Che cos'è la conformità FCRA? Bene, per cominciare, il "Fair Credit Reporting Act" è l'alternativa per l'abbreviazione "FCRA". Questa legge federale è entrata in vigore nel 1970 con l'obiettivo di assistere i clienti nella risoluzione delle inesattezze nei loro rapporti di credito. L'ambito dell'FCRA è stato modificato nel 1996 per includere altri studi sui clienti, come i rapporti storici preparati a fini di screening del lavoro. In altre parole, qualsiasi datore di lavoro che utilizzi una terza parte per condurre controlli dei precedenti deve essere conforme a FCRA. Presto scopriremo perché è importante essere conformi all'FCRA.
Sfondo FCRA
Fondamentalmente, i consumatori sono coperti dall'applicazione dell'FCRA. I datori di lavoro che utilizzano i rapporti sui precedenti e le agenzie di segnalazione dei consumatori (CRA) (note anche come società di screening dei precedenti) che forniscono le informazioni sono tutti regolati dalla FCRA.
Quando un datore di lavoro ottiene un controllo dei precedenti da una terza parte per motivi di lavoro, si applica l'FCRA. Inoltre, in questi rapporti possono essere inclusi precedenti penali, verifiche sul lavoro e sull'istruzione, documenti sui veicoli a motore, sanzioni sanitarie e licenze professionali. Inoltre, vale la pena notare che, sebbene la parola “credito” appaia nel nome della legge, si riferisce a tutti i documenti storici, indipendentemente dal fatto che contengano o meno dettagli sul credito.
Sia il datore di lavoro che la società di screening dei precedenti sono responsabili del rispetto dell'FCRA.
Tuttavia, i datori di lavoro devono informare i dipendenti che condurranno un controllo dei precedenti e otterranno il consenso scritto. Se prendono una decisione di assunzione sulla base di dettagli negativi nello studio, devono anche seguire rigorose procedure di azione avversa.
Panoramica della conformità FCRA
Dal punto di vista della CRA, la conformità implica l'attivazione di processi per garantire che i record siano il più affidabili possibile quando si aderiscono ai requisiti di segnalazione sia statali che federali.
L'FCRA si applica anche in altri casi, come i controlli in background degli inquilini.
Per comprendere l'FCRA, è necessario conoscere parte del suo gergo. Di seguito sono riportati alcuni dei termini più rilevanti:
Rapporto del consumatore
Un rapporto in background, noto anche come "controllo in background". Solo informazioni accurate, come date di lavoro, precedenti penali e precedenti di guida, sono incluse in un rapporto del consumatore.
Rapporto investigativo sui consumatori
A differenza di un'indagine sui consumatori, un rapporto investigativo sui consumatori contiene dettagli raccolti attraverso interviste personali. Un colloquio personale, ad esempio, è una discussione sui risultati del lavoro. Un'altra forma di colloquio personale è una ricerca di riferimenti personali o tecnici.
Consumatori
L'individuo che è l'obiettivo del controllo dei precedenti è indicato come il consumatore. Può trattarsi di un candidato al lavoro, un dipendente attuale, un appaltatore, un lavoratore temporaneo o anche un volontario non retribuito sul posto di lavoro.
Agenzia di segnalazione dei consumatori (CRA)
L'organizzazione che esegue il controllo dei precedenti e prepara il rapporto sui precedenti
Utente
La persona che richiede e utilizza il rapporto sulla cronologia è l'utente in questione. Di solito si tratta di un datore di lavoro o di un potenziale datore di lavoro. Anche un'organizzazione, come un'organizzazione no-profit o un distretto scolastico, può essere il destinatario.
Rivelazione
Il documento informa l'acquirente che potrebbe essere oggetto di un controllo dei precedenti.
Un documento firmato dal cliente che autorizza la preparazione di un controllo dei precedenti.
Azione avversa
La procedura da seguire quando un datore di lavoro sta valutando la possibilità di prendere una decisione di assunzione negativa sulla base del rapporto di base in tutto o in parte.
Perché è essenziale che i datori di lavoro rispettino il Fair Credit Reporting Act (FCRA)?
Il mancato rispetto del Fair Credit Reporting Act (FCRA) può rappresentare un rischio costoso. Quando si ricevono rapporti di base da una terza parte, l'FCRA richiede a un datore di lavoro di fare determinate cose durante il processo di assunzione iniziale. I datori di lavoro sono regolarmente perseguiti presso un tribunale federale per presunte violazioni del Fair Credit Reporting Act. Secondo i rapporti, solo nel giugno 409 sono state intentate circa 2016 cause legali FCRA.
I datori di lavoro pagano un prezzo elevato per il contenzioso in termini di tempo, spese legali, accordi finanziari, danni al marchio e tempo lontano dalla loro azienda principale.
Grafico di conformità FCRA
Grafico di conformità FCRA dall'inizio alla fine, una procedura di controllo dei precedenti conforme è un'esperienza positiva per il richiedente o il dipendente. Dimostra che l'azienda prende sul serio i propri obblighi etici e valorizza i propri dipendenti. Aiuta anche a evitare la perdita involontaria di un potenziale cliente o dipendente promettente.
Come condurre un controllo dei precedenti in conformità con il Fair Credit Reporting Act (FCRA)
Ogni datore di lavoro che utilizza una società di screening dei precedenti per eseguire controlli pre-assunzione deve rispettare l'FCRA.
Ironia della sorte, alcune delle disposizioni più basilari dell'FCRA spesso diventano una base per le azioni legali. In altre parole, diventano uno strumento per le intenzioni sbagliate. In tal caso, y]i seguenti sono i problemi di applicazione più importanti di cui i datori di lavoro dovrebbero essere a conoscenza:
Rivelazione
Prima di ottenere un rapporto di base da un CRA, il datore di lavoro deve notificare al soggetto che uno è un requisito di ammissibilità. Il contenuto e la forma dell'informativa sono estremamente significativi. Nell'informativa deve essere utilizzato solo il linguaggio divulgativo, che deve essere pubblicato in un testo separato. Non dovrebbe, ad esempio, essere incluso in una domanda di lavoro o nascosto in un pacchetto di informazioni.
Inoltre, il vocabolario dell'informativa dovrebbe includere solo l'informativa; senza altro materiale in vista. Il termine "estraneo" può riferirsi a qualsiasi cosa, dai benefici aziendali al comportamento sul lavoro fino a un posto di lavoro libero dalla droga. Quindi, includendo una rinuncia alla responsabilità nella divulgazione, il linguaggio è particolarmente problematico e il fondamento di molte azioni collettive.
Tuttavia, prima di ottenere un rapporto di background da un CRA, il datore di lavoro deve ottenere il consenso scritto del soggetto. (Le firme elettroniche che seguono le linee guida E-SIGN sono accettabili.)
L'FCRA necessita solo di contenuto e formato univoci, non di una lingua specifica. Il linguaggio di divulgazione e autorizzazione, sia in documenti separati che insieme, deve essere chiaro e cospicuo. Il lettore deve essere consapevole del fatto che sarà oggetto di un rapporto di background e che sta approvando la preparazione del rapporto.
Azione avversa
I datori di lavoro devono obbedire alla procedura di azione avversa FCRA in più fasi se stanno prendendo in considerazione un'azione negativa per l'occupazione – non reclutare, non promuovere o non trattenere – basata in tutto o in parte sui dettagli di uno studio di base.
Informare il richiedente che potrebbe essere vittima di una decisione negativa
Quindi consegnare una copia dello studio e una copia della sintesi federale dei diritti. Informali che hanno la possibilità di contestare lo studio. Assicurati di mettere da parte un determinato periodo di tempo per iniziare la controversia.
Per favore, tieni i tuoi cavalli
Durante il tempo assegnato al richiedente per contattare il CRA e contestare lo studio, non dovresti prendere alcuna decisione.
Se si prende una decisione negativa dopo la scadenza del tempo assegnato, è necessario contattare nuovamente il richiedente. Questa volta, chiarirai la linea d'azione, fornirai le informazioni di contatto per la CRA che ha completato il rapporto, una dichiarazione che la CRA non ha preso la decisione e dichiarazioni che dicono loro che possono ottenere una copia del rapporto e continuare a contestare i suoi contenuti.
La conformità allo screening della cronologia è difficile e l'FCRA è "l'elefante nella stanza". I datori di lavoro non possono permettersi di chiudere un occhio.
La buona notizia è che i componenti a più alto rischio dell'FCRA sono i più facili da rispettare. I datori di lavoro hanno bisogno di un programma di screening ben progettato, di audit regolari e dell'assistenza di un partner di screening esperto.
Chi deve conformarsi all'FCRA?
Sia il datore di lavoro che l'attività di screening dei precedenti sono responsabili della conformità all'FCRA. I datori di lavoro devono indicare che eseguiranno un controllo dei precedenti e otterranno un'autorizzazione scritta.
Come posso diventare conforme a FCRA?
Quattro passaggi fondamentali per la conformità FCRA
- Passaggio 1: effettuare una divulgazione e ottenere il consenso scritto. Un datore di lavoro deve fare quanto segue prima di richiedere un consumatore o un rapporto investigativo:...
- Passaggio 2: inviare la certificazione a un'agenzia di segnalazione dei consumatori.
- Passaggio 3: fornire al richiedente i documenti relativi all'azione preliminare.
- Passaggio 4: informare il richiedente dell'azione avversa.
Qual è lo scopo principale dell'FCRA?
Il Fair Credit Reporting Act (FCRA), 15 USC 1681 et seq., disciplina l'accesso ai registri dei rapporti di credito al consumo promuovendo al contempo l'accuratezza, l'equità e la riservatezza delle informazioni personali raccolte dalle agenzie di segnalazione del credito (CRA).
Qual è il processo FCRA?
Il Fair Credit Reporting Act (FCRA) è una legislazione federale che regola la raccolta di informazioni sul credito da parte di individui e il loro accesso ai loro rapporti di credito. È stato emanato nel 1970 per affrontare l'equità, l'accuratezza e la riservatezza delle informazioni personali contenute nei file delle organizzazioni di segnalazione del credito.
Quali sono le violazioni FCRA più comuni?
Trattenuta di avvisi, violazioni della privacy, ricerca di segnalazioni per scopi impropri, mancato rispetto dei processi di divulgazione dei debiti richiesti, fornitura e segnalazione di informazioni errate, fornitura e segnalazione di informazioni obsolete e combinazione di file sono le sette violazioni FCRA più comuni.
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