Il libro paga è lo stipendio che un datore di lavoro paga ai lavoratori per un tempo predeterminato o in un giorno specifico. Il termine "libro paga" può inoltre applicarsi all'elenco dei dipendenti di una società e allo stipendio dovuto a ciascuno di essi. È anche il processo di pagamento dei dipendenti di un'azienda, che include tenere traccia delle ore lavorate, calcolare gli stipendi e inviare assegni o depositi diretti sui conti bancari dei dipendenti e anche il totale di tutti i registri finanziari per i salari di un dipendente, bonus, tasse e detrazioni. Nel contesto della contabilità, il libro paga è la somma pagata ai dipendenti per i servizi resi in un determinato periodo di tempo. Diamo un'occhiata ai servizi di outsourcing delle buste paga e ai servizi per le risorse umane.
Panoramica
Il libro paga viene sempre più esternalizzato dalla maggior parte dei datori di lavoro a società specializzate che gestiscono l'elaborazione di buste paga, benefici per i dipendenti, assicurazioni e doveri contabili, comprese le ritenute fiscali. Questo è noto come outsourcing del libro paga.
In un'azienda, l'esternalizzazione delle buste paga si riferisce all'assunzione di una terza parte per gestire tutte le attività relative alle buste paga. Per le aziende che scelgono di esternalizzare le proprie operazioni di gestione paghe a un fornitore di buste paga completamente gestito o a ufficio di servizio paghe, questo può tipicamente diminuire; il prezzo dei sistemi e del software di elaborazione delle buste paga, i costi per l'assunzione interna di lavoratori con formazione sulle buste paga e il tempo libero dedicato alla gestione delle attività finanziarie relative alle buste paga per l'azienda. Indipendentemente dalle dimensioni dell'organizzazione, siano esse enormi, medie o piccole, l'esternalizzazione delle attività di gestione stipendi è vantaggiosa per tutti i tipi di attività.
La crescente complessità della legge sui salari è un altro fattore che guida l'outsourcing aziendale. Per essere conformi alla legge, è spesso necessario stare al passo con le modifiche annuali ai codici fiscali, Pay as You Earn (PAYE) e alle fasce di previdenza sociale, nonché pagamenti e detrazioni obbligatori che devono passare attraverso il libro paga.
In alternativa, invece di assumere più specialisti del libro paga e esternalizzare una società di libro paga, le aziende possono invece scegliere di utilizzare il software del libro paga per supportare il lavoro di un contabile o di un ufficio del libro paga. L'orologio elettronico Bundy e altri fondamentali strumenti digitali per le risorse umane sono incorporati nel software del libro paga, che ha basato i suoi calcoli sulla tariffa presentata e sui dati approvati acquisiti da tale apparecchiatura.
Funzioni paghe esternalizzate;
Quasi tutte le attività di gestione stipendi possono essere delegate a un'agenzia esterna, sebbene ciò non sia sempre auspicabile. Spetta quindi all'azienda decidere quali parti del processo di gestione stipendi affidare alla società di outsourcing. Le responsabilità del libro paga che potrebbero essere esternalizzate possono includere;
- Configurazione di un conto paghe.
- Stabilimento delle modalità di pagamento.
- Monitoraggio ore lavorate.
- Calcolo degli stipendi non pagati.
- Fornire il pagamento per i lavoratori.
- Mettere in atto misure di sicurezza per proteggere le informazioni aziendali e del personale.
- Garantire il rispetto dei requisiti legali.
- Detrazioni in busta paga, accertamenti fiscali e pignoramenti salariali.
- Il controllo delle trattenute ai dipendenti.
- Pagamento delle imposte sui salari.
- Sto completando il lavoro fiscale di fine anno.
È importante notare che alcune responsabilità del libro paga come il pagamento dei lavoratori non sono possibili a livello globale, perché alcuni paesi richiedono che salari e stipendi siano pagati direttamente dal datore di lavoro.
Come funziona l'outsourcing delle buste paga
Ci sono alcuni fattori da tenere a mente per garantire che l'esternalizzazione delle buste paga abbia successo, indipendentemente dal fatto che un'azienda desideri esternalizzare le proprie buste paga nazionali o cerchi una soluzione per esternalizzare le proprie buste paga multinazionali. Questi fattori includono;
#1. Chiara strategia di outsourcing delle retribuzioni:
Per l'azienda, determinare quali servizi di outsourcing delle buste paga sono necessari è il primo passo. Sia il team interno che il partner del libro paga scopriranno che avere una solida strategia in atto rende le cose più facili. La maggior parte del lavoro effettivo di un'azienda nel processo di outsourcing consiste nel prepararsi a esternalizzare le funzioni del libro paga. L'azienda deve prima scegliere il livello di esternalizzazione preferito.
Per dirla in un altro modo, come dividerebbe la responsabilità la società se sceglie di co-fornire piuttosto che esternalizzare interamente? Ad esempio, un'azienda può decidere che vorrebbe che un fornitore di terze parti gestisse solo gli aspetti fiscali della busta paga, il monitoraggio delle ore lavorate dai propri dipendenti o qualsiasi altra responsabilità di scelta legalmente consentita nella sede dell'azienda.
#2. Scegliere il giusto partner per le retribuzioni:
Ci sono numerosi "fornitori di outsourcing delle buste paga" disponibili nel 2023, sia a livello nazionale che all'estero. Mentre ogni azienda avrà standard diversi per ciò che costituisce una corrispondenza adeguata, tutte sono tenute ad assicurarsi che il fornitore mantenga una sicurezza sufficiente per i dati dei dipendenti e sia conforme alle leggi applicabili, e anche considerare attentamente le loro opzioni prima di selezionare il proprio fornitore di servizi di gestione stipendi.
I "termini di ingaggio" devono essere concordati da entrambe le parti quando viene scelto un fornitore di outsourcing della gestione stipendi. A questo punto avviene la definizione formale degli obblighi specifici del prestatore, unitamente alla discussione sul pagamento dei servizi forniti. Infine, il cliente fornisce al fornitore di servizi tutti i dati necessari per svolgere le attività relative alla responsabilità del libro paga che si assumerà.
#3. Pianificazione delle buste paga e notifica dei dipendenti:
I dipartimenti del libro paga sono spesso più occupati alla fine dell'anno. Il momento ottimale per effettuare qualsiasi passaggio a un modello di esternalizzazione delle retribuzioni dovrebbe essere in un momento diverso. Poiché il libro paga ha un impatto sull'intera forza lavoro, è essenziale informare tutti di qualsiasi cambiamento pianificato. Dovrebbero essere fornite istruzioni chiare a tutti i membri del team, in particolare a coloro che sono coinvolti nel processo di gestione stipendi (sia per motivi amministrativi che per altri motivi).
#4. Elaborazione buste paga:
Dopo lo scambio di dati e la definizione delle procedure, il fornitore di outsourcing delle buste paga inizia a svolgere le proprie responsabilità effettive. La retribuzione deve essere quasi sempre distribuita secondo un orario prestabilito (ogni due settimane è tipico). Analogamente a quando si gestiscono le buste paga internamente, il fornitore deve trattenere eventuali imposte appropriate prima dell'emissione dei pagamenti.
Su base regolare e pianificata, i fornitori spesso riferiscono al cliente, confermando i servizi forniti e delineando le prestazioni. Questa è un'opportunità per il cliente di verificare che tutto stia procedendo come previsto. L'esternalizzazione degli adempimenti fiscali di fine anno è l'ultimo passaggio significativo del processo. Ciò comporta sia l'invio alle autorità fiscali delle prove che il fornitore ha tenuto aggiornato durante le attività, sia l'invio degli effettivi versamenti fiscali.
#5. Corsa paghe parallela:
È sempre una buona idea eseguire almeno un libro paga contemporaneamente per garantire che entrambi i libri paga producano gli stessi risultati, in particolare quando si passa dall'elaborazione interna del libro paga all'esternalizzazione del libro paga.
Esternalizzazione di buste paga e servizi per le risorse umane
Payroll e HR outsourcing si riferiscono all'affidamento della gestione dei cosiddetti processi hard HR a un'azienda esterna. Questo servizio intende rendere le operazioni in questo settore più efficienti e meno costose. Tra i servizi che è probabile che le aziende esternalizzino, le funzioni delle risorse umane sono in cima alla lista in quanto ciò aiuta la liberazione degli esperti delle risorse umane a concentrarsi su attività più strategiche.
L'esternalizzazione delle risorse umane è anche un accordo legale tra un datore di lavoro e un fornitore di servizi esterno in cui il datore di lavoro conferisce al fornitore di servizi esterno il controllo e la gestione di determinate attività delle risorse umane.
I datori di lavoro hanno accesso a una vasta gamma di opzioni di outsourcing delle risorse umane. Sono disponibili sia soluzioni ristrette che ampie, come l'esternalizzazione solo di una parte di una singola funzione HR, come il monitoraggio delle applicazioni per i requisiti di azione affermativa. Poiché i professionisti delle risorse umane cercano modi per dedicare meno tempo e denaro alle transazioni e all'amministrazione in modo da potersi concentrare su operazioni più strategiche, l'outsourcing è diventato sempre più importante.
L'azienda risparmierà anche denaro grazie a questa riduzione di tempo e risorse. Il libro paga, l'amministrazione dei benefit e altre operazioni banali sono spesso delegate a fornitori esterni, mentre la gestione dei talenti, il reclutamento e la pianificazione della successione sono spesso affidati ai dipartimenti delle risorse umane. Oltre a concedere agli specialisti HR interni più tempo per concentrarsi sulla strategia, l'outsourcing può:
- Offri alle aziende l'accesso a conoscenze specializzate in materia di risorse umane.
- Aiuto nel garantire la conformità normativa.
- Riduci la quantità di tempo necessaria per rispondere alle attività transazionali delle risorse umane come l'iscrizione alle buste paga e ai benefit.
Esternalizzare buste paga e benefit
Ci sono vari motivi per cui le aziende potrebbero decidere di esternalizzare le buste paga. Il più delle volte, è il modo più intelligente per le aziende di delegare compiti complicati e ingombranti. L'esternalizzazione della busta paga aziendale è un'ottima scelta perché fornisce anche all'azienda un'assistenza qualificata. Quindi, diamo un'occhiata ad alcuni dei vantaggi meno ovvi dell'esternalizzazione della contabilità.
Vantaggi dell'esternalizzazione del libro paga
#1. Miglioramento della sicurezza dei dati:
I dati sui salari devono essere conservati con il massimo livello di sicurezza e nessuna grande organizzazione si prenderà la possibilità di farlo sulla propria rete privata. Sfortunatamente, le violazioni dei dati sono un rischio comune per le aziende di tutto il mondo. Il libro paga interno pone pericoli come il furto di identità e l'appropriazione indebita.
Memorizzando i dati su sistemi e tecnologie sicuri basati su cloud, i fornitori di buste paga in outsourcing proteggono i tuoi dati sensibili e prevengono attività fraudolente sulle buste paga interne, proteggendo così l'azienda da qualsiasi potenziale pericolo che ne consegue.
#2. Risparmi:
Le aziende spesso esternalizzano il libro paga poiché lo hanno trovato più economico rispetto alla gestione interna del libro paga. Questa è stata spesso una delle motivazioni principali per l'outsourcing in generale e le attività di gestione stipendi non sono diverse. L'azienda cliente può risparmiare un sacco di soldi esternalizzando queste attività a un fornitore di outsourcing delle buste paga in una nazione in cui i salari e gli stipendi sono spesso inferiori. Ciò consente all'azienda cliente di recuperare gran parte della differenza retributiva dei dipendenti.
Anche quando le buste paga sono esternalizzate a livello nazionale, potrebbe essere ancora così. Dando l'elaborazione delle buste paga a un fornitore di buste paga invece di farlo da soli, è possibile ridurre i costi diretti di elaborazione delle buste paga. Inoltre vengono eliminati i costi nascosti come le ferie annuali e datore di lavoro PRSI. Di conseguenza, i costi relativi alle persone e alle infrastrutture potrebbero essere ridotti. Ciò riduce le spese iniziali di avvio per le nuove imprese. Mentre per le imprese consolidate, significa maggiori profitti per le parti interessate e gli azionisti.
#3. Professionalità ed Errori Ridotti:
I professionisti che sanno come gestire bene il libro paga possono occuparsi delle attività del libro paga, che è un altro vantaggio dell'outsourcing. La maggior parte delle aziende considera l'elaborazione interna delle buste paga poco più di un lavoro di pulizia necessario perché le loro competenze principali risiedono altrove. D'altra parte, un "ufficio di servizio paghe" o fornitore di outsourcing paghe può gestire solo le attività relative alle paghe. Se fornisce più servizi, probabilmente sono in campi correlati.
Ciò implica non solo una più ampia esperienza generale in materia di buste paga, ma anche che il fornitore di terze parti dovrebbe disporre di sistemi di gestione efficienti per l'intera gamma di servizi di gestione paghe. Con l'uso frequente dell'automazione del libro paga da parte delle società di servizi del libro paga, ci sono meno possibilità di errore umano. Inoltre, poiché il libro paga è la loro principale attività commerciale, un fornitore di servizi di libro paga competente è una vera autorità su tutto ciò che riguarda il libro paga.
#4. Migliora la conformità internazionale alle buste paga:
L'accesso diretto agli esperti del libro paga è uno dei principali vantaggi di lavorare con fornitori internazionali di outsourcing del libro paga. I fornitori di servizi di buste paga sono autorità in materia di leggi e ordinanze fiscali locali e hanno familiarità con le buste paga e i programmi di conformità di ogni nazione che servono. Le regole che regolano le tasse, i dati e gli standard di conformità, così come i posti di lavoro, sono piuttosto complesse. Sono flessibili e differiscono da una giurisdizione all'altra. Le sanzioni per errori, omissioni e divulgazioni ritardate potrebbero essere piuttosto costose.
Gli specialisti del libro paga in outsourcing si tengono aggiornati sulle nuove leggi e normative a livello federale e statale. Aderiscono alle scadenze legali per l'archiviazione e i dati sui salari. Lasciando il libro paga nelle loro mani capaci; riduce la probabilità di errore ed elimina qualsiasi preoccupazione riguardo a scadenze significative per le buste paga e altri pericoli associati alla conformità internazionale delle buste paga.
Rischi legati all'esternalizzazione delle buste paga
#1. Perdita del controllo dei dati aziendali:
L'accresciuto rischio di violazione delle informazioni private causato dall'outsourcing è forse ancora più preoccupante. Sebbene molte applicazioni di gestione dei dati sui salari basate su cloud includano firewall e server crittografati per la sicurezza, sono bersagli attraenti per attività nefaste. Le informazioni sulle buste paga dei dipendenti dell'azienda possono essere costituite da blocchi di dati grandi, ingombranti e difficili da elaborare. Nella misura in cui questi dati sono stati consegnati ai fornitori di servizi di buste paga, sono ancora informazioni aziendali. Quando un'azienda mantiene questi processi interni, questi tipi di rischi sono ridotti.
#2. Rettifica degli errori e assistenza clienti
A causa delle differenze di fuso orario e lingua, avere partner per le retribuzioni in molte nazioni in tutto il mondo potrebbe rallentare la comunicazione e le procedure per correggere gli errori nelle retribuzioni.
In caso di questi errori o sbagli nell'elaborazione delle buste paga, la terza parte deve essere ritenuta affidabile per risolvere eventuali problemi che si presentano. Ciò può rendere la correzione di eventuali errori una procedura più difficile del necessario, a seconda del grado di assistenza offerto al cliente.
Società nazionali del libro paga
Ecco un elenco di alcune società di buste paga nazionali che offrono i migliori servizi di buste paga in outsourcing nel settore.
# 1. ADP
ADP (NASDAQ: ADP), con sede centrale nel New Jersey, offre servizi di outsourcing, HCM globale e buste paga in più di 140 nazioni e mercati.
# 2. Gusto
Gusto, precedentemente noto come ZenPayroll, è stato introdotto nel 2012 come piattaforma online per la gestione del personale. La sua sede centrale è a San Francisco, in California, e fornisce servizi a oltre 100,000 aziende a livello nazionale.
#3. Intuito
Il fornitore globale di piattaforme finanziarie Intuit (NASDAQ: INTU) ha sede a Mountain View, in California. È stato fondato nel 1983 e ora ha 20 sedi in 9 nazioni.
# 4. Paychex
Paychex (NASDAQ: PAYX), con sede centrale a Rochester, New York, è stata fondata nel 1971 e offre soluzioni integrate di gestione del capitale umano per buste paga, benefit, risorse umane e servizi assicurativi.
#5. Buste paga di BizChecks
BizChecks Payroll, un'azienda del Massachusetts con la maggior parte dei suoi clienti a South Shore, Cape Cod e le isole di Nantucket e Martha's Vineyard, gestisce le buste paga in tutto il New England.
#6. Responsabile pagatore del CSC
La società CSC Paymaster, con sede a Warwick, nel Rhode Island, è operativa da 56 anni e fornisce soluzioni per buste paga, gestione del tempo e del lavoro e risorse umane.
Qual è l'outsourcing più popolare?
I servizi in outsourcing più popolari sono; Programmazione informatica e lavori IT, risorse umane, assistenza telefonica / clienti, outsourcing dei processi aziendali (BPO), scrittori e così via.
Quante aziende esternalizzano il libro paga?
Una stima di oltre il 12% delle organizzazioni in tutto il mondo ha completamente esternalizzato le funzioni di gestione stipendi, con un altro 26% che ha co-esternalizzato le funzioni di gestione stipendi.
Quanto è grande Paychex Peo?
La società americana Paychex, Inc. ha circa 670,000 clienti del libro paga e più di 100 uffici negli Stati Uniti e in Europa. Attualmente ha una capitalizzazione di mercato di $ 30.155 miliardi.
Vedere anche SERVIZI DI OUTSOURCING IT: significato, esempi, vantaggi e azienda
Conclusione
L'elaborazione delle buste paga è un compito difficile e dispendioso in termini di tempo che deve seguire rigorose leggi e regolamenti federali e statali. Richiede una meticolosa tenuta dei registri e attenzione ai caratteri piccoli. La pianificazione dell'esternalizzazione del libro paga comporta molti vantaggi. Un affidabile fornitore globale di buste paga può offrire servizi che la maggior parte delle aziende non è in grado di gestire da sola. Questo li aiuta a risparmiare tempo e ad avere una migliore garanzia rispetto a una soluzione di gestione stipendi interna. Inoltre, ci sono risparmi finanziari e un minor rischio di non conformità.
Puoi lasciare le tue eventuali domande sull'esternalizzazione delle buste paga e dei servizi delle risorse umane nella sezione dei commenti.
Domande frequenti sui servizi di outsourcing delle retribuzioni
Che cos'è un servizio di outsourcing delle retribuzioni?
I servizi di outsourcing del libro paga sono quei servizi relativi al libro paga forniti da aziende esterne per varie società.
Qual è la più grande società di outsourcing del libro paga?
Automatic Data Processing, Inc. (NASDAQ: ADP), è la più grande società di outsourcing delle buste paga.
Qual è la migliore azienda di buste paga?
ADP è la più grande azienda di buste paga, con la quota di mercato maggiore nel software per servizi di buste paga.
Che cos'è l'esternalizzazione delle buste paga e dei servizi per le risorse umane?
I servizi di esternalizzazione delle buste paga e delle risorse umane si riferiscono all'affidamento della gestione dei cosiddetti processi HR difficili a un'azienda esterna.
Articoli Correlati
