È fondamentale per legge che ogni azienda registri le informazioni relative alla propria azienda e si può ottenere ciò con un registro aziendale. Un registro aziendale è essenziale per ogni azienda per registrare le informazioni. Qui in questo articolo, descriviamo un registro aziendale e un modello per LLC e come ottenerlo.
Cos'è un registro aziendale
Un registro aziendale è un libro che le aziende utilizzano per registrare tutti i documenti necessari. Un registro aziendale contiene
- Atto costitutivo,
- Statuto,
- Verbale della riunione
- Il registro dei certificati azionari
- Certificati azionari
- Matrici di certificati azionari
- Documentazione di trasferimento di magazzino
È importante conservare il registro aziendale della tua organizzazione presso la sede centrale.
Puoi anche conservare i record della tua azienda "nel cloud", ma devi assicurarti che il tuo server sia sicuro perché questi record possono contenere dati sensibili e procedure proprietarie.
Importanza del registro aziendale
Un registro aziendale è significativo ed essenziale da tenere in ogni azienda. L'importanza non può essere indebolita ed è per questo che discuteremo il motivo per cui un registro aziendale è una necessità per tutte le società.
#1. Prove Storiche.
Un registro aziendale può fungere da registro storico delle transazioni commerciali significative che si sono verificate nel corso di un'organizzazione, inclusi, ma non limitati a, acquisizioni, vendite, prestiti e locazioni significative.
Può anche aiutare a prevenire le obiezioni degli azionisti di minoranza e supportare i passaggi che possono seguire in caso di audit IRS.
#2. Una verifica fiscale.
Uno dei primi elementi che un agente dell'IRS richiederà di esaminare durante un audit IRS di una società è il registro aziendale. La società si troverà nella scomoda situazione di dover aggiornare il registro aziendale prima dell'audit se non è stato aggiornato o mantenuto.
Aggiornare il libro dei verbali in tempo per l'audit può essere un compito costoso e difficile, a seconda di quanto sia obsoleto. Un funzionario o un direttore può supportare il loro buon comportamento e l'adempimento dei propri obblighi e responsabilità nei confronti dell'organizzazione tenendo un libro dei verbali aziendale aggiornato.
#3. Valutazione di terze parti
Le banche e gli istituti di credito richiedono spesso di esaminare il libro dei verbali di una società, o per lo meno il suo statuto, lo statuto e i verbali delle riunioni più recenti o le risoluzioni di consenso. E rappresenterà una potenziale minaccia se non è disponibile o aggiornato perché quando si tenta di ricostruire ciò che è realmente accaduto in un dato anno in un secondo momento, il mancato mantenimento di un libro dei verbali aggiornato può creare problemi.
Quando si cerca di commemorare un evento accaduto diversi anni fa, è normale che azionisti, direttori e funzionari non siano d'accordo su cosa sia successo, quando sia successo e perché. L'aggiornamento annuale del libro dei verbali aiuta a evitare questo problema.
Nonostante il fatto che i criteri precisi possano variare leggermente in base al tuo stato e al settore in cui lavori, ci sono una serie di documenti che tutte le organizzazioni devono avere nei propri registri. Tuttavia, in generale, queste sono alcune delle cose che dovresti menzionare:
Registro aziendale per LLC
Una scelta comune per le aziende è una LLC perché un registro LLC è più semplice di altre formalità aziendali.
Un registro aziendale per LLC può richiedere meno scartoffie, ma deve comunque rispettare alcune linee guida per mantenere il suo stato di responsabilità limitata (i documenti richiesti variano in ogni stato a seconda delle loro leggi).
Ogni registro aziendale per LLC dovrebbe almeno tenere e conservare i seguenti registri perché tenere buoni registri ti aiuta a tenere traccia dei tuoi progressi. Ogni azienda avrà un sistema di registrazione unico che si adatta a loro. Puoi realizzare i tuoi piani purché siano legali e funzionali.
L'IRS stabilisce le norme relative al periodo di tempo in cui è necessario conservare i registri, in particolare quelli che riguardano questioni fiscali. Sette anni è la durata più lunga. Pertanto, a meno che non vi sia una buona ragione commerciale per non farlo, si consiglia generalmente di conservare tutti i registri per sette anni.
Mantenendo questi registri, proteggi il tuo "velo aziendale", che creditori e parti in causa potrebbero altrimenti tentare di sfruttare dimostrando che hai ignorato il protocollo aziendale. Potrebbero persino tentare di impossessarsi della tua proprietà privata come parte dell'accordo.
Cosa dovrebbe contenere il registro aziendale per LLC
Il registro aziendale deve contenere alcuni documenti da presentare all'ufficio del Segretario di Stato quando si forma una LLC.
Ogni LLC dovrebbe conservare una copia dei suoi documenti di fondazione. Questi sono noti come articoli di organizzazione nella maggior parte degli stati. Includeranno almeno quanto segue:
- Nome della LLC
- Gli obiettivi dell'azienda
- Recapito di lavoro
- Nome e indirizzo dell'agente registrato della LLC.
Gli unici altri record che devi conservare in genere per lo stato sono i rapporti annuali e biennali. È necessario conservare una copia di ciascun documento se si apportano modifiche.
Riceverai anche un certificato o altro documento simile dal Segretario di Stato che riconosce la creazione della tua LLC; dovresti conservarlo con la tua documentazione di formazione.
#1. Accordo Operativo
Il registro della cooperazione dovrebbe contenere anche l'accordo operativo. L'accordo operativo per una LLC è un documento chiave che descrive come gestisci la tua azienda. Dovresti conservarne una copia nella sede principale dell'azienda, insieme a qualsiasi modifica. In genere, l'accordo operativo includerà i seguenti dettagli:
- Investimento di capitale che ciascun membro effettua e comprensione in merito a contributi aggiuntivi (se presenti).
- Il processo di allocazione degli utili e delle perdite.
- La capacità di ogni membro di ricevere pagamenti.
- Diritto di voto per i membri.
- Procedure per l'ammissione e il recesso dei soci nuovi e di ritorno.
#2. Informazioni sui membri e sulla direzione
Informazioni sui membri e sul management: è importante mantenere aggiornate le informazioni sui membri e sul manager. Il minimo indispensabile è tenere un elenco di tutti i membri attuali ed ex, completo di nomi e indirizzi. Anche i gestori dovrebbero conservare le stesse informazioni.
#3. Verbale di riunione
La maggior parte delle LLC non è tenuta dalla legge statale a tenere riunioni, secondo i verbali delle riunioni. Tuttavia, un mandato per le riunioni potrebbe essere inserito nell'accordo operativo. La migliore linea d'azione in questa situazione è chiedere a qualcuno di registrare verbali precisi della riunione che includano i seguenti dettagli:
- I nomi dei partecipanti.
- Le decisioni vengono prese attraverso i voti.
- Ogni ulteriore informazione utile.
Anche se le riunioni non sono richieste, alcune leggi statali potrebbero richiedere di registrare il procedimento per iscritto.
#4. Finanze e tasse
Bilanci, documenti finanziari e contratti commerciali che una LLC sviluppa devono essere conservati per un minimo di tre anni.
#5. Dichiarazioni dei redditi
Negli ultimi tre anni, l'IRS ha avuto il diritto di controllare qualsiasi dichiarazione dei redditi. Tutte le dichiarazioni dei redditi LLC a livello federale, statale e locale devono essere conservate almeno per quel tempo. Se si sospetta una frode, esiste una scappatoia legale senza prescrizione, quindi dovresti conservare i tuoi documenti fiscali per sempre.
Tutti i registri pertinenti devono essere conservati come spese, crediti e entrate relativi alle tasse. Conservare quanto segue per almeno tre anni fa parte di questo.
- Ricevute di deposito per l'azienda.
- Rendiconti per tutti i conti che utilizzano carte di credito.
- Tutta la fattura.
- Gli assegni erano nulli.
- Spese pagate.
Il pagamento delle tasse sul lavoro è necessario se la tua LLC impiega dipendenti. L'IRS consiglia di conservare tutti i documenti fiscali sul lavoro per almeno quattro anni. Inoltre, è necessario conservare i moduli W-4, le informazioni di pagamento, le informazioni di pagamento e le informazioni personali.
Modello di registro aziendale
Un modello di registro aziendale contiene il formato e le informazioni che un record aziendale dovrebbe contenere. Può essere facilmente accessibile e utile, soprattutto come guida. Un modello di registro aziendale originale dovrebbe avere dove è necessario registrare tutti i lavori cartacei necessari come
- I tuoi documenti di costituzione (e le eventuali modifiche ad essi)
- Il tuo statuto aziendale per iscritto
- Verbale della riunione del consiglio di amministrazione e dell'assemblea annuale degli azionisti
- Restituzione delle imposte sul reddito (e documenti di prova per eventuali detrazioni effettuate)
- Registri delle imposte sul lavoro
- Un elenco delle tue risoluzioni (decisioni significative prese dal consiglio), come quelle riguardanti l'acquisto dell'immobile, le modifiche alle regole del consiglio e un numero considerevole di licenziamenti o assunzioni
- Una copia di ciascuno dei tuoi rapporti annuali
- Dati sulle borse (e altri titoli)
- Record monetari
- Estratti conto carte di credito ed estratti conto bancari
- Dati del personale (assunzioni, licenziamenti, candidati
I tempi trascorsi in riunioni di lavoro o professionali sono documentati nei verbali aziendali. Affinché una società mantenga il proprio status legale, deve registrare questi verbali in archivio. In particolare, questo vale per le organizzazioni a responsabilità limitata o senza scopo di lucro. Una registrazione formale di questi verbali aziendali garantirà che la tua organizzazione rispetti la legge e possa mantenere il suo carattere aziendale unico.
Il documento del verbale aziendale dovrebbe includere i dettagli della riunione. Questo conterrà informazioni sull'ora e sul luogo della riunione, nonché sul suo obiettivo. Se necessario, è possibile includere i risultati della riunione. Ai fini della tenuta dei registri, il modulo dovrebbe includere anche il nome e le informazioni di contatto della persona che lo compila. Per tutto il tempo in cui la società è in funzione, qualsiasi verbale aziendale dovrebbe essere conservato nei registri.
Quando dovresti utilizzare un modello di verbale aziendale?
Se devi scrivere ciò che è stato discusso durante la tua riunione e le decisioni che sono state prese in un consiglio di amministrazione o in una riunione degli azionisti, dovresti utilizzare un modello di verbale aziendale.
Chi deve conservare i verbali delle riunioni?
Tutte le società C sono tenute dalla maggior parte degli stati a conservare i registri delle decisioni aziendali significative e delle riunioni significative.
Delaware, Kansas, Nevada, North Dakota e Oklahoma sono gli stati che ora non impongono la tenuta dei verbali delle riunioni. I verbali non sono necessari per le aziende organizzate come LLC.
Quali dettagli devono essere registrati nei verbali delle riunioni?
Le informazioni cruciali che sono state scambiate, tutte le scelte significative che sono state fatte e tutte le azioni che sono state compiute dovrebbero essere incluse nei verbali delle riunioni. Sebbene non sia necessario che i verbali siano esatti, devono contenere informazioni sufficienti per fungere da "memoria istituzionale" dell'azienda.
- La data, l'ora e il luogo delle riunioni sono spesso inclusi nei verbali.
- Elenco degli assenti all'assemblea, con indicazione dei nominativi e dell'eventuale assenza ai lavori assembleari
- Eventuali atti di voto e voto di ciascuno
- Quando la riunione è stata convocata per la chiusura
Quali atti o decisioni potresti dover registrare?
Esempi dei tipi di informazioni che dovresti registrare includono:
- Il consiglio di amministrazione e le riunioni degli azionisti si tengono annualmente.
- Presentazione di nuovi ufficiali
- Aumento della retribuzione o assunzione di più personale
- Transazioni monetarie: apertura di nuovi conti bancari, prestiti e carte di credito
nuovo stock viene rilasciato
Come ottenere un registro aziendale
È possibile ottenere un registro aziendale acquistandolo nei negozi. Nonostante il fatto che la maggior parte negozi di forniture per ufficio fornisci i componenti che puoi nei kit aziendali, potresti voler acquistare un "kit aziendale" da una delle numerose aziende.
Assicurati di documentare la prima data di deposito della società, la data di deposito e il pagamento delle tasse. Questi documenti saranno tra i primi che inserirai nel registro aziendale.
Chiedi allo stato un certificato di cibo in piedi. Metti questo nei registri della compagnia. Includere copie dello statuto e di eventuali revisioni depositate, nonché dello statuto.
Fai una copia del tuo statuto e scrivi anche il tuo. Registrare formalmente ogni azione societaria. Ogni azione compiuta dalla società dovrebbe essere supportata da documentazione nel registro.
Come preparare il registro aziendale
È possibile creare i verbali per la riunione inaugurale della società nella prima sezione. Dovrebbe anche includere
- Anche la scelta degli ufficiali e dei direttori.
- La delibera che approva i diritti degli azionisti e l'accordo di voto nei diritti degli azionisti scritti e l'accordo di voto.
- Eventuali contratti iniziali per i servizi che la società ha con avvocati e commercialisti.
Mentre la società è operativa, tieni aperta questa sezione per ospitare tutte le riunioni e la documentazione dei verbali. Allo stesso modo, tieni traccia di eventuali elezioni o dimissioni imminenti qui.
Aggiungi qui tutti i certificati azionari emessi. Il proprietario di ciascun certificato deve essere elencato insieme alla data di emissione del certificato, al destinatario e alle informazioni di contatto (età, residenza, persona fisica o giuridica).
Tieni qui anche eventuali azioni societarie o transazioni con gli azionisti. Includi qui anche quante azioni della società possiede ogni individuo o entità. Anche le modifiche alla condivisione verranno annotate qui.
Includere eventuali prestiti o doni che la società ha ricevuto dai suoi membri, funzionari o direttori. Ciò è particolarmente vero quando il finanziamento viene fornito per la prima volta per l'avvio di un'impresa. Qui è dove puoi documentare le decisioni, i contratti di prestito e la loro accettazione b.
Elenca gli indirizzi dei contabili, degli avvocati, degli agenti assicurativi e di altri professionisti dell'azienda che l'azienda assume per condurre affari. La quarta parte dovrebbe contenere queste informazioni.
Includere il luogo, la data di acquisto e la ricevuta di denaro per acconti e raccoglitori per tutta la documentazione legale e assicurativa.
È necessario documentare ogni acquisizione, vendita, formazione o modifica significativa di una polizza, nonché qualsiasi espansione o cessazione come risoluzione dei funzionari aziendali.
Eventuali accordi tra la società e altre persone o entità devono essere formalizzati utilizzando il sigillo aziendale o un notaio. Includere in quest'area tutti i documenti che hanno questi sigilli.
È necessario un registro aziendale?
Per dimostrare che la società sta operando correttamente in conformità con i requisiti dell'Internal Revenue Service, per stabilire la società come un'entità legale distinta e per sostenere lo scudo aziendale dalla responsabilità, sono necessari i registri aziendali.
Come faccio a scrivere un registro aziendale?
Puoi iniziare a scrivere un registro con i seguenti passaggi. Inizia fornendo il nome effettivo della tua azienda e la data, l'ora e il luogo della riunione.
- È importante tenere traccia di chi partecipa. Prendere nota di tutti i partecipanti che non sono presenti. Chiunque arrivi in ritardo o parta in anticipo dovrebbe essere notato. Tieni traccia del facilitatore della riunione e della presenza o meno del quorum.
- Prendere nota degli obiettivi dell'assemblea, come l'elezione di nuovi dirigenti, l'emissione di azioni, la discussione dell'attività finanziaria, l'assemblea annuale degli azionisti o dei direttori o l'assunzione di nuovi dipendenti.
- Ricapitolare la discussione dei punti all'ordine del giorno. Prendi nota di tutti i documenti che i partecipanti stanno esaminando. Allegare al verbale copia della documentazione.
- Devi tenere traccia di tutti i voti che hai.
- Prendere nota dell'ora di rinvio, nonché dell'ora e della data della prossima riunione.
- Completa il verbale della riunione digitando le note della riunione
- Segui i requisiti della tua azienda per chi deve rivedere la bozza di osservazioni.
- I verbali vengono spesso distribuiti al consiglio prima della riunione successiva.
- Il punto "voto a favore" è solitamente il primo punto all'ordine del giorno della riunione successiva. Controlla la politica della tua azienda per vedere chi deve firmare i verbali della riunione.
- I verbali approvati devono essere conservati nello stesso posto degli altri documenti aziendali importanti.
I libri aziendali hanno bisogno di un sigillo?
Il sigillo aziendale funge da marchio ufficiale della società. Il sigillo aziendale funge da firma della società. Ogni documento legale o ufficiale emesso dalla società richiede un sigillo aziendale.
Tuttavia, quando un'azienda è diventata più flessibile e la tecnologia ha introdotto l'era digitale, il sigillo aziendale è diventato obsoleto e, in una certa misura, un peso. Le società, le LLC e gli stati negli Stati Uniti non sono più tenuti ad avere un sigillo aziendale. Nonostante il fatto che un tempo per le società fossero richiesti certificati azionari ufficiali e un sigillo aziendale, come speroni su uno stivale, questi manufatti storici non sono più funzionali o significativi.
L'autorità legale di un sigillo aziendale è ancora ampiamente riconosciuta dagli stati, ma la tecnologia moderna ha portato a una diminuzione di questi poteri e il sigillo aziendale ei certificati azionari ufficiali alla fine diventeranno obsoleti.
Qual è lo scopo di un sigillo aziendale?
A seconda della legge statale, l'utilizzo di una società o di un sigillo aziendale può avere diverse ramificazioni legali. Può essere visto come una prova che il documento è stato autorizzato, o può fornire una prova della validità di un documento, ma potrebbe non essere una prova sufficiente in sé e per sé per sostenere l'autenticità del documento. Ed è possibile che sia solo un atto simbolico senza alcuna influenza sulla sua legittimità.
Come dovrebbe essere un sigillo aziendale?
I sigilli aziendali hanno in genere una faccia circolare di 38 mm con spazio per un massimo di 50 caratteri. Deve contenere
- Il nome legale della società
- Il tipo di attività (un'abbreviazione come LTD invece di LIMITED sarebbe accettabile)
- Anno di formazione e stato di formazione
Dove si mette il sigillo aziendale?
Considera il sigillo aziendale della tua azienda come la sua firma legale. Puoi mettere il sigillo aziendale sulla sede dell'azienda.
Conclusione
In ogni azienda, la tenuta dei registri è fondamentale. Troverai più facile mantenere registri accurati e completi ora che sei consapevole del valore di un registro aziendale e di come crearne uno. Ricorda che l'aggiornamento del registro della tua azienda è fondamentale se vuoi evitare errori.
FAQ
Chi ha la responsabilità di gestire l'attività di una società?
Una società è gestita dai suoi amministratori e funzionari. Un consiglio di amministrazione è un gruppo di amministratori che lavorano come una squadra. Il consiglio di amministrazione è l'organo di governo della società. Ha l'autorità di esercitare tutte le funzioni della società e gestisce le operazioni e gli affari della società.
Devo registrare il mio nome commerciale?
Per avere un marchio non è necessario registrarlo; i marchi diventano validi una volta utilizzati per scopi commerciali. Tuttavia, la registrazione del marchio offre una protezione più ampia e facilita l'applicazione.
Come si redigono gli atti costitutivi?
- Il nome e l'indirizzo postale della società.
- Nome e indirizzo dell'agente registrato
- Tempi di inclusione
- la natura dell'impresa
- Il tipo e il numero di azioni emesse.
- Poteri di costituzione designazioni
- Righe per la data e la firma
Riferimenti
- PASSAGGI PER AVVIARE UNA LLC negli Stati Uniti: tutto ciò che devi sapere
- FIDUCIA AZIENDALE: definizione, pro e contro e come configurarla
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