I project manager trascorrono le loro giornate gestendo i budget e seguendo le tempistiche, concentrandosi principalmente sul completamento di un progetto nel modo più rapido ed economico possibile. Anche se è vero che i project manager sono spesso interessati ai tempi e ai budget dei progetti, un project manager veramente bravo considera anche altre questioni. La gestione della comunicazione, la gestione del rischio e il coinvolgimento degli stakeholder sono tutti aspetti critici del lavoro. Questo terzo punto, il coinvolgimento delle parti interessate, viene spesso trascurato, in particolare dai project manager alle prime armi. Non sempre apprezzano il potere che le parti interessate hanno sul successo o sul fallimento di un progetto. Quindi, di seguito, esamineremo il piano di coinvolgimento degli stakeholder, discuteremo i componenti della strategia e ti guideremo attraverso i passaggi che puoi intraprendere per scriverne uno per la prima volta. Imparerai anche come gestire in modo efficace la tua strategia di coinvolgimento degli stakeholder.
Che cos'è una strategia di coinvolgimento degli stakeholder?
Alcune azioni organizzative avranno un impatto e interesseranno molti gruppi di stakeholder distinti.
Ad esempio, se un consiglio desiderasse creare un memoriale per onorare i soldati di guerra locali, potrebbe conferire con i parenti sull'idea. Possono anche impegnarsi con uno scultore locale sul design e informare i media per aiutare a pubblicizzare la sua introduzione.
Tuttavia, tutti i gruppi di stakeholder non sono uguali. Alcuni potrebbero dover essere aggiornati regolarmente sulle modifiche. Per gli altri, devi mantenere un contatto occasionale.
Una strategia di coinvolgimento degli stakeholder ti aiuterà a determinare la frequenza con cui devi comunicare con ciascun gruppo e quali tecnologie utilizzare per ciascuno.
Perché hai bisogno di una strategia di coinvolgimento degli stakeholder?
A seconda del settore, un buon coinvolgimento degli stakeholder può portare a più clienti, politiche meglio formulate, progetti ben gestiti, innovazione e altro ancora.
Che cos'è un piano di coinvolgimento degli stakeholder?
Un piano di coinvolgimento degli stakeholder è un documento sussidiario che viene spesso sviluppato insieme al piano di progetto principale per un corpo di lavoro specifico. È un documento scritto che viene creato prima dell'inizio di un progetto. È conservato in archivio e puoi modificarlo quando ne hai bisogno durante il progetto. Pertanto, il suo obiettivo è identificare le principali parti interessate di un progetto e descrivere una tecnica e un approccio per il modo in cui il team di progetto interagirà e comunicherà con tali parti interessate.
"Il coinvolgimento degli stakeholder consiste semplicemente nel capire come comunicare, collaborare e connettersi con successo con le persone chiave che hanno un'influenza positiva o negativa e possono avere un impatto sul risultato del tuo progetto",
Fonte: Tim Mills
L'importanza di un piano di coinvolgimento degli stakeholder
Tutti i progetti hanno stakeholder. Queste sono le persone, generalmente nella gestione, che hanno un interesse personale e professionale nel successo del progetto.
Le parti interessate possono avere una grande influenza sul modo in cui un progetto va avanti. Autorizzano e forniscono risorse al progetto. Inoltre, possono anche decidere di ritardare o terminare completamente un progetto se ritengono che non stia raggiungendo i risultati attesi o attesi. Il team di progetto deve specificare un metodo per gestire queste aspettative. Questo perché tutte le parti interessate saranno coinvolte a vari livelli e potrebbero avere le proprie motivazioni o aspettative per un progetto.
"Comunicare con il cliente principale è diverso dal comunicare con il team di progetto, che potrebbe essere più interessato a ciò che deve fare per eseguire efficacemente il progetto", spiega Mills. Il piano di coinvolgimento degli stakeholder consente al project manager di sviluppare un approccio sistematico per garantire che le aspettative, le decisioni, i rischi/problemi e le informazioni sullo stato di avanzamento del progetto siano fornite alla persona giusta al momento giusto con il livello di informazioni più efficiente ed efficace.
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Cosa entra in un piano di coinvolgimento degli stakeholder?
Un piano di coinvolgimento degli stakeholder si compone di tre sezioni:
# 1. Identificazione degli stakeholder
Questa sezione identificherà per nome tutte le parti interessate del progetto. Come minimo, la sezione descrive i loro compiti e responsabilità in relazione al progetto. Tuttavia, in alcune circostanze può essere notevolmente più completo.
Un piano completo di coinvolgimento degli stakeholder classificherebbe anche gli stakeholder per potere, influenza, relazione (interna o esterna) o qualsiasi altra categoria che il project manager potrebbe trovare utile nella gestione delle comunicazioni.
#2. Intenzione di interagire con gli stakeholder
La sezione seguente identifica come il team di progetto interagirà e si impegnerà con gli stakeholder definiti nella prima sezione del piano. Secondo Mills, ciò comporterà spesso una valutazione più approfondita di ogni stakeholder, che verrà utilizzata per informare il resto del piano.
Ad esempio, potremmo valutare lo stakeholder in base all'entità del coinvolgimento percepito. Sono consapevoli, resistenti, neutrali, di supporto o responsabili del progetto? Questa conoscenza aiuterà il project manager a escogitare modi per coinvolgere le parti interessate in modo da aumentare la loro consapevolezza delle preoccupazioni essenziali del progetto o incoraggiarle a sostenere maggiormente il successo del progetto.
#3. Attività di coinvolgimento degli stakeholder
La sezione finale del piano è essenzialmente una sintesi delle numerose attività che il team di progetto svolgerà per comunicare con gli stakeholder, gestire le loro aspettative e mantenerli coinvolti nel progetto. Ciò copre azioni come riunioni pre-pianificate con le parti interessate o rapporti cruciali.
Inoltre, avere uno schema delle attività di coinvolgimento note consente al project manager e al team di percepire e rispondere rapidamente alle mutevoli esigenze degli stakeholder.
Questa sezione del documento spesso descriverà anche in dettaglio i tipi di comunicazioni che verranno utilizzati durante il progetto, come e-mail, riunioni periodiche, teleconferenze e così via, nonché per chi ciascuna forma di comunicazione è più adatta.
Come creare un piano di coinvolgimento degli stakeholder
# 1. Determina chi farà parte degli stakeholder del tuo progetto.
La prima fase nello sviluppo del piano di coinvolgimento degli stakeholder è definire chiaramente chi dovrebbe essere incluso. Sebbene ci siano numerose strategie che puoi utilizzare per compilare questo elenco, propongo di iniziare con tre tattiche specifiche.
In primo luogo, incontra uno a uno con lo sponsor del progetto (la persona responsabile del successo del progetto). Utilizzare questa discussione per definire in modo esplicito le aspettative del progetto, nonché eventuali rischi o difficoltà che potrebbero avere con il piano definito.
In secondo luogo, puoi iniziare decentemente guardando un precedente progetto simile e confrontandolo con il tuo. Considera fattori come:
- Chi erano gli stakeholder del progetto?
- Dovrebbero far parte di questo?
- In caso negativo, chi dovrebbe essere la loro controparte?
- C'è stato qualcuno fuori dal progetto originale che credi dovrebbe far parte di questo?
Infine, verrà creata una mappa mentale, che è una rappresentazione visiva di coloro che potrebbero avere un impatto sul progetto.
#2. Creare e implementare metodi efficaci di interazione con ogni stakeholder.
Con il tuo elenco di parti interessate in mano, puoi pianificare la pianificazione di come comunicherai e interagirai con ciascuna delle persone che hai identificato. Dovresti modificare questo piano per adattarlo a ciascun individuo, tenendo conto delle loro preferenze di comunicazione specifiche e del loro livello di coinvolgimento nel progetto.
Valutare le seguenti aree quando si valuta ogni stakeholder:
- Che cosa sono già a conoscenza del progetto
- Di cosa devono essere consapevoli
- La loro capacità di influenzare o influenzare il progetto
- Il loro entusiasmo per l'idea è palpabile.
#3. Tieni un registro del tuo lavoro.
Il passaggio finale nello sviluppo del piano di coinvolgimento degli stakeholder è documentare e formalizzare lo sforzo. A questo punto, distribuisci il documento a tutto il tuo team di progetto in modo che tutti possano verificare e modificare i dati raccolti, nonché valutare eventuali aggiustamenti o integrazioni dell'ultimo minuto.
Quali strategie utilizzi per gestire il coinvolgimento degli stakeholder?
Creare una strategia di coinvolgimento degli stakeholder è invece abbastanza facile, gestirla è più impegnativo.
Vediamo l'intera procedura su come gestire la tua strategia di coinvolgimento degli stakeholder.
# 1. Esamina i tuoi stakeholder.
Non dare mai per scontato di sapere chi sono tutti i tuoi stakeholder; conferma sempre. Cambridge Dictionaries Online definisce stakeholder come:
"Una persona, come un dipendente, un consumatore o un cittadino, che è associata a un'organizzazione, società o altra entità e quindi ha delle responsabilità nei suoi confronti e un interesse per il suo successo".
È possibile identificare rapidamente gli stakeholder interni ed esterni utilizzando questo criterio. Il passaggio successivo consiste nel classificare le parti interessate in quattro gruppi:
- Basso interesse e influenza: Quelli con scarso interesse e influenza dovrebbero essere tenuti informati.
- Alto interesse, bassa influenza: Queste sono le persone con cui dovresti coinvolgere e consultarti.
- Basso interesse e alta influenza: Devi coinvolgere potenti stakeholder che hanno scarso interesse ma molto potere.
- Alto interesse, alta influenza: Partner con cui devi collaborare
Ciò consente di identificare le strategie più efficaci per impegnarsi e comunicare con ciascun gruppo. Per assisterti nella gestione della strategia, puoi creare una semplice matrice di strategia di coinvolgimento degli stakeholder, come questa, basata sulle priorità di un gruppo di messa in servizio del SSN.
#2. Definisci il tuo obiettivo.
Uno scopo chiaro è essenziale per gestire efficacemente il coinvolgimento degli stakeholder. Quando hai un obiettivo chiaro in mente, il processo di coinvolgimento diventa più rilevante per tutte le persone coinvolte.
I risultati che devi raggiungere attraverso il coinvolgimento degli stakeholder variano a seconda del tuo settore e della tua particolare attività. Gli scopi comuni nel settore pubblico, ad esempio, includono:
- Formulazione delle politiche
- Creazione di servizi condivisi
- Crescita del turismo
- Iniziative per la tutela dell'ambiente
- Creazione curriculum
- Campagne per la sanità
- Iniziative per ridurre la criminalità
Allo stesso modo, se lavori nel settore della vendita al dettaglio, potresti voler incontrare le parti interessate per:
- Crea oggetti
- Crea offerte speciali.
- Sviluppare una strategia di prezzo.
- Creare nuovi punti vendita.
- Migliora i livelli di servizio
- L'interior design degli esercizi commerciali
Con un obiettivo chiaro in mente, puoi utilizzare la tua matrice per identificare gli stakeholder rilevanti e gestire il loro coinvolgimento nel modo più appropriato – cooperando, mostrando considerazione, informandoli – a seconda di quanto siano attivi e influenti.
#3. Allineare gli strumenti disponibili con le parti interessate specificate.
Una volta identificati i tuoi stakeholder e stabilito i tuoi obiettivi, è il momento di individuare gli strumenti migliori per informarli, consultarli o collaborare con loro.
Quando si tratta di selezionare strumenti digitali per la collaborazione con gli stakeholder, proponiamo di creare una mappa simile a quella sottostante e di sovrapporla alla matrice originale. Gli strumenti tradizionali di coinvolgimento degli stakeholder, come questionari cartacei, roadshow informativi, incontri faccia a faccia e annunci sui giornali, possono essere utilizzati allo stesso modo.
#4. Seleziona i metodi e le tecnologie migliori per il lavoro.
Può essere intimidatorio costruire per la prima volta una matrice di strumenti di coinvolgimento digitali o tradizionali. Può sembrare che tu debba investire in una varietà di procedure e tecnologie, che possono essere costose, dispendiose in termini di tempo e inefficienti.
Inoltre, investire in un versatile pacchetto di collaborazione online ti consente di pensare in grande e iniziare in piccolo, ampliando l'ambito del tuo piano di coinvolgimento degli stakeholder man mano che emergono nuovi progetti.
Domande frequenti sul coinvolgimento della strategia
Quali sono i cinque livelli di coinvolgimento degli stakeholder?
Le parti interessate possono essere classificate in uno dei cinque gradi di coinvolgimento: "Inconsapevole", "Resistente", "Neutrale", "Supporto" o "Leading". È fondamentale valutare l'attuale livello di coinvolgimento di ogni stakeholder e assicurarsi che tutti diventino favorevoli al progetto.
Qual è lo scopo del coinvolgimento degli stakeholder?
Il coinvolgimento degli stakeholder è il processo attraverso il quale le organizzazioni comunicano e imparano a conoscere i propri stakeholder. Le aziende possono capire meglio cosa vogliono le persone quando lo vogliono, quanto sono coinvolte e in che modo i piani e le attività delle aziende influiranno sui loro obiettivi conoscendoli.
Che aspetto ha un piano di coinvolgimento degli stakeholder?
Un piano di coinvolgimento degli stakeholder include gli stakeholder, compresi i loro interessi, ne sottolinea il potere e l'influenza e definisce i metodi da utilizzare per svolgere il coinvolgimento degli stakeholder.
