Impegno degli stakeholder e la gestione sono fondamentali per definire e raggiungere il successo del progetto. La mappatura degli stakeholder è uno strumento importante per aiutarti in questo. Questo post ti guiderà attraverso il processo passo dopo passo utilizzando un esempio di mappatura degli stakeholder. Imparerai come classificare le parti interessate in base al loro interesse e impatto per identificare attori critici, potenziali sabotatori, sostenitori e perditempo. Seguendo i passaggi descritti in questo articolo, puoi creare un piano solido per coinvolgere le persone più importanti nel tuo progetto: i tuoi stakeholder.
Cosa sono gli stakeholder?
Gli stakeholder possono essere definiti come "Chiunque abbia un interesse nel progetto", anche se questo è un po' ampio. Una definizione più pratica potrebbe essere: "Chiunque possa creare o rovinare il tuo progetto".
Questo insieme di stakeholder più specifici è suddiviso in quattro grandi categorie:
1) Gli sponsor sono spesso coloro che avviano il progetto organizzando le risorse necessarie e assegnando le persone al compito di completarlo. Gli sponsor controllano i requisiti del progetto e, se tali requisiti cambiano, devono guidare il progetto di conseguenza.
2) Il Project Team ha il compito di portare a termine il progetto e di assicurarne il completamento. Il team di progetto è incaricato di sviluppare una soluzione ai requisiti del progetto.
3) Un gruppo di riferimento è composto da persone che i team di progetto devono consultare per arrivare alla soluzione migliore. Assicurano che la soluzione funzionerà correttamente.
4) Gli utenti sono un insieme eterogeneo di individui che traggono vantaggio dalla soluzione del progetto.
Mancia: Anche il Gruppo di Riferimento e alcuni membri del Team di Progetto possono essere classificati come Utenti. Questa è spesso un'idea molto intelligente.
Mappatura degli stakeholder: che cos'è?
La mappatura delle parti interessate è un processo collaborativo di studio, dibattito e discussione che attinge a molti punti di vista per sviluppare un elenco critico di parti interessate da tutto lo spettro delle parti interessate.
La mappatura può essere suddivisa in quattro fasi:
1) Identificazione: un elenco di gruppi, organizzazioni e individui rilevanti
2) Analisi: comprendere i punti di vista e gli interessi degli stakeholder
3) Mappatura: raffigurante i collegamenti tra gli obiettivi e le altre parti interessate.
4) Priorità implica classificare l'importanza degli stakeholder e identificare le sfide.
L'importanza dello strumento di mappatura delle parti interessate
La mappatura delle parti interessate è fondamentale perché le parti interessate sono fondamentali per il successo di un progetto. Di solito ci sono molte parti interessate, il che significa molte aspettative diverse. Avrai difficoltà a connetterti e mantenere soddisfatti gli stakeholder se non mappa la loro influenza e interesse nel progetto.
Tuttavia, è una strada a doppio senso. Una buona comunicazione con le parti interessate fornisce ai project manager le informazioni tanto necessarie sul progetto, che li avvantaggia in vari modi. Aiuta mitigazione del rischio e determinare i veri obiettivi del progetto degli stakeholder.
In altre parole, la mappatura degli stakeholder è il primo passo nello sviluppo di un strategia di comunicazione efficace. I progetti falliranno se c'è poca o nessuna comunicazione. Migliore è la comunicazione, più agevole sarà il progetto e più facile sarà comprendere i desideri dei tuoi stakeholder.
La mappatura degli stakeholder è un altro strumento per gestire le aspettative. Puoi conoscere le prospettive dei tuoi stakeholder sul progetto mappandole. Di conseguenza, man mano che il progetto avanza, un project manager può gestire tali aspettative in modo incrementale, allineandole al progetto in modo che tutti siano d'accordo con i risultati finali.
Un esempio di mappatura degli stakeholder
Le mappe delle parti interessate hanno lo scopo di aiutarti a valutare l'ambiente circostante mostrando chi può supportare o ostacolare il successo del tuo progetto.
L'esempio di mappatura precedente illustra un metodo per creare una mappa di stakeholder. Tieni presente che questo esempio di mappatura degli stakeholder è solo uno dei tanti modi per rappresentare gli stakeholder e il loro effetto.
Sebbene le mappe degli stakeholder possano assumere varie forme e formati, dovrebbero sempre includere le seguenti informazioni:
- Sono semplici da leggere perché il loro obiettivo è quello di essere utilizzati come rapido strumento decisionale.
- Completo, perché solo una comprensione approfondita delle parti interessate essenziali può fornire informazioni utili.
- Le numerose parti interessate sono organizzate in categorie a seconda del tipo, degli interessi reciproci e della quantità di influenza.
Puoi gestire la tua comunicazione con gli stakeholder in quattro modi: gestirli strettamente, mantenerli soddisfatti, tenerli informati o semplicemente monitorarli.
Se uno stakeholder ha una quantità significativa di influenza ma non tanto interesse nel progetto, dovrebbe essere soddisfatto, il che significa che richiede aggiornamenti regolari e la sua opinione è fondamentale.
Uno stakeholder con un alto livello di influenza e interesse deve essere attentamente monitorato. Ciò comporta incontrarsi con loro più frequentemente rispetto al gruppo nella categoria "mantenersi soddisfatti" e anche il loro feedback è essenziale per qualsiasi processo decisionale.
La tua base di consumatori è composta da persone con poca influenza ma molta curiosità. Anch'essi richiedono aggiornamenti sui progressi, ma non così frequentemente come i gruppi "gestisci da vicino" e "mantieni soddisfatto". Quelli con scarso potere e interesse richiedono il monitoraggio, ma probabilmente dovrebbero essere informati solo delle tappe principali del progetto.
Come creare una mappa delle parti interessate
Quando sei pronto per creare la tua mappa degli stakeholder e iniziare il processo di mappatura degli stakeholder, segui i quattro passaggi seguenti:
# 1. Determina gli stakeholder
Un progetto può avere un gran numero di parti interessate. L'elenco che creerai sarà in linea con la tua organizzazione, l'impatto del progetto e i suoi obiettivi. Ciò significa che potrebbe essere necessario rivedere l'elenco durante il progetto.
#2. Esaminare le parti interessate
Il passaggio successivo richiede un'indagine approfondita. Ciò ti consente di determinare quanto sono rilevanti per il progetto e quale prospettiva portano. Definisci il tipo di stakeholder che sono, quanto potrebbero dare al progetto e la loro legittimità nel farlo. Sono disposti a partecipare? Quanta voce e coinvolgimento hanno nel progetto?
#3. Partecipanti su una mappa
Questa è la fase in cui progetti la tua scatola e la dividi in quattro sezioni, con l'asse y che misura il livello di effetto dal basso (in basso) all'alto (in alto) (in alto). Mappa la quantità di interesse sull'asse x, da basso (sinistra) a alto (destra) (destra). Traccia i tuoi stakeholder e i risultati della tua analisi sui due assi utilizzando il tuo elenco di stakeholder e i risultati della tua analisi.
#4. Gli stakeholder dovrebbero avere la priorità.
Ora che hai identificato, analizzato e tracciato i tuoi stakeholder su una mappa, puoi iniziare a pianificare come interagire con loro durante il progetto. A seconda di dove atterrano sulla mappa, li controllerai da vicino o semplicemente li monitorerai. Questo è il primo passo nello sviluppo della strategia di comunicazione degli stakeholder e della gestione complessiva degli stakeholder.
Best practice per la mappatura degli stakeholder
È vantaggioso ottenere quante più informazioni possibili su tutte le parti interessate. Sei curioso di sapere chi sono e come preferiscono comunicare. Alcuni potrebbero volere solo che tu invii loro aggiornamenti via SMS, mentre altri potrebbero preferire presentazioni di persona o una conversazione telefonica. Determina il metodo di comunicazione che preferiscono e la frequenza che funziona meglio per loro.
# 1. Avere una mente aperta
Comprendere la varietà culturale o linguistica tra le parti interessate è un'altra componente della mappatura delle parti interessate. Se non parlano la tua lingua madre, dovrai modificare i tuoi messaggi. È fondamentale essere inclusivi e comprendere che ciò che è buono per uno stakeholder può essere negativo per un altro.
#2. Comunicare efficacemente
Il contenuto delle tue comunicazioni deve essere chiaro. Miri a evitare il gergo e anche a fornire fatti. Quando parli, sii aperto e onesto e tieni traccia di ciò che è certo e di ciò che non lo è. Sii aperto ai commenti dei tuoi stakeholder e comprendi come potrebbero influenzare le tue decisioni.
#3. Sii aperto e sincero.
Non nascondere mai le informazioni, specialmente le notizie terribili. Prima lo pubblicherai, prima sarai in grado di soddisfare le aspettative degli stakeholder e anche di rispondere a eventuali dubbi che potrebbero avere.
#4. Continua ad essere disponibile
Infine, mantenere aperti i canali di comunicazione. Mantieni i contatti con i tuoi stakeholder, ma fornisci loro anche un meccanismo attraverso il quale possono contattarti se necessario. Ascolta quello che hanno da dire, comunica con loro e poni le tue domande quando lo fanno. La comunicazione è lo scambio di informazioni.
Il processo di mappatura degli stakeholder è importante quanto il risultato e la qualità del processo dipende fortemente dalla comprensione delle persone coinvolte.
La mappatura degli stakeholder consente alle iniziative di funzionare senza intoppi.
trascurare gestione delle parti interessate può portare a blocchi stradali e battute d'arresto lungo la linea, motivo per cui la mappatura degli stakeholder dovrebbe essere uno strumento essenziale nella cassetta degli attrezzi di ogni project manager.
Il successo di un progetto dipende dal coinvolgimento e dalla collaborazione con stakeholder di ogni provenienza. Comprendere le loro motivazioni e classificarle in diverse categorie con l'uso di matrice potere/interesse e le mappe degli stakeholder possono fare molto per garantire che il tuo lavoro sia sulla buona strada.
Domande frequenti sulla mappatura degli stakeholder
Che cos'è lo strumento di mappatura degli stakeholder?
In generale, la mappatura degli stakeholder è uno strumento utilizzato nell'analisi degli stakeholder per classificare le persone in base al loro potere e ai loro interessi.
Che cos'è un modello di coinvolgimento degli stakeholder?
Il coinvolgimento degli stakeholder si riferisce all'identificazione, all'analisi, alla pianificazione e anche all'esecuzione sistematica di iniziative intese a influenzare gli stakeholder.
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