aziendale previsto poiché ha raggiunto la fine del suo ciclo di vita. Anche se la cancellazione efficiente dei dati è spesso più difficile della semplice cancellazione dei valori delle celle, la tua azienda non dovrebbe conservarli se non ha più bisogno delle informazioni. Questo vale anche per le copie di backup; anche se devono essere ripuliti al termine di un periodo di conservazione specificato.
Seguendo questi principi di minimizzazione dei dati, la tua azienda può rimanere conforme alle leggi internazionali.
Quali sono i 3 punti di minimizzazione dei dati?
- Adeguate – abbastanza per raggiungere lo scopo dichiarato;
- Pertinente – è logicamente correlato a tale scopo; E,
- Limitato solo a ciò che è necessario, – Conservi solo ciò che è necessario per lo scopo dato.
Qual è il vantaggio della minimizzazione dei dati?
Per ridurre al minimo la raccolta dei dati, le organizzazioni devono valutare attentamente di quali informazioni hanno bisogno e perché ne hanno bisogno. I tuoi sistemi di dati rimarranno conformi e ben organizzati e, di conseguenza, la credibilità della tua azienda aumenterà. Gli utenti, d'altra parte, ora hanno più voce in capitolo sulle loro informazioni e protezioni secondo le nuove regole sulla privacy.
I principali vantaggi dell'adozione della minimizzazione dei dati in un'azienda includono;
- Riduce il costo di archiviazione dei dati
- Migliora lo stato di sicurezza dei dati
- Rafforza le protezioni della privacy dei dati
- Semplifica i processi aziendali
- Sostiene il rispetto delle normative sui dati
Cos'è la minimizzazione dei dati rispetto all'anonimizzazione?
La minimizzazione dei dati è la pratica di raccogliere o conservare il minor numero possibile di dati. L'anonimizzazione, d'altra parte, si riferisce all'alterazione dei dati che un'azienda ha con l'obiettivo di rendere improbabile la reidentificazione.
Qual è il metodo migliore per prevenire la perdita di dati?
Di seguito sono riportati alcuni dei modi migliori per prevenire la perdita di dati;
- Fai un backup dei tuoi file o dati
- Proteggi il tuo hardware
- Mantenere un computer ordinato
- Educare il personale sui pericoli delle fughe di informazioni
- Utilizzare il software per la protezione antivirus e anti-malware
- Crea solide policy di sicurezza per endpoint e dispositivi
- Assicurati di crittografare qualsiasi informazione privata o importante
- Aggiorna frequentemente il tuo programma.
Qual è la differenza tra limitazione delle finalità e minimizzazione dei dati?
Limitazione dello scopo: utilizzare le informazioni personali solo per il motivo previsto per il quale sono state ottenute o per scopi aggiuntivi compatibili. Minimizzazione dei dati significa trattare solo i dati personali necessari, pertinenti e sufficienti per le finalità da te richieste.
Come applicare la minimizzazione dei dati alla tua azienda
#1. Raccolta dati ristretta
Devi prima decidere di quali informazioni ha bisogno la tua azienda per operare perfettamente. Nel frattempo, se desideri analizzare solo i dati più rilevanti, comunque li definisci, dovrai perfezionare i tuoi metodi di raccolta dei dati. È essenziale limitare l'accesso alle informazioni sensibili nei dati archiviati. Le informazioni a cui una segretaria ha accesso su un cliente sono diverse da quelle di un venditore o di un agente dell'assistenza clienti. Quindi, restringi il campo. Assicurati che ogni utente abbia accesso solo alle informazioni di cui ha bisogno per completare le proprie attività.
#2. Verifica e controllo degli utenti
La maggior parte delle procedure di raccolta di dati in blocco opera sulla base del presupposto che gli utenti inviino dati utili e pertinenti in gran numero. In realtà non è così. Molte aziende, dalle piccole startup alle multinazionali giganti, raccolgono inconsapevolmente molti dati dannosi. Semplicemente esistendo sui sistemi aziendali, i dati in tuo possesso potrebbero essere falsi o incondizionati, rappresentando un rischio per tutte le parti.
Al fine di eliminare le informazioni non necessarie, strategie affidabili di minimizzazione dei dati implementano procedure di verifica e screening degli utenti. Se un servizio di ridesharing disponesse di tali misure, potrebbe notare un richiedente con una storia di crimini violenti che tenta di utilizzare un'identità falsa.
Con queste procedure di valutazione di base in atto, le aziende otterranno solo informazioni da fonti affidabili che sono effettivamente utili.
#3. Gestione progressiva dei dati
Molte aziende trascurano il fatto che i dati degli utenti diventeranno obsoleti nel tempo. Ciò porta a database che vengono gonfiati con dati inutili o falsi. Ciò mette sotto pressione i vostri sistemi IT e distorce i risultati di qualsiasi analisi aziendale condotta con le informazioni.
I piani per la minimizzazione dei dati che incorporano processi di revisione progressivi aiutano gli utenti a mantenere l'accuratezza e l'aggiornamento dei dati, evitando così questo problema. Questo metodo semplifica lo sviluppo dei database di report rendendoli più reattivi all'input dell'utente. Con l'aumentare della quantità di dati dei clienti, ciò aiuta l'azienda a risparmiare denaro e fatica a lungo termine, riducendo al contempo i rischi.
#4. Cancellazione strategica
La minimizzazione dei dati si basa in gran parte sulla pratica della cancellazione selettiva per scopi strategici. Nel moderno mercato digitale in continua evoluzione, l'utilità di ogni dato dei consumatori si esaurisce rapidamente. Per mantenere l'utilità e la sicurezza dei propri dati, le aziende dovrebbero rimuovere regolarmente i vecchi record dai propri server. I processi di cancellazione sono una parte essenziale di qualsiasi strategia di minimizzazione dei dati.
Le scelte aziendali in corso dovrebbero sempre tenere conto dell'identificazione di nuovi tipi di dati necessari all'azienda e della rimozione di tipi di dati non più utili per l'azienda.
Quando conservi le informazioni, apri la porta a violazioni della sicurezza, informazioni non verificate e altre minacce. Non puoi evitare completamente questi pericoli. Tuttavia, le aziende che adottano efficaci misure di minimizzazione dei dati possono migliorare l'efficienza dei processi di raccolta dei dati, accumulare informazioni più utili e ridurre l'esposizione al rischio.
Quali sono gli esempi di minimizzazione dei dati?
Il principio di minimizzazione dei dati stabilisce inoltre che questa raccolta di dati deve essere necessaria per raggiungere l'obiettivo del trattamento. Ad esempio, l'obiettivo di raccogliere informazioni biometriche come parte di un controllo delle impronte digitali alla porta di un edificio è impedire l'ingresso di persone non autorizzate.
Principi di protezione dei dati
Esiste una correlazione diretta tra i principi fondamentali del GDPR e le numerose normative sulla protezione dei dati e sulla privacy. Una comprensione più approfondita dei principi di protezione dei dati ti aiuterà nei tuoi sforzi per aderire al Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR).
Il regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) è un insieme di regole su come le informazioni personali possono e devono essere trattate, sulla base di sette principi sulla privacy. Comprendere i sette principi guida del GDPR è il primo passo per padroneggiarne leggi e regolamenti.
I 7 principi di protezione dei dati;
- Legalità, Correttezza e Trasparenza
- Limitazione dello scopo
- Minimizzazione dei dati
- Precisione
- Limitazioni di archiviazione
- Integrità e Riservatezza
- Responsabilità
Conclusione
Le organizzazioni dovrebbero raccogliere e conservare solo i dati di cui hanno effettivamente bisogno, quindi cancellare il resto. Il valore dei dati diminuisce rapidamente, quindi conservarli "per ogni evenienza" è una scelta rischiosa.
La minimizzazione dei dati è un principio fondamentale di protezione della privacy che può essere utile per garantire che i processi di raccolta, archiviazione e cancellazione dei dati siano intenzionali e legali. Incorporare questa procedura in tutti gli aspetti delle operazioni sui dati non solo ti aiuterà a salvaguardare la privacy dei tuoi consumatori, ma ridurrà anche eventuali rischi potenziali e multe elevate per la tua azienda.
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