Quante diverse app, schermate e schede del browser web pensi di alternare durante la tua giornata di lavoro? Probabilmente molto, giusto? Ora, pensa a quanto tempo dedichi a farlo. Potresti pensare che il passaggio tra così tanti strumenti diversi sia una parte inevitabile per portare a termine il tuo lavoro, ma non lo è.
Esistono modi per riprendere il controllo del tuo tempo e migliorare la tua efficienza utilizzando meno app, schermate e schede in modo semplice compiti professionali.
Quanto tempo sprecano davvero le persone a passare da un'app all'altra sul posto di lavoro?
Secondo l'Harvard Business Review, ogni persona coinvolta in una transazione della catena di approvvigionamento di beni di consumo che hanno studiato è passata circa 350 volte tra una media di 22 diverse applicazioni e siti web.
Osservando questo esempio, un singolo dipendente potrebbe passare tra diverse app e finestre circa 3600 volte nel corso della giornata. Il nome per questo tipo di alternanza tra app, siti e schermate diverse è cambio di contesto.
E, sebbene a prima vista possa sembrare innocuo, non dovrebbe essere liquidato come un'altra parte del fare affari: il cambio di contesto fa sprecare enormi quantità di tempo nei luoghi di lavoro.
Perché dovresti preoccuparti di ridurre il cambio di contesto
Quando si passa da un'app all'altra e da un sito Web all'altro, non è solo la quantità di tempo impiegato facendo clic tra di loro che stai sprecando.
Ogni volta che guardi qualcosa di nuovo sullo schermo, ci vuole tempo per adattarti e iniziare a lavorare nel nuovo contesto.
Ogni app o sito ha uno scopo e un'interfaccia diversi, quindi la transizione tra strumenti diversi non è mai un processo istantaneo e senza interruzioni. Se devi inserire i dati di accesso (che potresti aver dimenticato) e aprire un'app per la prima volta in un determinato giorno, stai perdendo ancora più tempo. Non solo il cambio di contesto fa perdere tempo, ma può anche danneggiare la tua produttività mettendo a dura prova il tuo cervello e rendendo più difficile la concentrazione.
Secondo lo stesso studio di HBR, la persona media sul posto di lavoro trascorre fino al 9% del proprio tempo a cambiare contesto lavorativo: è molto tempo che potrebbe essere speso per svolgere compiti importanti.
Usa un'app di posta elettronica all-in-one (come Spike) per fare di più, in meno tempo
Sebbene l'utilizzo di un certo numero di app e siti diversi sia inevitabile nella maggior parte dei luoghi di lavoro moderni, puoi ridurre drasticamente la quantità di tempo e di energia spesi per cambiare contesto utilizzando gli strumenti ottimali per il lavoro.
Secondo un altro studio di HBR, il dipendente medio trascorre fino al 28% della propria giornata lavorativa occupandosi di e-mail. Se aggiungiamo questo al 9% speso per il cambio di contesto, vediamo che un dipendente potrebbe dedicare fino al 37% del proprio tempo solo a inviare e-mail e passare avanti e indietro tra varie app e siti Web.
Uno dei modi migliori per ridurre le perdite di tempo e aumentare la produttività è utilizzare un'app di posta elettronica all-in-one, come Spike email, che ottimizza le comunicazioni e-mail e riduce il numero di strumenti necessari per determinate attività e funzioni.
Spike è il primo conversatore al mondo app di posta elettronica. Email di conversazione è un termine per il modo in cui Spike trasforma i tuoi thread di posta elettronica tradizionali in conversazioni in stile chat. Questo elimina le formalità e le ripetizioni, rendendo più facile e veloce leggere e rispondere alle e-mail. Quindi, puoi vedere come ciò ti consentirebbe di dedicare meno tempo alla gestione delle e-mail, ma che ne dici di ridurre il cambio di contesto?
Bene, Spike è pieno di altre funzionalità integrate che eliminano la necessità di avere tonnellate di app e strumenti diversi aperti contemporaneamente. Ad esempio, ci sono riunioni video integrate, quindi puoi chiamare rapidamente una riunione del team direttamente dal tuo client di posta elettronica, senza la necessità di passare a un'altra app di videoconferenza.
Ci sono anche chat di gruppo e messaggi vocali integrati, il che significa che non hai bisogno di app separate per nessuna di queste forme di comunicazione. Successivamente, hai attività collaborative ed elenchi di cose da fare, oltre a note collaborative, che fanno funzionare Spike come una forma di software di gestione dei progetti.
Essere in grado di creare rapidamente un'attività e assegnarla a un membro del team in base al contenuto di un'e-mail può essere un enorme risparmio di tempo. Le note online collaborative (con chat integrate nella barra laterale) rendono ancora più efficiente la collaborazione in tempo reale. Considerando il fatto che la maggior parte delle piccole imprese utilizza dozzine, se non centinaia, di app e siti diversi per fare affari, è essenziale disporre di uno strumento come Spike che riduca la necessità di averne così tante.
Proprio dalle funzionalità sopra menzionate, puoi vedere come sbarazzarti di circa sei o sette altre app utilizzando Spike per ottimizzare la comunicazione e la collaborazione del tuo team.
Conclusione
Ridurre il cambio di contesto e semplificare la gestione delle e-mail sono due dei modi migliori per aumentare la produttività e fare di più in meno tempo sul posto di lavoro.
Anche se al momento non ci sono app che lo fanno contro tutti i, utilizzando un'app di posta elettronica multifunzionale, come Spike, fa molto per migliorare i flussi di lavoro per te e il tuo team.
