Quando si hanno tutte le informazioni, il rimborso del chilometraggio del gas può essere semplice da calcolare, ma il concetto è spesso frainteso. È fondamentale acquisire familiarità con tutti i termini e le condizioni per rispettare pienamente le normative IRS e utilizzare il rimborso delle miglia a proprio vantaggio per ridurre le tasse. È anche una buona idea essere consapevoli del tasso IRS, poiché l'attuale situazione economica globale ha comportato cambiamenti significativi e prezzi del gas ancora più elevati. In questo articolo, discuteremo come calcolare il tasso di rimborso del chilometraggio del gas in California per il 2023, nonché i migliori strumenti per tenere traccia del chilometraggio per ridurre gli oneri amministrativi pur rimanendo conformi alle normative IRS.
Che cos'è il rimborso del chilometraggio del gas?
I dipendenti che utilizzano i propri veicoli per viaggi di lavoro possono beneficiare di una detrazione fiscale nota come rimborso del chilometraggio del gas. Se ti viene rimborsato il chilometraggio, puoi ridurre al minimo l'importo delle imposte sul reddito dovute sulla tua paga.
Il rimborso per il chilometraggio aziendale è una detrazione fiscale spesso fraintesa. Che tu sia un imprenditore o un dipendente regolare, puoi detrarre le tue spese utilizzando il tuo veicolo per viaggi di lavoro.
Tipi di rimborso del chilometraggio del gas: tariffe fisse e variabili
A seconda che la tua auto sia guidata a tariffa fissa o variabile, l'importo del rimborso del gas varia.
Una tariffa fissa consente a un conducente di calcolare il proprio chilometraggio in base al numero di miglia percorse. Un'indennità a "tasso variabile" calcola il gas in base a fattori quali l'efficienza del carburante, il tempo di guida e l'ubicazione del veicolo, ma ha un importo di rimborso inferiore.
L'Internal Revenue Service consente ai contribuenti di detrarre le spese effettive del veicolo o una tariffa fissa basata sulla tariffa chilometrica del gas standard dell'IRS.
Come funziona il rimborso delle miglia del gas?
Secondo l'IRS, puoi detrarre il chilometraggio aziendale dalle dichiarazioni dei redditi, ma solo se sei idoneo. E questa qualifica si basa su quanti viaggi di lavoro fai in un anno.
Tariffa Rimborso Gas 2023
Per guidare un'auto per motivi di lavoro, beneficenza, medici o di trasloco nel 2023, l'Internal Revenue Service (IRS) ha stabilito una nuova tariffa standard di rimborso del chilometraggio del gas.
A partire dal 1° gennaio 2023 è in vigore la nuova tariffa di rimborso del chilometraggio del gas IRS.
- 65.5 centesimi per miglio per motivi di lavoro
- 22 centesimi per miglio per scopi medici o traslochi
- 14 centesimi per miglio per scopi di beneficenza
L'aumento del tasso di rimborso del chilometraggio del gas è di 62.5 centesimi per miglio per scopi commerciali nella seconda metà del 2022, rispetto a 58.5 centesimi per miglio per scopi commerciali e 18 centesimi per miglio per scopi medici o di trasferimento all'inizio del 2022. Il nuovo tasso di chilometraggio è aumentato a causa delle variazioni dei prezzi della benzina, del risparmio di carburante e delle spese assicurative.
Le tariffe chilometriche dell'IRS si applicano a tutti i veicoli, compresi i modelli a benzina, diesel, elettrici e ibridi. Nel 2023, l'ammortamento rappresenterà 28 centesimi per miglio del tasso di rimborso del chilometraggio del gas aziendale, lo stesso del 2022 (26 centesimi per miglio).
Se i costi effettivi di un dipendente per l'utilizzo di un veicolo per scopi commerciali sono più elevati, possono detrarre un importo maggiore se documentano le spese effettive. Ogni anno, l'IRS stabilisce una nuova tariffa chilometrica per viaggi d'affari e medici/traslochi. Il tasso filantropico è obbligatorio per legge [26 USC 170(i)] e rimane costante.
Quali requisiti ha l'IRS per il rimborso delle miglia del gas aziendale?
I datori di lavoro non sono tenuti a rimborsare i dipendenti per la guida dei loro veicoli per motivi di lavoro secondo gli standard di rimborso del chilometraggio dell'IRS. Ciò significa che un datore di lavoro potrebbe non offrire alcun compenso e sarebbe perfettamente legale. Naturalmente, molte organizzazioni prevedono il rimborso delle spese come mezzo per attrarre e trattenere i talenti. Un'indennità di gas, un biglietto da visita e altri costi comuni rimborsabili sono esempi.
Calcola Rimborso Gas
Puoi familiarizzare con le attuali tariffe chilometriche standard prima di entrare nella guida ragionevolmente semplice su come calcolare il chilometraggio del gas per tasse e rimborsi. Se sei un dipendente, tieni presente che il tuo datore di lavoro potrebbe utilizzare una tariffa diversa da quella stabilita dall'IRS. Per il tuo chilometraggio aziendale, possono anche utilizzare una modalità di rimborso diversa.
Se sei un lavoratore autonomo, dovresti calcolare il chilometraggio per la tua detrazione fiscale utilizzando le tariffe chilometriche dell'anno corrispondente. Registra il tuo viaggio di lavoro e calcoleremo automaticamente i tuoi rimborsi gas.
Come calcolare il rimborso del chilometraggio del gas
Esamineremo i due scenari più diffusi per il rimborso delle miglia:
R: Utilizzi il tuo veicolo per motivi di lavoro e la tua azienda calcola il rimborso in base al chilometraggio standard dell'IRS.
Hai tenuto registri per l'intero mese di gennaio 2023 e mostrano anche che hai percorso 175 miglia per lavoro. La tariffa chilometrica standard del 2023 è di 65.5 centesimi per miglio. Moltiplichi il numero di miglia per la tariffa per calcolare il rimborso:
[miglia] x [tariffa] o 175 miglia x $ 0.655 = $ 114.63
B: Guidi un veicolo aziendale per lavoro e paghi le spese di gestione (gas, petrolio, manutenzione, ecc.).
In questa circostanza non è possibile utilizzare la normale tariffa chilometrica. Questo perché è destinato a coprire i costi sia di proprietà che di esercizio di un'auto, ma in questo caso paghi solo la tariffa di esercizio. Invece, la tua azienda ha fissato una tariffa di, diciamo, 21 centesimi per miglio.
Ripeti l'operazione precedente per calcolare il tuo rimborso: [miglia] x [tariffa] o 175 miglia x $ 0.21 = $ 36.75.
Pertanto, possiamo vedere che possedere l'auto che guidi per lavoro porta a maggiori rimborsi, ma anche a costi più elevati, soprattutto quando è incluso l'ammortamento.
Come calcolare il chilometraggio per le tasse
In qualità di lavoratore autonomo, puoi calcolare e richiedere il chilometraggio sulla tua dichiarazione dei redditi annuale. È necessario utilizzare la tariffa chilometrica dell'IRS per l'anno in questione; ad esempio, se richiedi il chilometraggio aziendale effettuato nel 2022, dovresti utilizzare le tariffe del chilometraggio dell'IRS per il 2022.
Ad esempio, nel 2022 hai percorso 1200 miglia aziendali con il tuo veicolo. La tariffa chilometrica IRS per il possesso e la gestione di un'auto per scopi commerciali nel 2022 era di 62.5 centesimi per miglio (al 1° luglio 2022).
[miglia] x [tariffa], o 1200 miglia x $ 0.625 = $ 750, possono essere detratte dalla dichiarazione dei redditi.
Rimborso Gas California
La California ha regole sul lavoro rigorose che assicurano che i dipendenti siano pagati per qualsiasi spesa sostenuta durante il lavoro.
L'utilizzo del proprio veicolo per motivi professionali è una di queste spese.
Secondo la legge, “il datore di lavoro deve risarcire il proprio dipendente per tutte le spese o le perdite necessarie sostenute dal dipendente in conseguenza diretta dell'adempimento delle sue funzioni, o della sua obbedienza alle indicazioni del datore di lavoro, anche se illegali a meno che il dipendente non ritenga che le indicazioni fossero illegali al momento dell'obbedienza.
Il rimborso del chilometraggio del gas è richiesto dalla legge in California; i datori di lavoro devono pagare il rimborso del chilometraggio per essere conformi.
Registra il tuo viaggio di lavoro e calcoleremo i tuoi rimborsi per te. Il software di monitoraggio del chilometraggio del gas è sempre aggiornato sulla legislazione della California e sulle tariffe chilometriche.
Rimborso del chilometraggio del gas in California
In California, i datori di lavoro possono compensare i dipendenti per le miglia in vari modi, tra cui:
- Pagamenti forfettari
- Una tariffa in centesimi per miglio aziendale
- Rimborso spese effettive
- Un mix di quanto sopra
In California, il rimborso del gas ha lo scopo di coprire tutti i costi associati alla proprietà e alla gestione di un veicolo personale per scopi commerciali. Queste spese includono ammortamento, assicurazione, tassa di circolazione, pagamenti di leasing, ammortamento, benzina e manutenzione e altro ancora.
I datori di lavoro in genere richiedono ai lavoratori di fornire documenti e/o ricevute delle loro spese di viaggio d'affari da rimborsare.
Tariffa chilometrica della California 2023
A causa della sua facilità amministrativa, la tariffa "cents per business mile" è uno dei piani di rimborso del gas più popolari. I lavoratori sono compensati a una tariffa fissa per miglio e vengono pagati ogni mese. Poiché non è considerato un vantaggio, il rimborso delle miglia di solito non è tassato.
Ogni anno, l'IRS stabilisce una tariffa chilometrica standard. Inoltre, i datori di lavoro non sono obbligati a fornire la tariffa ufficiale; possono pagare una tariffa inferiore o superiore per miglio. Se vieni rimborsato a un tasso superiore a quello ufficiale, la differenza viene tassata come reddito.
Posso richiedere una detrazione chilometrica se ottengo un rimborso chilometrico?
No, perché le nuove leggi fiscali hanno eliminato le detrazioni per le spese aziendali non rimborsate come il chilometraggio.
I rimborsi chilometrici sono fiscalmente deducibili?
Sebbene non esista un regime nazionale di rimborso del chilometraggio, è consuetudine in molte aziende compensare i dipendenti per gli spostamenti da casa al lavoro.
Secondo l'Agenzia delle Entrate, “in base alla normativa vigente, un contribuente non sarà generalmente tenuto a includere nel reddito eventuali rimborsi o pagamenti effettuati da un datore di lavoro a un dipendente per spese qualificanti sostenute nel corso del rapporto di lavoro, a meno che i rimborsi o pagamenti non siano escludibile dal reddito lordo ai sensi di un'altra disposizione del codice, come la sezione 122. Se i rimborsi o pagamenti si qualificano come fringe benefit per la condizione lavorativa, sono esclusi e il datore di lavoro può detrarli come spese aziendali.
Qual è il modo migliore per tenere traccia del chilometraggio aziendale?
Molte persone non sono sicure del metodo migliore per tenere traccia del chilometraggio aziendale. I proprietari delle aziende spesso faticano a tenere conto delle miglia percorse per la loro azienda e i proprietari di auto che usano le loro auto per lavoro potrebbero non essere in grado di documentare adeguatamente il loro chilometraggio a causa della mancanza di tempo, con una potenziale perdita di migliaia di dollari.
Il modo migliore per tenere traccia del chilometraggio aziendale è tenere una sorta di registro della tua guida. Tuttavia, questo dovrebbe essere fatto in un modo di facile manutenzione in modo che non sia un fastidio. È anche fondamentale sapere che tipo di sistema di monitoraggio del chilometraggio si desidera utilizzare. In generale, ci sono tre tipi:
- Computerizzato (tramite un'app come Zoho Expense, Everlance, Rydoo o Shoeboxed, MileIQ)
- Manuale (foglio di calcolo Excel o Google)
- Carta (stampa)
Come funziona il rimborso del gas?
Per calcolare un rimborso del chilometraggio, moltiplichi la tariffa del chilometraggio per il numero di miglia percorse durante un periodo di pagamento.
La mia azienda dovrebbe rimborsarmi il gas?
A livello federale, non vi è alcun obbligo per i datori di lavoro di rimborsare i dipendenti per il chilometraggio quando i lavoratori utilizzano veicoli personali per scopi aziendali. Tuttavia, tutti i datori di lavoro sono tenuti a rimborsare i dipendenti per qualsiasi spesa correlata al lavoro fino a un certo punto.
Qual è la tariffa di rimborso del gas per il 2023?
65.5 centesimi al miglio
La tariffa chilometrica standard per le spese di trasporto o di viaggio è di 65.5 centesimi per miglio per tutte le miglia per uso aziendale.
Il rimborso del carburante è uno stipendio?
No. Il rimborso chilometrico non è considerato un benefit, quindi non è tassabile come reddito. Tuttavia, se vieni rimborsato a un'aliquota superiore rispetto alle aliquote standard dell'IRS, qualsiasi eccedenza viene tassata come parte del tuo reddito.
Come si richiede il rimborso del gas?
Ecco come richiedere il rimborso delle miglia al tuo datore di lavoro
- Determina in anticipo il tuo chilometraggio attuale/pianificato.
- Determina il costo.
- Termina il tuo calcolo.
- Esamina le tariffe di rimborso disponibili.
- Ripassa la procedura di registrazione.
- Detrai dal tuo reddito.
Come faccio a chiedere il rimborso sul lavoro?
- Il primo passo è semplicemente informarsi.
- Rendi la tua richiesta il più specifica possibile.
- Informa il tuo datore di lavoro dei soldi che stai risparmiando durante la pandemia.
- Fornisci esempi di come altre organizzazioni pagano le spese per il lavoro a distanza e di come ciò abbia migliorato la produttività e la felicità dei dipendenti.
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Riferimenti
