L'acquisto di prodotti e servizi per un'azienda da un fornitore esterno all'azienda è noto come approvvigionamento aziendale. Il processo di approvvigionamento comporta l'individuazione delle cose, la negoziazione dei termini della vendita, l'acquisto delle merci, il loro attento controllo e la registrazione meticolosa di ogni passaggio. Puoi mantenere il buon funzionamento dell'azienda per cui lavori imparando di più sugli appalti aziendali. Questo post ti esporrà a conoscere cos'è l'approvvigionamento nel ciclo economico, i tipi di approvvigionamento, la catena di approvvigionamento e in che modo differisce dall'acquisto.
Cos'è l'approvvigionamento nel mondo degli affari
L'atto di un'azienda che acquista un articolo o un servizio per uso interno è noto come appalto aziendale. Per svolgere la propria routine, le aziende acquistano frequentemente beni e servizi. Rispetto alle organizzazioni più grandi, le imprese più piccole spesso effettuano acquisti di beni e servizi significativamente inferiori. Materie prime, forniture per la manutenzione, prodotti di consumo, materiali lavorati, attrezzature per ufficio, progettazione di siti, servizi di marketing e assunzioni sono solo alcuni esempi dei beni e servizi che un'azienda potrebbe acquistare.
Come funzionano gli appalti
La gestione dell'approvvigionamento e dei processi di approvvigionamento può consumare una percentuale considerevole delle risorse di un'azienda. In genere, i budget di approvvigionamento forniscono ai manager un importo prestabilito che possono utilizzare per acquistare i prodotti o i servizi di cui hanno bisogno. Poiché la capacità di acquistare determinati beni o servizi può influire sulla redditività delle operazioni, il processo di approvvigionamento è spesso una componente importante della strategia di un'azienda. I processi per l'approvvigionamento di beni e servizi sono spesso disciplinati da standard aziendali, che sono spesso centralizzati dai controlli contabili della divisione contabilità fornitori (AP). La preparazione e l'elaborazione di una domanda, nonché la ricevuta finale e l'approvazione del pagamento sono tutte incluse nel processo di approvvigionamento.
Ciò può comprendere un'ampia gamma di attività, tra cui la ricerca e la selezione dei fornitori, la definizione degli standard, la negoziazione dei prezzi e il controllo dell'inventario. Di conseguenza, per un approvvigionamento di successo, molte grandi aziende potrebbero aver bisogno dell'assistenza di alcuni dipartimenti aziendali diversi. Il processo di approvvigionamento prevede una serie di fasi, tra cui:
- Selezione dei beni e servizi necessari
- Compila un modulo di richiesta di acquisto e chiedi preventivi a diversi fornitori.
- Elabora un accordo e un prezzo con il fornitore, quindi completa l'ordine di acquisto.
- Ottenere la consegna, quindi effettuare il pagamento.
Contabilità per gli appalti
Poiché l'approvvigionamento comporta l'approvvigionamento di beni e/o servizi per gli obiettivi di reddito dell'organizzazione, le spese di approvvigionamento sono generalmente incluse nella contabilità finanziaria di un'impresa. Di conseguenza, alcune aziende potrebbero assumere un chief procurement officer (CPO) per supervisionare queste iniziative. Un CPO quindi:
- Controlla i requisiti di approvvigionamento
- Collabora con la contabilità fornitori per garantire l'effettivo pagamento e l'integrazione degli standard di approvvigionamento
- Partecipa a team che esprimono giudizi sull'approvvigionamento quando ci sono diverse offerte competitive
Esistono vari modi per suddividere ed esaminare l'elaborazione dell'approvvigionamento. Pertanto, le aziende e le industrie gestiscono l'acquisizione di spese dirette e indirette in modi diversi. Inoltre, anche le aziende che vendono beni rispetto alle aziende che forniscono servizi gestiranno i costi in modo diverso.
Ciclo di approvvigionamento
Ci sono diverse fasi nel ciclo di approvvigionamento che richiedono un'attenta preparazione ed esecuzione. La strategia di approvvigionamento dell'azienda è guidata in gran parte da ogni fase. Le sei fasi del ciclo di approvvigionamento sono le seguenti:
#1. Ciclo di pianificazione degli acquisti
In questa fase, il problema viene riconosciuto e viene effettuata una revisione preliminare per confermare le specificità del problema. Gli esempi includono il tipo di prodotto richiesto e il miglior approccio al problema in questione.
#2. Requisiti Definizione Ciclo di approvvigionamento
Il passaggio successivo alla pianificazione è la definizione dei requisiti. Una dichiarazione di lavoro è un documento che elenca tutti i prerequisiti per la risoluzione dei problemi. È una fase importante poiché le specifiche mostrano quanto bene i potenziali fornitori comprendono il problema.
#3. Ciclo di approvvigionamento di approvvigionamento
L'azienda si metterà in contatto con il fornitore in questo momento e comunicherà tutte le specifiche dell'approvvigionamento, come i termini e le condizioni, le date di consegna e le specifiche per il bene o il servizio. I fornitori ispezioneranno, indagheranno e presenteranno una proposta in risposta all'offerta di un'azienda.
#4. Ciclo Appalti di Valutazione e Selezione
L'azienda sceglierà l'offerta migliore tra quelle presentate dai fornitori dopo averle valutate. La decisione viene presa in base alla chiarezza con cui la soluzione è esposta nella proposta.
#5. Ciclo di aggiudicazione degli appalti
Il fornitore selezionato riceve il contratto. Se l'azienda desidera maggiori dettagli su una particolare area del piano, si terranno ulteriori discussioni.
#6. Ciclo di approvvigionamento amministrazione contratti
Una volta che il contratto è stato rilasciato al fornitore, è fondamentale gestirlo per affrontare eventuali problemi legali. L'obiettivo è verificare che il fornitore stia seguendo tutte le condizioni del contratto. Tutto in questa fase è gestito, dalle consegne puntuali al costo dei risultati finali.
Tipi di appalti
Gli appalti diretti, indiretti e di servizi sono le tre diverse categorie. L'utilizzo di un ordine di acquisto o di un contratto per ottenere prodotti o servizi direttamente da un fornitore è noto come approvvigionamento diretto. L'acquisto di prodotti o servizi da una fonte implica indirettamente il passaggio tramite un intermediario, come un agente o un distributore. Il processo di acquisto di servizi da un fornitore di servizi è noto come approvvigionamento di servizi. Diamo un'occhiata ai seguenti tipi di appalti elencati di seguito:
#1. Acquisti indiretti
Il processo di acquisizione di beni e servizi che non sono direttamente correlati all'attività principale dell'organizzazione è noto come approvvigionamento indiretto. Articoli come forniture per ufficio, servizi di pulizie e attrezzature IT sono tutti tipi di approvvigionamento indiretto.
Spesso comporta un diverso insieme di procedure e standard per la scelta dei fornitori, ed è controllato da un team al di fuori del team di approvvigionamento diretto. L'approvvigionamento indiretto mira ad aumentare l'efficienza e ridurre i costi senza sacrificare la qualità.
#2. Approvvigionamento diretto
Il processo di acquisto di beni e servizi direttamente da fornitori che fanno parte della catena di approvvigionamento della società viene definito approvvigionamento di primo livello o diretto. In altri termini, l'approvvigionamento diretto si riferisce alla pratica di acquistare beni o servizi direttamente da un fornitore o produttore, tipicamente senza l'uso di un intermediario. I tipi di approvvigionamento diretto hanno vari vantaggi, tra cui prezzi più convenienti e un maggiore controllo sulla qualità. Anche i tipi di approvvigionamento diretto possono presentare alcuni inconvenienti, come tempi di consegna lunghi e minore flessibilità.
#3. Approvvigionamento di servizi
Il processo per ottenere servizi da una terza parte è noto come approvvigionamento di servizi. La distinzione principale tra l'acquisto di prodotti e quello di servizi è che con i servizi si acquista un certo fine o risultato anziché un bene tangibile. Prima di acquistare i servizi, è fondamentale determinare esattamente ciò di cui hai bisogno dal fornitore. Puoi iniziare a creare criteri per valutare possibili fornitori di servizi una volta che hai una solida conoscenza delle tue richieste.
Cos'è l'approvvigionamento nella catena di approvvigionamento
Un servizio di approvvigionamento di successo contribuisce ad aumentare la redditività aziendale. L'approvvigionamento è una componente fondamentale della gestione della supply chain. Questi includono l'approvvigionamento, la contrattazione, l'acquisto e il monitoraggio delle forniture oltre all'approvvigionamento di beni e servizi. Poiché negli ultimi anni i miglioramenti tecnologici ci hanno spinto verso uno stile di vita frenetico, l'importanza dell'approvvigionamento nella gestione della catena di approvvigionamento è cresciuta. Anche se abbiamo fatto molta strada dai giorni in cui si disponeva di registrazioni fisiche di ogni acquisto, è ancora fondamentale scegliere con cura i prodotti e i servizi necessari per le transazioni commerciali.
Indicatori chiave di prestazione degli appalti:
Un'organizzazione deve aderire regolarmente a una serie di KIP per migliorare l'efficacia del processo di approvvigionamento, monitorare i progressi e allineare il team agli obiettivi aziendali. Questi KPI includono quanto segue:
- Tempo di ciclo per un ordine d'acquisto
- Lead time, tasso di difettosità e disponibilità di fornitura dei fornitori
- Numero di fornitori
- Accuratezza dell'adempimento
- ROI del processo di approvvigionamento
Fasi del processo di appalto:
- Identificazione: il primo passaggio è l'identificazione, durante la quale un team di approvvigionamento determina la necessità iniziale dell'organizzazione di prodotti e articoli specifici. Il rifornimento può essere necessario per merci nuove o precedentemente ordinate.
- Invio della richiesta: il team di approvvigionamento deve inviare una richiesta formale all'azienda con i dettagli relativi all'articolo, alla quantità e al prezzo per qualsiasi acquisto di prodotti di grandi dimensioni. Dopo l'approvazione del team finanziario, il team di approvvigionamento può procedere con il piano di acquisto.
- Valutazione del fornitore: il team deve decidere quali cose devono essere acquistate prima di determinare i fornitori da cui effettuare acquisti.
- Negoziazione: il team di approvvigionamento negozia con il venditore per abbassare il prezzo al miglior valore o per rinegoziare la vendita dopo aver ricevuto il preventivo.
- Ordine di acquisto: Una volta concordati la quantità e il prezzo, viene creato un ordine di acquisto con tutte le specifiche dell'ordine specificato per il fornitore da soddisfare.
- Ispezione dei prodotti forniti: il team di approvvigionamento deve esaminare la quantità di prodotti forniti e qualsiasi merce danneggiata una volta che sono stati consegnati.
- Generazione della fattura e tenuta dei registri: dopo che le merci sono state consegnate, viene creata una fattura e il personale finanziario dell'organizzazione la paga.
Approvvigionamento vs Acquisti
Le parole approvvigionamento e acquisto sembrano significare la stessa cosa in un inglese semplice. Tuttavia, sono ben lungi dall'essere tali in un contesto aziendale. Sebbene entrambi abbiano alcuni parallelismi, uno è più interessato alle attività transazionali e l'altro al processo strategico di approvvigionamento del prodotto. Nelle discussioni sull'approvvigionamento e sull'acquisto, la confusione non è insolita. In realtà, questa distinzione non ha molta importanza per le imprese più piccole. Non comprendere la distinzione tra i due, tuttavia, potrebbe danneggiare la tua azienda mentre si espande. Qui, esaminiamo questa distinzione in maggiore dettaglio.
Che cos'è l'acquisto in azienda? Approvvigionamento vs acquisto
La procedura utilizzata ogni volta che la tua azienda o organizzazione acquisisce articoli o servizi per raggiungere i suoi obiettivi viene definita acquisto. Se fatto utilizzando i fondi dell'azienda, pagare gli stipendi del personale, affittare nuovi spazi per uffici o persino acquistare un nuovo forno a microonde per la dispensa dell'ufficio sono tutti considerati acquisti.
Che cos'è l'approvvigionamento in azienda? Approvvigionamento vs acquisto
L'approvvigionamento, la negoziazione e la selezione di beni e servizi che sono tipicamente di maggiore importanza per l'organizzazione sono indicati come approvvigionamento in un linguaggio più tecnico. Un metodo più deliberato per acquisire beni e servizi in azienda è l'approvvigionamento.
Differenze chiave tra acquisti e appalti
Pur lavorando in un ambiente simile, gli acquisti e gli appalti non sono la stessa cosa. Per disporre di un sistema di successo, è essenziale avere una conoscenza approfondita di come i due variano. Di seguito sono riportate alcune distinzioni chiave tra acquisto e (rispetto) approvvigionamento:
#1. Obiettivi
L'obiettivo dell'acquisto è sul prezzo dell'ordine, mentre l'obiettivo dell'approvvigionamento è sul valore generato e sul costo totale di proprietà.
#2. Prezzo e valore
L'approvvigionamento aziendale è più focalizzato sul valore a lungo termine che i prodotti oi servizi acquistati contribuiscono all'azienda. D'altra parte, l'acquisto si concentra sul prezzo o sul costo con cui vengono forniti i materiali desiderati.
#3. Associazione fornitori
Costruire connessioni con i fornitori non è generalmente una priorità assoluta nella gestione degli acquisti perché funziona solo con l'attuale base di fornitori. D'altra parte, una delle principali responsabilità della gestione degli appalti è lo sviluppo di partnership di cooperazione a lungo termine con fornitori selezionati strategicamente.
#4. Focus transazionale VS relazionale
Un'altra differenza tra le procedure di acquisto e di approvvigionamento è che i processi di acquisto sono relazionali, mentre i processi di approvvigionamento sono transazionali.
#5. Approccio: proattivo vs. reattivo
I processi, le giustificazioni e gli obiettivi dei due indicano che l'approvvigionamento adotta un approccio proattivo mentre l'acquisto è più reattivo. Nella misura in cui comportano un livello più elevato di pianificazione e strategia prima, durante e dopo l'approvvigionamento delle risorse necessarie, i processi di approvvigionamento sono proattivi.
#6. Valutazione e mitigazione del rischio
In quanto attività strettamente transazionale, l'acquisto non consente la valutazione e la riduzione del rischio. Durante l'interazione con venditori o fornitori, un'organizzazione può imbattersi in una serie di pericoli della catena di approvvigionamento. Rischio operativo, rischio finanziario, rischi con la sicurezza dei dati, ecc.
#7. Sequenza delle operazioni
Il flusso di processo per l'approvvigionamento è sostanzialmente più complesso di quello per l'acquisto. Comprende tutto, compresa l'identificazione dei requisiti, l'approvvigionamento, la chiusura del contratto e la tenuta dei registri. Ordinare, spedire e pagare sono i tre passaggi che costituiscono la maggior parte del processo di acquisto.
Quali sono le 5 cose principali negli appalti?
Ognuno di loro offre un pezzo del segreto per un approvvigionamento di successo:
- Flusso della catena di approvvigionamento
- Gestione del rischio fornitori
- Costruire una capacità per l'analisi predittiva
- Un database fornitore centralizzato
- Inserimento nel sistema di innovazione collettiva dell'azienda.
Quali sono i 4 ruoli principali degli appalti?
L'approvvigionamento, la negoziazione, la gestione dei contratti e la gestione delle relazioni con i fornitori sono le quattro funzioni principali dell'approvvigionamento.
Qual è lo scopo dell'appalto?
Una varietà di azioni è inclusa nella funzione aziendale cruciale dell'approvvigionamento, che aiuta un'organizzazione ad acquisire beni e servizi. L'obiettivo dell'approvvigionamento è trovare fornitori a costi competitivi che offrano il massimo valore.
Post correlati
- GESTIONE DEGLI APPALTI: significato, vantaggi, strategie e passaggi
- SOFTWARE PER GLI APPALTI: Migliori aziende e software libero nel 2023
- In che modo i consulenti per gli appalti aiutano le aziende a risparmiare denaro e ad aumentare il valore
- Project Procurement Management: Guida dettagliata ai processi di approvvigionamento
Riferimenti
