Gestisci efficacemente i tuoi stakeholder? Ma prima, sai chi sono tutti i tuoi stakeholder? Hai mai notato che hai mancato un criterio specifico dopo aver completato metà di un progetto? Questo avrebbe potuto essere un requisito da parte di un individuo influente che non era coinvolto tanto quanto avrebbe dovuto. Secondo il sondaggio più recente, solo il 36% degli intervistati era sicuro che le parti interessate e i membri chiave fossero pienamente impegnati negli obiettivi e nei vantaggi del progetto. A meno che tu non sia stato abbastanza fortunato da non trovarti in una circostanza imbarazzante come quella sopra descritta, ecco la tua opportunità per evitare che tali situazioni si verifichino. In questo post imparerai come pianificare la gestione delle parti interessate del progetto.
Chi è uno Stakeholder?
Ora che hai compreso il significato della gestione degli stakeholder, iniziamo con i fondamenti della gestione degli stakeholder, ovvero chi è uno stakeholder.
Uno stakeholder è qualcuno che ha un interesse in un'azienda e può influenzarlo o esserne influenzato. Investitori, dipendenti, clienti e fornitori sono i principali stakeholder di un'azienda normale. Tuttavia, poiché la responsabilità sociale delle imprese continua a prendere piede, il concetto si espande per comprendere molte altre cose come comunità, governi e gruppi commerciali.
Uno stakeholder è qualcuno che sarà influenzato da un progetto. Gli stakeholder sono generalmente classificati come "stakeholder interni" e "stakeholder esterni".
Gli stakeholder interni sono persone che lavorano per la tua azienda. Includono lo sponsor del progetto, il proprietario del progetto, il team di progetto e chiunque o un gruppo che contribuisca o tragga beneficio dal risultato del progetto. Comprende anche coloro che potrebbero subire un impatto negativo a causa dell'iniziativa. Ad esempio, alcuni lavoratori potrebbero dover riqualificare a causa dell'automazione o potrebbero essere trasferiti.
Gli stakeholder esterni sono quelli che non fanno parte della tua organizzazione. Questi potrebbero includere fornitori, clienti, azionisti, governo, revisori dei conti e così via.
Puoi andare a il nostro post precedente e saperne di più sull'analisi degli stakeholder e come conoscere i tuoi principali influencer.
Che cos'è la gestione delle parti interessate del progetto?
È fondamentale gestire gli stakeholder e le loro aspettative. Di conseguenza, la gestione degli stakeholder è una componente essenziale del Project Management. Tutti gli stakeholder del progetto devono essere identificati. I piccoli progetti possono avere un numero ridotto di parti interessate, mentre i progetti più grandi possono avere un numero enorme di parti interessate.
Non tutte le parti interessate sarebbero probabilmente trattate allo stesso modo. Ognuno avrà il proprio insieme di standard e aspettative. Di conseguenza, è fondamentale identificare ogni stakeholder. Ciò garantisce che nessun stakeholder venga trascurato. La fase successiva consiste nel classificare le parti interessate in modo che possano essere adeguatamente coinvolte. È meno probabile che tu trascuri eventuali esigenze critiche se hai entrambi in atto.
La gestione degli stakeholder del progetto include l'identificazione degli stakeholder e l'analisi delle loro influenze e aspettative. Sì, grazie al loro potere, possono avere un impatto sui risultati del progetto. Di conseguenza, è necessario elaborare strategie accettabili per collaborare con le parti interessate e portare a termine il progetto. Ogni stakeholder ha bisogno della quantità adeguata di comunicazione. Prima di approfondire il Project Stakeholder Management, diamo un'occhiata alla comunicazione.
Gestione della comunicazione
Project Communications Management garantisce che le informazioni sul progetto siano pianificate, create, raccolte, distribuite, archiviate, recuperate, controllate e monitorate in modo tempestivo e adeguato. La comunicazione ha spesso numerose dimensioni che devono essere esaminate.
- Interno (all'interno del tuo progetto) ed esterno (all'interno della tua azienda) (fornitori, clienti, altri progetti e organizzazioni)
- Formali (verbali, relazioni e briefing) e informali (riunioni) (memo, e-mail, discussioni ad hoc)
- Orizzontale (tra manager e subordinati nell'organizzazione) e orizzontale (questo è tra pari)
- Non ufficiale (rapporto annuale, newsletter) e ufficiale (rapporto annuale, newsletter) (comunicazioni non registrate)
- Orale e scritto: verbale (comprende inflessioni vocali) e non verbale (linguaggio del corpo)
Ora dovresti capire perché la comunicazione è fondamentale per la gestione degli stakeholder. Le capacità di comunicazione possono includere, ma non sono limitate a:
- Prestare molta attenzione e ascoltare in modo efficiente
- Sondare e mettere in discussione concetti o eventi per ottenere una maggiore comprensione
- Ottenere fatti per corroborare o identificare informazioni
- Stabilire e gestire le aspettative in anticipo
- La conoscenza del team dovrebbe essere aumentata attraverso la formazione.
- Convincere un gruppo, un individuo o un'organizzazione a fare qualcosa.
- Motivare gli altri a offrire rassicurazione e incoraggiamento
- Ricapitolando, riassumendo e determinando il passaggio successivo
- Il coaching ti aiuterà a migliorare le tue prestazioni e raggiungere i tuoi obiettivi.
- Negoziare accordi reciprocamente vantaggiosi
- risolvere i problemi per evitare conseguenze dannose
Come creare un piano o una strategia di gestione delle parti interessate
Segui queste cinque fasi per assicurarti che tutte le tue basi nel piano di gestione delle parti interessate siano coperte per riassumere tutte le lezioni che hai appena appreso e metterle in atto.
# 1. Fai un elenco dei tuoi stakeholder.
Conoscere i propri stakeholder è il primo passo per sviluppare una forte strategia di gestione degli stakeholder.
#2. Determina le priorità dei tuoi stakeholder
Prendere nota di quali stakeholder avranno la maggiore influenza sul progetto e quando la loro influenza diminuirà o aumenterà.
#3. Condurre interviste alle parti interessate
All'inizio lavorare con nuovi stakeholder può essere difficile: alcuni sono più difficili da gestire di altri. A seconda del progetto, ci saranno numerose voci esterne all'organizzazione con personalità ed esigenze distinte o molte voci interne all'azienda con obiettivi in competizione. Quindi ecco alcune domande di intervista con gli stakeholder di esempio da porre per chiarire le cose:
- Cosa suscita il tuo interesse per questo progetto?
- Quali sono le tue speranze per questo progetto?
- Quali risultati suscitano maggiormente la tua curiosità?
- Cosa ti ha spinto a partecipare a questo progetto?
- Cosa ti aspetti da una squadra se ne hai una?
- Perché sei ottimista su questo progetto?
- Cosa ti aspetti che questo progetto cambierà dopo il suo lancio?
- In quanto tempo prevedi che questo progetto venga completato?
- Perché sei preoccupato per questo progetto?
- Preferisci le riunioni faccia a faccia, le telefonate o le e-mail?
#4. Crea la tua matrice
Un semplice mock-up di un quadrante per classificare i tuoi risultati ti consentirà di separare quelli con alto interesse e alta priorità da quelli con basso interesse e bassa priorità. Aiuterà anche nello smistamento di tutti quelli nel mezzo.
#5. Stabilire e gestire le aspettative
Definire chiaramente in quali fasi sarà coinvolto ogni importante stakeholder, nonché le scadenze per i loro commenti. Includi un programma di orari d'ufficio in cui potrebbero trovarti prontamente in modo che possano fornire feedback da soli o in un ambiente di gruppo. Come al solito, sii pratico, trasparente e onesto in ogni fase del progetto: i tuoi stakeholder lo noteranno e lo apprezzeranno.
Qual è l'importanza di un piano di gestione delle parti interessate del progetto?
Gli stakeholder sono fondamentali per il successo del tuo progetto. Credono nell'iniziativa e ci stanno dedicando tempo, denaro e risorse. Quindi, senza un buon piano di gestione delle parti interessate, hanno il potenziale per rendere le cose incredibilmente goffe, con un sacco di burocrazia nel processo.
Vantaggi della comunicazione
I piani di gestione degli stakeholder sono significativi anche in termini di pubbliche relazioni. Considera questo: le parti interessate non lavorano in isolamento; così imparano sullo sviluppo del progetto da altre risorse e parti interessate.
È fondamentale che i loro interessi siano protetti e che non ti trovi con la fronte corrugata di uno stakeholder scontento che ha ricevuto cattive notizie. Mantenere un canale di comunicazione aperto è il passaggio più critico nello sviluppo di una forte strategia di gestione degli stakeholder.
I pericoli di non avere una strategia di gestione degli stakeholder
Gli stakeholder, ancora una volta, fanno girare il mondo. Sono i tuoi investitori, consumatori, vicini e produttori. Potrebbero essere i tuoi più forti sostenitori o causare lo stallo dell'iniziativa.
Poiché le parti interessate in genere coinvolgono diversi contatti chiave su più canali, è fondamentale comunicare con loro in modo efficace ed efficiente. Potresti farti girare le ruote cercando di convalidare i requisiti di uno stakeholder con bassa priorità e basso interesse senza averli intervistati in anticipo o valutando la loro priorità o interesse, lasciando quelli con un'alta priorità insoddisfatti del processo.
Peggio ancora, potresti creare la tua attività per una carenza di denaro o una terribile esperienza del cliente nel prossimo progetto. Non esporre la tua organizzazione a una carenza di risorse, denaro o tempo.
Come gestire gli stakeholder difficili
Cosa fai quando hai a che fare con stakeholder sfidanti? Ci sono modi per migliorare le relazioni, non importa quanto sembrino testarde. Ecco sette suggerimenti per aiutarti a ottenere la loro approvazione:
È meglio selezionare attentamente le tue battaglie, altrimenti sarai sempre in guerra. Quando si ha a che fare con le parti interessate, ci saranno occasioni in cui non sarai d'accordo, ma saranno poche e lontane tra loro. Invece, cedi alle piccole richieste. Gli stakeholder hanno autorità e tu devi riconoscere quella struttura gerarchica. Ti risparmia un po' di angoscia mentre semina anche i semi della fiducia. Che tu ci creda o no, i tuoi stakeholder ti rispetteranno e, in una certa misura, si asterranno dal litigare con te.
#2. Sbarazzati delle emozioni negative
È facile diventare eccessivamente emotivi. Quella che inizia come una lite si trasforma rapidamente in una tempesta di rabbia e odio. I professionisti non hanno scoppi d'ira come i bambini. Inoltre, i bambini non si aggrappano alle cattive emozioni. Questo è qualcosa da cui possiamo imparare. Non è sbagliato essere arrabbiati; tuttavia, è un problema cedere a quella negatività e, peggio, continuare ad alimentare il fuoco. Ciò danneggerà solo il tuo rapporto con i tuoi stakeholder, così come l'intero progetto.
#3. Riconosci la loro negatività
L'empatia è una parte importante della creazione di una relazione compassionevole. L'empatia è la capacità di comprendere e sperimentare le emozioni degli altri e dovrebbe essere incorporata in ogni piano di gestione degli stakeholder. Se riesci a fare un passo indietro, riconoscere ciò che provano e poi tentare di alleviarlo, sarai sulla buona strada per l'illuminazione e uno sforzo di successo.
#4. Cerca e accetta consigli
Le parti interessate difficili sono spesso difficili per una causa. Certo, alcune persone hanno personalità difficili, ma altre potrebbero comportarsi in questo modo perché si sentono inascoltate. Inoltre, considera come reagiresti se credessi che nessuno ti sta ascoltando. Di conseguenza, cerca di essere immobile, calmo e aperto. Ascolta quello che hanno da dire e persino chiedere il loro consiglio. Questo non è solo un approccio psicologico, ma anche pratico per la gestione dei progetti.
#5. Sii discreto e sincero.
Ci saranno motivi legittimi per contestare di volta in volta. Quando cose del genere accadono in un progetto, non puoi semplicemente spazzolarle sotto il tappeto. È tua responsabilità fornire un progetto di successo rispettando gli standard di qualità dei tuoi stakeholder. È anche tua responsabilità intervenire se noti che agiscono contro i loro migliori interessi. Tuttavia, per ottenere il tuo punto, devi essere sia onesto che cortese. Nessuno vuole sentirsi dire che ha torto, quindi trova un modo per esprimerlo in modo diverso o, meglio ancora, non parlare affatto di giusto e sbagliato, ma del progetto e delle sue esigenze.
#6. Rendili felici
Anche imburrarli aiuta. Non vuoi sembrare falso, ma se riesci a far sentire bene i tuoi stakeholder, non c'è praticamente nulla che non faranno per te. Anche la persona più dura cambierà tono. Certo, non adulare, ma fai un lavoro dignitoso. È lì che si trovano i cuori dei tuoi stakeholder, ed è così che li soddisferai.
#7. Personalizza la tua comunicazione
Non tutti gli stakeholder sono creati uguali. Devi avere una profonda familiarità con i tuoi stakeholder. Proprio come stabilisci chi sono all'inizio di un progetto, vorrai capire qual è la strategia di comunicazione ottimale. Ciò può essere utile, ad esempio se preferisci inviare messaggi di testo, e-mail, conversazioni telefoniche o riunioni faccia a faccia. Tuttavia, è anche psicologico. Alcune persone potrebbero volere che aumenti un po' il loro ego, ma altri potrebbero trovarlo falso e si ritorcerà contro di te. Comprendi i requisiti e le personalità dei tuoi stakeholder e personalizza i messaggi che stai inviando loro.
Conclusione
La gestione degli stakeholder presenta numerosi vantaggi. Questo è essenziale e deve essere fatto regolarmente. Quindi, non ci saranno ripensamenti a riguardo. Come gestite le relazioni con gli stakeholder del progetto? La chiave sarà identificare tutte le parti interessate e quindi monitorare regolarmente il loro coinvolgimento.
Anche la seconda parte è cruciale. Quando un progetto inizia, i manager spesso trascurano questo. Assembla un team di progetto che includa tutte le parti interessate. Come sai, forniranno tutti esperienza e valore per garantire il successo del tuo progetto. Quindi, i migliori auguri per una gestione di successo degli stakeholder sul tuo progetto.
Domande frequenti sulla gestione degli stakeholder
Cosa dovrebbe includere un piano di comunicazione con gli stakeholder?
Un piano di comunicazione con gli stakeholder viene solitamente sviluppato in risposta alle informazioni e ai risultati del piano di gestione. Dovrebbe includere un elenco delle parti interessate importanti che devono ricevere messaggi, nonché il tipo, la frequenza e i dettagli.
Perché è necessario comunicare con gli stakeholder?
È possibile ottenere una migliore conoscenza degli obiettivi di un cliente o di uno stakeholder e degli obiettivi generali comunicando efficacemente con loro. Ciò ti consente di analizzare e modificare il modo in cui li aiuti a raggiungere i loro obiettivi.
Come sono gli stakeholder dei dipendenti?
I dipendenti sono gli stakeholder interni più importanti. I dipendenti fanno grandi investimenti finanziari e di tempo nell'azienda e svolgono un ruolo fondamentale nella strategia, nelle tattiche e nelle operazioni dell'azienda.
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