Gli assistenti virtuali esistono da quando la tecnologia ha consentito il lavoro a distanza, ma la tendenza è cresciuta rapidamente negli ultimi anni; infatti, secondo Business Wire, il mercato degli assistenti virtuali raggiungerà i 25.6 miliardi di dollari entro il 2025. Sono particolarmente utili quando molti team hanno più sedi e i dipendenti lavorano da casa.
Questo perché gli assistenti virtuali possono lavorare da qualsiasi luogo e spesso svolgono una varietà di compiti con un contratto flessibile. Gli assistenti virtuali sono una soluzione economica per il personale per aziende di tutte le dimensioni grazie alle loro spese generali ridotte e all'impegno limitato.
Ma esattamente come puoi usarne uno per aiutare la tua attività a funzionare più agevolmente? In poche parole, cosa fa un assistente virtuale?
Cos'è esattamente un assistente virtuale?
Un assistente virtuale è un lavoratore autonomo che aiuta con attività amministrative, di sviluppo aziendale, social media, marketing e altro. Liberano il tempo di proprietari di piccole imprese, imprenditori e manager assumendosi compiti ricorrenti e lavoro amministrativo.
L'assistente virtuale lavora da casa o da un'altra posizione. Gli assistenti virtuali possono avere sede negli Stati Uniti o in un altro paese.
Poiché sono una forza lavoro flessibile, gli assistenti virtuali sono diventati estremamente popolari tra le piccole imprese nell'ultimo decennio. A seconda delle tue esigenze, un assistente virtuale può lavorare part-time o full-time. Hai bisogno di 20 ore settimanali? Nessun problema. Hai bisogno di 30 ore? Che ne dici di 40? Sono disponibili VA.
Gli assistenti virtuali possono essere retribuiti su base oraria. Possono anche essere pagati una tariffa fissa a settimana o mese.
Assumere un assistente virtuale a tempo pieno può spesso fornire un affare migliore e maggiori vantaggi per diversi motivi:
- I prezzi possono essere sorprendentemente bassi, in particolare per i lavoratori offshore.
- È più semplice incorporare un assistente a tempo pieno nei flussi di lavoro regolari e ottenere maggiori vantaggi dall'accordo.
- Un assistente virtuale a tempo pieno sarà in una posizione migliore per apprendere qualsiasi app software speciale di cui hai bisogno, sviluppare relazioni amichevoli con colleghi e clienti e crescere con te man mano che la tua attività cresce.
Alcuni assistenti virtuali sono appaltatori indipendenti. Altri sono dipendenti di una società o agenzia che assumi per fornire una forza lavoro flessibile. Quando lavori con un'azienda di assistenti virtuali, avrai a che fare con un manager che discuterà delle tue esigenze e troverà la soluzione migliore per te.
Cosa fa un assistente virtuale
Poiché le piccole imprese e le startup si affidano agli uffici virtuali per ridurre i costi e le aziende di tutte le dimensioni, aumentare il loro utilizzo di Internet per le operazioni quotidiane, gli assistenti virtuali sono cresciuti in popolarità. Poiché un assistente virtuale è un appaltatore indipendente, un'azienda non è tenuta a fornire gli stessi benefici o pagare le stesse tasse che farebbe se il dipendente fosse a tempo pieno.
Inoltre, poiché l'assistente virtuale lavora da remoto, non c'è bisogno di una scrivania o altro spazio di lavoro presso la sede dell'azienda. Un assistente virtuale deve pagare e fornire le proprie apparecchiature informatiche, i programmi software di uso comune e l'accesso a Internet ad alta velocità.
Qual è il ruolo di un assistente virtuale? Elenco delle 10 attività principali
Le responsabilità di un assistente virtuale variano a seconda delle esigenze del cliente, ma alcune comuni sono le seguenti:
Gestione dei social media
Un assistente virtuale può aiutare un cliente a gestire i propri account sui social media. Gli assistenti virtuali possono anche creare contenuti, interagire con i follower e analizzare le metriche di coinvolgimento se ti stai chiedendo cosa fanno.
Email Marketing
Un assistente virtuale può assisterti nella creazione e nell'esecuzione di campagne di email marketing. Inoltre, gestiranno le mailing list e analizzeranno le prestazioni della posta elettronica per ottimizzare le campagne future.
Posta in arrivo e pianificazione del viaggio
Un assistente virtuale può aiutarti a gestire la tua casella di posta ordinando, assegnando priorità e rispondendo alle e-mail. Possono anche aiutare con l'organizzazione del viaggio come la prenotazione di voli e hotel e la pianificazione di itinerari.
Contabilità
Un assistente virtuale può gestire le attività di contabilità di base. Include la fatturazione, il monitoraggio delle spese e la riconciliazione degli estratti conto bancari.
Assistenza al cliente
Un assistente virtuale può aiutare i clienti rispondendo alle richieste e risolvendo i problemi.
Gestione del calendario
Un assistente virtuale può aiutare i clienti a gestire i propri calendari pianificando appuntamenti, organizzando riunioni e inviando promemoria. Possono, ad esempio, impostare un sistema di calendario, come Google Calendar, e condividerlo con il cliente per assicurarsi che vi abbia accesso.
lead Generation
Un assistente virtuale può condurre ricerche di lead e prospect, sviluppare campagne di sensibilizzazione mirate e gestire la pipeline di vendita.
Gestione dei progetti
Un assistente virtuale può aiutare nella gestione dei progetti creando scadenze, delegando compiti e rispettando le scadenze.
Data Entry
Un assistente virtuale può inserire e organizzare i dati in fogli di calcolo, database e altri sistemi.
Creazione di contenuti
Gli assistenti virtuali possono creare contenuti visivi per il sito Web, il blog o i canali dei social media di un cliente. È possibile includere post di blog, articoli, grafica e video.
I compiti sopra elencati sono solo alcune delle molte responsabilità di un assistente virtuale. I servizi forniti da un assistente virtuale possono variare a seconda delle esigenze dell'azienda o del singolo cliente. Di conseguenza, i VA possono essere adattabili e soddisfare i requisiti specifici.
I vantaggi di assumere un assistente virtuale
Per saperne di più su "cosa fa un assistente virtuale?" devi prima comprendere i vantaggi. Assumere un assistente virtuale può offrire numerosi vantaggi alle imprese e agli imprenditori. Gli assistenti virtuali possono aiutare le aziende a crescere e prosperare migliorando la produttività e l'efficienza, riducendo lo stress e migliorando l'equilibrio tra lavoro e vita privata.
Gestione efficiente del tempo
Un assistente virtuale può aiutare un cliente a gestire meglio il proprio tempo assumendosi compiti che richiedono tempo, consentendo al cliente di concentrarsi su questioni più importanti.
Maggiore produttività organizzativa
Possono aiutare a semplificare le operazioni aziendali, aumentare l'efficienza e aumentare la produttività complessiva.
Riduzione dello stress e aumento del tempo libero
I clienti possono ridurre il loro carico di lavoro e godersi il tempo libero delegando le attività a un assistente virtuale, riducendo lo stress e migliorando l'equilibrio tra lavoro e vita privata.
Maggiore scala operativa
Un assistente virtuale può aiutare le aziende ad espandere le proprie operazioni assumendo compiti che altrimenti richiederebbero l'assunzione di personale aggiuntivo.
Portata estesa
Un assistente virtuale può lavorare in remoto, offrendo ai clienti l'accesso a un pool di talenti globale e competenze e competenze più ampie.
Servizio clienti migliorato
Un assistente virtuale può fornire un eccellente servizio clienti rispondendo alle richieste e risolvendo i problemi.
Risparmio sui costi
I clienti possono risparmiare denaro su uffici, attrezzature e vantaggi assumendo un assistente virtuale.
Miglioramento del benessere emotivo
I clienti possono ridurre il loro carico di lavoro e migliorare il loro benessere mentale ed emotivo delegando le attività a un assistente virtuale.
Migliore equilibrio tra lavoro e vita privata
Assumendo compiti che altrimenti interferirebbero con il tempo personale, un assistente virtuale può aiutare i clienti a raggiungere un migliore equilibrio tra lavoro e vita privata.
Una nuova enfasi sui servizi core business
Puoi concentrarti sui servizi aziendali principali e aumentare l'efficacia complessiva esternalizzando le attività non fondamentali a un VA. In questo modo, puoi imparare esattamente cosa fa un assistente virtuale.
Qual è il ruolo di un assistente virtuale?
Agli assistenti virtuali non vengono assegnati compiti specifici e le loro mansioni variano a seconda del datore di lavoro. Di seguito sono riportati alcuni dei lavori più comuni assegnati agli assistenti virtuali:
Compiti amministrativi
Gli assistenti virtuali sono più comunemente utilizzati per le attività amministrative. La pianificazione di riunioni, la prenotazione di viaggi, l'organizzazione di calendari e persino la risposta al telefono tramite una linea di collegamento sono tutti esempi di ciò.
Contabilità
Tenere traccia delle finanze è una parte essenziale della gestione di un'attività redditizia e gli assistenti virtuali possono aiutare con il budget, gli acquisti e il monitoraggio delle spese.
Personal Assistant
Oltre ai loro compiti regolari, gli assistenti virtuali possono aiutare a organizzare le attività al di fuori del posto di lavoro. Le responsabilità personali includono la prenotazione di vacanze, l'organizzazione di un calendario e l'acquisto di regali per amici e familiari.
Assistenza al cliente
Gli assistenti virtuali possono essere il primo punto di contatto per i clienti che cercano assistenza per la risoluzione dei problemi o uno sbocco per il feedback per le aziende che offrono un prodotto o un servizio. Gli assistenti virtuali possono aiutare con attività di routine o fornire tutorial. Se non sono in grado di assistere un cliente, possono inoltrare la situazione alla persona appropriata all'interno dell'azienda.
Data Entry
Non tutte le attività amministrative sono amministrative; gli assistenti virtuali possono assumersi un'ampia gamma di responsabilità, incluso l'inserimento dei dati. Un assistente virtuale in questo ruolo può facilmente compilare dati, verificarne l'accuratezza ed eliminare i record non necessari. Ciò è particolarmente utile per il monitoraggio dei pazienti, la fatturazione, la spedizione e l'amministrazione scolastica.
Produzione di social media
Sebbene molte aziende riconoscano il valore dell'impegno online con potenziali clienti o clienti, le esigenze di gestione dei social media a volte possono sembrare insormontabili. Gli assistenti virtuali sono utili per rispondere ai commenti e comunicare con i follower, ma possono anche tenere traccia dei programmi di pubblicazione e analizzare i dati dell'account.
Content Management
Supponi di utilizzare contenuti editoriali per indirizzare il traffico verso il tuo sito, aumentare la consapevolezza del marchio e coinvolgere potenziali clienti. In tal caso, probabilmente sei consapevole dell'enorme mole di lavoro necessaria per le operazioni. Un assistente virtuale può assisterti nella gestione di un calendario di produzione, organizzare le risorse di scrittura e facilitare vari aspetti del processo di pubblicazione, permettendoti di concentrarti sulla crescita del programma di contenuti.
Ricerca
Ogni azienda deve fare affidamento sulla ricerca per informare le proprie operazioni, che si tratti di analisi del mercato, dei clienti o delle prestazioni. La ricerca, come qualsiasi altra merce, può essere venduta ai clienti. Tuttavia, anche con risorse dedicate, la ricerca può richiedere molto tempo, quindi alcune aziende assumono assistenti virtuali per aiutare con questo compito. Queste attività sono più adatte agli assistenti virtuali specializzati nell'analisi dei dati perché sono in genere più manuali.
Qual è lo stipendio di un assistente virtuale e come viene retribuito?
Lo stipendio per gli assistenti virtuali varia a seconda dell'esperienza e dell'area di competenza, secondo il sito Web di ricerca di lavoro Zip Recruiter:
- All'ora (a partire da $ 7.21 e salendo a $ 62.74)
- A settimana (a partire da $ 288 e salendo a $ 2,510)
- Al mese (a partire da $ 1,250 e salendo a $ 10,875)
- All'anno (a partire da $ 15,000 e salendo a $ 130,000)
Mentre alcuni assistenti accettano assegni o vaglia postali per il pagamento, la maggior parte preferisce essere pagata tramite servizi online sicuri come PayPal. I loro metodi di fatturazione possono differire: alcuni preferiscono pagamenti anticipati, mentre altri fatturano il loro datore di lavoro settimanalmente o mensilmente.
Se gli assistenti virtuali vengono assunti come lavoratori remoti a tempo pieno, devono essere pagati regolarmente.
Come trovare e assumere un assistente virtuale
Assumere un assistente remoto può sembrare semplice perché è un ruolo meno formale, ma il processo di assunzione può richiedere altrettanta preparazione da parte del datore di lavoro. I passaggi fondamentali sono i seguenti:
Stabilisci le tue aspettative
È fondamentale documentare le tue aspettative prima di lavorare con un nuovo appaltatore. Fai un elenco dettagliato delle attività che devono essere completate e comunica chiaramente le priorità e le scadenze.
Scegli un gestore
Quando una risorsa part-time non fa parte del tuo organigramma ufficiale, la responsabilità della gestione può facilmente diventare ambigua e spostarsi all'interno di un team. Evita questa trappola determinando chi è responsabile della comunicazione delle attività e del monitoraggio dei progetti dall'inizio.
Stabilire un budget
Se desideri un accordo flessibile con un assistente che puoi aumentare e diminuire secondo necessità, assicurati di avere una solida comprensione del tuo budget in anticipo in modo che i costi non vadano accidentalmente fuori controllo.
Job Posting
Crea una descrizione del lavoro con un elenco di responsabilità e pubblicala su un sito web adatto. Alcuni dei siti più popolari sono elencati su Passive Income, tra cui:
- Upwork
- Fiverr
- TaskRabbit
- Ciao Rachele
Questi siti Web ti aiuteranno a trovare candidati qualificati nel tuo campo.
Gli assistenti virtuali ti consentono di concentrarti su ciò che è più importante: la tua attività.
Il tempo è una risorsa preziosa quando si gestisce un'impresa e le attività umili e quotidiane a volte possono diventare un ostacolo per concentrarsi su nuove opportunità e aree di crescita. Avere un assistente virtuale che gestisca le tue attività amministrative ridurrà notevolmente il tuo carico di lavoro, dando a te e al tuo team più tempo per concentrarvi su progetti ad alto impatto.
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Riferimenti
