Le organizzazioni che si affidano agli approcci tradizionali ai processi degli ordini cliente stanno assistendo a una diminuzione della produttività e dei tassi di restituzione dei clienti che non si sarebbero mai aspettati. Questi e altri fattori stanno guidando l'aumento dell'automazione dei processi aziendali e l'uso di tecnologie di acquisizione dati intelligenti. Queste tecnologie tendono ad essere non solo significative e alla moda, ma anche sempre più importanti per le aziende che cercano di rimanere competitive. Quindi, in questo articolo, impareremo di più sui passaggi del processo dell'ordine cliente e sul flusso di lavoro. Vedremo anche un modello di modulo di ordine cliente scaricabile.
Che cos'è un ordine di vendita?
Un ordine cliente è un documento creato da un venditore dopo aver ricevuto un ordine di acquisto da un acquirente che specifica i dettagli sul prodotto o servizio, nonché il prezzo, la quantità, le informazioni sull'acquirente come l'indirizzo di spedizione, l'indirizzo di fatturazione, la modalità di pagamento, e termini e anche le condizioni.
In generale, il flusso del processo dell'ordine cliente segue i passaggi descritti di seguito:
- Il venditore fornisce al cliente un preventivo.
- Se l'offerta viene accettata, il cliente invia un ordine di acquisto al venditore.
- In base all'ordine di acquisto, il venditore crea un ordine di vendita.
- Il cliente può richiedere un ordine di vendita per vedere i dettagli esatti dei prodotti, inclusi il prezzo, i termini e le date di consegna. La maggior parte delle aziende di solito salta questo test.
- Dopo la spedizione della merce, il venditore genera una fattura basata sull'ordine cliente.
Qual è la differenza tra un ordine cliente e un ordine fornitore?
L'acquirente invia al venditore un ordine di acquisto che specifica i prodotti da acquistare, la quantità, il prezzo, il numero dell'ordine di acquisto, i termini di consegna e pagamento e anche l'indirizzo di spedizione.
Quando il venditore riceve l'ordine di acquisto, produce un ordine di vendita.
Inoltre, il venditore può inserire manualmente i dati dell'ordine di acquisto o utilizzare il software di automazione degli ordini di vendita per automatizzarlo. Il software di automazione può convertire gli ordini di acquisto in SO con un solo clic, riducendo al minimo i costi, i tempi e gli errori.
L'importanza di un ordine di vendita
- I sistemi di gestione delle scorte e degli ordini dipendono dagli ordini di vendita. Quando un cliente ti invia un ordine di acquisto o effettua un ordine tramite il tuo negozio eCommerce, l'azienda deve evadere l'ordine.
- Questo ti fornisce i dettagli dell'inventario. Se le merci sono in stock, quante sono in arretrato? Ciò consente quindi al tuo ufficio acquisti di effettuare stime e acquisti informati dai tuoi distributori.
- Appena possibile, inserisci un ordine nel tuo sistema. Non commettere l'errore di scambiare un ordine di acquisto per un ordine di vendita, poiché ciò causerebbe scompiglio non solo con il tuo reparto acquisti, ma anche con la contabilità.
- Il reparto fatturazione fa riferimento agli ordini per verificare le informazioni rilevanti e la validità della vendita prima di generare fatture. Convertendo gli ordini di vendita in fatture, le aziende hanno automatizzato l'elaborazione delle fatture. Errori di prezzo e quantità nell'ordine d'acquisto possono causare errori contabili.
- I revisori finanziari spesso chiedono informazioni sui record degli ordini di vendita durante la valutazione dei rendiconti finanziari di un'azienda. Concedono prestiti di capitale circolante in base al valore dell'ordine confermato di un'azienda.
Vantaggi dell'automazione degli ordini di vendita
Questi sono alcuni dei principali vantaggi dell'automazione degli ordini di vendita.
# 1. Il tempo di lavoro è ridotto al minimo.
Le pratiche burocratiche sono una delle attività che richiedono più tempo che i team di vendita devono affrontare. L'automazione degli ordini importa o trasforma gli ordini di acquisto dei clienti e genera ordini di vendita nei tuoi sistemi ERP. Ciò elimina la necessità di reinserire i dati dagli ordini di acquisto, risparmiando così tempo e fatica. Anche più reparti, tra cui vendite, distribuzione, magazzino, fatturazione, contabilità e assistenza clienti, possono utilizzare un'unica voce del dispositivo.
#2. Migliora l'assistenza clienti
Invece di setacciare pile di carte, i rappresentanti di vendita avranno a portata di mano preziosi dettagli sui clienti. Il servizio clienti è veloce e anche affidabile. L'automazione degli ordini elimina gli errori e le anomalie negli ordini dei clienti e nella fatturazione, rendendo i clienti più felici.
#3. Puoi scalare rapidamente su e giù.
L'automazione degli ordini cliente consente di scalare senza preoccuparsi di funzionalità o capacità. Di conseguenza, quando gli ordini inizieranno ad arrivare, sarai in grado di evaderli rapidamente senza la necessità di aumentare immediatamente il personale dei tuoi clienti.
#4. Si possono elaborare i dati da qualsiasi luogo.
Le app cloud ti consentono di elaborare i dati e accedere alle informazioni da qualsiasi posizione. I tuoi rappresentanti di vendita non dovrebbero fare affidamento su rappresentanti di vendita interni per i dati se ne hanno bisogno durante le chiamate di vendita. In generale, i clienti sarebbero soddisfatti della produttività e del ritmo del tuo personale
Modulo d'ordine di vendita
Il modulo dell'ordine di vendita può soddisfare una vasta gamma di esigenze aziendali, come soddisfare gli acquisti online, generare ordini di lavori di costruzione e manutenzione e ordinare servizi come catering o fotografia, sia che tu gestisca una piccola attività di vendita al dettaglio o ne abbia bisogno per la raccolta fondi senza scopo di lucro. Quindi, di seguito troverai una serie di modelli di ordini di lavoro che sono tutti gratuiti da scaricare, semplici da usare e personalizzare e stampabili
Modello di modulo d'ordine di vendita
Scarica il modello di modulo d'ordine - Excel
Questo modello può essere utilizzato per creare una fattura di vendita o un modulo dell'ordine di vendita. Il modello Microsoft Excel contiene tutti i dettagli dell'ordine, come un elenco dettagliato di prodotti, quantità ordinate, prezzi unitari e costo totale. C'è anche spazio per fornire termini e condizioni di pagamento, nonché qualsiasi altro dettaglio di cui i clienti possono aver bisogno. Inoltre, il modello calcola automaticamente i costi, incluse le tasse e le spese di spedizione.
Termini e ruoli chiave per l'elaborazione degli ordini
Durante la gestione degli ordini cliente, dovresti avere familiarità con i seguenti termini e ruoli:
Scambio elettronico di dati (EDI):
Questo è un metodo per i sistemi informatici per scambiare dati in un formato standardizzato, consentendo alle aziende di scambiare ordini e altri documenti senza la necessità dell'intervento umano.
Citazioni:
Un'offerta di vendita o una quotazione di prezzo è un prezzo che fornisci ai potenziali acquirenti in modo che possano determinare se l'acquisto soddisfa le loro esigenze. I team di vendita sono responsabili della creazione e della presentazione delle offerte di vendita, ma poiché le offerte di prezzo accettate diventano ordini di acquisto, i team di elaborazione delle vendite devono esserne a conoscenza.
Fattura proforma:
Una fattura pro forma è una fattura provvisoria. La fattura viene inviata dal venditore fino alla spedizione o alla consegna degli articoli.
Allocazione delle scorte:
Questo è il processo per decidere come suddividere il tuo inventario tra i tuoi magazzini o altri luoghi fisici.
Resi di vendita:
Un reso di vendita è merce restituita da un cliente principalmente a causa di un errore o difetto. Questo viene segnalato come un addebito sul conto resi merce e un credito su conti attivi da parte del dipartimento finanziario.
Listino prezzi:
Un listino prezzi è una raccolta di prezzi diversi per lo stesso prodotto in alcuni software. Pertanto, i prezzi possono variare in base alla quantità acquistata, al dettaglio rispetto al commercio all'ingrosso, alla regione di consegna, alle promozioni e ad altri fattori.
Spazi di lavoro dei documenti di vendita:
Le aree di lavoro dei documenti di vendita sono aree nelle suite di elaborazione delle vendite in cui è possibile visualizzare i dati relativi ad aspetti dell'ordine cliente, come preventivi e fatture.
Ciclo ordine-contanti:
Il tempo che intercorre tra il momento in cui un acquirente effettua un ordine e il momento in cui il venditore riceve il pagamento.
Ciclo Procure-to-Pay
Il ciclo procure-to-pay è simile al ciclo order-to-cash. Il primo si riferisce al tempo necessario da quando un acquirente effettua un ordine di acquisto a quando l'acquirente paga per l'acquisto.
I rappresentanti del servizio clienti e un ufficio ordini o un team sono partecipanti importanti nell'elaborazione degli ordini. Inoltre, il personale di vendita dell'account chiave, gli amministratori degli ordini di vendita, gli specialisti della gestione degli ordini di vendita e gli specialisti dell'evasione degli ordini supportano questo processo. Aiutano inoltre a garantire che l'azienda gestisca correttamente le richieste degli ordini, che i prezzi e la disponibilità dei prodotti siano aggiornati e che i dipendenti evadano correttamente gli ordini. La contabilità delle vendite è un settore specializzato e alcune organizzazioni, come l'Associazione dei tecnici contabili, forniscono formazione sull'elaborazione degli ordini come parte del processo di certificazione.
Flusso/fasi del processo dell'ordine di vendita
L'obiettivo
Questo processo viene utilizzato in un ambiente distribuito per gestire gli ordini di vendita, con il sistema ERP (SAP ECC) che controlla il flusso di dati da e verso i magazzini tramite i singoli sistemi di gestione del magazzino, sia sistemi SAP EWM (Extended Warehouse Management) che sistemi esterni.
Il diagramma seguente illustra queste fasi del processo utilizzando l'elaborazione degli ordini cliente in SAP CRM come esempio. Se invece crei ordini cliente in SAP ECC, il processo inizia con l'ordine in ERP e continua con la consegna in uscita; la fatturazione avviene anche in ERP.
In che modo gli ordini di vendita possono aiutare le aziende a migliorare i propri processi di spedizione ed evasione ordini?
Gli ordini di vendita aiutano le aziende a migliorare i processi di spedizione e di evasione fornendo una visione chiara delle richieste dei clienti e delle date di consegna previste, consentendo alle aziende di stabilire le priorità e gestire le proprie attività di spedizione e evasione ordini.
In che modo gli ordini di vendita possono aiutare le aziende con la loro strategia di prezzo?
Gli ordini di vendita aiutano le aziende con la loro strategia di prezzo fornendo una visione chiara della domanda di beni e servizi, consentendo alle aziende di adeguare i propri prezzi per rimanere competitivi e massimizzare le entrate.
In che modo gli ordini cliente possono aiutare le aziende nella loro strategia di sviluppo prodotto?
Gli ordini di vendita aiutano le aziende con la loro strategia di sviluppo del prodotto fornendo informazioni sulle preferenze dei clienti e sulla domanda di beni e servizi specifici, consentendo alle aziende di dare priorità allo sviluppo del prodotto e agli sforzi di miglioramento.
In che modo gli ordini di vendita possono aiutare le aziende a migliorare i loro sforzi di marketing?
Gli ordini di vendita aiutano le aziende a migliorare i propri sforzi di marketing fornendo visibilità su quali beni e servizi sono molto richiesti, consentendo alle aziende di indirizzare i propri sforzi di marketing nelle aree più redditizie.
In che modo gli ordini di vendita possono aiutare le aziende con il loro CRM (Customer Relationship Management)?
Gli ordini di vendita aiutano le aziende con la gestione delle relazioni con i clienti (CRM) fornendo una visione chiara e organizzata delle interazioni e degli ordini dei clienti, consentendo alle aziende di migliorare la loro comprensione delle esigenze e delle preferenze dei clienti.
In che modo gli ordini di vendita possono aiutare le aziende nella gestione della supply chain?
Gli ordini di vendita aiutano le aziende nella gestione della supply chain fornendo visibilità sulla domanda di beni e servizi, consentendo alle aziende di pianificare e stabilire le priorità delle attività di approvvigionamento e produzione.
Conclusione
Pertanto, dal punto vendita alla verifica, alla gestione dell'inventario, all'evasione e alla fidelizzazione dei clienti a lungo termine, l'automazione degli ordini di vendita semplifica il flusso di lavoro e riduce i tempi di consegna. Riduce della metà i tempi di elaborazione degli ordini, consentendo così di elaborare più ordini nello stesso lasso di tempo.
Il giusto programma di gestione degli ordini spingerà l'azienda in avanti.
Domande frequenti sugli ordini di vendita
Che cos'è l'ordine cliente e l'ordine d'acquisto?
Gli ordini di acquisto vengono utilizzati dagli acquirenti per avviare il processo di acquisto con un fornitore. Gli ordini di vendita sono inviato dai fornitori agli acquirenti dopo ricevere un ordine di acquisto dall'acquirente – verifica dei dettagli e conferma dell'acquisto
A cosa serve l'ordine di vendita?
Gli ordini di vendita svolgono un ruolo centrale nell'assicurare che una vendita sia ben documentata, condotta correttamente e rifletta ciò che entrambe le parti si aspettano. Quando l'ordine viene ricevuto da un cliente per le merci da fornire, gli Articoli, le quantità, la data di consegna, ecc., i dettagli sono forniti con il numero dell'ordine di vendita.
Che cos'è l'ordine cliente SAP?
Scopo. L'ordine di vendita è un accordo contrattuale tra un'organizzazione di vendita e un venditore sulla consegna dei prodotti o fornire un servizio a prezzi, quantità e tempi definiti. … Il sistema genera date e punti di spedizione nel programma di consegna.
Che cos'è la creazione dell'ordine cliente?
Un "Ordine di vendita" è un contratto tra un Cliente e un'organizzazione di vendita per la fornitura di beni e/servizi specifici in un periodo di tempo specificato. … L'ordine cliente può essere creato con riferimento a un "documento precedente" come una richiesta / preventivo
