Le fatture sono una parte vitale di qualsiasi attività commerciale. Sono utilizzati per tenere traccia delle vendite, registrare i pagamenti e gestire l'inventario. Ma cos'è esattamente una fattura? E quali informazioni deve includere?
In questo articolo, risponderemo a tutte le tue domande sulle fatture. Quindi, che tu sia un imprenditore che non conosce le fatture o che tu stia solo cercando un ripasso, continua a leggere per tutto ciò che devi sapere.
Cos'è esattamente una fattura
Una fattura è un documento commerciale con data e ora che elenca le specifiche di una transazione tra un acquirente e un venditore e la registra. La fattura spesso specifica le condizioni del contratto ed elenca le forme di pagamento accettabili se beni o servizi sono stati acquistati a credito.
I fondamenti di una fattura
Una fattura deve identificarsi chiaramente come tale sulla parte anteriore del documento. Spesso ha un numero di fattura, un'identità distintiva che può essere utilizzata sia per riferimenti interni che esterni. Le fatture spesso includono le informazioni di contatto del venditore o del fornitore di servizi in caso di problemi di fatturazione.
Sulla fattura, i termini di pagamento possono essere elencati insieme a eventuali sconti applicabili, informazioni sui pagamenti anticipati o costi finanziari per pagamenti in ritardo. Visualizza inoltre il costo di ciascuna unità, il numero totale di unità acquistate, i costi di trasporto, movimentazione e spedizione, nonché eventuali tasse applicabili ed elenca l'importo totale dovuto.
Il valore della data della fattura
La data della fattura indica l'ora e la data in cui gli articoli sono stati fatturati e la transazione è stata formalmente documentata. Poiché la data della fattura determina il periodo di credito e la data di scadenza della fattura, contiene informazioni importanti sui pagamenti. Ciò è particolarmente importante per le imprese che concedono credito. La data di scadenza effettiva della fattura è in genere 30 giorni dopo la data della fattura. Allo stesso modo, le aziende che offrono ai clienti la possibilità di restituire le cose di solito hanno una scadenza basata su un numero specifico di giorni successivi alla prova di acquisto, come indicato sulla fattura.
Fatturazione elettronica
Le persone e le imprese hanno trovato più semplice affidarsi alla fatturazione elettronica come alternativa ai documenti cartacei sin dagli albori dell'era informatica. La fatturazione elettronica, spesso nota come fatturazione elettronica, è un tipo di fatturazione elettronica utilizzata per creare, archiviare e tenere traccia dei record relativi alle transazioni tra le parti e garantire che le condizioni dei loro contratti siano soddisfatte.
A cosa serve una fattura
Le fatture sono più di un semplice record formale che contiene i dettagli necessari per richiedere i pagamenti ai clienti. Possono aiutarti a mantenere l'organizzazione e un aspetto professionale quando invii le tue tasse. Ecco le principali motivazioni per cui le fatture sono necessarie:
#1. Facilita la contabilità precisa
Per facilitare il monitoraggio delle vendite, le fatture tengono traccia del denaro in entrata. Registrano quando un prodotto è stato venduto o quando un progetto è stato completato, insieme alla quantità di denaro guadagnato. Queste informazioni sono necessarie per tenere registri contabili precisi e per sommare entrate e spese per determinare metriche importanti come l'utile netto, il margine netto e il rapporto di rotazione delle attività.
#2. Offre una difesa legale
Cosa faresti nel caso in cui un cliente affermasse erroneamente che non hai consegnato i prodotti come promesso? O se un cliente si rifiutasse di pagarti per i servizi che hai fornito?
Sei salvato da una fattura professionale che funge da documento legale. Fatture corrette possono proteggere la tua azienda da reclami futili. I clienti in genere pagano fatture non firmate senza problemi.
Tuttavia, le fatture devono avere una firma per essere considerate ufficiali se si desidera che siano considerate documenti legali. La prova che entrambe le parti hanno compreso le regole commerciali e hanno accettato di rispettarle è una fattura firmata con tutte le informazioni necessarie. Serve come registrazione affidabile della transazione che dimostra il diritto del venditore al risarcimento.
#3. Semplifica la preparazione fiscale
Le fatture supportano le informazioni che includi nei tuoi moduli fiscali e fungono da fonte di dati affidabile per gli audit. Quando documenti e conservi tutte le tue fatture, la dichiarazione delle tasse diventa un processo senza problemi in qualsiasi paese. Ad esempio,
L'Internal Revenue Service (IRS) degli Stati Uniti consiglia alle imprese di conservare la documentazione necessaria a supportare i redditi, i crediti e le detrazioni indicati nelle dichiarazioni dei redditi per almeno sette anni dalla data di presentazione delle dichiarazioni. L'IRS ha il diritto di controllare i rendimenti e chiedere di vedere eventuali documenti giustificativi. La rendicontazione fiscale accurata e la prontezza agli audit sono facili se la tua azienda tiene un registro organizzato delle sue fatture di vendita.
#4. Aiuto con l'analisi aziendale
Poiché le fatture servono come registrazione delle vendite che hai effettuato, includono dettagli importanti come i prezzi unitari dei tuoi prodotti o servizi, la somma totale e le date in cui si sono verificate le transazioni, ecc. Questi record ti forniscono informazioni sugli acquisti dei consumatori tendenze, abitudini di pagamento e periodi di picco degli acquisti.
Bestseller, epoche storiche e molto altro. La previsione della domanda e la creazione di tattiche di marketing efficienti ti aiutano ad adeguare il tuo inventario in modo che ai clienti giusti vengano serviti i prodotti giusti al momento giusto.
Tipi di fatture
Ecco alcune forme tipiche di fatture:
#1. Un esempio di fattura
È una fattura inviata dal venditore all'acquirente prima che offra prodotti o servizi. Include fatti sul costo previsto del prodotto o del servizio, la data di consegna programmata e altre informazioni sulla merce consegnata. Dopo che l'acquirente ha esaminato la fattura proforma e ha dato la sua approvazione, il venditore si metterà al lavoro sulla consegna del prodotto.
#2. Fattura di vendita
Il venditore fornisce all'acquirente una fattura di vendita al fine di riscuotere il pagamento per i beni e servizi che l'acquirente ha acquistato. Contiene informazioni sul venditore, l'indirizzo dell'acquirente, la data di consegna del prodotto, i termini di pagamento, gli articoli e il loro prezzo e l'importo totale dovuto. Inoltre, include dettagli di pagamento come informazioni sul conto bancario che renderanno i pagamenti più facili per l'acquirente.
#3. Fattura non pagata
All'acquirente viene generalmente inviata una fattura, che specifica anche il termine di pagamento. Quando l'acquirente riceve una fattura per gli articoli che ha acquistato e non riesce a pagare la fattura entro il periodo assegnato. In tale situazione, la fattura diventa scaduta.
#4. Pagato in fattura completa
Una fattura combinata viene inviata dal venditore ogni volta che un consumatore effettua più transazioni con loro. Raccoglie tutte le fatture per quello specifico cliente e le riunisce in un unico documento con l'intero importo. Dal momento che non dovrà pagare ogni fattura separatamente, questo farà risparmiare all'acquirente un sacco di tempo.
#5. Promemoria di incasso
Una nota di credito viene emessa all'acquirente in quelle circostanze in cui il venditore gli deve dei soldi. È una lettera scritta all'acquirente che riconosce la somma di denaro che il venditore gli deve. L'acquirente può utilizzare questo tipo di credito per ulteriori transazioni.
Fattura vs. Ricevuta
Una fattura è una dichiarazione del venditore che delinea la somma dovuta per i prodotti o servizi acquistati da loro. In uno scenario B2C, come un ristorante o un punto vendita, il cliente deve pagare il conto immediatamente. Al contrario, le fatture pagabili vengono utilizzate nelle transazioni tra imprese per riflettere l'importo che i consumatori devono per prodotti e servizi acquistati a credito e scaduti entro una data specifica. Può consistere in bollette, bollette telefoniche e fatture di servizio. Le fatture vengono utilizzate come prova legale della transazione, proprio come le fatture.
Cosa distingue la ricevuta dalle fatture
Entrambi i termini "scontrino" e "fattura" si riferiscono allo stesso documento che dettaglia il debito contratto durante una transazione commerciale. Che tu sia un acquirente o un venditore, fa la differenza nel modo in cui viene visualizzato.
#1. A seconda del punto di vista
L'acquirente riceverà una fattura dal venditore che richiede il pagamento come cambiale. Ad esempio, un designer freelance potrebbe consegnare una fattura al proprio cliente dopo aver completato il proprio lavoro in conformità con il contratto. Il documento ricevuto fungerebbe da fattura del cliente. In conclusione, inviare una fattura significa chiedere denaro e ricevere una fattura significa pagare l'articolo o gli articoli acquistati.
#2. Considerando i termini di pagamento
Oltre a questo, anche la scadenza di pagamento stimata dal cliente fa la differenza. Poche aziende e venditori, in particolare nell'ambiente B2B, forniscono beni o servizi a credito, consentendo ai clienti di acquistarli e pagare il venditore in un secondo momento in conformità con le condizioni di pagamento specificate. In tali circostanze, il fornitore emette fattura a seguito della consegna dei prodotti o servizi.
Principale distinzione tra una fattura e una ricevuta
Le ricevute e le fatture servono entrambe come registrazioni delle vendite e generalmente contengono gli stessi dati. Quando vengono concessi e come vengono utilizzati ai fini contabili fanno la differenza. Una ricevuta viene inviata dopo aver ricevuto il pagamento dal cliente, non prima di emettere una fattura per richiedere il pagamento al cliente.
A cosa serve una fattura
Una fattura è una dichiarazione che consente alla tua azienda di essere compensata per i prodotti e i servizi che rende. Una fattura contiene specificatamente il titolo dell'articolo acquistato da un acquirente, insieme al prezzo e ai termini di pagamento. Il periodo di tempo massimo che un acquirente ha a disposizione per inviare il denaro dovuto viene in genere indicato come termine di pagamento. Ad esempio, se i prodotti e i servizi vengono acquistati a credito, i termini di pagamento della fatturazione specificano fino a che punto nel futuro tale credito è valido.
Qual è lo scopo di una fattura
Lo scopo fondamentale di una fattura è quello di servire come prova di acquisto. La fatturazione serve anche ad altri obiettivi e offre altri vantaggi, come:
- Per tenere traccia degli inventari: Le aziende possono tenere traccia delle loro esigenze attuali e future per l'inventario utilizzando le fatture di vendita.
- Contabilità: Le fatture registrano chi, quando e quanto è stato venduto un bene o un servizio. Ciò facilita il monitoraggio dei pagamenti sia per gli acquirenti che per i venditori.
- Giustificazione legale: Le fatture sono utilizzate come documentazione ufficiale delle specifiche di un contratto tra due parti. Difendono l'azienda da ogni potenziale contenzioso erroneo.
- Dichiarazioni fiscali: Tenere registri accurati delle tue fatture aiuta la capacità dell'azienda di registrare le entrate e calcolare con precisione le tasse.
- Analisi nel mondo degli affari: Puoi scoprire i beni e i servizi più popolari, le stagioni di shopping più affollate, i modelli di acquisto tipici dei clienti e molto altro studiando le fatture. Nel tempo, questo ti aiuta a creare piani di marketing redditizi per la tua azienda.
Nota fattura
Il nome precedente di questa impostazione era: una nota in fondo alla fattura.
Scopo
Utilizzando questa funzione, puoi includere una nota in fondo alla fattura. Questa potrebbe essere una semplice nota di ringraziamento per i tuoi clienti o potrebbe includere preferenze di pagamento o informazioni sull'azienda. Le informazioni che fornisci nelle note della fattura ai tuoi clienti potrebbero essere necessarie per visualizzare o pagare le loro fatture. Puoi aggiungere dette note usando questa impostazione. Puoi includere un preventivo in fondo alle fatture che invii ai clienti utilizzando le note di preventivo. Le note sui preventivi in genere includono informazioni su come pagare, condizioni di pagamento, ecc.
- Fare clic sul pulsante del profilo, selezionare Impostazioni, quindi fare clic su Nota fattura. Puoi anche utilizzare la barra di ricerca o l'area "Categorie" a sinistra per trovarlo.
- Compila il campo con la tua nota se necessario, quindi fai clic su Salva.
La fattura significa pagamento?
Una fattura è una richiesta di pagamento che il venditore invia (fisicamente o elettronicamente) dopo la vendita di beni o servizi ma prima che il pagamento sia stato effettuato. Fondamentalmente, le fatture hanno lo scopo di garantire che la tua azienda sia pagata.
La fattura è una ricevuta?
Una ricevuta viene inviata dopo aver ricevuto il pagamento dal cliente, non prima. Una fattura viene utilizzata per richiedere il pagamento al cliente. Una ricevuta viene generalmente consegnata solo ai clienti che hanno effettuato pagamenti completi.
Che cos'è una fattura con un esempio?
Una ricevuta cartacea di un negozio o una registrazione online di un e-tailer sono esempi di documenti che conservano una registrazione di una transazione tra un acquirente e un venditore. Una componente vitale dei controlli interni contabili e degli audit è la fatturazione.
Una fattura significa che devi dei soldi?
Le informazioni relative all'importo dovuto da un cliente sono incluse in una fattura. L'azienda che ha fornito al cliente i propri beni o servizi considera questo documento come una fattura. Dopo aver ricevuto questa fattura, il cliente la registra come fattura da pagare.
Come faccio a creare la mia fattura?
- Marca la tua fattura
- Includi un'intestazione lucida
- Fornire dettagli sulla fattura
- Includi la data
- Descrivi gli articoli o i servizi che sono stati forniti.
- Includere informazioni fiscali e sottolineare l'importo complessivo da pagare.
- Includere i termini di pagamento.
- Includere spiegazioni e termini e condizioni nelle note.
Chi ha bisogno di una fattura?
Per assicurarsi che i loro clienti li paghino, le aziende devono produrre fatture. Poiché descrivono in dettaglio i servizi forniti e il denaro dovuto, le fatture fungono da contratti legalmente vincolanti tra un'azienda e i suoi clienti. Inoltre, le fatture supportano la gestione finanziaria e il monitoraggio delle vendite per le aziende.
Conclusione
Non importa quanto sia eccellente il tuo prodotto o servizio, farai fatica a mantenere i clienti se la tua gestione post-progetto è frettolosa e trascurata. D'altra parte, sarai in grado di essere pagato più rapidamente, gestire i tuoi conti in modo più abile ed espandere la tua attività in modo più efficiente una volta acquisita familiarità con la procedura di fatturazione.
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Riferimenti
