Nulla nella vita è certo tranne la morte e le tasse, o almeno così recita un vecchio adagio. Anche se devi affrontare la preparazione fiscale ogni anno, non diventa mai più facile. Dopotutto, poche persone avviano attività commerciali perché si divertono a compilare moduli fiscali (a meno che non entrino nel campo della contabilità, ovviamente). Sta a te decidere quanto sarà grande una stagione delle tasse sui fastidi. Le aziende che si preparano per la stagione fiscale raccogliendo in anticipo tutti i documenti e i registri necessari (e forse anche impiegando un esperto fiscale per aiutare con la presentazione) avranno tempi di inattività minimi. Se non raccogli i dati in anticipo, sarai stressato cercando di trovare documenti ed e-mail importanti per rispettare le scadenze di archiviazione. In questo articolo, discuteremo per cosa viene utilizzato W9 negli affari, in un'organizzazione senza scopo di lucro e come compilare il modulo.
Cos'è W9?
Un modulo W9 è un modulo dell'IRS utilizzato per fornire il numero di identificazione fiscale (TIN) di una persona al pagatore oa chiunque sia responsabile della restituzione delle informazioni all'IRS. Il modulo W9 è chiamato modulo di richiesta del numero di identificazione fiscale e di certificazione con il suo nome completo.
Un W9 viene utilizzato da un'azienda per segnalare i pagamenti effettuati a appaltatori, liberi professionisti e altri fornitori all'Internal Revenue Service. Quale modulo (W-9 o W-4) devi compilare? La risposta varierà se sei un appaltatore indipendente o un dipendente.
Inoltre, una richiesta di codice fiscale e certificazione, o modulo W9, viene utilizzata da un'azienda per acquisire informazioni fiscali da liberi professionisti, consulenti e altri fornitori. Il modulo W-9 deve essere compilato dall'appaltatore o dal fornitore e inviato alla società che li paga.
Quali informazioni sono contenute nel modulo W-9?
Il tuo nome come appare sulla tua dichiarazione dei redditi va sulla prima riga. Questa sezione è semplice se sei un individuo e registri i tuoi guadagni da contratto di lavoro nell'Allegato C, Profitti o perdite dall'attività. Il tuo nome dovrebbe essere inserito nella riga 1 se sei un unico proprietario o un'impresa a responsabilità limitata (LLC) individuale. In caso di deposito come società di persone, una LLC con numerosi membri, una società C o una società S, utilizzare il nome legale della società.
Inoltre, se possiedi un'attività, puoi elencarla qui nella seconda riga. La riga 2 è dove i proprietari individuali e le LLC con un solo membro dovrebbero elencare la loro attività o il nome "fare affari come" (DBA). La riga 2 è dove una società di persone, una LLC con più membri, una società C o una società S deve elencare il proprio nome commerciale, DBA o altri nomi alternativi.
Nella terza sezione, indicherai come l'individuo o l'azienda nella riga 1 è tassato dal governo federale. Si prega di sceglierne solo uno. Se selezioni l'opzione Società a responsabilità limitata, dovrai giustificare lo status fiscale della tua attività. Puoi scegliere tra:
- Fiducia/proprietà
- Persona fisica/Ditta individuale o LLC unipersonale
- S Corporation
- LLC
- Società C.
- Partnership
Nella riga 4 puoi inserire un codice per spiegare perché sei esente da ritenuta d'acconto.
Inoltre, il tuo indirizzo dovrebbe essere inserito nella riga 5. Fornisci il tuo indirizzo completo, compresi eventuali numeri di appartamento o suite. Il tuo indirizzo (città, provincia e codice postale) è sulla riga 6. L'IRS invierà il tuo 1099-NEC o 1099-MISC a questo indirizzo. Inoltre, se intendi inviare le tue tasse, ti consigliamo di includere questi dati.
Chi deve compilare un W9?
Un modulo W9 deve essere compilato da qualsiasi appaltatore indipendente i cui guadagni annuali superino i $ 600. Un W9 è richiesto anche a chiunque riceva più di $ 600 di reddito annuo non tassato da royalties, canoni di locazione, premi e riconoscimenti.
Invece di consegnare i W9 all'IRS, l'azienda richiedente li tiene in archivio per il tempo delle tasse. Le seguenti situazioni richiedono un modulo W9:
- Gli istituti di credito spesso rinunciano o riducono significativamente gli obblighi di debito come i saldi delle carte di credito e il pagamento degli interessi sui mutui.
- Quando un'azienda ha bisogno di assumere un lavoratore che porti più di $ 600 di reddito, si rivolge a appaltatori indipendenti.
- Una transazione immobiliare, come la vendita di una casa o di altra proprietà, a cui partecipa un contribuente.
- Un istituto finanziario che gestisce il portafoglio di investimenti di un contribuente.
Come compilare un file W9
Se la compilazione dei moduli fiscali ti dà i brividi, non preoccuparti; Il modulo W-9 è uno dei documenti IRS più semplici. Ti mostreremo il modo giusto per finirlo. Il sito Web dell'IRS ha tutte le pagine per il modulo W-9. Inoltre, il modulo IRS può essere fornito con un proprio set di istruzioni univoco. Ecco alcuni semplici passaggi su come compilare un W9.
#1. W-9, riga 1
Digita il tuo nome esattamente come appare sulla tua dichiarazione dei redditi.
#2. W-9, riga 2
Se il nome della tua azienda o il nome "entità" è diverso da quello che hai utilizzato nel passaggio 1, inseriscilo qui. Se sei l'unico proprietario ma non vuoi usare il tuo nome mentre promuovi la tua azienda, puoi usare un nome fittizio "facendo affari come" qualsiasi altra cosa. Questo è il posto giusto per digitare quel monicker.
Le società a responsabilità limitata unipersonali sono spesso trascurate. Inoltre, la classificazione delle ditte individuali e delle società di capitali come entità non considerate non viene mai utilizzata.
#3. W-9, riga 3
Indica se la tua azienda è una ditta individuale, una società di persone, una società, una società a responsabilità limitata, un fondo fiduciario, una proprietà o "altro" ai fini fiscali federali. Dovrebbe essere selezionata solo una categoria, quindi assicurati di selezionare la casella giusta.
Inoltre, come parte delle istruzioni per il modulo W9, l'IRS fornisce una tabella riepilogativa per aiutarti a decidere quale organizzazione aziendale elencare.
#4. W-9, riga 4
Esenzioni. È probabile che lascerai questi campi vuoti. Vi sono, tuttavia, i seguenti due casi:
- In alcune circostanze, il campo “Codice beneficiario esente” deve essere utilizzato per indicare che il destinatario è esente da ritenuta d'acconto, come nel caso delle società di capitali. I beneficiari esenti ei rispettivi codici, nonché le categorie di pagamenti che richiedono tali codici, sono dettagliati nelle istruzioni del modulo W-9. Il codice "5" verrebbe inserito in un W-9 da società che hanno ricevuto pagamenti di interessi o dividendi.
- Il campo "Esenzione dal codice di segnalazione FATCA" è per i beneficiari che sono esentati dalla presentazione delle dichiarazioni dei redditi ai sensi del Foreign Account Tax Compliance Act (FATCA). La maggior parte degli appaltatori indipendenti non rientra in nessuna di queste categorie.
#5. W-9, Righe 5-6
Il tuo indirizzo, città, stato e codice postale sono tutti necessari. Utilizzare l'indirizzo postale indicato nella dichiarazione dei redditi. Per semplicità, supponiamo che tu sia un unico proprietario che affitta uno spazio ufficio ma archivia le tasse utilizzando il proprio indirizzo di casa. In questo caso, dovresti fornire il tuo indirizzo di casa nel modulo W-9 in modo che l'IRS possa abbinare più facilmente i tuoi 1099 e 1040.
Inoltre, il modulo W9 potrebbe essere l'unico meccanismo attraverso il quale un'azienda ottiene i tuoi dati personali. Quando sei registrato come fornitore nei loro registri, queste informazioni possono essere inserite nel loro sistema contabile e potresti ricevere il tuo 1099 o altri moduli fiscali per posta a questo indirizzo.
#6. W-9, riga 7
L'identificazione del richiedente per nome e codice postale è facoltativa. Seleziona questa casella se desideri un registro delle entità con cui hai condiviso il tuo ID fiscale.
Inoltre, in fondo a questa prima parte del modulo W-9, è possibile includere i numeri di conto, se necessario. Per identificare un utente specifico nel sistema del cliente, fornisci qui il suo numero di conto. Ad esempio, ti potrebbe essere chiesto di compilare un modulo W-9. Dato che sei il fornitore n. 45 nel loro sistema, ti potrebbe essere chiesto di scrivere quel numero qui.
#7. W-9, parte I
L'IRS chiama la sezione successiva Parte I. Se sei un proprietario unico, inserisci qui il tuo numero di previdenza sociale; se sei una società o un'altra entità commerciale, fornisci il tuo numero di identificazione del lavoro (EIN).
Sebbene alcune ditte individuali dispongano di EIN, l'IRS consiglia alle persone di utilizzare invece i propri SSN durante la compilazione del modulo W-9. Se dichiari le tue tasse utilizzando il tuo numero di previdenza sociale, questo renderà più semplice abbinare eventuali 1099 che ricevi con la tua dichiarazione dei redditi.
E se non hai ancora un EIN per la tua azienda? Il modulo W-9 è ancora disponibile per il completamento. L'IRS ordina ai contribuenti di compilare la domanda di TIN e annotare "richiesta" nel campo appropriato. Fino a quando non fornirai questo numero, sarai soggetto a ritenuta d'acconto, quindi ricevilo il prima possibile. Il sito Web dell'IRS è dove dovresti andare per richiedere un EIN. Per ulteriori informazioni sulla ritenuta d'acconto, fare riferimento alla Parte II della Fase 8 di seguito.
#8. W-9, Parte II
Prima di firmare il Modulo W-9, è necessario verificare l'esattezza delle informazioni fornite nella Parte II. Se invii consapevolmente una falsa dichiarazione dei redditi, potresti dover affrontare gravi conseguenze, comprese multe e forse il carcere. Devi giurare (sotto pena di spergiuro) che le seguenti affermazioni sono vere prima di firmare il modulo W-9.
- Dichiaro che il numero di identificazione fiscale qui elencato è il mio (o che ne sto attualmente richiedendo uno). Devono essere utilizzati i numeri di identificazione fiscale legali. Mentire sotto giuramento utilizzando un codice fiscale "preso in prestito", rubato o fabbricato comporta sanzioni severe.
- Non devo preoccuparmi della ritenuta d'acconto perché (a) la legge mi esenta specificamente da essa, (b) l'IRS non mi ha informato che devo dichiarare tutti i miei interessi e dividendi, o (c) l'IRS ha informato me che non sono più soggetto a ritenuta d'acconto.
- Sono un residente legale o cittadino degli Stati Uniti. Se sei un residente permanente legale, sei al sicuro. L'Internal Revenue Service classifica inoltre come "persona statunitense" qualsiasi proprietà immobiliare o trust domestico, nonché qualsiasi società di persone, società, impresa o associazione formata o strutturata ai sensi della legge statunitense. Leggi attentamente le istruzioni del modulo W-9 se la tua azienda è partner di un partner straniero. Il modulo W-8 o il modulo 8233 potrebbero essere necessari per i cittadini non statunitensi.
- Confermo che i codici di esenzione FATCA che ho fornito in questo modulo sono corretti. Questo, rilevante per il Foreign Account Tax Compliance Act, probabilmente non è qualcosa su cui devi insistere.
A cosa serve un W9 negli affari?
Le informazioni presentate sui moduli W9 vengono utilizzate da un'azienda per preparare e inviare il modulo 1099, una dichiarazione di informazioni fiscali utilizzata da appaltatori indipendenti per registrare il reddito e dall'IRS per monitorare la dichiarazione del reddito percepito dai non dipendenti.
I datori di lavoro che hanno lavoratori sono legalmente obbligati per legge a trattenere una parte della retribuzione dei propri dipendenti per pagare la previdenza sociale e l'assistenza sanitaria. Tuttavia, gli appaltatori indipendenti sono responsabili del completamento delle proprie dichiarazioni dei redditi e spesso non hanno trattenute fiscali dalla loro paga. Per questo motivo, le aziende devono emettere il modulo 1099 a tutti i liberi professionisti, consulenti e appaltatori indipendenti pagati più di $ 600 in un determinato anno fiscale.
Si consiglia, ad esempio, a tutti gli appaltatori indipendenti di produrre un modulo W9 completamente compilato prima di iniziare a lavorare con l'azienda. Ciò verifica la legittimità del contraente e fornisce alla tua azienda i dati di cui ha bisogno per scopi contabili e di rendicontazione.
W9 per le organizzazioni non profit
È probabile che molti dirigenti del settore non profit siano frustrati dal fatto che le loro organizzazioni devono praticamente respirare la burocrazia per mantenere il loro status di esenzione fiscale e raggiungere i loro obiettivi. Inoltre, leggi COME AVVIARE UNA NOPROFIT NEL 2023: Guida passo dopo passo.
Sebbene la versione senza scopo di lucro del modulo W9 aggiunga ancora un altro modulo alla pila infinita, almeno è facile da capire e compilare.
Che cos'è il modulo W9 per il non profit?
La "Richiesta di numero di identificazione fiscale e certificazione" (modulo W-9) è il documento da utilizzare quando un'altra azienda o ente governativo richiede il TIN della tua organizzazione non profit. Quando si registra con l'IRS per un EIN utilizzando il modulo SS-4, un'organizzazione senza scopo di lucro riceve contemporaneamente un TIN. Sebbene sia il dato più importante trasmesso, il modulo include anche:
- Il nome della tua organizzazione non profit
- L'indirizzo dell'organizzazione
- Il tipo di entità
- Il TIN dell'organizzazione
Cos'è un W9 utilizzato per il non profit
Se la tua organizzazione non profit ha bisogno di condividere il suo codice fiscale (e le informazioni che lo accompagnano) con un'altra organizzazione in modo che possa presentare una dichiarazione di informazioni all'IRS, dovrai compilare W9. Il numero di identificazione fiscale (TIN) della tua azienda potrebbe essere richiesto per una varietà di usi, come ad esempio:
- Stai ricevendo denaro da un'altra compagnia.
- Transizioni organizzative e immobiliari
- Pagamento capitale ipotecario
- Acquisto, vendita o cessione di proprietà
- Sollievo dal debito
- L'investimento nel contributo del conto pensionistico
Come compilare un W-9 per una società senza scopo di lucro
Di seguito viene descritto in dettaglio come completare le sezioni pertinenti del modulo W9 per una società senza scopo di lucro.
- Nome. Fornisci il nome legale completo dell'organizzazione come appare sugli IRS 990 e su altri documenti organizzativi.
- Ragione sociale/nome dell'entità ignorata. Dovresti includere qui un "dba" o un nome commerciale se la tua organizzazione non profit opera con un soprannome diverso da quello dichiarato nel suo statuto. Lascia vuoto questo campo se la tua organizzazione non utilizza un database.
- Classificazione fiscale federale. Scegli "altro" e scrivi "Società senza scopo di lucro esente ai sensi della sezione del codice IRS ____". per la designazione fiscale federale. Inserisci 501(c)(3) per trovare lo stato di esenzione fiscale della tua organizzazione.
- Esenzioni. Inserisci qui un codice per evitare di presentare una ritenuta d'acconto di riserva o un rapporto sul Foreign Account Tax Compliance Act. Le società che si qualificano ai sensi della Sezione 501(c)(3) dell'Internal Revenue Code possono ignorare questa sezione. Consulta le istruzioni per il modulo IRS W-9 o parla con un contabile se hai domande sulle esenzioni.
- Indirizzo. Compila le seguenti sezioni con l'indirizzo postale della tua organizzazione.
- Codice fiscale. Ai fini fiscali federali, il TIN o l'EIN di un'organizzazione senza scopo di lucro è come il numero di previdenza sociale di una persona. La presentazione del modulo IRS SS-4 consentirà alla tua organizzazione non profit di ottenere un EIN se non ne ha già uno. Un EIN può essere richiesto online e ottenuto immediatamente. Se disponi di un EIN, puoi compilare il modulo W-9 con tali informazioni. Puoi indicare "applicato per" sul modulo W-9 se hai richiesto un EIN ma non l'hai ancora ottenuto. Non fornire il tuo numero di previdenza sociale negli appositi spazi.
- Certificazione. Scrivi il tuo nome e la data sulla dichiarazione. Puoi essere certo di non essere stato soggetto a ritenuta d'acconto perché hai fornito il numero di identificazione fiscale corretto.
Un W9 è uguale al 1099?
Gli appaltatori compilano un modulo W-9 per fornire le proprie informazioni all'azienda per cui lavorano, e l'azienda utilizza quindi tali informazioni per compilare un modulo 1099 per segnalare i guadagni annuali dell'appaltatore all'IRS.
In che modo un W9 influirà sulle mie tasse?
Il datore di lavoro non tratterrà nessuna delle tue tasse se invii un W-9. Devi assicurarti che al governo vengano pagate le tasse corrette. Tuttavia, devi anche coprire sia la metà del datore di lavoro che quella del dipendente delle tasse di previdenza sociale e Medicare.
Conclusione
Se sei un lavoratore a contratto, un libero professionista o un imprenditore individuale, hai bisogno di un modulo W9 per presentare le tasse. Il tuo datore di lavoro non ha l'obbligo di trattenere le tasse dai tuoi stipendi e, completando un W9, confermi che sarai responsabile di farlo da solo.
Tuttavia, non è necessario inviare questo modulo all'Agenzia delle Entrate. Lo consegni ai datori di lavoro richiedenti. Compilare un W9 è semplice, ma dovresti sempre fare un controllo finale per assicurarti che tutto sia corretto. Se hai bisogno di aiuto per comprendere i tuoi moduli fiscali, ti consigliamo di consultare un professionista fiscale.
FAQ
Posso rifiutarmi di compilare un W9?
Sì, hai il diritto di rifiutare di compilare un modulo W-9 se hai dubbi sulla legittimità della società che lo richiede. Non affrettarti a compilare un W-9 se la società non lo utilizza a fini fiscali. Inoltre, i lavoratori a tempo pieno sono esentati dal compilare un modulo W-9.
Cosa succede se non presento un W9?
Per ogni modulo che non compare, può essere inflitta una multa da $ 50 a $ 270. Tuttavia, se sei il beneficiario, l'appaltatore o il fornitore di un'azienda, devi compilare un modulo W-9 o incorrere in potenziali multe dell'IRS.
Quanto puoi guadagnare senza un W9?
Qualsiasi individuo o organizzazione che riceve più di $ 600 in pagamenti dalla tua piccola impresa durante il particolare anno fiscale deve compilare un modulo W-9.
Perché qualcuno dovrebbe aver bisogno di un W9 da te?
Non appena inizi a lavorare con un cliente o un'organizzazione come appaltatore, dovrebbero chiederti un modulo W-9. Le informazioni sul modulo indicano al noleggiatore se è necessario o meno presentare 1099 per tuo conto all'IRS.
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