Le fatture sono un elemento importante per la gestione di un'impresa e sapere come scrivere e inviare correttamente una fattura ti aiuterà a migliorare l'efficienza e a essere pagato più velocemente. Per iniziare, crea una fattura contenente il tuo nome e le informazioni di contatto, il nome e le informazioni di contatto del tuo cliente, le date, il numero della fattura, i servizi effettuati, l'importo totale e i termini e le condizioni di pagamento. Quando hai finito, invialo tramite e-mail, posta o software di fatturazione per ottenere un compenso per i tuoi sforzi.
Che cos'è una fattura
Una fattura è una lettera che le aziende inviano ai clienti chiedendo il pagamento di beni e servizi resi. Affinché una fattura sia qualificata come documentazione legale, devono essere presenti i seguenti componenti:
- Contatti per clienti e aziende
- Un numero di addebito
- Data di fatturazione e data di pagamento
- Nome e dettagli dei prodotti e servizi
- Importo pagato complessivamente e per ogni unità di prodotto
- Condizioni di pagamento
Come devo preparare una fattura prima di inviarla?
Comunica sempre ai tuoi clienti le specifiche di un acquisto prima di consegnare una fattura. Niente nel giornale dovrebbe scioccarli o stupirli.
L'importo della fattura è l'aspetto più cruciale da considerare. Questo è semplice da determinare perché i prezzi sono spesso fissi. Se il cliente non è soddisfatto delle tue tariffe aziendali, potresti provare a metterti d'accordo proponendo sconti o riduzioni.
Quindi specifica le date di fatturazione e di scadenza in modo che il tuo cliente sappia quando aspettarsi la fattura e quanto tempo ha per rimborsarti. Fornisci loro un preventivo se stai lavorando a un progetto in cui i tempi di consegna variano in modo che sappiano cosa anticipare.
Avendo queste discussioni all'inizio, puoi migliorare il tuo rapporto con i tuoi clienti e aumentare la probabilità che ti paghino in tempo.
Come inviare una fattura
#1. Tramite posta elettronica
L'e-mail è il metodo più rapido e conveniente per l'invio delle fatture. Per evitare frodi, puoi allegare la tua fattura in formato PDF non modificabile. Inoltre, assicurati di descrivere in modo chiaro e succinto la tua azienda e la fattura nella riga dell'oggetto e nel corpo dell'e-mail.
Diversi clienti e consumatori potrebbero avere vari metodi per ottenere fatture. Scoprire se ci sono informazioni specifiche da fornire nella riga dell'oggetto per accelerare il pagamento può essere una buona idea.
#2. Tramite posta ordinaria
Il metodo comune di invio della fattura qui è tramite posta o fax.
Il documento deve essere stampato, inserito in una busta, affrancato e consegnato personalmente o consegnato presso un ufficio postale. Per una serie di motivi, consideriamo questo approccio come un modo obsoleto di condurre gli affari.
Per cominciare, la procedura richiede molto tempo. Nel corso del tempo, la gestione della tua attività passerebbe in secondo piano rispetto al servizio di postino. Per cominciare, la procedura richiede molto tempo. Nel corso del tempo, la gestione della tua attività passerebbe in secondo piano rispetto al servizio di postino.
A causa del costo più elevato di carta, inchiostro e affrancatura rispetto ad altri mezzi, anche l'invio di qualcosa tramite posta ordinaria è più costoso. Inoltre, utilizzare così tanta carta per spedire una semplice fattura è difficile per la tua azienda e per l'ambiente.
#3. Uso del software di fatturazione
Per creare la tua fattura, puoi utilizzare uno dei tanti programmi di fatturazione disponibili, come PayPal. Il vantaggio dell'utilizzo del software di fatturazione è l'abbondanza di modelli disponibili e la semplicità del marchio.
I clienti possono pagarti più facilmente perché hanno un accesso semplice ai link di pagamento.
Come inviare fattura su PayPal
Per creare una fattura PayPal sono necessari alcuni elementi. Devi prima avere un conto PayPal Business. Per fortuna, non ci sono costi aggiuntivi e questi account sono semplici da configurare. Successivamente, avrai bisogno dell'indirizzo email del tuo cliente. Un file immagine adatto è necessario anche se prevedi di includere un logo per la tua fattura.
Segui queste procedure per costruire la tua fattura dopo aver avuto queste due o tre cose in tuo possesso:
- Apri un PC, Mac o iPad e accedi al tuo conto PayPal.
- Seleziona "Fatturazione" dal menu a discesa sotto "Strumenti", quindi fai clic su "Crea fattura".
- Inserisci l'indirizzo email del tuo cliente. Nel campo cc, fornire eventuali indirizzi aggiuntivi.
- Il nome del cliente e altre informazioni verranno compilate automaticamente quando fai clic su "Aggiungi dati cliente". Nonché, se necessario, l'indirizzo di spedizione.
- Includi articoli, quantità e prezzi specifici nell'elenco di vendita. Includere eventuali penali per il ritardo o altri costi aggiuntivi.
- Assicurati di rivedere la fattura due volte per verificarne l'accuratezza.
- Premi "Invia".
Ora, PayPal creerà una fattura e avviserà il cliente tramite e-mail. Quindi, i tuoi consumatori possono effettuare un pagamento utilizzando il metodo selezionato. Possono utilizzare il loro saldo PayPal o una carta di credito o di debito al posto di quello.
Come inviare una fattura su eBay
- Vai alla home page di eBay, accedi, quindi fai clic sul link "Il mio eBay" nell'angolo in alto a destra e scegli "Vendita" dal menu a discesa.
- Seleziona "In attesa di pagamento" evidenziando il link "Ordini" in "Centro venditori".
- Per inviare una fattura, fai clic sul pulsante "Invia fattura" nella parte inferiore dello schermo dopo aver verificato il costo di consegna, il metodo di spedizione selezionato e l'aggiunta di una nota al cliente nella pagina successiva.
- Nell'ordine in questione, seleziona “Invia fattura. Potresti convincere l'acquirente a pagare tempestivamente se includi un messaggio sulla fattura.
- Fai clic su "Invia fattura" quando hai finito di inserire le tue informazioni.
- Successivamente, dovresti idealmente attendere una risposta con il pagamento dal tuo cliente.
Come inviare fattura via e-mail
Con l'aiuto di un'e-mail di fatturazione, puoi inviare fatture digitali ai tuoi clienti e garantire un pagamento tempestivo. La tua e-mail relativa alla fattura deve essere concisa, chiara e informativa.
Di seguito sono riportati suggerimenti per l'invio di una buona fattura tramite e-mail
Scrivi un buon soggetto:
] La cosa più significativa e la prima cosa che il tuo cliente vedrà è la riga dell'oggetto. Le tue possibilità di ricevere il pagamento in tempo per la tua fattura aumentano se la rendi concisa e pertinente. Le tue fatture devono avere il numero di fattura, il nome del progetto e il nome dell'azienda nella riga dell'oggetto dell'e-mail.
Seleziona il/i destinatario/i corretto/i:
L'invio di un'e-mail di fattura ai destinatari corretti richiede l'inclusione di tutti i destinatari appropriati. Ad esempio, se stai inviando un'e-mail con una fattura a un'azienda, dovresti copiare il reparto interessato, la persona che ti ha fornito il progetto e il reparto contabilità.
Allega tutte le tue fatture:
Non dimenticare di allegare la fattura nella tua e-mail! Dovresti convertirlo in un PDF se lo hai scritto in Word. Una volta allegato, assegnagli un nome che includa sia il nome della tua azienda che il numero di fattura appropriato.
Correggi il corpo dell'email
Senza una frase che lo accompagni, l'invio di una fattura via e-mail è efficace solo a metà. È un comportamento scorretto e poco professionale. Tuttavia, non dovrebbe essere un testo lungo o ostentato.
Un'e-mail contenente una fattura deve essere chiara e informativa
Dovresti informare il tuo cliente della fattura che è stata inviata e chiedere gentilmente di mantenere la sua parte dell'accordo ringraziandolo anche per la sua collaborazione.
Come inviare fattura come libero professionista
Quando lavori per i clienti come libero professionista, spetta a te riscuotere il pagamento per l'attività che hai completato. La fatturazione è la migliore tecnica per ottenere i pagamenti.
Potresti aver fornito al tuo cliente un preventivo indicando il costo del lavoro che ti ha richiesto. Al termine del lavoro, ti verrà inviata una fattura che dettaglia il lavoro svolto e l'importo del pagamento che prevedi di essere pagato.
Quali informazioni dovrebbero essere sulla fattura di un libero professionista?
Particolari del contatto:
Includi il tuo nome (o, se pertinente, il nome della tua attività) e l'indirizzo. Includere il numero di telefono e l'indirizzo e-mail nel caso in cui il cliente abbia bisogno di mettersi in contatto con te. Se la tua azienda ha un logo, includilo nella fattura per dargli un aspetto più curato. Dovresti anche includere il nome e l'indirizzo del tuo cliente o dell'azienda del tuo cliente. Includi il nome della persona che rivede le fatture se ne sei a conoscenza.
Un numero di fattura:
Devi tenere traccia dei tuoi numeri di fattura, sia che li crei manualmente o che utilizzi un programma di contabilità che li crei. Potrebbe essere necessario scoprire dove si trovano le fatture non pagate o rispondere alle richieste dei clienti in merito al tuo lavoro come libero professionista. Quando sorgono tali richieste, avere registrazioni organizzate delle fatture ti aiuterà a rispondere. Un riferimento a un numero di fattura assicurerà che sia tu che il cliente stiate discutendo della stessa transazione.
Data di emissione e data di scadenza:
È fondamentale inserire la data di emissione sulle fatture perché è il giorno in cui inizia il termine di pagamento. Fare riferimento alla data di emissione potrebbe anche aiutare a distinguere una fattura da un'altra se hai numerato accidentalmente le tue fatture in modo errato.
Dettagli partita singola e importo dovuto:
La suddivisione dei beni e dei servizi resi è l'informazione più importante sulla fattura. Includere una ripartizione precisa dell'importo totale dovuto per ogni articolo dell'elenco, insieme a una descrizione del lavoro o del bene che è stato eseguito o consegnato, la sua quantità, il suo prezzo e la sua tariffa.
Procedure di pagamento:
Rendi il pagamento il più semplice possibile per i tuoi clienti. Includi le opzioni per consentire ai clienti di pagarti, insieme a tutte le informazioni necessarie per eseguire tale pagamento. Se prendi assegni, assicurati di chiarire dove i clienti possono inviarli. Includi qualsiasi e-mail collegata al conto PayPal della tua azienda e tutti i dettagli bancari necessari per le transazioni bancarie.
Dettagli aggiuntivi:
In fondo alla fattura, includi eventuali addebiti aggiuntivi, sconti o linguaggio ambiguo. Ciò potrebbe avere qualcosa a che fare con le sanzioni per i pagamenti in ritardo o gli sconti sui pagamenti anticipati.
Come posso inviare la fattura tramite e-mail.
Per inviare una fattura tramite e-mail, devi scrivere un buon oggetto, quindi selezionare un destinatario appropriato. Dopo averlo fatto, dovresti allegare tutto il tuo numero di fattura, quindi assicurati di scrivere un corpo dettagliato e diretto.
Come si invia una semplice fattura?
La numerazione sequenziale delle fatture è il modo più semplice per inviare una fattura semplice. Puoi inviare la fattura 001 come prima fattura, la fattura 002 dopo e così via.
Conclusione
Le aziende sono tenute a conservare i record per quasi tutto. Dettagli chiave come la data della fattura, l'importo totale dovuto e se il cliente ha effettuato o meno un pagamento totale sono tutti immediatamente disponibili grazie alle fatture.
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Riferimenti
