Le tue entrate meno le tue spese dovrebbero essere pari a zero in un approccio di budget a base zero. Obiettivi di risparmio, rimborso del debito e divertimento sono tutti inclusi. Sei incoraggiato a spendere fino all'ultimo centesimo del tuo stipendio mensile attraverso la strategia di budget a base zero. Ma questo non significa che dovresti andare a fare shopping. Il piano include obiettivi importanti come risparmiare denaro e saldare i debiti, oltre a spendere per cose piacevoli. L'obiettivo del budget a base zero, spesso noto come budget a somma zero, è dare uno scopo a ogni denaro. Diamo un'occhiata alla definizione, al modello e agli esempi di budget a base zero. Ecco come funziona.
Definizione di budget a base zero
ZBB è un metodo di budgeting in cui tutte le spese per ogni nuovo periodo devono essere giustificate. Ogni funzione all'interno di un'organizzazione viene valutata per le sue esigenze e spese come parte del processo di budget a base zero, che inizia con una "base zero". I budget vengono quindi costruiti in base a quanto richiesto per il periodo successivo, indipendentemente dal fatto che ciascun budget sia superiore o inferiore a quello precedente.
Come funziona il bilancio a base zero (ZBB).
ZBB consente l'implementazione di obiettivi strategici di alto livello nel processo di definizione del budget negli affari collegandoli a specifiche aree funzionali dell'azienda, dove le spese possono essere prima aggregate e quindi misurate rispetto ai risultati precedenti e alle aspettative attuali.
A causa del suo carattere orientato ai dettagli, il budget a base zero può essere un processo pluriennale, con manager o leader di gruppo che rivedono alcune aree funzionali alla volta. Evitando aumenti o diminuzioni generali del budget di un trimestre precedente, il budget a base zero può aiutare a ridurre le spese. Tuttavia, si tratta di una procedura che richiede molto tempo e richiede molto più tempo rispetto alla tradizionale definizione del budget basata sui costi.
La strategia dà inoltre la priorità alle aree che generano ricavi diretti o produzione poiché i loro contributi sono più semplicemente giustificati rispetto a quelli del servizio clienti e della ricerca e sviluppo.
Budget a base zero rispetto al budget tradizionale
Il budgeting tradizionale sostiene aumenti incrementali rispetto ai budget precedenti, come un aumento della spesa del 2%, piuttosto che una giustificazione delle spese vecchie e nuove, come richiede il budget a base zero.
Il budgeting tradizionale valuta semplicemente le nuove spese, mentre ZBB inizia con zero e richiede la giustificazione di vecchie spese ricorrenti e nuove spese. Il budget a base zero impone ai manager l'onere di giustificare le spese, con l'obiettivo di generare valore per un'azienda gestendo i costi piuttosto che solo le entrate.
Modello di budget a base zero
Il modello di budget a base zero è un budget generato principalmente per giustificare i costi per ogni nuovo periodo, in cui il budget inizia da zero, al contrario di un budget standard, in cui vengono apportate modifiche ai budget precedenti. La differenza tra tutte le fonti di reddito e tutte le fonti di spesa deve essere uguale a zero per creare un budget a base zero.
Componenti del modello di budget a base zero
Di seguito sono riportati i dettagli generali nel modello per il budget a base zero:
#1. Intestazione in alto:
Il modello includerà l'intestazione "Modello di budget a base zero". Rimarrà invariato per tutti gli utenti del modello. Inoltre, l'intestazione informa l'utente sul motivo per cui è stato creato tale modello.
#2. Punti salienti del budget:
Questo dettaglio della panoramica del budget viene visualizzato all'inizio del modello. Include informazioni sulle entrate e le spese complessive per il periodo, nonché il saldo totale su base effettiva e prevista. I valori raccolti dalle fasi successive verranno utilizzati per popolare automaticamente queste cifre.
#3. Spese fisse:
L'utente inserirà tutte le spese fisse in valori pianificati ed effettivi da tutte le aree.
#4. Spese variabili:
L'utente inserirà tutte le spese variabili in valori preventivati ed effettivi da tutte le aree in questa sezione.
#5. Equilibrio:
Dopo aver tolto il totale delle spese fisse e variabili dal totale delle entrate, il saldo rimanente sarà determinato automaticamente. Di conseguenza, questo saldo delle cifre previste dovrebbe essere pari a zero, il che implica che il bilancio dovrebbe essere totalmente in pareggio.
Come utilizzare questo modello per il budget a base zero?
I passaggi per l'utilizzo del modello per il budget a base zero sono i seguenti:
- Durante l'utilizzo di questo modello, l'utente deve fornire tutte le informazioni essenziali nei campi che non sono già precompilati.
- Per iniziare, tutte le fonti di reddito sono rilevate e registrate nei redditi/fondi ricevuti durante quel periodo. Poiché i budget sono costruiti in base a ciò che la persona si aspetta di guadagnare, l'importo inserito dovrebbe essere la retribuzione netta da portare a casa piuttosto che la retribuzione lorda.
- Dopo i dati di reddito, l'utente inserirà tutte le spese che l'organizzazione prevede di sostenere durante il periodo di tempo in questione. Per fornire un quadro chiaro della natura delle spese, queste sono ulteriormente classificate come spese fisse e variabili. Tuttavia, la categoria nel modello può essere modificata per soddisfare le esigenze dell'individuo.
- Il modello calcolerà quindi il saldo residuo dopo aver sottratto l'intera spesa dal reddito totale. La differenza tra le entrate e le spese del periodo dovrebbe essere pari a zero perché si tratta di un budget a base zero.
- Dopo le informazioni preventivate, devono essere inserite le cifre relative al denaro reale ricevuto, nonché le spese effettive pagate per il periodo a fronte di ciascuna attività.
- Uno scostamento sarà determinato automaticamente dai dati di cui sopra sottraendo le cifre effettive dalle cifre preventivate per ciascuna attività separatamente e per il budget totale nel suo complesso.
Esempi di budget a base zero
Se un'azienda di attrezzature per l'edilizia lancia un metodo di budget a base zero, che richiede uno sguardo più approfondito alla spesa del reparto di produzione. Ogni anno, l'azienda scopre che il costo di parti specifiche utilizzate nei suoi prodotti finali che vengono esternalizzati a un altro produttore aumenta del 5%. I dipendenti dell'azienda possono produrre tali parti internamente. Dopo aver valutato i vantaggi e gli svantaggi della produzione interna, l'azienda conclude che può produrre le parti a un costo inferiore rispetto al fornitore esterno.
Piuttosto che limitarsi ad aumentare il budget di un importo specifico e nascondere l'aumento dei costi, l'azienda può identificare una situazione in cui può scegliere se produrre la parte stessa o acquistarla da una fonte esterna per i suoi prodotti finali.
Il budgeting tradizionale può impedire l'identificazione dei fattori di costo dipartimentali. Il bilancio a base zero è una procedura più dettagliata per identificare e giustificare le spese. Il budget a base zero è più ampio, quindi i costi del processo devono essere bilanciati con i potenziali risparmi.
Come fare un bilancio a base zero
Accedi al tuo conto bancario o estrai quegli estratti conto dal tuo cassetto prima di iniziare il tuo budget a base zero. Sono utili quando ti stai chiedendo quanto guadagni o spendi di solito per le cose. Dai un'occhiata anche a queste percentuali e medie di budget.
#1. Fai un elenco dei tuoi guadagni mensili.
Puoi farlo alla vecchia maniera con un pezzo di carta oppure puoi usare EveryDollar, uno strumento di budget gratuito.
Cosa costituisce reddito? i tuoi stipendi regolari e gli eventuali soldi extra che ti aspetti di guadagnare durante il mese (pensa ai trambusti secondari o al mantenimento dei figli). Fai una lista di tutto e sommala! Questo è il tuo intero reddito mensile o quanti soldi devi lavorare con questo mese.
#2. Fai una lista delle tue spese.
Sai cosa sta arrivando, quindi ora pianifica cosa sta succedendo. Considera tutto ciò che acquisti durante il mese. Fai un elenco delle tue spese in questo modo:
- Dare (almeno il 10% del tuo reddito)
- Risparmio (questo è determinato dal tuo Baby Step, di cui parleremo più avanti).
- I quattro elementi (le seguenti sono le bollette più importanti da pagare: cibo, utenze, alloggio e trasporti).
- Necessità aggiuntive (assicurazione, debito, assistenza all'infanzia e così via)
- Extra (Ecco la parte eccitante: intrattenimento, denaro divertente, ristoranti e così via.)
- Spese mensili (Ci sono festival, celebrazioni o spese semestrali dovute questo mese?)
Non dimenticare di includere una categoria varia nel tuo budget per darti un po' di respiro. In questo modo, tutto ciò che si presenta inaspettatamente non è un problema perché è stato preventivato.
#3. Calcola il tuo reddito deducendo le tue spese finché non sono pari a zero.
Esamina il tuo conto bancario degli ultimi tre mesi e fai un elenco di tutte le spese mensili, incluso quello che erano (o dove hai speso i soldi) e l'importo. Quindi, per semplificarti le cose, aggiungi tale importo a categorie, come tutto il cibo nella categoria generi alimentari, tutte le bollette dell'acqua e del cavo nella categoria bollette essenziali e così via.
Continua fino a quando il tuo budget non contiene tutti i tuoi prestiti, investimenti e risparmi o fino a raggiungere il valore di $ 0. Quindi, se generalmente non risparmi, investi o ripaghi i debiti, non preoccuparti e procedi al passaggio successivo.
#4. Tieni traccia delle tue spese (per tutto il mese).
Quindi non puoi semplicemente creare un budget e dimenticartene. Questo non ti porterà da nessuna parte con i tuoi soldi. Devi accedere e tenere traccia delle tue transazioni. Ognuno di loro. Cioè, tutto il denaro che entra o esce viene assegnato alla linea di bilancio appropriata.
#5. Crea un nuovo budget (prima dell'inizio del mese).
Sebbene il tuo budget non fluttuerà drasticamente mese dopo mese, cambierà. Quindi, ogni mese, crea un nuovo budget a base zero. Ricordi quelle spese mensili di cui abbiamo discusso nella seconda fase?
Migliori pratiche per il budget a base zero
#1. Adotta un atteggiamento ottimista.
ZBB sta facendo molto di più che tagliare i costi. È un passo importante per liberare risorse e fondi per attività di rinnovamento e crescita aziendale. Lavorando con i dirigenti aziendali, puoi utilizzare il benchmarking interno ed esterno per evidenziare le lacune di redditività che devono essere colmate e spiegare esattamente cosa accadrà con i risparmi.
#2. Determina le vittorie facili.
Innanzitutto, concentra il tuo progetto ZBB su unità aziendali più grandi e più stabili che soffrono di redditività o su determinate aree di spese generali (come vendite, spese generali e amministrative) dove ci sono costi indiretti significativi che non sono ben noti. Tali opzioni non solo sosterrebbero la tesi per l'implementazione di ZBB, ma produrranno anche le maggiori riduzioni dei costi con il minor numero di interruzioni per il resto dell'organizzazione.
#3. Non cercare di realizzarlo da solo.
Assemblare un team di progetto interfunzionale composto da persone provenienti dalla finanza, dalla tecnologia dell'informazione e da altre unità aziendali pertinenti, preferibilmente presieduto da un dirigente di livello C. Il processo di sfida e revisione è al centro di ZBB, valutando ogni attività svolta da un dipartimento per vedere se può essere annullata o svolta in modo più economico. Può valere la pena pagare una terza parte esperta e obiettiva per aiutare a negoziare gli inevitabili compromessi.
#4. Scegli la migliore piattaforma di pianificazione.
Le prestazioni di ZBB dipendono dall'avere una visione precisa dei fattori di costo operativo come livelli di attività, rapporti di produttività e costi di input, nessuno dei quali è incluso nel tradizionale software di pianificazione e budget. Poiché questi sistemi meno recenti memorizzano solo dati finanziari altamente aggregati, devono essere integrati con volumi significativi di dati provenienti da altre fonti, ad esempio fogli di calcolo.
#5. Avere un piano per il successo a lungo termine.
Dopo aver implementato con successo un progetto ZBB, mantieni affinate le tue capacità passando ad altre unità aziendali o categorie di spesa e rivisitando le iniziative passate per garantire che i risparmi persistano. Non mettere via neanche il tuo modello ZBB. Il modello ZBB può essere facilmente evoluto in un modello di pianificazione e budget basato su driver che può integrare o sostituire le procedure FP&A esistenti poiché incorpora i nessi causali tra varie attività, le risultanti esigenze di risorse e le spese associate a tali esigenze. Progetti ZBB efficaci dovrebbero tradursi in una maggiore conoscenza dell'importanza del controllo dei costi.
Quali sono i vantaggi del bilancio a base zero
Il budget a base zero presenta numerosi vantaggi come pratica contabile, tra cui operazioni mirate, costi inferiori, flessibilità del budget ed esecuzione strategica. Quando i manager considerano come viene speso ogni dollaro, le principali operazioni che generano entrate diventano più visibili. Nel frattempo, potrebbero seguire costi più bassi perché il budget a base zero previene l'errata allocazione delle risorse che può verificarsi nel tempo quando un budget si sviluppa in modo incrementale.
Quali sono gli svantaggi di un budget a base zero?
Esistono molti svantaggi con il budget a base zero. Per cominciare, è sia tempestivo che dispendioso in termini di risorse. Poiché viene creato un nuovo budget per ogni periodo, l'impegno di tempo potrebbe non valerne la pena. Utilizzare invece un modello di budget modificato potrebbe essere più efficace. In secondo luogo, può incentivare il pensiero a breve termine nell'azienda indirizzando maggiori risorse verso operazioni che generano il maggior reddito. Di conseguenza, aree come la ricerca e lo sviluppo, o quelle con un orizzonte temporale lungo, possono essere trascurate.
Che cos'è un budget a base zero e perché è importante?
Il budget a base zero sta assegnando tutto il tuo reddito a bisogni, desideri, risparmi a breve e lungo termine e pagamenti di debiti. Entro la fine del mese, dovresti avere zero entrate meno zero costi.
Qual è un semplice esempio di budget a base zero?
Quando la somma delle tue entrate e uscite è zero, stai utilizzando il budget a base zero. Non è un bel nome? Quindi, se guadagni $ 3,000 al mese, tutto ciò che contribuisci, risparmi e spendi dovrebbe ammontare a $ 3,000. Ogni dollaro che arriva ha uno scopo svolge una funzione e raggiunge un obiettivo.
Quali sono i 3 tipi di budget?
Un bilancio in avanzo, un bilancio in pareggio e un bilancio in deficit sono i tre tipi di budget. Il bilancio dello Stato è un documento finanziario che comprende le entrate e le uscite dell'anno.
Quali sono i 4 metodi di budgeting?
Le aziende utilizzano spesso quattro tipi di budget: (1) incrementale, (2) basato sull'attività, (3) proposta di valore e (4) basato su zero.
Qual è il miglior metodo di budgeting?
Il bilancio 50/30/20
Questo approccio è allettante perché ti consente di estinguere il debito, coprire le spese correnti e risparmiare per spese future. Divide i tuoi guadagni in tre categorie principali: bisogni, desideri e risparmi e rimborso del debito.
Conclusione
Sei pronto a provare l'approccio del budget a base zero ora che capisci cosa comporta. Prova un altro approccio al budget se non funziona per te. Se la tua posizione finanziaria è complicata, potresti trarre vantaggio dalla consulenza di un pianificatore finanziario.
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Riferimenti
